অনুসন্ধান করতে টাইপ করুন

দ্রুত পড়া পড়ার সময়: 6 মিনিট

একটি হাইব্রিড অনলাইন এবং ব্যক্তিগত সভা হোস্ট করার জন্য টিপস

মার্চ মাসে 2020 অনেক পেশাদার সহকর্মীদের সাথে দেখা করার জন্য ক্রমবর্ধমান ভার্চুয়াল সমাধানের দিকে ঝুঁকছেন, COVID-19 মহামারীর কারণে. যেহেতু এটি আমাদের বেশিরভাগের জন্য একটি নতুন পরিবর্তন ছিল, the WHO/IBP Network published ভার্চুয়াল যাচ্ছে: একটি কার্যকর ভার্চুয়াল মিটিং হোস্ট করার জন্য টিপস.

While the COVID-19 pandemic showed us the power and importance of virtual meetings to continue our essential work, it also reminded us how important face-to-face interactions are for networking and relationship building. Now that virtual meetings have become a routine part of our work, many have shifted their focus to hosting hybrid meetings, where some people are participating in-person and some join remotely. In this post, we explore the benefits and challenges of hosting a hybrid meeting as well as our tips for hosting an effective hybrid meeting.

Benefits and Challenges of Hosting a Hybrid Meeting

Hosting an effective hybrid meeting requires forethought and careful planning by the hosts—even more so than planning a completely virtual or an entirely in-person meeting. Some may say it’s double the work since, in essence, event organizers need to think through both virtual and in-person participation. This can require additional costs and staff time for planning and implementation.

It can be a challenge to accommodate the needs of two different types of audiences. This includes handling connection issues and making sure questions and contributions of remote participants are taken into consideration. If these aspects are not thought through, there is a risk that the focus of the meeting will shift from the content to the technical logistics. That negatively impacts the experience for everyone. অবশেষে, for virtual participants, hybrid meetings may limit the ability for informal networking (such as during coffee breaks in between sessions). Personally connecting with virtual participants, which often spurs collaboration and innovation, is also hampered.

Despite the additional preparation, hybrid meetings offer a wealth of opportunities. উদাহরণ স্বরূপ, more participants may be available to attend the meeting given there are fewer associated costs, সহ:

  • Traveling to/from the venue.
  • Paying per diems.
  • In-person technology costs.

Aside from reaching a larger audience in general, hosting a hybrid meeting may allow for a broader set of experiences or perspectives, with people from various geographies potentially in attendance.

The first step in hosting a hybrid meeting is deciding if hybrid is the right format for your meeting. Some meetings may benefit from all in-person attendance or all virtual participation. We recommend that you select the format based on the objectives of the meeting and the expected attendees. Be realistic about what will be feasible to achieve with the format selected.

If you’ve decided to host a hybrid meeting, we recommend implementing the following practices before, during, and after the session.

Tips for Hosting a Hybrid Meeting

Before

Carefully consider what time and date the meeting will be held

a close up of a calendarTake into consideration the different time zones where participants will be attending from. Keep in mind that a hybrid meeting may mean some attendees may be attending outside of normal work hours. This includes days that may not be ideal for them given national or cultural holidays. Try to select the most convenient time for as many participants as possible. We recommend using a tool such as the World Clock Meeting Planner to visualize and select the most convenient time across time zones and regions.

Consider internet bandwidth of participants

Provide an internet stipend for those joining remotely, if possible. Virtual meetings require a strong and stable internet connection for participants to fully participate and benefit from the content being shared. An internet stipend will support virtual participants to use their web cameras to fully engage with others and participate in discussions without dropping off. This is an especially important consideration if participants are expected to join outside of normal work hours when they may not be in their office.

Share the same background information with all participants

This may include creating an online version of the agenda and worksheets that will be physically handed out at the meeting. Ideally, share all of the same information and resources with participants before the meeting begins so everyone has the same background information.

Provide clear and easy-to-understand instructions

Tell remote participants how to connect to the meeting to help avoid late joiners.

Clearly identify roles before the meeting, including identifying an in-person remote participant advocate

a graphic of 10 human figures. All are the color black except for one, which is redThis will ensure virtual attendees are fully able to participate. The advocate’s responsibilities should include letting the in-person facilitator know if a remote participant has their hand raised or if they’ve added a comment to the chat. It’s common for discussions to naturally flow among in-person participants. Unless there is careful moderation of remote participantsinvolvement, their contributions may be inadvertently left out. এছাড়াও, someone should be tasked with handling and responding to any technical or connection issues among remote participants.

Implement a buddy system

Pair a remote participant with an in-person participant before the event begins. Let each individual know who their buddy is before the event begins. Encourage them to exchange information to ensure they have a way to communicate privately with one another during the meeting. This is handy in case the remote participant needs technical support or “in-room” support. উদাহরণ স্বরূপ, the in-person buddy may add a post-it to a brainstorm wall for the remote participant, or perhaps the remote participant needs the in-person participant to repeat what the facilitator said.

