ভার্চুয়াল যাচ্ছে: একটি কার্যকর ভার্চুয়াল মিটিং হোস্ট করার জন্য টিপস

আমাদের মধ্যে আরও বেশি সংখ্যক মানুষ নিজেদেরকে দূর থেকে কাজ করতে এবং মুখোমুখি (বা অতিরিক্ত) না করে অনলাইনে সংযোগ করতে দেখেন। আমাদের সহকর্মীরা আইবিপি নেটওয়ার্ক শেয়ার করুন কিভাবে তারা সফলভাবে একটি আঞ্চলিক ভার্চুয়াল মিটিং ডেকেছিল যখন COVID-19 মহামারী তাদের পরিকল্পনা পরিবর্তন করেছিল।

গত কয়েক বছর ধরে, আমরা একটি দেখেছি ভার্চুয়াল মিটিংয়ে জোর দেওয়া হয়েছে. আমাদের কার্বন ফুটপ্রিন্ট কমানোর প্রচেষ্টার কারণে, বিশ্বব্যাপী শ্রোতাদের যুক্ত করার ইচ্ছা বা আরও সম্প্রতি, COVID-19 মহামারীর কারণে নিজেদেরকে ঘরের মধ্যে খুঁজে পাওয়ার কারণে, ভার্চুয়াল মিটিংগুলি আরও সাধারণ হয়ে উঠছে। আমরা কম্পাইল করেছি আমাদের সবচেয়ে ব্যবহারিক টিপস একটি সফল ভার্চুয়াল মিটিং বা ওয়েবিনার পরিকল্পনা করার জন্য।

1. উদ্দেশ্য এবং উদ্দেশ্য স্পষ্ট করুন

নিশ্চিত করুন মিটিং আয়োজক এবং অংশগ্রহণকারীরা উদ্দেশ্য সম্পর্কে পরিষ্কার মিটিং এর বিভিন্ন লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যের জন্য বিভিন্ন প্ল্যাটফর্ম এবং সরঞ্জামের প্রয়োজন হবে।

• জ্ঞান আদান-প্রদান এবং প্রচার সভাগুলি ওয়েবিনার ফর্ম্যাটগুলি থেকে উপকৃত হতে পারে যেখানে প্যানেল উপস্থাপনা বা বক্তৃতার মাধ্যমে তথ্য ভাগ করা হয়।
• ঐক্যমত বা সিদ্ধান্ত গ্রহণ আরও সক্রিয় ব্যস্ততার প্রয়োজন এবং ভোটদান বা প্রশ্ন ও আলোচনার জন্য পর্যাপ্ত সময় দেওয়ার মতো আরও বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করার প্রয়োজন হতে পারে।
• শেখা এবং প্রশিক্ষণ ভিডিও বা লাইভ স্ট্রিম প্রদর্শনের মত অন্যান্য বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।
• নেটওয়ার্কিং ভার্চুয়াল মিটিংয়ের সময় চ্যাট ফাংশনের মাধ্যমে রিয়েল টাইমে যোগাযোগ করতে বা মিটিংয়ের পরে অংশগ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগের তথ্য ভাগ করে নেওয়া যেতে পারে।

2. সফ্টওয়্যার শিখুন এবং সংযোগ বাড়ান৷

বিভিন্ন কার্যকারিতা সহ উপলব্ধ অনেক ভার্চুয়াল মিটিং অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে। কেউ কেউ আরও জটিল প্রয়োজনের জন্য আরও ভাল কাজ করে এবং অন্যরা বিস্তৃত দেশের বিস্তৃত পরিসরের অংশগ্রহণকারীদের আকৃষ্ট করার জন্য আরও ভাল কাজ করতে পারে। একাধিক দেশে প্রাপ্যতা, খরচ, এবং একাধিক হোস্টের ক্ষমতা বিবেচনা করা উচিত। বেশিরভাগেরই একই রকম মৌলিক বৈশিষ্ট্য রয়েছে, তাই ঠিক আপনার জন্য কাজ করে এমন একটি চয়ন করুন.

