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हाइब्रिड ऑनलाइन और इन-पर्सन मीटिंग की मेजबानी के लिए टिप्स


मार्च 2020 में, COVID-19 महामारी के कारण कई पेशेवरों ने सहकर्मियों से मिलने के लिए तेजी से आभासी समाधानों की ओर रुख किया। चूंकि यह हम में से अधिकांश के लिए एक नई पारी थी, WHO/IBP नेटवर्क ने प्रकाशित किया आभासी होना: एक प्रभावी आभासी बैठक की मेजबानी के लिए युक्तियाँ

जबकि COVID-19 महामारी ने हमें हमारे आवश्यक कार्य को जारी रखने के लिए आभासी बैठकों की शक्ति और महत्व दिखाया, इसने हमें यह भी याद दिलाया कि नेटवर्किंग और संबंध निर्माण के लिए आमने-सामने की बातचीत कितनी महत्वपूर्ण है। अब जब आभासी बैठकें हमारे काम का एक नियमित हिस्सा बन गई हैं, तो कई लोगों ने अपना ध्यान हाइब्रिड बैठकों की मेजबानी करने पर केंद्रित कर लिया है, जहां कुछ लोग व्यक्तिगत रूप से भाग ले रहे हैं और कुछ दूरस्थ रूप से जुड़ रहे हैं। इस पोस्ट में, हम एक हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी करने के लाभों और चुनौतियों के साथ-साथ एक प्रभावी हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी के लिए हमारे सुझावों का पता लगाते हैं।

हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी के लाभ और चुनौतियाँ

एक प्रभावी हाइब्रिड बैठक की मेजबानी के लिए पूर्वविचार और की आवश्यकता होती है सतर्क योजना मेजबानों द्वारा — पूरी तरह से आभासी या पूरी तरह से व्यक्तिगत बैठक की योजना बनाने से भी ज्यादा। कुछ लोग कह सकते हैं कि यह दोगुना काम है, क्योंकि संक्षेप में, आयोजकों को आभासी और व्यक्तिगत भागीदारी दोनों के माध्यम से सोचने की जरूरत है। योजना और कार्यान्वयन के लिए इसके लिए अतिरिक्त लागत और कर्मचारियों के समय की आवश्यकता हो सकती है। 

दो अलग-अलग प्रकार के दर्शकों की ज़रूरतों को समायोजित करना एक चुनौती हो सकती है। इसमें कनेक्शन के मुद्दों को संभालना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि दूरस्थ प्रतिभागियों के प्रश्नों और योगदानों को ध्यान में रखा जाए। यदि इन पहलुओं पर विचार नहीं किया जाता है, तो एक जोखिम है कि बैठक का ध्यान सामग्री से हटकर तकनीकी लॉजिस्टिक्स पर केंद्रित हो जाएगा। यह सभी के लिए अनुभव को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है। अंत में, आभासी प्रतिभागियों के लिए, हाइब्रिड बैठकें अनौपचारिक नेटवर्किंग की क्षमता को सीमित कर सकती हैं (जैसे कि सत्रों के बीच कॉफी ब्रेक के दौरान)। आभासी प्रतिभागियों के साथ व्यक्तिगत रूप से जुड़ना, जो अक्सर सहयोग और नवीनता को बढ़ावा देता है, भी बाधित होता है। 

अतिरिक्त तैयारी के बावजूद हाइब्रिड बैठकें अवसरों का खजाना प्रदान करती हैं. उदाहरण के लिए, बैठक में शामिल होने के लिए अधिक प्रतिभागी उपलब्ध हो सकते हैं, जिसमें कम संबद्ध लागतें शामिल हैं:

  • आयोजन स्थल के लिए / से यात्रा करना।
  • प्रति दिन का भुगतान।
  • इन-पर्सन टेक्नोलॉजी की लागत। 

