Mag-type para maghanap

Mabilis na Pagbasa Oras ng Pagbasa: 6 minuto

Mga Tip para sa Pagho-host ng Hybrid Online at In-Person Meeting


Noong Marso ng 2020 maraming mga propesyonal ang lalong bumaling sa mga virtual na solusyon upang makipagkita sa mga kasamahan, dahil sa pandemya ng COVID-19. Dahil ito ay isang bagong shift para sa karamihan sa atin, inilathala ng WHO/IBP Network Pupunta sa Virtual: Mga Tip para sa Pagho-host ng Epektibong Virtual Meeting.

Habang ang pandemya ng COVID-19 ay nagpakita sa amin ng kapangyarihan at kahalagahan ng mga virtual na pagpupulong upang ipagpatuloy ang aming mahahalagang gawain, ipinaalala rin nito sa amin kung gaano kahalaga ang face-to-face na pakikipag-ugnayan para sa networking at pagbuo ng relasyon. Ngayon na ang mga virtual na pagpupulong ay naging isang nakagawiang bahagi ng aming trabaho, marami ang naglipat ng kanilang pagtuon sa pagho-host ng mga hybrid na pagpupulong, kung saan ang ilang mga tao ay lumalahok nang personal at ang ilan ay sumasali sa malayo. Sa post na ito, tinutuklasan namin ang mga benepisyo at hamon ng pagho-host ng hybrid na pagpupulong pati na rin ang aming mga tip para sa pagho-host ng epektibong hybrid na pagpupulong.

Mga Benepisyo at Hamon ng Pagho-host ng Hybrid Meeting

Ang pagho-host ng isang epektibong hybrid na pulong ay nangangailangan ng pag-iisipan at maingat na pagpaplano ng mga host—mas higit pa kaysa sa pagpaplano ng isang ganap na virtual o isang ganap na personal na pagpupulong. Maaaring sabihin ng ilan na doble ang trabaho mula noon, sa esensya, Kailangang pag-isipan ng mga organizer ng kaganapan ang parehong virtual at personal na pakikilahok. Maaaring mangailangan ito ng mga karagdagang gastos at oras ng kawani para sa pagpaplano at pagpapatupad.

Maaari itong maging isang hamon upang matugunan ang mga pangangailangan ng dalawang magkaibang uri ng madla. Kabilang dito ang paghawak ng mga isyu sa koneksyon at pagtiyak na ang mga tanong at kontribusyon ng mga malalayong kalahok ay isinasaalang-alang. Kung hindi pag-iisipang mabuti ang mga aspetong ito, may panganib na ang pokus ng pulong ay lumipat mula sa nilalaman patungo sa teknikal na logistik. Na negatibong nakakaapekto sa karanasan para sa lahat. Sa wakas, para sa mga virtual na kalahok, Maaaring limitahan ng mga hybrid na pagpupulong ang kakayahan para sa impormal na networking (gaya ng mga coffee break sa pagitan ng mga session). Personal na kumokonekta sa mga virtual na kalahok, na kadalasang nag-uudyok sa pakikipagtulungan at pagbabago, ay nahahadlangan din.

Sa kabila ng karagdagang paghahanda, Ang mga hybrid na pagpupulong ay nag-aalok ng maraming pagkakataon. Halimbawa, mas maraming kalahok ang maaaring makadalo sa pulong dahil may mas kaunting mga nauugnay na gastos, kasama ang:

  • Paglalakbay papunta/mula sa venue.
  • Pagbabayad sa bawat diem.
  • In-person na gastos sa teknolohiya.

Bukod sa pag-abot sa mas malaking audience sa pangkalahatan, ang pagho-host ng hybrid na pagpupulong ay maaaring magbigay-daan para sa mas malawak na hanay ng mga karanasan o pananaw, kasama ang mga taong mula sa iba't ibang heograpiya na posibleng dumalo.

Ang unang hakbang sa pagho-host ng hybrid na pagpupulong ay ang pagpapasya kung hybrid ang tamang format para sa iyong meeting. Ang ilang mga pagpupulong ay maaaring makinabang mula sa lahat ng personal na pagdalo o lahat virtual na pakikilahok. Inirerekomenda namin na piliin mo ang format batay sa mga layunin ng pulong at ang inaasahang dadalo. Maging makatotohanan tungkol sa kung ano ang magagawa upang makamit sa napiling format.

Kung nagpasya kang mag-host ng hybrid meeting, inirerekomenda namin ang pagpapatupad ng mga sumusunod na kasanayan bago, habang, at pagkatapos ng sesyon.

Mga Tip para sa Pagho-host ng Hybrid Meeting

dati

Maingat na isaalang-alang kung anong oras at petsa ang pagpupulong ay gaganapin

isang close up ng isang kalendaryoIsaalang-alang ang iba't ibang time zone kung saan dadalo ang mga kalahok. Tandaan na ang isang hybrid na pulong ay maaaring mangahulugan na ang ilang mga dadalo ay maaaring dumalo sa labas ng normal na oras ng trabaho. Kabilang dito ang mga araw na maaaring hindi perpekto para sa kanila dahil sa mga pambansa o pangkulturang pista opisyal. Subukang piliin ang pinaka-maginhawang oras para sa pinakamaraming kalahok hangga't maaari. Inirerekomenda namin ang paggamit ng tool tulad ng Planner ng Pagpupulong ng World Clock upang mailarawan at piliin ang pinaka-maginhawang oras sa mga time zone at rehiyon.

Isaalang-alang ang internet bandwidth ng mga kalahok

Magbigay ng internet stipend para sa mga sumasali sa malayo, kung maaari. Ang mga virtual na pagpupulong ay nangangailangan ng isang malakas at matatag na koneksyon sa internet para sa mga kalahok upang ganap na makilahok at makinabang mula sa nilalamang ibinabahagi. Susuportahan ng internet stipend ang mga virtual na kalahok na gamitin ang kanilang mga web camera upang ganap na makisali sa iba at lumahok sa mga talakayan nang hindi bumababa. Ito ay isang partikular na mahalagang pagsasaalang-alang kung ang mga kalahok ay inaasahang sasali sa labas ng normal na oras ng trabaho kapag sila ay maaaring wala sa kanilang opisina.

Ibahagi ang parehong impormasyon sa background sa lahat ng kalahok

Maaaring kabilang dito ang paggawa ng online na bersyon ng agenda at mga worksheet na pisikal na ibibigay sa pulong. Sa isip, ibahagi ang lahat ng parehong impormasyon at mapagkukunan sa mga kalahok bago magsimula ang pulong upang ang lahat ay may parehong background na impormasyon.

Magbigay ng malinaw at madaling maunawaang mga tagubilin

Sabihin sa malayong mga kalahok kung paano kumonekta sa pulong upang makatulong na maiwasan ang mga late na sumali.

Malinaw na tukuyin ang mga tungkulin bago ang pulong, kabilang ang pagtukoy ng isang personal na tagataguyod ng malayong kalahok

isang graphic ng 10 mga pigura ng tao. Lahat ay kulay itim maliban sa isa, na pulaTitiyakin nito na ang mga virtual na dadalo ay ganap na makakalahok. Dapat kasama sa mga responsibilidad ng tagapagtaguyod ang pagpapaalam sa in-person facilitator kung ang isang malayong kalahok ay nagtaas ng kamay o kung nagdagdag sila ng komento sa chat.. Karaniwan para sa mga talakayan na natural na dumadaloy sa mga personal na kalahok. Maliban kung may maingat na pagmo-moderate ng mga malalayong kalahok’ paglahok, ang kanilang mga kontribusyon ay maaaring hindi sinasadyang iwanan. At saka, ang isang tao ay dapat na atasan sa paghawak at pagtugon sa anumang mga isyu sa teknikal o koneksyon sa mga malalayong kalahok.

Magpatupad ng buddy system

Ipares ang isang malayuang kalahok sa isang personal na kalahok bago magsimula ang kaganapan. Ipaalam sa bawat indibidwal kung sino ang kanilang buddy bago magsimula ang kaganapan. Hikayatin silang makipagpalitan ng impormasyon upang matiyak na mayroon silang paraan upang makipag-usap nang pribado sa isa't isa sa panahon ng pulong. Ito ay madaling gamitin kung sakaling ang malayong kalahok ay nangangailangan ng teknikal na suporta o "in-room" na suporta. Halimbawa, ang in-person buddy ay maaaring magdagdag ng post-it sa isang brainstorming wall para sa malayong kalahok, o marahil ang malayong kalahok ay nangangailangan ng personal na kalahok upang ulitin ang sinabi ng facilitator.

Pag-isipan ang bawat aktibidad

isang iluminadong bombilya na nakalagay sa madilim na backgroundTalakayin kung paano inaasahang makikipag-ugnayan ang mga kalahok nang personal sa mga malalayong kalahok sa bawat aktibidad. Halimbawa, kung magho-host ka ng mga breakout room, ang mga kalahok ba ay halos nasa isang hiwalay na silid ng breakout habang ang mga kalahok sa personal ay nasa isa pang silid ng breakout? Maghahalo ba ang mga breakout?

Lumikha ng isang "run of show" na dokumento

Ibahagi ito sa mga tauhan ng kaganapan bago ang pulong. Dapat na malinaw na ipahayag ng dokumento ang mga tungkulin ng bawat indibidwal na kasangkot at kung ano ang kailangang mangyari sa anong oras sa buong kaganapan.

