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Quatro principais modificações para uma cocriação virtual bem-sucedida


Quando a pandemia do COVID-19 fez com que tudo parasse, A Knowledge SUCCESS viu isso como uma oportunidade de defender o design de oficina empático e ser um dos primeiros a adotar a cocriação virtual.

Vamos voltar para março 2020. Nossa equipe sediada nos EUA estava a um dia de embarcar em um voo para Nairóbi, Quênia realizará oficinas de cocriação com planejamento familiar e saúde reprodutiva (FP/RH) profissionais a identificar barreiras que limitam o fluxo de conhecimento entre os programas, países, e regiões - e oportunidades para transformar a maneira como nossa comunidade de FP/RH aborda a gestão do conhecimento - quando a gravidade da pandemia do COVID-19 fez com que tudo parasse. Após meses de projeto e planejamento, nos encontramos em um lugar com essas oficinas que não poderíamos ter previsto. Iríamos adiar e esperar que as coisas se abrissem? Ou íamos tentar conduzir as quatro oficinas de cocriação virtualmente? Decidimos por este último, que nos levam a um jornada de aprendizado, iteração constante, e finalmente sucesso.

Embora fosse fácil lamentar a perda de “o que poderia ter sido” com os tão esperados workshops presenciais, A Knowledge SUCCESS viu isso como uma oportunidade de defender o design de oficina empático e ser um dos primeiros a adotar a cocriação virtual. Design de oficina empático foi essencial—sabíamos que para realizar nosso workshop presencial em um espaço virtual, precisávamos fazer algumas modificações significativas para atender às realidades e necessidades de nossos participantes. Algumas coisas principais entraram em jogo:

  1. Conectividade com a Internet.
  2. Agendamento.
  3. Ferramentas de pensamento de design virtual.
  4. Facilitação.

Conectividade com a Internet

A conectividade com a Internet foi um verdadeiro desafio. Muitos dos participantes do nosso workshop na África Subsaariana, Ásia, e os Estados Unidos, como eu e meus co-facilitadores, estavam se encontrando em ambientes de trabalho totalmente novos, principalmente de casa, o que significava que a conectividade com a Internet nem sempre estava disponível; quando foi, não havia garantia de sua qualidade. Porque estávamos determinados a não permitir que a internet prontamente disponível fosse um critério de participação, afetando assim nosso pool de participantes, Knowledge SUCCESS forneceu crédito de internet aos participantes para que eles possam participar de cada sessão de cocriação síncrona. Adicionalmente, aproveitamos as ferramentas de design thinking que podem ser usadas de forma síncrona e assíncrona, bem como WhatsApp para comunicação rápida e fácil.

Four globe icons with a pin marker representation the locations of the co-creation workshops
A Knowledge SUCCESS realizou quatro workshops regionais de cocriação entre abril e junho 2020, com 69 Profissionais de FP/RH representando 21 países.

Agendamento

O agendamento foi outra consideração importante. Ao contrário das oficinas presenciais, não poderíamos esperar que os participantes se juntassem a nós por dias inteiros online; com participantes localizados em diferentes países, também tivemos diferenças de tempo a considerar. Para atender às necessidades de todos, trabalhamos com os participantes para identificar os horários mais convenientes para eles e agendamos de acordo. É importante observar que os melhores momentos para os participantes geralmente não eram os momentos ideais para os facilitadores baseados nos EUA. (pense muito cedo de manhã e super tarde da noite), mas projetando para melhor acomodar os participantes era nossa prioridade, por isso agilidade por parte dos facilitadores e pessoal de apoio foi essencial.

Sample Participant Agenda
Baixe e adapte nosso exemplo de agenda de participantes para seus próprios workshops!