आम तौर पर बड़े दर्शकों तक पहुंचने के अलावा, एक हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी करने से विभिन्न भौगोलिक क्षेत्रों के लोगों की उपस्थिति में संभावित रूप से अनुभवों या दृष्टिकोणों का एक व्यापक सेट हो सकता है। 

हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी करने में पहला कदम यह तय करना है कि क्या हाइब्रिड आपकी मीटिंग के लिए सही प्रारूप है। कुछ बैठकों में सभी व्यक्ति उपस्थिति या सभी से लाभ हो सकता है आभासी भागीदारी. हम अनुशंसा करते हैं कि आप बैठक के उद्देश्यों और अपेक्षित सहभागियों के आधार पर प्रारूप का चयन करें। इस बारे में यथार्थवादी बनें कि चयनित प्रारूप से क्या हासिल करना संभव होगा।

यदि आपने हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी करने का निर्णय लिया है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि सत्र से पहले, उसके दौरान और बाद में निम्नलिखित प्रथाओं को लागू करें। 

हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी के लिए टिप्स

पहले

ध्यान से विचार करें कि बैठक किस समय और किस तारीख को आयोजित की जाएगी

a close up of a calendarविभिन्न समय क्षेत्रों को ध्यान में रखें जहां से प्रतिभागी भाग लेंगे। ध्यान रखें कि हाइब्रिड मीटिंग का अर्थ यह हो सकता है कि कुछ उपस्थित लोग सामान्य कार्य घंटों के बाहर उपस्थित हो सकते हैं। इसमें ऐसे दिन शामिल हैं जो उनके लिए राष्ट्रीय या सांस्कृतिक छुट्टियों के लिए आदर्श नहीं हो सकते हैं। यथासंभव अधिक से अधिक प्रतिभागियों के लिए सबसे सुविधाजनक समय चुनने का प्रयास करें। हम जैसे उपकरण का उपयोग करने की सलाह देते हैं वर्ल्ड क्लॉक मीटिंग प्लानर समय क्षेत्रों और क्षेत्रों में सबसे सुविधाजनक समय की कल्पना और चयन करने के लिए।

प्रतिभागियों के इंटरनेट बैंडविड्थ पर विचार करें

यदि संभव हो तो दूरस्थ रूप से शामिल होने वालों के लिए इंटरनेट स्टाइपेंड प्रदान करें। आभासी बैठकों में प्रतिभागियों को पूरी तरह से भाग लेने और साझा की जा रही सामग्री से लाभ उठाने के लिए एक मजबूत और स्थिर इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है। एक इंटरनेट स्टाइपेंड आभासी प्रतिभागियों को अपने वेब कैमरों का उपयोग करने के लिए दूसरों के साथ पूरी तरह से जुड़ने और बिना ड्रॉप किए चर्चाओं में भाग लेने में सहायता करेगा। यह एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण विचार है यदि प्रतिभागियों से उनके कार्यालय में न होने पर सामान्य कार्य घंटों के बाहर शामिल होने की अपेक्षा की जाती है।

सभी प्रतिभागियों के साथ समान पृष्ठभूमि जानकारी साझा करें

इसमें एजेंडे और कार्यपत्रकों का एक ऑनलाइन संस्करण बनाना शामिल हो सकता है जो बैठक में भौतिक रूप से सौंपे जाएंगे। आदर्श रूप से, मीटिंग शुरू होने से पहले सभी समान जानकारी और संसाधनों को प्रतिभागियों के साथ साझा करें ताकि सभी के पास समान पृष्ठभूमि की जानकारी हो।

स्पष्ट और आसानी से समझ में आने वाले निर्देश प्रदान करें

दूरस्थ प्रतिभागियों को बताएं कि देर से शामिल होने वालों से बचने के लिए मीटिंग से कैसे जुड़ें।

