हाइब्रिड ऑनलाइन और इन-पर्सन मीटिंग की मेजबानी के लिए टिप्स

विभिन्न समय क्षेत्रों को ध्यान में रखें जहां से प्रतिभागी भाग लेंगे। ध्यान रखें कि हाइब्रिड मीटिंग का अर्थ यह हो सकता है कि कुछ उपस्थित लोग सामान्य कार्य घंटों के बाहर उपस्थित हो सकते हैं। इसमें ऐसे दिन शामिल हैं जो उनके लिए राष्ट्रीय या सांस्कृतिक छुट्टियों के लिए आदर्श नहीं हो सकते हैं। यथासंभव अधिक से अधिक प्रतिभागियों के लिए सबसे सुविधाजनक समय चुनने का प्रयास करें। हम जैसे उपकरण का उपयोग करने की सलाह देते हैं वर्ल्ड क्लॉक मीटिंग प्लानर समय क्षेत्रों और क्षेत्रों में सबसे सुविधाजनक समय की कल्पना और चयन करने के लिए।

यदि संभव हो तो दूरस्थ रूप से शामिल होने वालों के लिए इंटरनेट स्टाइपेंड प्रदान करें। आभासी बैठकों में प्रतिभागियों को पूरी तरह से भाग लेने और साझा की जा रही सामग्री से लाभ उठाने के लिए एक मजबूत और स्थिर इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है। एक इंटरनेट स्टाइपेंड आभासी प्रतिभागियों को अपने वेब कैमरों का उपयोग करने के लिए दूसरों के साथ पूरी तरह से जुड़ने और बिना ड्रॉप किए चर्चाओं में भाग लेने में सहायता करेगा। यह एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण विचार है यदि प्रतिभागियों से उनके कार्यालय में न होने पर सामान्य कार्य घंटों के बाहर शामिल होने की अपेक्षा की जाती है।

इसमें एजेंडे और कार्यपत्रकों का एक ऑनलाइन संस्करण बनाना शामिल हो सकता है जो बैठक में भौतिक रूप से सौंपे जाएंगे। आदर्श रूप से, मीटिंग शुरू होने से पहले सभी समान जानकारी और संसाधनों को प्रतिभागियों के साथ साझा करें ताकि सभी के पास समान पृष्ठभूमि की जानकारी हो।

दूरस्थ प्रतिभागियों को बताएं कि देर से शामिल होने वालों से बचने के लिए मीटिंग से कैसे जुड़ें।

यह सुनिश्चित करेगा कि आभासी उपस्थित लोग पूरी तरह से भाग लेने में सक्षम हों। अधिवक्ता की जिम्मेदारियों में इन-पर्सन फैसिलिटेटर को यह बताना शामिल होना चाहिए कि क्या किसी दूरस्थ प्रतिभागी ने अपना हाथ उठाया है या यदि उन्होंने चैट में कोई टिप्पणी जोड़ी है। इन-पर्सन प्रतिभागियों के बीच स्वाभाविक रूप से चर्चाओं का प्रवाह होना आम बात है। जब तक दूरस्थ प्रतिभागियों की भागीदारी में सावधानीपूर्वक सुधार नहीं किया जाता है, उनके योगदान को अनजाने में छोड़ दिया जा सकता है। इसके अलावा, किसी को दूरस्थ प्रतिभागियों के बीच किसी भी तकनीकी या कनेक्शन के मुद्दों को संभालने और प्रतिक्रिया देने का काम सौंपा जाना चाहिए।

ईवेंट शुरू होने से पहले एक दूरस्थ प्रतिभागी को एक व्यक्तिगत भागीदार के साथ पेयर करें। घटना शुरू होने से पहले प्रत्येक व्यक्ति को बताएं कि उनका मित्र कौन है। बैठक के दौरान एक दूसरे के साथ निजी तौर पर संवाद करने का एक तरीका सुनिश्चित करने के लिए उन्हें सूचनाओं का आदान-प्रदान करने के लिए प्रोत्साहित करें। दूरस्थ प्रतिभागी को तकनीकी सहायता या "इन-रूम" समर्थन की आवश्यकता होने पर यह सुविधाजनक है। उदाहरण के लिए, इन-पर्सन दोस्त दूरस्थ प्रतिभागी के लिए विचार-मंथन दीवार में पोस्ट-इट जोड़ सकता है, या शायद दूरस्थ प्रतिभागी को इन-पर्सन प्रतिभागी को सुविधाकर्ता द्वारा कही गई बातों को दोहराने की आवश्यकता होती है।

चर्चा करें कि कैसे व्यक्तिगत रूप से प्रतिभागियों से प्रत्येक गतिविधि के दौरान दूरस्थ प्रतिभागियों के साथ बातचीत करने की अपेक्षा की जाएगी। उदाहरण के लिए, यदि आप ब्रेकआउट रूम की मेजबानी कर रहे हैं, तो क्या वस्तुतः भाग लेने वाले एक अलग ब्रेकआउट रूम में होंगे जबकि व्यक्तिगत रूप से भाग लेने वाले दूसरे ब्रेकआउट रूम में होंगे? क्या ब्रेकआउट मिश्रित होंगे?