Sa panahon ng

Tiyaking makikita ng lahat ng kalahok ang isa't isa

  • Dapat na makita ng mga malalayong kalahok ang mga personal na kalahok. Ito ay malamang na mangangailangan ng karagdagang camera/laptop na naka-set up sa harap ng silid upang payagan ang mga malalayong kalahok na makita ang mga personal na dadalo. Habang baka hindi nila makita ang kanilang mga mukha, ang pagkakita sa silid ay makakatulong sa mga malalayong kalahok na ganap na makilahok sa pulong at madama na kasama. Kung hindi ito posible, ang host ay dapat magbahagi ng buod ng lahat ng dadalo (parehong malayo at personal) sa simula ng kaganapan.
  • Dapat makita ng mga kalahok nang personal ang mga malalayong kalahok. Inirerekomenda namin ang pagkakaroon ng dalawang malalaking screen sa harap ng silid—isa para ipakita ang presentasyon (na ibabahagi rin sa screen sa mga malalayong kalahok) at isa pang screen upang ipakita ang mga mukha ng mga iyon halos nakikilahok. Ito ay magsisilbing isang visual na paalala na may mga malalayong kalahok at gawing mas inklusibo ang kanilang presensya at pakikilahok sa pulong.

Paalalahanan ang lahat na sabihin ang kanilang pangalan bago magsalita

Makakatulong ito sa malayo at personal na mga dadalo na subaybayan ang pag-uusap kung sakaling hindi nila makita ang indibidwal na nagsasalita.

Ang mga malalayong kalahok ay dapat magkaroon ng kakayahang i-mute at i-unmute ang kanilang mga sarili

Ito ay magpapahintulot sa kanila na ganap na makilahok sa mga talakayan. Gayunpaman, ang host ay dapat ding magkaroon ng kakayahang i-mute ang mga malalayong kalahok kung kinakailangan.

Gumamit ng mga tool na may access ang lahat

Halimbawa, kung gumagawa ka ng interactive na aktibidad sa brainstorming, gamitin ang lahat ng virtual software tulad ng Mural o Virtual Post-its sa Google slides. Ito ay mas mainam sa pagkakaroon ng personal na mga kalahok na gumamit ng pisikal na Post-its na hindi mababasa ng mga malalayong kalahok. Gayunpaman, nangangahulugan ito na ang mga personal na dadalo ay kailangan ding magkaroon ng mga computer na magagamit sa kanila.

Pagkatapos

Pagsubaybay sa mga kalahok

Pagkatapos ng session, salamat sa mga sumali at nagbahagi ng pagtatala ng pagpupulong, ang mga slide, at/o isang buod na recap ng napag-usapan. Kung maaari, magbigay ng sertipiko ng pakikilahok.

Suriin ang pulong

Habang nakikipagsapalaran tayong lahat sa pagho-host ng mga hybrid na pulong nang mas madalas, Inirerekumenda namin na kunin ang pagkakataong ito upang matuto mula sa mga kaganapang ito. Mag-circulate ng pagsusuri pagkatapos ng pagpupulong upang mangolekta ng input sa kung ano ang naging maayos at kung ano ang maaaring mapabuti para sa susunod na hybrid na pagpupulong.

Ibahagi ang iyong mga aral na natutunan at mga tip para sa pagho-host ng hybrid meeting

Isang laptop na may asul na screen. Dose-dosenang mga may larawang sobre ang nakakalat mula rito. Matututo tayong lahat mula sa mga karanasang ito upang maipatupad ang mahusay at epektibong mga pagpupulong para palakasin ang ating gawain sa pagpaplano ng pamilya at kalusugan ng reproduktibo..

Gusto ng higit pang impormasyon sa malayuang pagpapadali? Galugarin ang Koleksyon ng insight sa FP.

Ados Velez May

Senior Technical Advisor, IBP, World Health Org

Si Ados ay isang Senior Technical Advisor sa IBP Network Secretariat. Sa papel na iyon, Nagbibigay ang Ados ng teknikal na pamumuno na nakikipag-ugnayan sa mga organisasyong miyembro ng network sa iba't ibang isyu tulad ng pagdodokumento ng mga epektibong kasanayan sa pagpaplano ng pamilya, pagpapakalat ng mga kasanayang may mataas na epekto (HIPs), at pamamahala ng kaalaman. Bago ang IBP, Ang Ados ay nakabase sa Johannesburg, bilang isang regional advisor para sa International HIV/AIDS Alliance, pagsuporta sa ilang mga miyembrong organisasyon sa Southern Africa. Tapos na siya 20 taon ng karanasan sa internasyonal na disenyo ng programa sa kalusugan ng publiko, Tulong teknikal, pamamahala, at pagbuo ng kapasidad, nakatutok sa HIV/AIDS at Reproductive Health.