• নিশ্চিত করুন যে আপনি এবং আপনার উপস্থাপক উভয় সফ্টওয়্যারটির মৌলিক বৈশিষ্ট্যগুলি কীভাবে পরিচালনা করতে হয় তা জানুন. আপনি একটি ধরে রেখে সমস্ত উপস্থাপক প্ল্যাটফর্মের সাথে পরিচিত তা নিশ্চিত করতে পারেন মিটিংয়ের আগে শুকনো দৌড় কীভাবে লগ ইন করতে হয়, চ্যাটের বৈশিষ্ট্যগুলি, কীভাবে পোজ দিতে হয়, দেখতে এবং প্রশ্নের উত্তর দিতে হয় এবং কীভাবে অডিও বিকল্পগুলি নিয়ন্ত্রণ করতে হয় তা নিয়ে আলোচনা করতে। অতিরিক্তভাবে, উপস্থাপকদের তাদের অডিও (এবং ভিডিও, প্রয়োজনে) পরীক্ষা করার জন্য সভার দিনের প্রথম দিকে মিটিংয়ে যোগ দিতে বলুন।
• আপনি যদি কিছু অংশগ্রহণকারীদের জন্য ইন্টারনেট সংযোগের চ্যালেঞ্জের প্রত্যাশা করেন, চেষ্টা করুন এবং একটি প্রদান করুন মিটিংয়ে যোগদানের বিকল্প পদ্ধতি (অর্থাৎ, ফোনের মাধ্যমে)।
• ইমেল, ওয়েব ব্রাউজার, স্কাইপ, মেসেজিং অ্যাপস এবং সোশ্যাল মিডিয়ার মতো অন্যান্য বিদ্যমান অ্যাপ্লিকেশনগুলি বন্ধ করুন৷ বিক্ষিপ্ততা, পপআপ এবং পটভূমির শব্দ কমিয়ে দিন. এছাড়াও, Wi-Fi এর পরিবর্তে একটি শক্ত, তারযুক্ত ইন্টারনেট সংযোগ ব্যবহার করার চেষ্টা করুন।

3. অংশগ্রহণকারীদের সাথে আমন্ত্রণ জানান এবং জড়িত হন

ভার্চুয়াল মিটিং সম্পর্কে কঠিন জিনিস এক রিয়েল টাইমে অংশগ্রহণকারীদের জড়িত করা এবং মিটিংয়ের পরে তাদের নিযুক্ত রাখা. নিশ্চিত করুন যে আপনার উপস্থাপকরা বিভিন্ন শ্রোতাদের প্রতিনিধিত্ব করে এবং প্রশ্ন ও আলোচনার জন্য যথেষ্ট সময় দেয়। মনে রাখবেন, যদি আপনাকে ব্যক্তিগতভাবে একটি মিটিং বাতিল করতেই হয়, তবে একটি ভার্চুয়াল বিকল্প হল গতি বজায় রাখার এবং আপনার অংশগ্রহণকারীদের সাথে কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার একটি দুর্দান্ত উপায়!

• সভার আগে উপস্থাপক এবং এমনকি সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীদের সম্পৃক্ত করা উদ্দেশ্যগুলি যৌথভাবে বিকাশ করা নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে এবং সবাই প্রক্রিয়ায় বিনিয়োগ করা হয় শুরু থেকে.
• অংশগ্রহণকারীদের সাথে রেকর্ডিং এবং স্লাইডগুলি ভাগ করুন৷ মিটিংয়ের পরে যাতে তারা তাদের নিজস্ব গতিতে দেখতে পারে। এছাড়াও আপনি উপস্থাপকদের সাথে উত্তর না দেওয়া প্রশ্ন শেয়ার করতে পারেন, যাতে তারা সরাসরি অংশগ্রহণকারীদের উত্তর দিতে পারে।
• অবশেষে, অনুশীলনের একটি সম্প্রদায় (CoP) শুরু করার কথা বিবেচনা করুন ভার্চুয়াল বৈঠকের পরে আলোচনা চালিয়ে যেতে। আপনি অনলাইন প্ল্যাটফর্ম, ফোন অ্যাপ্লিকেশন বা এমনকি মৌলিক ইমেলের মাধ্যমে এটি করতে পারেন।

4. সমস্যার জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন

ব্যক্তিগত বৈঠকের মতো, একটি উপস্থাপনা অনুশীলন একটি বড় পার্থক্য করতে পারে. এবং, সর্বদা, এমনকি প্রচুর অনুশীলনের পরেও, সমস্যা দেখা দেবে, তাই যতটা সম্ভব প্রস্তুত হওয়া নিশ্চিত করুন।