Think through each activity

an illuminated light bulb set against a dark backgroundDiscuss how in-person participants will be expected to interact with remote participants during each activity. উদাহরণ স্বরূপ, if you will be hosting breakout rooms, will those participating virtually be in a separate breakout room while in-person participants are in another breakout room? Will the breakouts be mixed?

Create a “run of show” document

Share it with the event staff prior to the meeting. The document should clearly articulate the roles of each individual involved and what needs to happen at what time throughout the event.

During

Ensure that all participants can see one another

  • Remote participants should be able to see the in-person participants. This will likely require an additional camera/laptop set up at the front of the room to allow remote participants to see the in-person attendees. While they may not be able to see their faces, seeing the room will help remote participants fully participate in the meeting and feel included. If this is not possible, the host should share a summary of everyone in attendance (both remotely and in-person) at the beginning of the event.
  • In-person participants should be able to see the remote participants. We recommend having two large screens at the front of the room—one to display the presentation (that will also be screen-shared with the remote participants) and another screen to display the faces of those participating virtually. This will serve as a visual reminder that there are remote participants and make their presence and participation in the meeting more inclusive.

Remind everyone to state their name before speaking

This will help remote and in-person attendees follow the conversation in the event that they cannot see the individual who is speaking.

Remote participants should have the ability to mute and unmute themselves

This will allow them to fully participate in the discussions. যাহোক, the host should also have the ability to mute remote participants if needed.

Use tools that everyone has access to

উদাহরণ স্বরূপ, if you’re doing an interactive brainstorming activity, have everyone use virtual software like Mural or Virtual Post-its in Google slides. This is preferable to having in-person participants use physical Post-its that the remote participants will not be able to read. যাহোক, this means that in-person attendees would also need to have computers available to them.

After

Follow-up with participants

অধিবেশনের পর, thank those who joined and share the meeting recording, the slides, and/or a summary recap of what was discussed. If possible, provide a certificate of participation.

Evaluate the meeting

As we all venture into hosting hybrid meetings more often, we recommend taking this opportunity to learn from these events. Circulate a post-meeting evaluation to collect input on what went well and what could be improved for the next hybrid meeting.

Share your lessons learned and tips for hosting a hybrid meeting

A laptop with a blue screen. Dozens of illustrated envelopes scatter from it. We can all learn from these experiences to implement efficient and effective meetings to strengthen our work in family planning and reproductive health.

Want more information on remote facilitation? Explore the FP insight collection.

অ্যাডোস ভেলেজ মে

সিনিয়র কারিগরি উপদেষ্টা, আইবিপি, বিশ্ব স্বাস্থ্য সংস্থা

অ্যাডোস আইবিপি নেটওয়ার্ক সেক্রেটারিয়েটের একজন সিনিয়র টেকনিক্যাল অ্যাডভাইজার. সেই ভূমিকায়, অ্যাডোস নেটওয়ার্ক সদস্য সংস্থাগুলিকে বিভিন্ন বিষয়ে জড়িত করার প্রযুক্তিগত নেতৃত্ব প্রদান করে যেমন পরিবার পরিকল্পনায় কার্যকর অনুশীলনগুলি নথিভুক্ত করা, উচ্চ-প্রভাব অনুশীলনের প্রচার (হিপস), এবং জ্ঞান ব্যবস্থাপনা. আইবিপির আগে, অ্যাডোস জোহানেসবার্গে অবস্থিত, আন্তর্জাতিক এইচআইভি/এইডস জোটের আঞ্চলিক উপদেষ্টা হিসেবে, দক্ষিণ আফ্রিকার সদস্য সংস্থার একটি সংখ্যা সমর্থন. তিনি শেষ 20 আন্তর্জাতিক জনস্বাস্থ্য প্রোগ্রাম ডিজাইনে বছরের অভিজ্ঞতা, প্রযুক্তিগত সহায়তা, ব্যবস্থাপনা, এবং ক্ষমতা বৃদ্ধি, এইচআইভি/এইডস এবং প্রজনন স্বাস্থ্যের উপর ফোকাস করা.

