Consejos para organizar una reunión híbrida en línea y en persona

Tenga en cuenta las diferentes zonas horarias desde donde asistirán los participantes. Tenga en cuenta que una reunión híbrida puede significar que algunos asistentes asistan fuera del horario laboral habitual. Esto incluye días que pueden no ser ideales para ellos dados los feriados nacionales o culturales. Trate de seleccionar el momento más conveniente para tantos participantes como sea posible. Recomendamos utilizar una herramienta como la Planificador de reuniones de reloj mundial para visualizar y seleccionar la hora más conveniente entre zonas horarias y regiones.

Proporcione un estipendio de Internet para quienes se unan de forma remota, si es posible. Las reuniones virtuales requieren una conexión a Internet sólida y estable para que los participantes participen plenamente y se beneficien del contenido que se comparte. Un estipendio de Internet ayudará a los participantes virtuales a usar sus cámaras web para interactuar plenamente con otros y participar en debates sin dejarlos. Esta es una consideración especialmente importante si se espera que los participantes se unan fuera del horario normal de trabajo cuando es posible que no estén en su oficina.

Esto puede incluir la creación de una versión en línea de la agenda y las hojas de trabajo que se entregarán físicamente en la reunión. Idealmente, comparta toda la misma información y recursos con los participantes antes de que comience la reunión para que todos tengan la misma información de fondo.

Indique a los participantes remotos cómo conectarse a la reunión para evitar que se unan tarde.

Esto garantizará que los asistentes virtuales puedan participar plenamente. Las responsabilidades del defensor deben incluir informar al facilitador en persona si un participante remoto levantó la mano o si agregó un comentario al chat. Es común que las discusiones fluyan naturalmente entre los participantes en persona. A menos que haya una moderación cuidadosa de la participación de los participantes remotos, sus contribuciones pueden quedar fuera sin darse cuenta. Además, alguien debe tener la tarea de manejar y responder a cualquier problema técnico o de conexión entre los participantes remotos.

Empareje un participante remoto con un participante en persona antes de que comience el evento. Deje que cada individuo sepa quién es su amigo antes de que comience el evento. Anímelos a intercambiar información para asegurarse de que tengan una forma de comunicarse en privado durante la reunión. Esto es útil en caso de que el participante remoto necesite asistencia técnica o asistencia "en la sala". Por ejemplo, el compañero en persona puede agregar un post-it a un muro de lluvia de ideas para el participante remoto, o tal vez el participante remoto necesita que el participante en persona repita lo que dijo el facilitador.

Discuta cómo se espera que los participantes en persona interactúen con los participantes remotos durante cada actividad. Por ejemplo, si organizará salas de grupos, ¿los participantes virtuales estarán en una sala de grupos separada mientras que los participantes en persona estarán en otra sala de grupos? ¿Serán mixtos los brotes?

Compártalo con el personal del evento antes de la reunión. El documento debe articular claramente los roles de cada individuo involucrado y lo que debe suceder en qué momento durante el evento.

• Los participantes remotos deberían poder ver a los participantes en persona. Es probable que esto requiera una cámara/computadora portátil adicional instalada en la parte delantera de la sala para permitir que los participantes remotos vean a los asistentes en persona. Si bien es posible que no puedan verse la cara, ver la sala ayudará a los participantes remotos a participar plenamente en la reunión y sentirse incluidos. Si esto no es posible, el anfitrión debe compartir un resumen de todos los asistentes (tanto de forma remota como en persona) al comienzo del evento.
• Los participantes en persona deben poder ver a los participantes remotos. Recomendamos tener dos pantallas grandes al frente de la sala: una para mostrar la presentación (que también se compartirá en pantalla con los participantes remotos) y otra pantalla para mostrar las caras de esos participando virtualmente. Esto servirá como un recordatorio visual de que hay participantes remotos y hará que su presencia y participación en la reunión sea más inclusiva.

Esto ayudará a los asistentes remotos y presenciales a seguir la conversación en caso de que no puedan ver a la persona que está hablando. 

Esto les permitirá participar plenamente en las discusiones. Sin embargo, el anfitrión también debe tener la capacidad de silenciar a los participantes remotos si es necesario.

Por ejemplo, si está realizando una actividad de lluvia de ideas interactiva, haga que todos usen un software virtual como Mural o Post-its virtuales en diapositivas de Google. Esto es preferible a que los participantes en persona usen Post-its físicos que los participantes remotos no podrán leer. Sin embargo, esto significa que los asistentes en persona también necesitarán tener computadoras disponibles.

Después de la sesión, agradezca a quienes se unieron y comparta la grabación de la reunión, las diapositivas y/o un resumen de lo que se discutió. Si es posible, proporcione un certificado de participación.

Como todos nos aventuramos a organizar reuniones híbridas con más frecuencia, recomendamos aprovechar esta oportunidad para aprender de estos eventos. Haga circular una evaluación posterior a la reunión para recopilar información sobre lo que salió bien y lo que podría mejorarse para la próxima reunión híbrida.

Todos podemos aprender de estas experiencias para implementar reuniones eficientes y efectivas para fortalecer nuestro trabajo en planificación familiar y salud reproductiva.