मीटिंग से पहले इसे इवेंट स्टाफ़ के साथ साझा करें। दस्तावेज़ में शामिल प्रत्येक व्यक्ति की भूमिकाओं को स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना चाहिए और पूरे आयोजन के दौरान किस समय क्या होना चाहिए।

• दूरस्थ प्रतिभागियों को इन-पर्सन प्रतिभागियों को देखने में सक्षम होना चाहिए। इसके लिए संभावित रूप से कमरे के सामने एक अतिरिक्त कैमरा/लैपटॉप स्थापित करने की आवश्यकता होगी ताकि दूरस्थ प्रतिभागियों को व्यक्तिगत रूप से उपस्थित लोगों को देखने की अनुमति मिल सके। हालांकि वे अपना चेहरा नहीं देख पाएंगे, कमरे को देखने से दूरस्थ प्रतिभागियों को बैठक में पूरी तरह से भाग लेने और शामिल होने का अनुभव करने में मदद मिलेगी। यदि यह संभव नहीं है, तो आयोजन की शुरुआत में मेजबान को उपस्थिति (दूरस्थ और व्यक्तिगत दोनों) में सभी का सारांश साझा करना चाहिए।
• इन-पर्सन प्रतिभागियों को दूरस्थ प्रतिभागियों को देखने में सक्षम होना चाहिए। हम अनुशंसा करते हैं कि कमरे के सामने दो बड़ी स्क्रीन हों—एक प्रस्तुति प्रदर्शित करने के लिए (जो दूरस्थ प्रतिभागियों के साथ भी स्क्रीन साझा की जाएगी) और दूसरी स्क्रीन उन लोगों के चेहरों को प्रदर्शित करने के लिए वस्तुतः भाग ले रहे हैं. यह एक दृश्य अनुस्मारक के रूप में काम करेगा कि दूरस्थ प्रतिभागी हैं और बैठक में उनकी उपस्थिति और भागीदारी को अधिक समावेशी बनाते हैं।

यह दूरस्थ और व्यक्तिगत रूप से उपस्थित लोगों को बातचीत का अनुसरण करने में मदद करेगा यदि वे उस व्यक्ति को नहीं देख सकते जो बोल रहा है। 

इससे वे चर्चाओं में पूरी तरह से भाग ले सकेंगे। हालाँकि, यदि आवश्यक हो तो मेजबान के पास दूरस्थ प्रतिभागियों को म्यूट करने की क्षमता भी होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक इंटरैक्टिव विचार-मंथन गतिविधि कर रहे हैं, तो सभी को वर्चुअल सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए कहें दीवार या वर्चुअल पोस्ट-इट्स इन गूगल स्लाइड्स। यह व्यक्तिगत रूप से प्रतिभागियों को भौतिक पोस्ट का उपयोग करने के लिए बेहतर है, जो कि दूरस्थ प्रतिभागी पढ़ने में सक्षम नहीं होंगे। हालाँकि, इसका मतलब यह है कि इन-पर्सन अटेंडीज़ को भी उनके पास कंप्यूटर उपलब्ध होने की आवश्यकता होगी।

सत्र के बाद, शामिल होने वालों को धन्यवाद दें और बैठक की रिकॉर्डिंग, स्लाइड, और/या चर्चा की गई बातों का सारांश साझा करें। यदि संभव हो, तो भागीदारी का प्रमाण पत्र प्रदान करें।

जैसा कि हम सभी अधिक बार हाइब्रिड बैठकों की मेजबानी करने का उद्यम करते हैं, हम इन घटनाओं से सीखने के लिए इस अवसर को लेने की सलाह देते हैं। अगली हाइब्रिड मीटिंग के लिए क्या अच्छा हुआ और क्या सुधार किया जा सकता है, इस पर इनपुट एकत्र करने के लिए मीटिंग के बाद के मूल्यांकन को परिचालित करें।

परिवार नियोजन और प्रजनन स्वास्थ्य में अपने काम को मजबूत करने के लिए कुशल और प्रभावी बैठकों को लागू करने के लिए हम सभी इन अनुभवों से सीख सकते हैं।