নন্দিতা ঠাট্টে

আইবিপি নেটওয়ার্ক লিড, বিশ্ব স্বাস্থ্য সংস্থা

নন্দিতা ঠাট্টে যৌন ও প্রজনন স্বাস্থ্য ও গবেষণা বিভাগে বিশ্ব স্বাস্থ্য সংস্থার আইবিপি নেটওয়ার্কের নেতৃত্ব দেন. তার বর্তমান পোর্টফোলিওতে প্রমাণ-ভিত্তিক হস্তক্ষেপ এবং নির্দেশিকাগুলির প্রচার ও ব্যবহারকে সমর্থন করার জন্য IBP-এর ভূমিকাকে প্রাতিষ্ঠানিক করা অন্তর্ভুক্ত, IBP ফিল্ড-ভিত্তিক অংশীদার এবং ডব্লিউএইচও গবেষকদের মধ্যে যোগসূত্র জোরদার করতে বাস্তবায়ন গবেষণা এজেন্ডা জানাতে এবং তাদের মধ্যে সহযোগিতা বৃদ্ধি 80+ আইবিপি সদস্য সংস্থা. WHO-তে যোগদানের আগে, নন্দিতা ইউএসএআইডি-তে জনসংখ্যা ও প্রজনন স্বাস্থ্য অফিসের একজন সিনিয়র উপদেষ্টা ছিলেন যেখানে তিনি ডিজাইন করেছিলেন, পরিচালিত, এবং পশ্চিম আফ্রিকায় প্রোগ্রাম মূল্যায়ন, হাইতি এবং মোজাম্বিক. নন্দিতার জনস হপকিন্স স্কুল অফ পাবলিক হেলথ থেকে MPH এবং জর্জ ওয়াশিংটন ইউনিভার্সিটি স্কুল অফ পাবলিক হেলথ থেকে প্রতিরোধ ও কমিউনিটি হেলথ বিষয়ে DrPH করেছেন.

ক্যারোলিন একম্যান

যোগাযোগ এবং জ্ঞান ব্যবস্থাপনা, আইবিপি নেটওয়ার্ক

ক্যারোলিন একম্যান আইবিপি নেটওয়ার্ক সেক্রেটারিয়েটের জন্য কাজ করেন, যেখানে তার প্রধান ফোকাস যোগাযোগের উপর, সামাজিক মিডিয়া এবং জ্ঞান ব্যবস্থাপনা. তিনি IBP কমিউনিটি প্ল্যাটফর্মের উন্নয়নে নেতৃত্ব দিচ্ছেন; নেটওয়ার্কের জন্য বিষয়বস্তু পরিচালনা করে; এবং গল্প বলার সাথে সম্পর্কিত বিভিন্ন প্রকল্পের সাথে জড়িত, IBP এর কৌশল এবং রিব্র্যান্ডিং. সঙ্গে 12 জাতিসংঘের সিস্টেম জুড়ে বছর, এনজিও এবং বেসরকারি খাত, ক্যারোলিনের SRHR সম্পর্কে বহু-বিষয়ক বোঝাপড়া রয়েছে এবং সুস্থতা এবং টেকসই উন্নয়নের উপর এর ব্যাপক প্রভাব রয়েছে. তার অভিজ্ঞতা বাহ্যিক/অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ জুড়ে বিস্তৃত; ওকালতি; সরকারি/বেসরকারি অংশীদারিত্ব; কর্পোরেট দায়িত্ব; এবং ম&ই. ফোকাস এলাকায় পরিবার পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত; কিশোর স্বাস্থ্য; সামাজিক নিয়ম; FGM; বাল্য বিবাহ; এবং সম্মান ভিত্তিক সহিংসতা. ক্যারোলিন রয়্যাল ইনস্টিটিউট অফ টেকনোলজি থেকে মিডিয়া টেকনোলজি/সাংবাদিকতায় এমএসসি করেছেন, সুইডেন, পাশাপাশি স্টকহোম বিশ্ববিদ্যালয় থেকে মার্কেটিং-এ এমএসসি, সুইডেন, এবং মানবাধিকার অধ্যয়ন করেছেন, অস্ট্রেলিয়া এবং সুইজারল্যান্ডে উন্নয়ন এবং সিএসআর.

অ্যান ব্যালার্ড সারা, এমপিএইচ

সিনিয়র প্রোগ্রাম অফিসার মো, জনস হপকিন্স সেন্টার ফর কমিউনিকেশন প্রোগ্রাম

Anne Ballard Sara is a Program Officer II at the Johns Hopkins Center for Communication Programs, where she supports knowledge management research activities, field programs, and communications. Her background in public health includes behavior change communication, পরিবার পরিকল্পনা, women’s empowerment, এবং গবেষণা. Anne served as a health volunteer in the Peace Corps in Guatemala and holds a Master of Public Health from George Washington University.

সারাহ ভি. হারলান

Partnerships Team Lead, জ্ঞান সাফল্য, জনস হপকিন্স সেন্টার ফর কমিউনিকেশন প্রোগ্রাম

সারাহ ভি. হারলান, এমপিএইচ, has been a champion of global reproductive health and family planning for nearly two decades. She is currently the partnerships team lead for the Knowledge SUCCESS project at the Johns Hopkins Center for Communication Programs. Her particular technical interests include Population, স্বাস্থ্য, এবং পরিবেশ (পিএইচই) and increasing access to longer-acting contraceptive methods. She is a co-founder of the Family Planning Voices storytelling initiative (2015-2020) and a co-author of several how-to guides, including Building Better Programs: বৈশ্বিক স্বাস্থ্যে জ্ঞান ব্যবস্থাপনা ব্যবহার করার জন্য একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা.

15.7কে ভিউ
এর মাধ্যমে শেয়ার করুন
লিংক কপি করুন