Taip untuk mencari

Baca Cepat Waktu membaca: 6 minit

Petua untuk Mengadakan Perjumpaan Dalam Talian dan Sendiri Hibrid


Pada bulan Mac 2020 ramai profesional semakin beralih kepada penyelesaian maya untuk bertemu dengan rakan sekerja, akibat pandemik COVID-19. Memandangkan ini adalah anjakan baru bagi kebanyakan kita, Rangkaian WHO/IBP diterbitkan Pergi Maya: Petua untuk Mengadakan Mesyuarat Maya yang Berkesan.

Walaupun pandemik COVID-19 menunjukkan kepada kami kuasa dan kepentingan mesyuarat maya untuk meneruskan kerja penting kami, ia juga mengingatkan kita betapa pentingnya interaksi bersemuka untuk membina rangkaian dan perhubungan. Kini mesyuarat maya telah menjadi sebahagian rutin kerja kami, ramai telah mengalihkan tumpuan mereka untuk menganjurkan mesyuarat hibrid, di mana sesetengah orang mengambil bahagian secara peribadi dan ada yang menyertai dari jauh. Dalam jawatan ini, kami meneroka faedah dan cabaran menganjurkan mesyuarat hibrid serta petua kami untuk menganjurkan mesyuarat hibrid yang berkesan.

Faedah dan Cabaran Mengadakan Mesyuarat Hibrid

Mengadakan mesyuarat hibrid yang berkesan memerlukan pemikiran dan perancangan rapi oleh hos—lebih-lebih lagi daripada merancang pertemuan maya sepenuhnya atau secara peribadi sepenuhnya. Ada yang mungkin mengatakan ia adalah dua kali ganda kerja sejak itu, pada asasnya, penganjur acara perlu memikirkan melalui penyertaan maya dan secara peribadi. Ini boleh memerlukan kos tambahan dan masa kakitangan untuk perancangan dan pelaksanaan.

Ia boleh menjadi satu cabaran untuk menampung keperluan dua jenis khalayak yang berbeza. Ini termasuk mengendalikan isu sambungan dan memastikan soalan dan sumbangan peserta jauh diambil kira. Jika aspek-aspek ini tidak difikirkan dengan teliti, terdapat risiko bahawa fokus mesyuarat akan beralih daripada kandungan kepada logistik teknikal. Itu memberi kesan negatif kepada pengalaman untuk semua orang. Akhirnya, untuk peserta maya, mesyuarat hibrid mungkin mengehadkan keupayaan untuk rangkaian tidak formal (seperti semasa rehat kopi di antara sesi). Berhubung secara peribadi dengan peserta maya, yang sering merangsang kerjasama dan inovasi, juga terhalang.

Walaupun persediaan tambahan, mesyuarat hibrid menawarkan banyak peluang. Sebagai contoh, lebih ramai peserta mungkin tersedia untuk menghadiri mesyuarat memandangkan terdapat kos yang lebih sedikit, termasuk:

  • Perjalanan ke/dari tempat tersebut.
  • Membayar setiap diem.
  • Kos teknologi peribadi.

Selain daripada menjangkau khalayak yang lebih besar secara umum, menganjurkan mesyuarat hibrid mungkin membolehkan set pengalaman atau perspektif yang lebih luas, dengan orang dari pelbagai geografi yang berpotensi hadir.

Langkah pertama dalam menganjurkan mesyuarat hibrid ialah memutuskan sama ada hibrid ialah format yang sesuai untuk mesyuarat anda. Sesetengah mesyuarat mungkin mendapat manfaat daripada semua kehadiran secara peribadi atau semua penyertaan maya. Kami mengesyorkan agar anda memilih format berdasarkan objektif mesyuarat dan kehadiran yang dijangkakan. Jadi realistik tentang perkara yang boleh dicapai dengan format yang dipilih.

Jika anda telah memutuskan untuk menganjurkan mesyuarat hibrid, kami mengesyorkan untuk melaksanakan amalan berikut sebelum ini, semasa, dan selepas sesi.

