2020 সালের মার্চ মাসে অনেক পেশাদাররা কোভিড-19 মহামারীর কারণে সহকর্মীদের সাথে দেখা করার জন্য ভার্চুয়াল সমাধানের দিকে ঝুঁকেছেন। যেহেতু এটি আমাদের বেশিরভাগের জন্য একটি নতুন পরিবর্তন ছিল, WHO/IBP নেটওয়ার্ক প্রকাশিত হয়েছে ভার্চুয়াল যাচ্ছে: একটি কার্যকর ভার্চুয়াল মিটিং হোস্ট করার জন্য টিপস.
যেখানে COVID-19 মহামারী আমাদের প্রয়োজনীয় কাজ চালিয়ে যাওয়ার জন্য ভার্চুয়াল মিটিংয়ের শক্তি এবং গুরুত্ব দেখিয়েছে, এটি আমাদের মনে করিয়ে দিয়েছে যে নেটওয়ার্কিং এবং সম্পর্ক তৈরির জন্য মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া কতটা গুরুত্বপূর্ণ। এখন যেহেতু ভার্চুয়াল মিটিংগুলি আমাদের কাজের একটি রুটিন অংশে পরিণত হয়েছে, অনেকেই হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার দিকে তাদের ফোকাস স্থানান্তরিত করেছে, যেখানে কিছু লোক ব্যক্তিগতভাবে অংশগ্রহণ করছে এবং কেউ কেউ দূর থেকে যোগদান করছে। এই পোস্টে, আমরা একটি হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার সুবিধা এবং চ্যালেঞ্জগুলির পাশাপাশি একটি কার্যকর হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার জন্য আমাদের টিপসগুলি অন্বেষণ করি৷
একটি কার্যকর হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার জন্য পূর্বচিন্তা প্রয়োজন এবং সতর্ক পরিকল্পনা হোস্টদের দ্বারা - সম্পূর্ণ ভার্চুয়াল বা সম্পূর্ণরূপে ব্যক্তিগত বৈঠকের পরিকল্পনা করার চেয়েও বেশি। কেউ কেউ বলতে পারেন এটি দ্বিগুণ কাজ কারণ, সংক্ষেপে, ইভেন্ট আয়োজকদের ভার্চুয়াল এবং ব্যক্তিগত অংশগ্রহণ উভয়ের মাধ্যমেই ভাবতে হবে। এর জন্য পরিকল্পনা এবং বাস্তবায়নের জন্য অতিরিক্ত খরচ এবং কর্মীদের সময় প্রয়োজন হতে পারে।
দুটি ভিন্ন ধরনের দর্শকের চাহিদা মিটমাট করা একটি চ্যালেঞ্জ হতে পারে। এর মধ্যে সংযোগ সমস্যাগুলি পরিচালনা করা এবং দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীদের প্রশ্ন এবং অবদানগুলি বিবেচনায় নেওয়া হয়েছে তা নিশ্চিত করা অন্তর্ভুক্ত। যদি এই দিকগুলি চিন্তা করা না হয়, তাহলে একটি ঝুঁকি রয়েছে যে সভার ফোকাস বিষয়বস্তু থেকে প্রযুক্তিগত সরবরাহে স্থানান্তরিত হবে। এটি প্রত্যেকের অভিজ্ঞতাকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে। অবশেষে, ভার্চুয়াল অংশগ্রহণকারীদের জন্য, হাইব্রিড মিটিংগুলি অনানুষ্ঠানিক নেটওয়ার্কিংয়ের ক্ষমতাকে সীমিত করতে পারে (যেমন সেশনের মধ্যে কফি বিরতির সময়)। ভার্চুয়াল অংশগ্রহণকারীদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে সংযোগ স্থাপন করা, যা প্রায়শই সহযোগিতা এবং উদ্ভাবনকে উৎসাহিত করে, এছাড়াও বাধাগ্রস্ত হয়।
অতিরিক্ত প্রস্তুতি সত্ত্বেও, হাইব্রিড মিটিং অনেক সুযোগ দেয়. উদাহরণস্বরূপ, আরও অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ে যোগদানের জন্য উপলব্ধ হতে পারে কারণ কম সংশ্লিষ্ট খরচ রয়েছে, যার মধ্যে রয়েছে:
সাধারণভাবে বৃহত্তর শ্রোতাদের কাছে পৌঁছানোর পাশাপাশি, একটি হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করা অভিজ্ঞতা বা দৃষ্টিভঙ্গির একটি বিস্তৃত সেটের জন্য অনুমতি দেয়, যেখানে বিভিন্ন ভৌগলিক থেকে লোকেদের উপস্থিতি থাকতে পারে।
হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার প্রথম ধাপ হল হাইব্রিড আপনার মিটিংয়ের জন্য সঠিক ফর্ম্যাট কিনা তা নির্ধারণ করা। কিছু মিটিং সব ব্যক্তিগত উপস্থিতি বা সব থেকে উপকৃত হতে পারে ভার্চুয়াল অংশগ্রহণ. আমরা সুপারিশ করি যে আপনি সভার উদ্দেশ্য এবং প্রত্যাশিত অংশগ্রহণকারীদের উপর ভিত্তি করে বিন্যাস নির্বাচন করুন। নির্বাচিত বিন্যাসের সাথে কী অর্জন করা সম্ভব হবে সে সম্পর্কে বাস্তববাদী হন।
আপনি যদি একটি হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকেন, আমরা সেশনের আগে, চলাকালীন এবং পরে নিম্নলিখিত অনুশীলনগুলি বাস্তবায়ন করার পরামর্শ দিই৷
বিভিন্ন সময় অঞ্চল বিবেচনা করুন যেখানে অংশগ্রহণকারীরা অংশগ্রহণ করবে। মনে রাখবেন যে একটি হাইব্রিড মিটিং এর অর্থ হতে পারে কিছু অংশগ্রহণকারী স্বাভাবিক কাজের সময়ের বাইরে উপস্থিত হতে পারে। এর মধ্যে এমন দিনগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা জাতীয় বা সাংস্কৃতিক ছুটির দিনে তাদের জন্য আদর্শ নাও হতে পারে। যতটা সম্ভব অংশগ্রহণকারীদের জন্য সবচেয়ে সুবিধাজনক সময় নির্বাচন করার চেষ্টা করুন। আমরা যেমন একটি টুল ব্যবহার করার সুপারিশ বিশ্ব ঘড়ি মিটিং পরিকল্পনাকারী সময় অঞ্চল এবং অঞ্চল জুড়ে সবচেয়ে সুবিধাজনক সময় কল্পনা করতে এবং নির্বাচন করতে।
যদি সম্ভব হয়, দূর থেকে যোগদানকারীদের জন্য একটি ইন্টারনেট উপবৃত্তি প্রদান করুন। ভার্চুয়াল মিটিং এর জন্য একটি শক্তিশালী এবং স্থিতিশীল ইন্টারনেট সংযোগ প্রয়োজন যাতে অংশগ্রহণকারীদের সম্পূর্ণভাবে অংশগ্রহণ করতে এবং শেয়ার করা বিষয়বস্তু থেকে উপকৃত হতে পারে। একটি ইন্টারনেট স্টাইপেন্ড ভার্চুয়াল অংশগ্রহণকারীদের তাদের ওয়েব ক্যামেরা ব্যবহার করে অন্যদের সাথে সম্পূর্ণভাবে জড়িত হতে এবং বাদ না দিয়ে আলোচনায় অংশগ্রহণ করতে সহায়তা করবে। এটি একটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ বিবেচনা যদি অংশগ্রহণকারীদের স্বাভাবিক কাজের সময়ের বাইরে যোগদান করার আশা করা হয় যখন তারা তাদের অফিসে নাও থাকতে পারে।
এর মধ্যে এজেন্ডা এবং ওয়ার্কশীটগুলির একটি অনলাইন সংস্করণ তৈরি করা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যা মিটিংয়ে শারীরিকভাবে হস্তান্তর করা হবে। আদর্শভাবে, মিটিং শুরু হওয়ার আগে অংশগ্রহণকারীদের সাথে একই তথ্য এবং সংস্থান শেয়ার করুন যাতে প্রত্যেকের কাছে একই পটভূমির তথ্য থাকে।
দেরীতে যোগদানকারীদের এড়াতে সাহায্য করার জন্য দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীদের বলুন কিভাবে মিটিংয়ে সংযোগ করতে হয়।
এটি নিশ্চিত করবে যে ভার্চুয়াল অংশগ্রহণকারীরা সম্পূর্ণরূপে অংশগ্রহণ করতে সক্ষম। অ্যাডভোকেটের দায়িত্বগুলির মধ্যে ব্যক্তিগত সুবিধা প্রদানকারীকে জানানো উচিত যে কোনও দূরবর্তী অংশগ্রহণকারী তাদের হাত তুলেছে কিনা বা তারা চ্যাটে একটি মন্তব্য যোগ করেছে কিনা। ব্যক্তিগতভাবে অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে আলোচনা স্বাভাবিকভাবে প্রবাহিত হওয়া সাধারণ। দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীদের সম্পৃক্ততার যত্নশীল সংযম না হলে, তাদের অবদানগুলি অসাবধানতাবশত বাদ যেতে পারে। এছাড়াও, দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে যেকোন প্রযুক্তিগত বা সংযোগ সমস্যাগুলি পরিচালনা এবং প্রতিক্রিয়া করার জন্য কাউকে দায়িত্ব দেওয়া উচিত।
