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Devenir virtuel: Conseils pour organiser une réunion virtuelle efficace

Nous sommes de plus en plus nombreux à travailler à distance et à nous connecter en ligne plutôt que (ou en plus de) face à face. Nos collègues du Réseau IBP partager comment ils ont organisé avec succès une réunion virtuelle régionale lorsque la pandémie de COVID-19 a changé leurs plans.

Au cours des dernières années, nous avons vu un accent accru sur les réunions virtuelles. Que ce soit en raison des efforts pour réduire notre empreinte carbone, le désir d'engager un public mondial, ou plus récemment, nous retrouver confinés à la maison en raison de la pandémie de COVID-19, les réunions virtuelles sont de plus en plus courantes. Nous avons compilé nos conseils les plus pratiques pour planifier une réunion virtuelle ou un webinaire réussi.

CLIQUEZ SUR! IBP's 5 conseils pour une réunion virtuelle réussie.

1. Clarifier le but et les objectifs

Assurez-vous que les organisateurs de la réunion et les participants sont clair sur les objectifs de la réunion. Différents buts et objectifs nécessiteront différentes plateformes et outils.

  • Partage et diffusion des connaissances les réunions peuvent bénéficier de formats de webinaires où les informations sont partagées par le biais de présentations ou de conférences.
  • Construire un consensus ou prendre des décisions nécessite un engagement plus actif et peut nécessiter l'utilisation de plus de fonctionnalités telles que les sondages ou fournir suffisamment de temps pour les questions et la discussion.
  • Apprentissage et formation peut incorporer d'autres fonctionnalités telles que des vidéos ou des démonstrations en direct.
  • La mise en réseau pendant les réunions virtuelles peut se faire via des fonctions de chat pour communiquer en temps réel ou en partageant les informations de contact avec les participants après la réunion.

2. Apprenez le logiciel et optimisez la connectivité

Il existe de nombreuses applications de réunion virtuelle disponibles avec différentes fonctionnalités. Certains fonctionnent mieux pour des besoins plus complexes et d'autres pourraient mieux fonctionner pour impliquer des participants d'un plus large éventail de pays. Disponibilité dans plusieurs pays, Coût, et la capacité pour plusieurs hôtes doivent être pris en compte. La plupart ont des caractéristiques de base similaires, donc juste choisissez celui qui vous convient.

  • Assurez-vous que vous et vos présentateurs savoir gérer les fonctionnalités de base du logiciel. Vous pouvez vous assurer que tous les présentateurs connaissent la plate-forme en tenant un piste sèche avant la réunion pour discuter de la façon de se connecter, les fonctionnalités de chat, comment poser, vue, et répondez aux questions, et comment contrôler les options audio. aditionellement, demander aux présentateurs de rejoindre la réunion tôt le jour de la réunion pour tester leur audio (et vidéo, si nécessaire).
  • Si vous anticipez des problèmes de connexion Internet pour certains participants, essayez de fournir un méthode alternative pour rejoindre la réunion (c'est à dire., par téléphone).
  • Fermez les autres applications existantes comme la messagerie électronique, navigateurs Web, Skype, applications de messagerie, et les médias sociaux pour minimiser les distractions, pop-up, et bruit de fond. Également, essayez d'utiliser un solide, connexion Internet filaire plutôt que Wi-Fi.

3. Inviter et interagir avec les participants

L'un des aspects difficiles des réunions virtuelles est engager les participants en temps réel et les garder engagés après la réunion. Assurez-vous que vos présentateurs représentent des publics diversifiés et prévoyez suffisamment de temps pour les questions et la discussion. Rappelles toi, si vous devez annuler une réunion en personne, une option virtuelle est un excellent moyen de maintenir l'élan et de poursuivre la conversation avec vos participants!

  • Impliquer les présentateurs et même les participants potentiels avant la réunion peut aider à garantir que les objectifs sont développés conjointement et tout le monde est investi dans le processus dès le début.
  • Partager l'enregistrement et les diapositives avec les participants après la réunion afin qu'ils puissent les visualiser à leur rythme. Vous pouvez également partager toutes les questions sans réponse avec les présentateurs, afin qu'ils puissent répondre directement aux participants.
  • finalement, envisager de créer une communauté de pratique (Flic) pour poursuivre la discussion après la réunion virtuelle. Vous pouvez le faire via des plateformes en ligne, applications téléphoniques, ou même e-mail de base.