बैठक से पहले स्पष्ट रूप से भूमिकाओं की पहचान करें, जिसमें व्यक्तिगत रूप से दूरस्थ प्रतिभागी अधिवक्ता की पहचान करना शामिल है

a graphic of 10 human figures. All are the color black except for one, which is redयह सुनिश्चित करेगा कि आभासी उपस्थित लोग पूरी तरह से भाग लेने में सक्षम हों। अधिवक्ता की जिम्मेदारियों में इन-पर्सन फैसिलिटेटर को यह बताना शामिल होना चाहिए कि क्या किसी दूरस्थ प्रतिभागी ने अपना हाथ उठाया है या यदि उन्होंने चैट में कोई टिप्पणी जोड़ी है। इन-पर्सन प्रतिभागियों के बीच स्वाभाविक रूप से चर्चाओं का प्रवाह होना आम बात है। जब तक दूरस्थ प्रतिभागियों की भागीदारी में सावधानीपूर्वक सुधार नहीं किया जाता है, उनके योगदान को अनजाने में छोड़ दिया जा सकता है। इसके अलावा, किसी को दूरस्थ प्रतिभागियों के बीच किसी भी तकनीकी या कनेक्शन के मुद्दों को संभालने और प्रतिक्रिया देने का काम सौंपा जाना चाहिए।

मित्र प्रणाली लागू करें

ईवेंट शुरू होने से पहले एक दूरस्थ प्रतिभागी को एक व्यक्तिगत भागीदार के साथ पेयर करें। घटना शुरू होने से पहले प्रत्येक व्यक्ति को बताएं कि उनका मित्र कौन है। बैठक के दौरान एक दूसरे के साथ निजी तौर पर संवाद करने का एक तरीका सुनिश्चित करने के लिए उन्हें सूचनाओं का आदान-प्रदान करने के लिए प्रोत्साहित करें। दूरस्थ प्रतिभागी को तकनीकी सहायता या "इन-रूम" समर्थन की आवश्यकता होने पर यह सुविधाजनक है। उदाहरण के लिए, इन-पर्सन दोस्त दूरस्थ प्रतिभागी के लिए विचार-मंथन दीवार में पोस्ट-इट जोड़ सकता है, या शायद दूरस्थ प्रतिभागी को इन-पर्सन प्रतिभागी को सुविधाकर्ता द्वारा कही गई बातों को दोहराने की आवश्यकता होती है।

प्रत्येक गतिविधि के माध्यम से सोचो

an illuminated light bulb set against a dark backgroundचर्चा करें कि कैसे व्यक्तिगत रूप से प्रतिभागियों से प्रत्येक गतिविधि के दौरान दूरस्थ प्रतिभागियों के साथ बातचीत करने की अपेक्षा की जाएगी। उदाहरण के लिए, यदि आप ब्रेकआउट रूम की मेजबानी कर रहे हैं, तो क्या वस्तुतः भाग लेने वाले एक अलग ब्रेकआउट रूम में होंगे जबकि व्यक्तिगत रूप से भाग लेने वाले दूसरे ब्रेकआउट रूम में होंगे? क्या ब्रेकआउट मिश्रित होंगे?

एक "रन ऑफ़ शो" दस्तावेज़ बनाएँ

मीटिंग से पहले इसे इवेंट स्टाफ़ के साथ साझा करें। दस्तावेज़ में शामिल प्रत्येक व्यक्ति की भूमिकाओं को स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना चाहिए और पूरे आयोजन के दौरान किस समय क्या होना चाहिए।

