En marzo de 2020, muchos profesionales recurrieron cada vez más a soluciones virtuales para reunirse con colegas, debido a la pandemia de COVID-19. Como se trataba de un nuevo cambio para la mayoría de nosotros, la Red OMS/IBP publicó Volverse virtual: consejos para organizar una reunión virtual efectiva.
Si bien la pandemia de COVID-19 nos mostró el poder y la importancia de las reuniones virtuales para continuar nuestro trabajo esencial, también nos recordó cuán importantes son las interacciones cara a cara para la creación de redes y relaciones. Ahora que las reuniones virtuales se han convertido en una parte rutinaria de nuestro trabajo, muchos han cambiado su enfoque para organizar reuniones híbridas, donde algunas personas participan en persona y otras se unen de forma remota. En esta publicación, exploramos los beneficios y desafíos de organizar una reunión híbrida, así como nuestros consejos para organizar una reunión híbrida efectiva.
Organizar una reunión híbrida efectiva requiere previsión y planificación cuidadosa por los anfitriones, incluso más que planificar una reunión completamente virtual o completamente en persona. Algunos pueden decir que es el doble de trabajo ya que, en esencia, los organizadores de eventos deben pensar en la participación tanto virtual como en persona. Esto puede requerir costos adicionales y tiempo del personal para la planificación y la implementación.
Puede ser un desafío adaptarse a las necesidades de dos tipos diferentes de audiencias. Esto incluye manejar los problemas de conexión y asegurarse de que se tengan en cuenta las preguntas y contribuciones de los participantes remotos. Si no se reflexiona sobre estos aspectos, se corre el riesgo de que el foco de la reunión se desplace del contenido a la logística técnica. Eso impacta negativamente en la experiencia para todos. Finalmente, para los participantes virtuales, las reuniones híbridas pueden limitar la capacidad de establecer contactos informales (como durante los descansos para tomar café entre sesiones). La conexión personal con los participantes virtuales, que a menudo estimula la colaboración y la innovación, también se ve obstaculizada.
A pesar de la preparación adicional, Las reuniones híbridas ofrecen una gran cantidad de oportunidades.. Por ejemplo, es posible que haya más participantes disponibles para asistir a la reunión dado que hay menos costos asociados, que incluyen:
Además de llegar a una audiencia más amplia en general, organizar una reunión híbrida puede permitir un conjunto más amplio de experiencias o perspectivas, con la posibilidad de que asistan personas de diversas geografías.
El primer paso para organizar una reunión híbrida es decidir si el formato híbrido es el adecuado para su reunión. Algunas reuniones pueden beneficiarse de la asistencia en persona o de todos participación virtual. Le recomendamos que seleccione el formato en función de los objetivos de la reunión y los asistentes esperados. Sea realista acerca de lo que será factible lograr con el formato seleccionado.
Si ha decidido organizar una reunión híbrida, le recomendamos implementar las siguientes prácticas antes, durante y después de la sesión.
Tenga en cuenta las diferentes zonas horarias desde donde asistirán los participantes. Tenga en cuenta que una reunión híbrida puede significar que algunos asistentes asistan fuera del horario laboral habitual. Esto incluye días que pueden no ser ideales para ellos dados los feriados nacionales o culturales. Trate de seleccionar el momento más conveniente para tantos participantes como sea posible. Recomendamos utilizar una herramienta como la Planificador de reuniones de reloj mundial para visualizar y seleccionar la hora más conveniente entre zonas horarias y regiones.
Proporcione un estipendio de Internet para quienes se unan de forma remota, si es posible. Las reuniones virtuales requieren una conexión a Internet sólida y estable para que los participantes participen plenamente y se beneficien del contenido que se comparte. Un estipendio de Internet ayudará a los participantes virtuales a usar sus cámaras web para interactuar plenamente con otros y participar en debates sin dejarlos. Esta es una consideración especialmente importante si se espera que los participantes se unan fuera del horario normal de trabajo cuando es posible que no estén en su oficina.
Esto puede incluir la creación de una versión en línea de la agenda y las hojas de trabajo que se entregarán físicamente en la reunión. Idealmente, comparta toda la misma información y recursos con los participantes antes de que comience la reunión para que todos tengan la misma información de fondo.
Indique a los participantes remotos cómo conectarse a la reunión para evitar que se unan tarde.
Esto garantizará que los asistentes virtuales puedan participar plenamente. Las responsabilidades del defensor deben incluir informar al facilitador en persona si un participante remoto levantó la mano o si agregó un comentario al chat. Es común que las discusiones fluyan naturalmente entre los participantes en persona. A menos que haya una moderación cuidadosa de la participación de los participantes remotos, sus contribuciones pueden quedar fuera sin darse cuenta. Además, alguien debe tener la tarea de manejar y responder a cualquier problema técnico o de conexión entre los participantes remotos.
Empareje un participante remoto con un participante en persona antes de que comience el evento. Deje que cada individuo sepa quién es su amigo antes de que comience el evento. Anímelos a intercambiar información para asegurarse de que tengan una forma de comunicarse en privado durante la reunión. Esto es útil en caso de que el participante remoto necesite asistencia técnica o asistencia "en la sala". Por ejemplo, el compañero en persona puede agregar un post-it a un muro de lluvia de ideas para el participante remoto, o tal vez el participante remoto necesita que el participante en persona repita lo que dijo el facilitador.
Discuta cómo se espera que los participantes en persona interactúen con los participantes remotos durante cada actividad. Por ejemplo, si organizará salas de grupos, ¿los participantes virtuales estarán en una sala de grupos separada mientras que los participantes en persona estarán en otra sala de grupos? ¿Serán mixtos los brotes?
Compártalo con el personal del evento antes de la reunión. El documento debe articular claramente los roles de cada individuo involucrado y lo que debe suceder en qué momento durante el evento.
Esto ayudará a los asistentes remotos y presenciales a seguir la conversación en caso de que no puedan ver a la persona que está hablando.
Esto les permitirá participar plenamente en las discusiones. Sin embargo, el anfitrión también debe tener la capacidad de silenciar a los participantes remotos si es necesario.
Por ejemplo, si está realizando una actividad de lluvia de ideas interactiva, haga que todos usen un software virtual como Mural o Post-its virtuales en diapositivas de Google. Esto es preferible a que los participantes en persona usen Post-its físicos que los participantes remotos no podrán leer. Sin embargo, esto significa que los asistentes en persona también necesitarán tener computadoras disponibles.
Después de la sesión, agradezca a quienes se unieron y comparta la grabación de la reunión, las diapositivas y/o un resumen de lo que se discutió. Si es posible, proporcione un certificado de participación.
Como todos nos aventuramos a organizar reuniones híbridas con más frecuencia, recomendamos aprovechar esta oportunidad para aprender de estos eventos. Haga circular una evaluación posterior a la reunión para recopilar información sobre lo que salió bien y lo que podría mejorarse para la próxima reunión híbrida.
Todos podemos aprender de estas experiencias para implementar reuniones eficientes y efectivas para fortalecer nuestro trabajo en planificación familiar y salud reproductiva.
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