4. Créer un plan pour les problèmes

Comme pour les réunions en personne, pratiquer une présentation peut faire une grande différence. Et, comme toujours, même avec beaucoup de pratique, des problèmes surgiront, alors assurez-vous d'être aussi préparé que possible.

  • Faire une course à sec! Vérifiez les configurations sonores de chaque présentateur et assurez-vous que tout le monde peut se connecter correctement. Vous devrez peut-être fournir une option d'appel, qui doit être réglé à l'avance.
  • Fournir un échéancier ou un « run of show » à tous les présentateurs afin qu'ils connaissent le déroulement de la réunion et respectent leur temps.
  • Demande à ton présentateurs pour parcourir leurs présentations tout seul pour ne pas dépasser le temps. Rien ne dégonfle plus l'énergie d'une réunion qu'un présentateur qui s'éternise.
  • Les connexions peuvent échouer, et un présentateur peut baisser ou perdre du volume, alors identifiez quelqu'un qui peut intervenir ou avoir un plan de sauvegarde se reconnecter ou passer à autre chose.

5. Gardez le format simple

Il est tentant de se laisser emporter par la technologie et d'essayer de nombreuses fonctionnalités à la fois (diffusion en direct, vote, partage d'écrans, lecture de vidéos, etc.). toutefois, garder le format simple évitera les problèmes techniques et sera plus facile à suivre pour les participants. Rappelles toi, vos participants sont là pour le contenu et l'information, pas la technologie. N'invitez pas plus de 4-5 présentateurs par webinaire, y compris le modérateur/facilitateur.

  • Identifier un organisateur technique qui peut gérer l'application en coulisses.
  • Assurer la le sujet est ciblé et clairement défini afin que le public puisse facilement suivre.
  • Créer un jeu de diapositives principal pour les présentations donc une seule personne, l'organisateur technique, peut faire avancer les diapositives plutôt que de passer d'un écran à l'autre et de perdre du temps à passer les commandes d'un haut-parleur à l'autre. Cela peut potentiellement faire dérailler le déroulement du webinaire.
  • S'en tenir à une seule langue pendant la réunion, mais envisagez de proposer des réunions similaires dans plusieurs langues.

finalement, se souvenir de reste positif et amuse-toi! Bien que les réunions virtuelles ne remplacent peut-être pas complètement les réunions en personne, interactions en face à face, ils peuvent toujours être un excellent moyen d'apprendre et d'échanger des idées de manière interactive et informative. Un webinaire bien organisé est une excellente occasion de se connecter, engager, et partager des connaissances!

Pour plus d'informations, visite www.ibpnetwork.org, contact ibpnetwork@who.int, ou suivez-nous sur Twitter @IBP_network.

Conseils en action

En mars 2020, nous avons pris la décision difficile de reporter notre réunion des partenaires régionaux en personne qui se tiendra à Abidjan, La Côte d'Ivoire en raison des inquiétudes suscitées par l'épidémie de COVID-19. Les principaux partenaires régionaux avaient travaillé avec nous pendant des mois à l'avance pour développer des sessions et des présentations, et il y avait beaucoup d'excitation au sujet de la réunion. Plutôt que d'annuler complètement et de laisser nos partenaires derrière, nous avons organisé une série de webinaires interactifs pour maintenir l'élan. Voici comment nous mettons nos conseils en action.

Les panélistes de la série de webinaires représentaient les réseaux régionaux, organisations mondiales, et diverses ONG et OSC à travers l'Afrique de l'Ouest.

L'objectif de la série de webinaires interactifs était de renforcer les partenariats régionaux et créer un consensus pour étendre la planification familiale et la santé reproductive (FP / RH) priorités au-delà 2020. Nous avons utilisé GoToWebinar, que nous avions utilisé auparavant avec des partenaires en Afrique de l'Ouest, nous savions donc que cela fonctionnait bien et était relativement simple à utiliser. Nous nous sommes également assurés que tous les organisateurs et panélistes étaient familiarisés avec le logiciel en effectuer un essai à sec et leur demander de se joindre avant l'heure de début prévue.