दौरान

सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागी एक दूसरे को देख सकें

  • दूरस्थ प्रतिभागियों को इन-पर्सन प्रतिभागियों को देखने में सक्षम होना चाहिए। इसके लिए संभावित रूप से कमरे के सामने एक अतिरिक्त कैमरा/लैपटॉप स्थापित करने की आवश्यकता होगी ताकि दूरस्थ प्रतिभागियों को व्यक्तिगत रूप से उपस्थित लोगों को देखने की अनुमति मिल सके। हालांकि वे अपना चेहरा नहीं देख पाएंगे, कमरे को देखने से दूरस्थ प्रतिभागियों को बैठक में पूरी तरह से भाग लेने और शामिल होने का अनुभव करने में मदद मिलेगी। यदि यह संभव नहीं है, तो आयोजन की शुरुआत में मेजबान को उपस्थिति (दूरस्थ और व्यक्तिगत दोनों) में सभी का सारांश साझा करना चाहिए।
  • इन-पर्सन प्रतिभागियों को दूरस्थ प्रतिभागियों को देखने में सक्षम होना चाहिए। हम अनुशंसा करते हैं कि कमरे के सामने दो बड़ी स्क्रीन हों—एक प्रस्तुति प्रदर्शित करने के लिए (जो दूरस्थ प्रतिभागियों के साथ भी स्क्रीन साझा की जाएगी) और दूसरी स्क्रीन उन लोगों के चेहरों को प्रदर्शित करने के लिए वस्तुतः भाग ले रहे हैं. यह एक दृश्य अनुस्मारक के रूप में काम करेगा कि दूरस्थ प्रतिभागी हैं और बैठक में उनकी उपस्थिति और भागीदारी को अधिक समावेशी बनाते हैं।

बोलने से पहले सभी को अपना नाम बताना याद दिलाएं

यह दूरस्थ और व्यक्तिगत रूप से उपस्थित लोगों को बातचीत का अनुसरण करने में मदद करेगा यदि वे उस व्यक्ति को नहीं देख सकते जो बोल रहा है। 

दूरस्थ प्रतिभागियों में स्वयं को म्यूट और अनम्यूट करने की क्षमता होनी चाहिए

इससे वे चर्चाओं में पूरी तरह से भाग ले सकेंगे। हालाँकि, यदि आवश्यक हो तो मेजबान के पास दूरस्थ प्रतिभागियों को म्यूट करने की क्षमता भी होनी चाहिए।

उन उपकरणों का उपयोग करें जिनकी पहुंच सभी के पास है

उदाहरण के लिए, यदि आप एक इंटरैक्टिव विचार-मंथन गतिविधि कर रहे हैं, तो सभी को वर्चुअल सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए कहें दीवार या वर्चुअल पोस्ट-इट्स इन गूगल स्लाइड्स। यह व्यक्तिगत रूप से प्रतिभागियों को भौतिक पोस्ट का उपयोग करने के लिए बेहतर है, जो कि दूरस्थ प्रतिभागी पढ़ने में सक्षम नहीं होंगे। हालाँकि, इसका मतलब यह है कि इन-पर्सन अटेंडीज़ को भी उनके पास कंप्यूटर उपलब्ध होने की आवश्यकता होगी।

बाद में

प्रतिभागियों के साथ अनुवर्ती

सत्र के बाद, शामिल होने वालों को धन्यवाद दें और बैठक की रिकॉर्डिंग, स्लाइड, और/या चर्चा की गई बातों का सारांश साझा करें। यदि संभव हो, तो भागीदारी का प्रमाण पत्र प्रदान करें।

बैठक का मूल्यांकन करें

जैसा कि हम सभी अधिक बार हाइब्रिड बैठकों की मेजबानी करने का उद्यम करते हैं, हम इन घटनाओं से सीखने के लिए इस अवसर को लेने की सलाह देते हैं। अगली हाइब्रिड मीटिंग के लिए क्या अच्छा हुआ और क्या सुधार किया जा सकता है, इस पर इनपुट एकत्र करने के लिए मीटिंग के बाद के मूल्यांकन को परिचालित करें।

अपने सीखे हुए पाठों को साझा करें और हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी के लिए सुझाव दें

A laptop with a blue screen. Dozens of illustrated envelopes scatter from it. परिवार नियोजन और प्रजनन स्वास्थ्य में अपने काम को मजबूत करने के लिए कुशल और प्रभावी बैठकों को लागू करने के लिए हम सभी इन अनुभवों से सीख सकते हैं।

दूरस्थ सुविधा पर अधिक जानकारी चाहते हैं? खोजो एफपी अंतर्दृष्टि संग्रह.