Petua untuk Mengadakan Mesyuarat Hibrid

Sebelum ini

Pertimbangkan dengan teliti masa dan tarikh mesyuarat itu akan diadakan

close up kalendarMengambil kira zon waktu yang berbeza tempat peserta akan hadir. Perlu diingat bahawa mesyuarat hibrid mungkin bermakna sesetengah peserta mungkin menghadiri di luar waktu kerja biasa. Ini termasuk hari yang mungkin tidak sesuai untuk mereka memandangkan cuti kebangsaan atau kebudayaan. Cuba pilih masa yang paling sesuai untuk seramai mungkin peserta. Kami mengesyorkan menggunakan alat seperti Perancang Mesyuarat Jam Dunia untuk menggambarkan dan memilih masa yang paling sesuai merentas zon waktu dan wilayah.

Pertimbangkan lebar jalur internet peserta

Sediakan stipend internet untuk mereka yang menyertai dari jauh, kalau boleh. Mesyuarat maya memerlukan sambungan internet yang kukuh dan stabil untuk peserta menyertai sepenuhnya dan mendapat manfaat daripada kandungan yang dikongsi. Stipend internet akan menyokong peserta maya untuk menggunakan kamera web mereka untuk melibatkan diri sepenuhnya dengan orang lain dan mengambil bahagian dalam perbincangan tanpa berhenti. Ini adalah pertimbangan yang sangat penting jika peserta dijangka menyertai di luar waktu kerja biasa apabila mereka mungkin tidak berada di pejabat mereka.

Kongsi maklumat latar belakang yang sama dengan semua peserta

Ini mungkin termasuk membuat versi dalam talian agenda dan lembaran kerja yang akan diedarkan secara fizikal pada mesyuarat. Sebaik-baiknya, berkongsi semua maklumat dan sumber yang sama dengan peserta sebelum mesyuarat bermula supaya semua orang mempunyai maklumat latar belakang yang sama.

Berikan arahan yang jelas dan mudah difahami

Beritahu peserta jauh cara menyambung ke mesyuarat untuk membantu mengelakkan peserta lewat.

Kenal pasti dengan jelas peranan sebelum mesyuarat, termasuk mengenal pasti peguam bela peserta jauh secara peribadi

grafik daripada 10 figura manusia. Semua adalah warna hitam kecuali satu, yang berwarna merahIni akan memastikan peserta maya dapat mengambil bahagian sepenuhnya. Tanggungjawab peguam bela harus termasuk memberitahu fasilitator secara peribadi mengetahui sama ada peserta jauh mengangkat tangan atau jika mereka telah menambahkan ulasan pada sembang. Adalah perkara biasa untuk perbincangan mengalir secara semula jadi dalam kalangan peserta secara bersemuka. Melainkan terdapat penyederhanaan berhati-hati peserta jauh’ penglibatan, sumbangan mereka mungkin tertinggal secara tidak sengaja. Sebagai tambahan, seseorang harus ditugaskan untuk mengendalikan dan bertindak balas kepada sebarang isu teknikal atau sambungan di kalangan peserta jauh.

Melaksanakan sistem rakan

Gandingkan peserta jauh dengan peserta secara bersemuka sebelum acara bermula. Beritahu setiap individu siapa rakan mereka sebelum acara bermula. Galakkan mereka untuk bertukar maklumat untuk memastikan mereka mempunyai cara untuk berkomunikasi secara peribadi antara satu sama lain semasa mesyuarat. Ini berguna sekiranya peserta jauh memerlukan sokongan teknikal atau sokongan "dalam bilik".. Sebagai contoh, rakan secara peribadi boleh menambah post-it pada dinding sumbang saran untuk peserta jauh, atau mungkin peserta jauh memerlukan peserta secara peribadi untuk mengulangi apa yang dikatakan oleh fasilitator.

Fikirkan setiap aktiviti

mentol lampu yang diterangi ditetapkan pada latar belakang gelapBincangkan bagaimana peserta secara peribadi dijangka berinteraksi dengan peserta jauh semasa setiap aktiviti. Sebagai contoh, jika anda akan menganjurkan bilik pelarian, adakah mereka yang mengambil bahagian secara maya akan berada di dalam bilik pelarian berasingan manakala peserta secara peribadi berada di bilik pelarian yang lain? Adakah jerawat bercampur?

Buat dokumen "run of show".