La série comprenait des présentations de panel préformées où les présentateurs ont partagé des expériences sur le terrain de la mise en œuvre des programmes de PF/SR. Chaque webinaire avait un sujet clair avec 4-5 panélistes. Les panélistes représentaient un éventail de conférenciers de diverses organisations mondiales, réseaux régionaux, et des ONG ou OSC locales de plusieurs pays de la région. Chaque panéliste a répondu aux questions et a facilité les discussions pour établir un consensus sur les activités de collaboration dans la région (y compris le besoin d'un autre Forum des bonnes pratiques de l'OOAS) avec des partenaires de l'Organisation Ouest Africaine de la Santé (OOAS), Partenariat de Ouagadougou (AU), et autres intervenants.

Après la série de webinaires, nous avons partagé les présentations avec la communauté IBP au sens large, pour que d'autres puissent profiter des séances. Une semaine après les webinaires, nous avions fini 150 vues de ceux qui n'ont pas pu participer à l'événement en direct. Ce a permis aux participants de se connecter avec les présentateurs au besoin et a suscité l'intérêt de nouvelles organisations membres potentielles qui ont demandé à être ajoutées à la communauté de pratique mondiale de l'IBP.

Inévitablement, nous avons été confrontés à des problèmes de technologie et de connexion, notamment des connexions Internet instables des présentateurs, entraînant des retards. toutefois, en raison d'une préparation préalable et d'une réflexion rapide, nous avons évité toute interruption au fur et à mesure que des collègues intervenaient pour présenter ou modérer au besoin.

Visionnez la série de webinaires interactifs au Chaîne médiatique de l'OMS/HRP.

17 Mars:

18 Mars:

19 Mars:

https://youtu.be/RJ6nZ53gO9Y

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Nandita Thatte

Responsable du réseau IBP, Organisation Mondiale de la Santé

Nandita Thatte dirige le réseau IBP hébergé à l'Organisation mondiale de la santé au sein du Département de la santé et de la recherche sexuelles et génésiques. Son portefeuille actuel comprend l'institutionnalisation du rôle de l'IBP pour soutenir la diffusion et l'utilisation d'interventions et de lignes directrices fondées sur des données probantes., renforcer les liens entre les partenaires de terrain de l'IBP et les chercheurs de l'OMS pour éclairer les programmes de recherche sur la mise en œuvre et favoriser la collaboration entre les 80+ Organisations membres de l'IBP. Avant de rejoindre l'OMS, Nandita était conseillère principale au Bureau de la population et de la santé reproductive de l'USAID où elle a conçu, géré, et évalué des programmes en Afrique de l'Ouest, Haïti et Mozambique. Nandita est titulaire d'un MPH de la Johns Hopkins School of Public Health et d'un DrPH en prévention et santé communautaire de la George Washington University School of Public Health.

Ados Velez mai

Conseiller technique principal, IBP, Organisation mondiale de la santé

Ados est conseiller technique principal au secrétariat du réseau IBP. Dans ce rôle, Ados fournit un leadership technique engageant les organisations membres du réseau sur une variété de questions telles que la documentation des pratiques efficaces en matière de planification familiale, diffusion de pratiques à fort impact (Les hanches), et gestion des connaissances. Avant l'IBP, Ados était basé à Johannesburg, en tant que conseiller régional pour l'Alliance internationale contre le VIH/sida, soutenir un certain nombre d'organisations membres en Afrique australe. Il a plus 20 années d'expérience dans la conception de programmes internationaux de santé publique, assistance technique, la gestion, et renforcement des capacités, se concentrant sur le VIH/SIDA et la santé reproductive.

Åsa Cuzin

Åsa Cuzin a plus de 20 années d'expérience au sein du Département Santé sexuelle et reproductive et de la recherche de l'OMS, où elle a d'abord travaillé pour développer la bibliothèque de santé reproductive de l'OMS (BSG), organiser des ateliers sur la prise de décision fondée sur des données probantes en santé de la reproduction, l'Initiative de mise en œuvre des meilleures pratiques, activités de renforcement des capacités des pays, impliqué dans la mise en œuvre et les projets de recherche opérationnelle sur la planification familiale post-partum. Elle a étudié la psychologie en France et est titulaire d'un diplôme de troisième cycle en santé publique de l'Université de Genève., Suisse et un diplôme en droits de l'homme. Elle détient également des certificats de formation continue en négociation pour la résolution des conflits et des différends et les négociations internationales de The Graduate Institute., Genève, la Suisse.

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