एडोस वेलेज़ मई

वरिष्ठ तकनीकी सलाहकार, आईबीपी, विश्व स्वास्थ्य संगठन

Ados IBP नेटवर्क सचिवालय में एक वरिष्ठ तकनीकी सलाहकार है। उस भूमिका में, Ados परिवार नियोजन में प्रभावी प्रथाओं का दस्तावेजीकरण, उच्च प्रभाव प्रथाओं (HIPs) का प्रसार, और ज्ञान प्रबंधन जैसे विभिन्न मुद्दों पर नेटवर्क सदस्य संगठनों को उलझाने वाला तकनीकी नेतृत्व प्रदान करता है। आईबीपी से पहले, एडोस जोहान्सबर्ग में स्थित था, अंतर्राष्ट्रीय एचआईवी/एड्स एलायंस के लिए एक क्षेत्रीय सलाहकार के रूप में, दक्षिणी अफ्रीका में कई सदस्य संगठनों का समर्थन करता था। उनके पास अंतरराष्ट्रीय सार्वजनिक स्वास्थ्य कार्यक्रम के डिजाइन, तकनीकी सहायता, प्रबंधन और क्षमता निर्माण, एचआईवी/एड्स और प्रजनन स्वास्थ्य पर ध्यान केंद्रित करने का 20 से अधिक वर्षों का अनुभव है।

नंदिता थत्ते

आईबीपी नेटवर्क लीड, विश्व स्वास्थ्य संगठन

नंदिता थत्ते यौन और प्रजनन स्वास्थ्य और अनुसंधान विभाग में विश्व स्वास्थ्य संगठन में स्थित आईबीपी नेटवर्क का नेतृत्व करती हैं। उनके वर्तमान पोर्टफोलियो में आईबीपी की भूमिका को संस्थागत रूप देना शामिल है ताकि साक्ष्य-आधारित हस्तक्षेपों और दिशानिर्देशों के प्रसार और उपयोग का समर्थन किया जा सके, आईबीपी क्षेत्र-आधारित भागीदारों और डब्ल्यूएचओ शोधकर्ताओं के बीच संबंधों को मजबूत करने के लिए कार्यान्वयन अनुसंधान एजेंडा और 80+ आईबीपी सदस्यों के बीच सहयोग को बढ़ावा दिया जा सके। संगठनों। डब्ल्यूएचओ में शामिल होने से पहले, नंदिता यूएसएआईडी में जनसंख्या और प्रजनन स्वास्थ्य के कार्यालय में एक वरिष्ठ सलाहकार थीं, जहां उन्होंने पश्चिम अफ्रीका, हैती और मोजाम्बिक में कार्यक्रमों का डिजाइन, प्रबंधन और मूल्यांकन किया। नंदिता के पास जॉन्स हॉपकिन्स स्कूल ऑफ पब्लिक हेल्थ से एमपीएच और जॉर्ज वाशिंगटन यूनिवर्सिटी स्कूल ऑफ पब्लिक हेल्थ से रोकथाम और सामुदायिक स्वास्थ्य में डॉपीएच है।