Kongsi dengan kakitangan acara sebelum mesyuarat. Dokumen itu harus menyatakan dengan jelas peranan setiap individu yang terlibat dan perkara yang perlu berlaku pada masa sepanjang acara.

semasa

Pastikan semua peserta dapat melihat satu sama lain

  • Peserta jauh sepatutnya dapat melihat peserta secara peribadi. Ini berkemungkinan memerlukan kamera/komputer riba tambahan yang disediakan di hadapan bilik untuk membolehkan peserta jauh melihat peserta secara langsung. Sedangkan mereka mungkin tidak dapat melihat wajah mereka, melihat bilik akan membantu peserta jauh mengambil bahagian sepenuhnya dalam mesyuarat dan berasa disertakan. Jika ini tidak mungkin, hos harus berkongsi ringkasan semua orang yang hadir (dari jauh dan secara bersemuka) pada permulaan acara.
  • Peserta secara peribadi seharusnya dapat melihat peserta jauh. Kami mengesyorkan mempunyai dua skrin besar di hadapan bilik—satu untuk memaparkan pembentangan (itu juga akan dikongsi skrin dengan peserta jauh) dan skrin lain untuk memaparkan wajah mereka mengambil bahagian secara maya. Ini akan berfungsi sebagai peringatan visual bahawa terdapat peserta jauh dan menjadikan kehadiran dan penyertaan mereka dalam mesyuarat itu lebih inklusif.

Ingatkan semua orang untuk menyatakan nama mereka sebelum bercakap

Ini akan membantu hadirin jauh dan bersemuka mengikuti perbualan sekiranya mereka tidak dapat melihat individu yang bercakap.

Peserta jauh harus mempunyai keupayaan untuk meredam dan menyahredamkan diri mereka sendiri

Ini akan membolehkan mereka mengambil bahagian sepenuhnya dalam perbincangan. Namun begitu, hos juga harus mempunyai keupayaan untuk membisukan peserta jauh jika diperlukan.

Gunakan alatan yang boleh diakses oleh semua orang

Sebagai contoh, jika anda melakukan aktiviti sumbangsaran interaktif, minta semua orang menggunakan perisian maya seperti Mural atau Siaran Maya dalam slaid Google. Ini adalah lebih baik daripada peserta secara peribadi menggunakan Post-its fizikal yang peserta jauh tidak akan dapat membaca. Namun begitu, ini bermakna bahawa hadirin secara peribadi juga perlu menyediakan komputer untuk mereka.

Selepas

Susulan dengan peserta

Selepas sesi, terima kasih kepada yang menyertai dan berkongsi rakaman mesyuarat, slaid, dan/atau ringkasan ringkasan tentang perkara yang dibincangkan. Kalau boleh, menyediakan sijil penyertaan.

Nilai mesyuarat

Memandangkan kita semua meneroka lebih kerap menganjurkan mesyuarat hibrid, kami mengesyorkan mengambil peluang ini untuk belajar daripada acara ini. Edarkan penilaian selepas mesyuarat untuk mengumpul input tentang perkara yang berjalan dengan baik dan perkara yang boleh diperbaiki untuk mesyuarat hibrid seterusnya.

Kongsi pelajaran anda dan petua untuk menganjurkan mesyuarat hibrid

Komputer riba dengan skrin biru. Berpuluh-puluh sampul surat bergambar bertaburan daripadanya. Kita semua boleh belajar daripada pengalaman ini untuk melaksanakan mesyuarat yang cekap dan berkesan untuk mengukuhkan kerja kita dalam perancangan keluarga dan kesihatan reproduktif.

Ingin maklumat lanjut tentang kemudahan jauh? Terokai Koleksi cerapan FP.

Ados Velez Mei

Penasihat Teknikal Kanan, IBP, Pertubuhan Kesihatan Sedunia

Ados ialah Penasihat Teknikal Kanan di Sekretariat Rangkaian IBP. Dalam peranan itu, Ados menyediakan kepimpinan teknikal yang melibatkan organisasi ahli rangkaian mengenai pelbagai isu seperti mendokumentasikan amalan berkesan dalam perancangan keluarga, penyebaran amalan berimpak tinggi (PINGGUL), dan pengurusan pengetahuan. Sebelum IBP, Ados berpangkalan di Johannesburg, sebagai penasihat serantau untuk Perikatan HIV/AIDS Antarabangsa, menyokong beberapa pertubuhan ahli di Afrika Selatan. Dia telah berakhir 20 tahun pengalaman dalam reka bentuk program kesihatan awam antarabangsa, pembantu teknikal, pengurusan, dan pembinaan kapasiti, memberi tumpuan kepada HIV/AIDS dan Kesihatan Reproduktif.