• একটি শুকনো রান না! প্রতিটি উপস্থাপকের শব্দ সেট-আপগুলি পরীক্ষা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে প্রত্যেকে সঠিকভাবে সংযোগ করতে পারে৷ আপনাকে একটি কল-ইন বিকল্প প্রদান করতে হতে পারে, যা আগে থেকেই সাজানো উচিত।
• একটি টাইমলাইন প্রদান করুন অথবা সমস্ত উপস্থাপকদের জন্য একটি "শোন" যাতে তারা সভার প্রবাহ জানে এবং তাদের সময় বজায় রাখে।
• জিজ্ঞাসা কর তোমার উপস্থাপক তাদের উপস্থাপনা মাধ্যমে চালানোর জন্য তাদের নিজের থেকে যাতে তারা সময়ের সাথে যেতে না পারে। একজন উপস্থাপক যিনি টেনে আনেন তার চেয়ে বেশি কিছু একটি সভার শক্তিকে কমিয়ে দেয় না।
• সংযোগগুলি ব্যর্থ হতে পারে, এবং একজন উপস্থাপক বাদ দিতে পারে বা ভলিউম হারাতে পারে তাই এমন কাউকে সনাক্ত করুন যিনি বা পা রাখতে পারেন৷ একটি ব্যাকআপ পরিকল্পনা আছে পুনরায় সংযোগ করতে বা এগিয়ে যেতে

5. বিন্যাসটি সরল রাখুন

এটি প্রযুক্তির মধ্যে ধরা পড়া এবং একসাথে অনেক বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে দেখতে লোভনীয় (লাইভস্ট্রিমিং, পোলিং, স্ক্রিন শেয়ার করা, ভিডিও চালানো ইত্যাদি)। যাহোক, বিন্যাস সহজ রাখা প্রযুক্তিগত সমস্যা এড়াবে এবং অংশগ্রহণকারীদের অনুসরণ করা সহজ হবে। মনে রাখবেন, আপনার অংশগ্রহণকারীরা বিষয়বস্তু এবং তথ্যের জন্য আছে, প্রযুক্তি নয়। মডারেটর/ফ্যাসিলিটেটর সহ প্রতি ওয়েবিনারে 4-5 জনের বেশি উপস্থাপককে আমন্ত্রণ জানাবেন না।

• একটি প্রযুক্তিগত সংগঠক সনাক্ত করুন যারা পর্দার আড়াল থেকে অ্যাপ্লিকেশন পরিচালনা করতে পারে।
• নিশ্চিত করুন বিষয় ফোকাস করা হয় এবং স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় যাতে দর্শকরা সহজেই অনুসরণ করতে পারে।
• একটি মাস্টার স্লাইড ডেক তৈরি করুন উপস্থাপনাগুলির জন্য তাই শুধুমাত্র একজন ব্যক্তি, প্রযুক্তিগত সংগঠক, স্লাইডগুলিকে স্ক্রীন থেকে স্ক্রীনে সরানো এবং একটি স্পিকার থেকে অন্য স্পীকারে নিয়ন্ত্রণ পরিবর্তন করার সময় নষ্ট করার পরিবর্তে স্লাইডগুলিকে অগ্রসর করতে পারে৷ এটি সম্ভাব্যভাবে ওয়েবিনারের প্রবাহকে লাইনচ্যুত করতে পারে।
• এক ভাষায় লেগে থাকুন মিটিং চলাকালীন কিন্তু একাধিক ভাষায় অনুরূপ মিটিং অফার করার কথা বিবেচনা করুন।

অবশেষে, মনে রাখবেন ইতিবাচক থাকুন এবং মজা করুন! যদিও ভার্চুয়াল মিটিংগুলি ব্যক্তিগতভাবে, মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়াকে সম্পূর্ণরূপে প্রতিস্থাপন করতে পারে না, তবুও তারা একটি ইন্টারেক্টিভ এবং তথ্যপূর্ণ উপায়ে ধারণাগুলি শেখার এবং বিনিময় করার একটি দুর্দান্ত উপায় হতে পারে। একটি ভাল-চালিত ওয়েবিনার সংযোগ, নিযুক্ত এবং জ্ঞান ভাগ করার একটি দুর্দান্ত সুযোগ!

আরো তথ্যের জন্য, যান www.ibpnetwork.org, যোগাযোগ ibpnetwork@who.int, অথবা টুইটারে আমাদের অনুসরণ করুন @IBP_network.

অ্যাকশনে টিপস

2020 সালের মার্চ মাসে, আমরা COVID-19 প্রাদুর্ভাবের উদ্বেগের কারণে আবিদজান, কোট ডি'আইভোয়ারে অনুষ্ঠিতব্য আমাদের ব্যক্তিগত আঞ্চলিক অংশীদার সভা স্থগিত করার কঠিন সিদ্ধান্ত নিয়েছিলাম। মূল আঞ্চলিক অংশীদাররা সেশন এবং উপস্থাপনা বিকাশের জন্য কয়েক মাস আগে থেকে আমাদের সাথে কাজ করেছিল, এবং মিটিং নিয়ে অনেক উত্তেজনা ছিল। সম্পূর্ণভাবে বাতিল করার এবং আমাদের অংশীদারদের পিছনে ফেলে দেওয়ার পরিবর্তে, আমরা গতি বজায় রাখার জন্য একটি ইন্টারেক্টিভ ওয়েবিনার সিরিজ হোস্ট করেছি। এইভাবে আমরা আমাদের টিপসকে কাজে লাগাই।

