Volverse virtual: consejos para organizar una reunión virtual efectiva

Cada vez más de nosotros nos encontramos trabajando de forma remota y conectándonos en línea en lugar de (o además de) cara a cara. Nuestros compañeros de la Red IBP comparta cómo convocaron con éxito una reunión virtual regional cuando la pandemia de COVID-19 cambió sus planes.

En los últimos años, hemos visto un mayor énfasis en las reuniones virtuales. Ya sea debido a los esfuerzos para reducir nuestra huella de carbono, el deseo de atraer a una audiencia global o, más recientemente, al encontrarnos confinados en casa debido a la pandemia de COVID-19, las reuniones virtuales son cada vez más comunes. hemos compilado nuestros consejos más prácticos para planificar una reunión virtual o seminario web exitoso.

1. Aclarar el propósito y los objetivos

Asegúrese de que los organizadores de la reunión y los participantes estén claro en los objetivos de la reunion. Diferentes metas y objetivos requerirán diferentes plataformas y herramientas.

• Intercambio y difusión de conocimientos las reuniones pueden beneficiarse de los formatos de seminarios web donde la información se comparte a través de presentaciones de panel o conferencias.
• Creación de consenso o toma de decisiones requiere una participación más activa y puede requerir el uso de más funciones, como encuestas o tiempo suficiente para preguntas y debates.
• Aprendizaje y formación puede incorporar otras características como videos o demostraciones en vivo.
• Redes durante las reuniones virtuales se puede hacer a través de funciones de chat para comunicarse en tiempo real o compartiendo información de contacto con los participantes después de la reunión.

2. Aprenda el software y maximice la conectividad

Hay muchas aplicaciones de reuniones virtuales disponibles con diferentes funcionalidades. Algunos funcionan mejor para necesidades más complejas y otros podrían funcionar mejor para involucrar a participantes de una gama más amplia de países. Se debe considerar la disponibilidad en múltiples países, el costo y la capacidad para múltiples anfitriones. La mayoría tiene características básicas similares, así que solo elige uno que funcione para ti.

• Asegúrese de que tanto usted como sus presentadores saber cómo administrar las características básicas del software. Puede asegurarse de que todos los presentadores estén familiarizados con la plataforma manteniendo un simulacro antes de la reunión para discutir cómo iniciar sesión, las funciones de chat, cómo plantear, ver y responder preguntas, y cómo controlar las opciones de audio. Además, solicite a los presentadores que se unan a la reunión temprano el día de la reunión para probar su audio (y video, si es necesario).
• Si anticipa desafíos de conexión a Internet para algunos participantes, intente proporcionar una método alternativo a unirse a la reunión (es decir, a través del teléfono).
• Cierre otras aplicaciones existentes como correo electrónico, navegadores web, Skype, aplicaciones de mensajería y redes sociales para minimizar las distracciones, las ventanas emergentes y el ruido de fondo. Además, intente usar una conexión a Internet sólida y por cable en lugar de Wi-Fi.

3. Invita e interactúa con los participantes

Una de las cosas difíciles de las reuniones virtuales es involucrar a los participantes en tiempo real y mantenerlos comprometidos después de la reunión. Asegúrese de que sus presentadores representen audiencias diversas y permita suficiente tiempo para preguntas y debates. Recuerde, si debe cancelar una reunión en persona, ¡una opción virtual es una excelente manera de mantener el impulso y continuar la conversación con sus participantes!

• Involucrar a los presentadores e incluso a los participantes potenciales antes de la reunión puede ayudar a garantizar que los objetivos se desarrollen de manera conjunta y todos están involucrados en el proceso desde el comienzo.
• Comparta la grabación y las diapositivas con los participantes después de la reunión para que puedan verlos a su propio ritmo. También puede compartir cualquier pregunta sin respuesta con los presentadores, para que puedan responder directamente a los participantes.
• Finalmente, considere iniciar una comunidad de práctica (CoP) para mantener la discusión después de la reunión virtual. Puede hacerlo a través de plataformas en línea, aplicaciones telefónicas o incluso correo electrónico básico.

4. Crea un plan para los problemas

Al igual que con las reuniones en persona, practicar una presentación puede marcar una gran diferencia. Y, como siempre, incluso con mucha práctica, surgirán problemas, así que asegúrese de estar lo más preparado posible.