Ferramentas Virtuais de Design Thinking

Enquanto agora, mais de um ano e meio de pandemia, ferramentas virtuais para design thinking e workshops são mais comuns, de volta em março 2020 o clima era muito diferente. Selecionar as ferramentas certas - aquelas que seriam mais confortáveis ​​para nossos participantes - foi fundamental. Em vez de adivinhar, nós perguntamos a eles diretamente, em última análise, selecionando o Zoom para nossas sessões de cocriação síncronas e o Google Slides para nosso trabalho de design thinking. Ao contrário de plataformas como Mural, Miro, e Jamboard, O Apresentações Google não foi projetado para design thinking, mas a Knowledge SUCCESS sentiu que isto era muito mais importante construir uma ferramenta que as pessoas se sentissem confortáveis com, em vez de introduzir algo novo que exigiria treinamento e potencialmente seria uma barreira para o engajamento. Como usar o Apresentações Google, mesmo com suas limitações, permitiu uma maneira facilmente acessível de co-criar virtualmente.

A google slide with multiple sticky notes

Amostra de Rosa, Broto, Cluster de afinidade Thorn criado usando o Apresentações Google.
Clique aqui para ver a versão acessível na web (página 22 do PDF).

Facilitação

Finalmente, precisávamos descobrir nossa abordagem de facilitação. Todos nós sabemos que a facilitação pode fazer ou quebrar um workshop, e eu diria que isso é ainda mais verdadeiro no espaço virtual. Dado que este workshop apresentaria tantas estreias para os participantes, optamos por um toque alto, estilo de facilitação de alta energia. Isso garantiu que todos se sentissem apoiados em cada passo do caminho e que o workshop não apenas geraria grandes ideias para o SUCESSO do Conhecimento, mas também capacitaria um quadro de profissionais de saúde pública com sólida prática em design thinking e participação em workshops virtuais, habilidades cruciais e transferíveis.

Grande atenção a esses quatro componentes-chave do design de oficina empática resultou em quatro frutífero oficinas virtuais de cocriação na África anglófona, África francófona, Ásia, e os Estados Unidos, durante o qual os participantes “reimaginou as formas como os profissionais de FP/RH em sua região acessam e usam evidências e melhores práticas para otimizar os programas de FP/RH.” Essa releitura levou a três novas inovações de conhecimento para a comunidade FP/RH:

  • Visão geral, um site para descobrir e organizar seus recursos favoritos de FP/RH
  • O Campo, uma série de competições regionais que colocam as partes interessadas na África Subsaariana e na Ásia no centro da concepção e implementação de soluções de gestão do conhecimento
  • Círculos de Aprendizagem, uma série de fóruns de intercâmbio de aprendizado altamente interativos para orientar gerentes de programa e consultores técnicos por meio de discussões sobre o que funciona e o que não funciona nos programas de PF/RH

Além disso, as oficinas renderam uma série de outros recursos úteis, incluindo o Por dentro da história do FP podcast.

Então, faríamos a cocriação virtual novamente? Com certeza!

Quer saber mais sobre cocriação virtual? Confira Conhecimento SUCESSO’ estratégias e soluções recomendadas.

Quatro principais modificações para uma cocriação virtual bem-sucedida
Danielle Piccinini Black

Líder de Inovação em Design, Johns Hopkins Center for Communication Programs

Danielle Piccinini Black é líder de inovação em design do Johns Hopkins Center for Communication Programs, Líder Acadêmico de Inovação e Design Centrado no Humano na Johns Hopkins Carey Business School—Educação Executiva, e Professor Adjunto de Design Thinking na Johns Hopkins Carey Business School. Ela lidera o desenvolvimento e implementação de pesquisa em design thinking, oficinas, e co-criação internacionalmente para atender às necessidades emergentes de saúde pública e negócios, e usa essa experiência para aprimorar seus cursos de design thinking. Danielle possui um MPH da Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health e um MBA da Johns Hopkins Carey Business School. Ela também serviu como voluntária do Peace Corps no Níger e na África do Sul. E-mail: danielle.piccinini@jhu.edu.

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