Nandita Thatte

IBP Network Lead, World Health Organization

Pinangunahan ni Nandita Thatte ang IBP Network na matatagpuan sa World Health Organization sa Department of Sexual and Reproductive Health and Research. Kasama sa kanyang kasalukuyang portfolio ang pag-institutionalize ng papel ng IBP upang suportahan ang pagpapakalat at paggamit ng mga interbensyon at alituntunin na nakabatay sa ebidensya, upang palakasin ang mga ugnayan sa pagitan ng mga kasosyong nakabase sa larangan ng IBP at mga mananaliksik ng WHO upang ipaalam ang mga agenda sa pagsasaliksik sa pagpapatupad at pagyamanin ang pakikipagtulungan sa pagitan ng 80+ Mga organisasyong kasapi ng IBP. Bago sumali sa WHO, Si Nandita ay isang Senior Advisor sa Office of Population and Reproductive Health sa USAID kung saan siya nagdisenyo, pinamamahalaan, at nasuri ang mga programa sa West Africa, Haiti at Mozambique. Si Nandita ay mayroong MPH mula sa Johns Hopkins School of Public Health at isang DrPH sa Prevention at Community Health mula sa George Washington University School of Public Health.

Carolin Ekman

Pamamahala ng Komunikasyon at Kaalaman, IBP Network

Nagtatrabaho si Carolin Ekman para sa IBP Network Secretariat, kung saan ang kanyang pangunahing pokus ay sa komunikasyon, social media at pamamahala ng kaalaman. Pinamunuan niya ang pagbuo ng IBP Community Platform; namamahala ng nilalaman para sa network; at kasangkot sa iba't ibang proyekto na may kaugnayan sa pagkukuwento, diskarte at rebranding ng IBP. Sa 12 taon sa buong sistema ng UN, NGO at pribadong sektor, Si Carolin ay may multidisciplinary na pag-unawa sa SRHR at ang mas malawak na epekto nito sa kagalingan at napapanatiling pag-unlad. Ang kanyang karanasan ay sumasaklaw sa mga panlabas/panloob na komunikasyon; adbokasiya; pampubliko/pribadong pakikipagsosyo; responsibilidad ng korporasyon; at M&E. Kabilang sa mga pinagtutuunan ng pansin ang pagpaplano ng pamilya; kalusugan ng kabataan; mga pamantayang panlipunan; FGM; pag-aasawa ng bata; at karahasan na nakabatay sa karangalan. Si Carolin ay mayroong MSc sa Media Technology/Journalism mula sa Royal Institute of Technology, Sweden, pati na rin ang isang MSc sa Marketing mula sa Stockholm University, Sweden, at nag-aral din ng karapatang pantao, pag-unlad at CSR sa Australia at Switzerland.

Anne Ballard Sara, MPH

Senior Program Officer, Johns Hopkins Center para sa Mga Programa sa Komunikasyon

Si Anne Ballard Sara ay isang Program Officer II sa Johns Hopkins Center for Communication Programs, kung saan sinusuportahan niya ang mga aktibidad sa pananaliksik sa pamamahala ng kaalaman, mga programa sa larangan, at mga komunikasyon. Kasama sa kanyang background sa pampublikong kalusugan ang komunikasyon sa pagbabago ng pag-uugali, pagpaplano ng pamilya, empowerment ng kababaihan, at pananaliksik. Naglingkod si Anne bilang health volunteer sa Peace Corps sa Guatemala at may hawak na Master of Public Health mula sa George Washington University.

Sarah V. Harlan

Nangunguna sa Koponan ng Partnerships, Kaalaman TAGUMPAY, Johns Hopkins Center para sa Mga Programa sa Komunikasyon

Sarah V. Harlan, MPH, ay naging kampeon ng pandaigdigang reproductive health at pagpaplano ng pamilya sa halos dalawang dekada. Siya ang kasalukuyang pinuno ng pangkat ng mga pakikipagsosyo para sa proyekto ng Knowledge SUCCESS sa Johns Hopkins Center for Communication Programs. Kabilang sa kanyang partikular na mga teknikal na interes ang Populasyon, Kalusugan, at Kapaligiran (PHE) at pagpapataas ng access sa mas matagal na pagkilos na mga paraan ng pagpipigil sa pagbubuntis. Siya ay isang co-founder ng Family Planning Voices storytelling initiative (2015-2020) at pinamumunuan ang Inside the FP Story podcast. Isa rin siyang co-author ng ilang how-to guide, kabilang ang Building Better Programs: Isang Step-by-Step na Gabay sa Paggamit ng Pamamahala ng Kaalaman sa Pandaigdigang Kalusugan.

32.5K mga pananaw
Ibahagi sa pamamagitan ng
Kopyahin ang link
Pinatatakbo ng Social Snap