Nandita Thatte

Ketua Rangkaian IBP, Pertubuhan Kesihatan Dunia

Nandita Thatte mengetuai Rangkaian IBP yang ditempatkan di Pertubuhan Kesihatan Sedunia di Jabatan Kesihatan dan Penyelidikan Seksual dan Reproduktif. Portfolio semasa beliau termasuk menginstitusikan peranan IBP untuk menyokong penyebaran dan penggunaan intervensi dan garis panduan berasaskan bukti, untuk mengukuhkan hubungan antara rakan kongsi berasaskan lapangan IBP dan penyelidik WHO untuk memaklumkan agenda penyelidikan pelaksanaan dan memupuk kerjasama di kalangan 80+ organisasi ahli IBP. Sebelum menyertai WHO, Nandita ialah Penasihat Kanan di Pejabat Penduduk dan Kesihatan Reproduktif di USAID tempat dia mereka bentuk, terurus, dan program yang dinilai di Afrika Barat, Haiti dan Mozambique. Nandita mempunyai MPH daripada Sekolah Kesihatan Awam Johns Hopkins dan DrPH dalam Pencegahan dan Kesihatan Komuniti daripada Sekolah Kesihatan Awam Universiti George Washington.

Carolin Ekman

Komunikasi dan Pengurusan Pengetahuan, Rangkaian IBP

Carolin Ekman bekerja untuk Sekretariat Rangkaian IBP, di mana tumpuan utamanya adalah pada komunikasi, media sosial dan pengurusan pengetahuan. Beliau telah mengetuai pembangunan Platform Komuniti IBP; menguruskan kandungan untuk rangkaian; dan terlibat dalam pelbagai projek berkaitan bercerita, strategi dan penjenamaan semula IBP. Dengan 12 tahun merentasi sistem PBB, NGO dan sektor swasta, Carolin mempunyai pemahaman pelbagai disiplin tentang SRHR dan kesannya yang lebih luas terhadap kesejahteraan dan pembangunan mampan. Pengalamannya merentasi komunikasi luaran/dalaman; advokasi; perkongsian awam/swasta; tanggungjawab korporat; dan M&E. Bidang tumpuan termasuk perancangan keluarga; kesihatan remaja; norma sosial; FGM; perkahwinan kanak-kanak; dan keganasan berasaskan penghormatan. Carolin memegang MSc dalam Teknologi Media/Kewartawanan daripada Institut Teknologi Diraja, Sweden, serta MSc dalam Pemasaran dari Universiti Stockholm, Sweden, dan juga telah mengkaji hak asasi manusia, pembangunan dan CSR di Australia dan Switzerland.

Anne Ballard Sara, MPH

Pegawai Kanan Program, Pusat Johns Hopkins untuk Program Komunikasi

Anne Ballard Sara ialah Pegawai Program II di Pusat Program Komunikasi Johns Hopkins, di mana dia menyokong aktiviti penyelidikan pengurusan pengetahuan, program lapangan, dan komunikasi. Latar belakangnya dalam kesihatan awam termasuk komunikasi perubahan tingkah laku, perancangan Keluarga, pemerkasaan wanita, dan penyelidikan. Anne berkhidmat sebagai sukarelawan kesihatan di Peace Corps di Guatemala dan memegang Ijazah Sarjana Kesihatan Awam dari Universiti George Washington.

Sarah V. Harlan

Ketua Pasukan Perkongsian, Ilmu BERJAYA, Pusat Johns Hopkins untuk Program Komunikasi

Sarah V. Harlan, MPH, telah menjadi juara kesihatan reproduktif global dan perancangan keluarga selama hampir dua dekad. Beliau kini merupakan ketua pasukan perkongsian untuk projek Knowledge SUCCESS di Pusat Program Komunikasi Johns Hopkins. Kepentingan teknikal khusus beliau termasuk Penduduk, Kesihatan, dan Alam Sekitar (PHE) dan meningkatkan akses kepada kaedah kontraseptif yang bertindak lebih lama. Beliau ialah pengasas bersama inisiatif bercerita Suara Perancang Keluarga (2015-2020) dan mengetuai podcast Inside the FP Story. Dia juga merupakan pengarang bersama beberapa panduan cara, termasuk Membina Program Lebih Baik: Panduan Langkah demi Langkah untuk Menggunakan Pengurusan Pengetahuan dalam Kesihatan Global.

32.6K pandangan
Kongsi melalui
Salin pautan
Dikuasai oleh Snap Sosial