ইভেন্ট শুরু হওয়ার আগে একজন ব্যক্তিগত অংশগ্রহণকারীর সাথে দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীকে যুক্ত করুন। ইভেন্ট শুরু হওয়ার আগে প্রত্যেক ব্যক্তিকে তাদের বন্ধু কে জানতে দিন। মিটিংয়ের সময় তাদের একে অপরের সাথে ব্যক্তিগতভাবে যোগাযোগ করার উপায় আছে তা নিশ্চিত করতে তথ্য বিনিময় করতে তাদের উত্সাহিত করুন। দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীর প্রযুক্তিগত সহায়তা বা "রুমে" সহায়তার প্রয়োজন হলে এটি কার্যকর। উদাহরণস্বরূপ, ব্যক্তিগত বন্ধু দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীর জন্য একটি ব্রেনস্টর্ম দেয়ালে একটি পোস্ট-ইট যোগ করতে পারে, অথবা সম্ভবত দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীর প্রয়োজন হয় ব্যক্তিগত অংশগ্রহণকারীর সাহায্যকারী যা বলেছেন তা পুনরাবৃত্তি করতে।
প্রতিটি ক্রিয়াকলাপের সময় ব্যক্তিগতভাবে অংশগ্রহণকারীদের দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীদের সাথে কীভাবে যোগাযোগ করার আশা করা হবে তা আলোচনা করুন। উদাহরণ স্বরূপ, আপনি যদি ব্রেকআউট রুম হোস্টিং করেন, তাহলে অংশগ্রহণকারীরা কি কার্যত আলাদা ব্রেকআউট রুমে থাকবেন যখন ব্যক্তিগতভাবে অংশগ্রহণকারীরা অন্য ব্রেকআউট রুমে থাকবেন? ব্রেকআউট মিশ্র হবে?
মিটিংয়ের আগে ইভেন্ট কর্মীদের সাথে শেয়ার করুন। দস্তাবেজটিতে জড়িত প্রতিটি ব্যক্তির ভূমিকা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করা উচিত এবং পুরো ঘটনা জুড়ে কোন সময়ে কী ঘটতে হবে।
এটি দূরবর্তী এবং ব্যক্তিগতভাবে অংশগ্রহণকারীদের কথোপকথন অনুসরণ করতে সাহায্য করবে যে তারা কথা বলছে এমন ব্যক্তিকে দেখতে পাচ্ছে না।
এটি তাদের সম্পূর্ণভাবে আলোচনায় অংশগ্রহণ করার অনুমতি দেবে। যাইহোক, প্রয়োজনে দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীদের নিঃশব্দ করার ক্ষমতাও হোস্টের থাকা উচিত।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ইন্টারেক্টিভ ব্রেনস্টর্মিং কার্যকলাপ করছেন, প্রত্যেককে ভার্চুয়াল সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে বলুন ম্যুরাল বা ভার্চুয়াল পোস্ট-এটি Google স্লাইডে। এটি ব্যক্তিগতভাবে অংশগ্রহণকারীদের শারীরিক পোস্ট-এটি ব্যবহার করার চেয়ে ভাল যা দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীরা পড়তে সক্ষম হবে না। যাইহোক, এর মানে হল যে ব্যক্তিগতভাবে অংশগ্রহণকারীদেরও তাদের কাছে উপলব্ধ কম্পিউটার থাকতে হবে।
অধিবেশনের পরে, যারা যোগ দিয়েছেন তাদের ধন্যবাদ জানান এবং মিটিং রেকর্ডিং, স্লাইড এবং/অথবা আলোচনা করা হয়েছে তার সারসংক্ষেপ শেয়ার করুন। যদি সম্ভব হয়, অংশগ্রহণের একটি শংসাপত্র প্রদান করুন।
যেহেতু আমরা সবাই প্রায়ই হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার উদ্যোগ নিই, আমরা এই ইভেন্টগুলি থেকে শেখার এই সুযোগটি নেওয়ার পরামর্শ দিই। কি ভাল হয়েছে এবং পরবর্তী হাইব্রিড মিটিংয়ের জন্য কী উন্নত করা যেতে পারে সে সম্পর্কে ইনপুট সংগ্রহ করার জন্য একটি সভা-পরবর্তী মূল্যায়ন প্রচার করুন।
পরিবার পরিকল্পনা এবং প্রজনন স্বাস্থ্যের ক্ষেত্রে আমাদের কাজকে শক্তিশালী করার জন্য দক্ষ এবং কার্যকর মিটিং বাস্তবায়নের জন্য আমরা সকলেই এই অভিজ্ঞতাগুলি থেকে শিখতে পারি।
দূরবর্তী সুবিধা সম্পর্কে আরও তথ্য চান? অন্বেষণ করা FP অন্তর্দৃষ্টি সংগ্রহ.