• ¡Haz un simulacro! Verifique las configuraciones de sonido de cada presentador y asegúrese de que todos puedan conectarse correctamente. Es posible que deba proporcionar una opción de llamada, que debe resolverse con anticipación.
• proporcionar una línea de tiempo o una "ejecución" para todos los presentadores para que conozcan el flujo de la reunión y mantengan su tiempo.
• Pregunta tu presentadores para repasar sus presentaciones solos para que no se excedan en el tiempo. Nada desinfla más la energía de una reunión que un presentador que se prolonga.
• Las conexiones pueden fallar y un presentador puede dejar de escuchar o perder volumen, así que identifique a alguien que pueda intervenir o tener un plan de respaldo para volver a conectar o seguir adelante.

5. Mantenga el formato simple

Es tentador quedar atrapado en la tecnología y probar muchas funciones a la vez (transmisión en vivo, encuestas, compartir pantallas, reproducir videos, etc.). Sin embargo, mantener el formato simple evitará problemas técnicos y será más fácil de seguir para los participantes. Recuerde, sus participantes están ahí por el contenido y la información, no por la tecnología. No invite a más de 4-5 presentadores por seminario web, incluido el moderador/facilitador.

• Identificar un organizador técnico quién puede administrar la aplicación entre bastidores.
• Asegurar la el tema está enfocado y claramente definido para que el público pueda seguirlo fácilmente.
• Crear una plataforma de diapositivas maestra para presentaciones para que solo una persona, el organizador técnico, pueda avanzar las diapositivas en lugar de pasar de una pantalla a otra y perder el tiempo cambiando los controles de un orador a otro. Esto puede descarrilar potencialmente el flujo del seminario web.
• Apégate a un idioma durante la reunión, pero considere ofrecer reuniones similares en varios idiomas.

Por último, recuerda mantente positivo y diviértete! Si bien es posible que las reuniones virtuales no reemplacen por completo las interacciones cara a cara en persona, aún pueden ser una excelente manera de aprender e intercambiar ideas de una manera interactiva e informativa. ¡Un seminario web bien organizado es una gran oportunidad para conectarse, participar y compartir conocimientos!

Para más información visite www.ibpnetwork.org, contacto ibpnetwork@who.int, o síguenos en Twitter @IBP_network.

Consejos en acción

En marzo de 2020, tomamos la difícil decisión de posponer nuestra Reunión Regional de Socios en persona que se realizaría en Abidjan, Costa de Marfil, debido a preocupaciones sobre el brote de COVID-19. Los socios regionales clave habían trabajado con nosotros durante meses para desarrollar sesiones y presentaciones, y había mucho entusiasmo por la reunión. En lugar de cancelar por completo y dejar atrás a nuestros socios, organizamos una serie de seminarios web interactivos para mantener el impulso. Así es como ponemos nuestros consejos en acción.

El objetivo de la serie de seminarios web interactivos era reforzar las alianzas regionales y generar consenso para ampliar las prioridades de planificación familiar y salud reproductiva (PF/SR) más allá de 2020. Usamos GoToWebinar, que habíamos usado anteriormente con socios en África occidental, por lo que sabíamos que funcionaba bien y era relativamente fácil de usar. También nos aseguramos de que todos los organizadores y panelistas estuvieran familiarizados con el software al realizando un ensayo y pedirles que se unan antes de la hora de inicio programada.

La serie incluyó presentaciones de panel preformadas donde los presentadores compartieron experiencias de campo de la implementación de programas de PF/SR. Cada seminario web tenía un tema claro con 4-5 panelistas. Los panelistas representaron a una variedad de oradores de varias organizaciones globales, redes regionales y ONG u OSC locales de varios países de la región. Cada panelista respondió preguntas y facilitó discusiones para crear consenso sobre actividades de colaboración en la región (incluyendo la necesidad de otro Foro de buenas prácticas de la WAHO) con socios de la Organización de Salud de África Occidental (WAHO), Asociación de Uagadugú (OP), y otras partes interesadas.

Después de la serie de seminarios web, compartimos las presentaciones con la comunidad IBP en general, para que otros puedan beneficiarse de las sesiones. Una semana después de los seminarios web, obtuvimos más de 150 visitas de aquellos que no pudieron participar en el evento en vivo. Este permitió a los participantes conectarse con los presentadores según sea necesario y despertó el interés de posibles organizaciones miembros nuevas que solicitaron ser añadidas a la comunidad de práctica global del IBP.

Inevitablemente, nos enfrentamos a algunos desafíos tecnológicos y de conexión, incluidas las conexiones a Internet inestables de los presentadores, lo que provocó algunos retrasos. Sin embargo, debido a la preparación previa y al pensamiento rápido, evitamos cualquier interrupción a medida que los colegas intervinieron para presentar o moderar según fuera necesario.

Vea la serie de seminarios web interactivos en el Canal de medios de la OMS/HRP.

17 de marzo:

18 de marzo:

19 de marzo: