Nous sommes de plus en plus nombreux à travailler à distance et à nous connecter en ligne plutôt que (ou en plus) en face à face. Nos collègues du Réseau IBP expliquez comment ils ont organisé avec succès une réunion virtuelle régionale lorsque la pandémie de COVID-19 a changé leurs plans.
Au cours des dernières années, nous avons constaté une accent accru sur les réunions virtuelles. Que ce soit en raison d'efforts pour réduire notre empreinte carbone, du désir d'engager un public mondial ou, plus récemment, de nous retrouver confinés à la maison en raison de la pandémie de COVID-19, les réunions virtuelles sont de plus en plus courantes. Nous avons compilé nos conseils les plus pratiques pour planifier une réunion virtuelle ou un webinaire réussi.
Assurez-vous que les organisateurs de la réunion et les participants sont clair sur les objectifs de la réunion. Des buts et des objectifs différents nécessiteront des plates-formes et des outils différents.
Il existe de nombreuses applications de réunion virtuelle disponibles avec différentes fonctionnalités. Certains fonctionnent mieux pour des besoins plus complexes et d'autres pourraient mieux fonctionner pour impliquer des participants d'un plus grand nombre de pays. La disponibilité dans plusieurs pays, le coût et la capacité de plusieurs hôtes doivent être pris en compte. La plupart ont des fonctionnalités de base similaires, il suffit donc choisissez celui qui vous convient.
L'un des aspects difficiles des réunions virtuelles est engager les participants en temps réel et les maintenir engagés après la réunion. Assurez-vous que vos présentateurs représentent des publics variés et accordez suffisamment de temps pour les questions et la discussion. N'oubliez pas que si vous devez annuler une réunion en personne, une option virtuelle est un excellent moyen de maintenir l'élan et de poursuivre la conversation avec vos participants !
Comme pour les réunions en personne, pratiquer une présentation peut faire une grande différence. Et, comme toujours, même avec beaucoup de pratique, des problèmes surgiront, alors assurez-vous d'être aussi préparé que possible.
Il est tentant de se laisser prendre par la technologie et d'essayer de nombreuses fonctionnalités à la fois (livestreaming, sondage, partage d'écrans, lecture de vidéos, etc.). Cependant, garder le format simple évitera les problèmes techniques et sera plus facile à suivre pour les participants. N'oubliez pas que vos participants sont là pour le contenu et l'information, pas pour la technologie. N'invitez pas plus de 4 à 5 présentateurs par webinaire, y compris le modérateur/facilitateur.
Enfin, n'oubliez pas de restez positif et amusez-vous! Bien que les réunions virtuelles ne remplacent pas complètement les interactions en personne, en face à face, elles peuvent toujours être un excellent moyen d'apprendre et d'échanger des idées de manière interactive et informative. Un webinaire bien organisé est une excellente occasion de se connecter, de s'engager et de partager des connaissances !
Pour plus d'informations, visitez www.ibpnetwork.org, Contactez ibpnetwork@who.int, ou suivez-nous sur Twitter @IBP_network.
En mars 2020, nous avons pris la décision difficile de reporter notre réunion en personne des partenaires régionaux qui se tiendrait à Abidjan, en Côte d'Ivoire, en raison des inquiétudes suscitées par l'épidémie de COVID-19. Des partenaires régionaux clés avaient travaillé avec nous pendant des mois à l'avance pour développer des sessions et des présentations, et il y avait beaucoup d'enthousiasme à propos de la réunion. Plutôt que d'annuler complètement et de laisser nos partenaires derrière nous, nous avons organisé une série de webinaires interactifs pour maintenir l'élan. C'est ainsi que nous mettons nos conseils en pratique.
L'objectif de la série de webinaires interactifs était de renforcer les partenariats régionaux et établir un consensus pour élargir les priorités en matière de planification familiale et de santé reproductive (PF/SR) au-delà de 2020. Nous avons utilisé GoToWebinar, que nous avions utilisé précédemment avec des partenaires en Afrique de l'Ouest, nous savions donc qu'il fonctionnait bien et était relativement simple à utiliser. Nous nous sommes également assurés que tous les organisateurs et panélistes connaissaient le logiciel en effectuer un essai à blanc et leur demandant de se joindre avant l'heure de début prévue.
La série comprenait des présentations de panel préformées où les présentateurs ont partagé des expériences sur le terrain de la mise en œuvre de programmes de PF/SR. Chaque webinaire avait un sujet clair avec 4-5 panélistes. Les panélistes représentaient un éventail d'orateurs de diverses organisations mondiales, de réseaux régionaux et d'ONG ou d'OSC locales de plusieurs pays de la région. Chaque panéliste a répondu aux questions et animé les discussions pour établir un consensus sur les activités de collaboration dans la région (y compris la nécessité d'un autre Forum des bonnes pratiques de l'OOAS) avec des partenaires de l'Organisation Ouest Africaine de la Santé (OOAS), Partenariat de Ouagadougou (OP) et d'autres parties prenantes.
Après la série de webinaires, nous avons partagé les présentations avec l'ensemble de la communauté IBP, afin que d'autres puissent bénéficier des sessions. Une semaine après les webinaires, nous avons eu plus de 150 vues de ceux qui n'ont pas pu participer à l'événement en direct. Cette a permis aux participants de se connecter avec les présentateurs selon les besoins et a suscité l'intérêt de nouvelles organisations membres potentielles qui ont demandé à être ajoutées à la communauté de pratique mondiale de l'IBP.
Inévitablement, nous avons été confrontés à des problèmes de technologie et de connexion, notamment des connexions Internet instables des présentateurs entraînant des retards. Cependant, grâce à une préparation préalable et à une réflexion rapide, nous avons évité toute interruption alors que des collègues intervenaient pour présenter ou modérer au besoin.
Visionnez la série de webinaires interactifs sur Canal média OMS/HRP.