कैरोलिन एकमैन

संचार और ज्ञान प्रबंधन, आईबीपी नेटवर्क

कैरोलिन एकमैन आईबीपी नेटवर्क सचिवालय के लिए काम करती हैं, जहां उनका मुख्य ध्यान संचार, सोशल मीडिया और ज्ञान प्रबंधन पर है। वे आईबीपी कम्युनिटी प्लेटफॉर्म के विकास का नेतृत्व कर रही हैं; नेटवर्क के लिए सामग्री का प्रबंधन करता है; और आईबीपी की कहानी कहने, रणनीति और रीब्रांडिंग से संबंधित विभिन्न परियोजनाओं में शामिल हैं। संयुक्त राष्ट्र प्रणाली, गैर-सरकारी संगठनों और निजी क्षेत्र में 12 वर्षों के साथ, कैरोलिन को SRHR की एक बहु-विषयक समझ है और भलाई और सतत विकास पर इसका व्यापक प्रभाव है। उनका अनुभव बाहरी/आंतरिक संचार तक फैला हुआ है; वकालत; सार्वजनिक निजी साझेदारी; कॉर्पोरेट ज़िम्मेदारी; और मुझे। फोकस क्षेत्रों में परिवार नियोजन शामिल है; किशोर स्वास्थ्य; सामाजिक आदर्श; एफजीएम; बाल विवाह; और सम्मान आधारित हिंसा। कैरोलिन ने रॉयल इंस्टीट्यूट ऑफ टेक्नोलॉजी, स्वीडन से मीडिया टेक्नोलॉजी/जर्नलिज्म में एमएससी की है, साथ ही स्टॉकहोम यूनिवर्सिटी, स्वीडन से मार्केटिंग में एमएससी की है और उन्होंने ऑस्ट्रेलिया और स्विट्जरलैंड में मानवाधिकार, विकास और सीएसआर का अध्ययन भी किया है।

ऐनी बेलार्ड सारा, एमपीएच

वरिष्ठ कार्यक्रम अधिकारी, जॉन्स हॉपकिन्स सेंटर फॉर कम्युनिकेशन प्रोग्राम्स

ऐनी बलार्ड सारा जॉन्स हॉपकिन्स सेंटर फॉर कम्युनिकेशन प्रोग्राम्स में एक प्रोग्राम ऑफिसर II हैं, जहां वह ज्ञान प्रबंधन अनुसंधान गतिविधियों, क्षेत्र कार्यक्रमों और संचार का समर्थन करती हैं। सार्वजनिक स्वास्थ्य में उनकी पृष्ठभूमि में व्यवहार परिवर्तन संचार, परिवार नियोजन, महिला अधिकारिता और अनुसंधान शामिल हैं। ऐनी ने ग्वाटेमाला में शांति वाहिनी में एक स्वास्थ्य स्वयंसेवक के रूप में कार्य किया और जॉर्ज वाशिंगटन विश्वविद्यालय से मास्टर ऑफ पब्लिक हेल्थ की उपाधि प्राप्त की।

सारा वी. Harlan

पार्टनरशिप्स टीम लीड, नॉलेज सक्सेस, जॉन्स हॉपकिन्स सेंटर फॉर कम्युनिकेशन प्रोग्राम्स

सारा वी. हार्लन, एमपीएच, दो दशकों से अधिक समय से वैश्विक प्रजनन स्वास्थ्य और परिवार नियोजन की चैंपियन रही हैं। वह वर्तमान में जॉन्स हॉपकिन्स सेंटर फॉर कम्युनिकेशन प्रोग्राम्स में नॉलेज सक्सेस प्रोजेक्ट के लिए पार्टनरशिप टीम लीड हैं। उनकी विशेष तकनीकी रुचियों में जनसंख्या, स्वास्थ्य और पर्यावरण (पीएचई) और लंबे समय तक काम करने वाले गर्भनिरोधक तरीकों तक पहुंच बढ़ाना शामिल है। वह इनसाइड द एफपी स्टोरी पॉडकास्ट का नेतृत्व करती हैं और फैमिली प्लानिंग वॉयस स्टोरीटेलिंग पहल (2015-2020) की सह-संस्थापक थीं। वह कई 'कैसे करें' मार्गदर्शिकाओं की सह-लेखिका भी हैं, जिनमें बिल्डिंग बेटर प्रोग्राम्स: ए स्टेप-बाय-स्टेप गाइड टू यूजिंग नॉलेज मैनेजमेंट इन ग्लोबल हेल्थ शामिल है।