ইন্টারেক্টিভ ওয়েবিনার সিরিজের উদ্দেশ্য ছিল আঞ্চলিক অংশীদারিত্বকে শক্তিশালী করা এবং পরিবার পরিকল্পনা এবং প্রজনন স্বাস্থ্য (FP/RH) অগ্রাধিকার সম্প্রসারণের জন্য ঐকমত্য গড়ে তোলা 2020 এর পরেও। আমরা GoToWebinar ব্যবহার করেছি, যা আমরা পূর্বে পশ্চিম আফ্রিকার অংশীদারদের সাথে ব্যবহার করেছি, তাই আমরা জানতাম যে এটি ভাল কাজ করে এবং ব্যবহার করা তুলনামূলকভাবে সহজ। আমরা নিশ্চিত করেছি যে সমস্ত আয়োজক এবং প্যানেলিস্টরা সফ্টওয়্যারটির সাথে পরিচিত ছিলেন৷ একটি শুষ্ক রান সঞ্চালন এবং তাদের নির্ধারিত শুরুর সময়ের আগে যোগ দিতে বলছে।

এই সিরিজটিতে পূর্বনির্ধারিত প্যানেল উপস্থাপনা অন্তর্ভুক্ত ছিল যেখানে উপস্থাপকরা FP/RH প্রোগ্রামগুলি বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে ক্ষেত্র-ভিত্তিক অভিজ্ঞতাগুলি ভাগ করেছেন। প্রতিটি ওয়েবিনারের 4-5 জন প্যানেলিস্টের সাথে একটি পরিষ্কার বিষয় ছিল। প্যানেলিস্টরা এই অঞ্চলের একাধিক দেশের বিভিন্ন বৈশ্বিক সংস্থা, আঞ্চলিক নেটওয়ার্ক এবং স্থানীয় এনজিও বা সিএসও থেকে বিভিন্ন বক্তাদের প্রতিনিধিত্ব করেছিলেন। প্রতিটি প্যানেলিস্ট প্রশ্নের উত্তর দিয়েছেন এবং আলোচনার সুবিধা দিয়েছেন এই অঞ্চলে সহযোগিতামূলক কর্মকাণ্ডে ঐকমত্য গড়ে তোলা (অন্যের প্রয়োজন সহ WAHO গুড প্র্যাকটিস ফোরাম) পশ্চিম আফ্রিকান স্বাস্থ্য সংস্থা (WAHO) এর অংশীদারদের সাথে, Ouagadougou অংশীদারিত্ব (OP), এবং অন্যান্য স্টেকহোল্ডার।

ওয়েবিনার সিরিজের পর, আমরা বৃহত্তর IBP সম্প্রদায়ের সাথে উপস্থাপনা শেয়ার করেছি, যাতে অন্যরা সেশন থেকে উপকৃত হতে পারে। ওয়েবিনারের এক সপ্তাহ পরে, যারা লাইভ ইভেন্টে অংশগ্রহণ করতে পারেনি তাদের কাছ থেকে আমাদের 150 টিরও বেশি ভিউ ছিল। এই অংশগ্রহণকারীদের উপস্থাপকদের সাথে সংযোগ করার অনুমতি দেয় প্রয়োজন অনুসারে এবং সম্ভাব্য নতুন সদস্য সংস্থাগুলির আগ্রহের জন্ম দিয়েছে যারা IBP বিশ্বব্যাপী অনুশীলনের সম্প্রদায়ে যোগ করার জন্য অনুরোধ করেছিল।

অনিবার্যভাবে, আমরা উপস্থাপকদের অস্থির ইন্টারনেট সংযোগ সহ কিছু প্রযুক্তি এবং সংযোগ চ্যালেঞ্জের সম্মুখীন হয়েছি যার ফলে কিছু বিলম্ব হয়েছে। যাহোক, আগাম প্রস্তুতি এবং দ্রুত চিন্তাভাবনার কারণে, আমরা কোনো বাধা এড়াতে পেরেছি সহকর্মীরা যেমন প্রয়োজনে উপস্থাপন বা মধ্যপন্থা অবলম্বন করেছে।

ইন্টারেক্টিভ ওয়েবিনার সিরিজ দেখুন WHO/HRP মিডিয়া চ্যানেল.

17 মার্চ:

18 মার্চ:

19 মার্চ: