Pergi Maya: Petua untuk Mengehos Mesyuarat Maya yang Berkesan

Semakin ramai daripada kita mendapati diri kita bekerja dari jauh dan menyambung dalam talian dan bukannya (atau sebagai tambahan kepada) secara bersemuka. Rakan sekerja kami di Rangkaian IBP kongsikan bagaimana mereka berjaya mengadakan mesyuarat maya serantau apabila wabak COVID-19 mengubah rancangan mereka.

Sejak beberapa tahun kebelakangan ini, kami telah melihat sebuah peningkatan penekanan pada mesyuarat maya. Sama ada disebabkan usaha untuk mengurangkan jejak karbon kami, keinginan untuk melibatkan khalayak global, atau lebih baru-baru ini, mendapati diri kami pulang ke rumah kerana pandemik COVID-19, mesyuarat maya menjadi lebih biasa. Kami telah menyusun petua kami yang paling praktikal untuk merancang mesyuarat maya atau webinar yang berjaya.

1. Jelaskan Tujuan dan Objektif

Pastikan penganjur mesyuarat dan peserta jelas tentang objektif daripada mesyuarat itu. Matlamat dan objektif yang berbeza memerlukan platform dan alatan yang berbeza.

• Perkongsian dan penyebaran ilmu mesyuarat boleh mendapat manfaat daripada format webinar di mana maklumat dikongsi melalui pembentangan panel atau kuliah.
• Membina konsensus atau membuat keputusan memerlukan penglibatan yang lebih aktif dan mungkin memerlukan penggunaan lebih banyak ciri seperti pengundian atau menyediakan masa yang mencukupi untuk soalan dan perbincangan.
• Pembelajaran dan latihan boleh menggabungkan ciri lain seperti video atau demonstrasi distrim langsung.
• Rangkaian semasa mesyuarat maya boleh dilakukan melalui fungsi sembang untuk berkomunikasi dalam masa nyata atau dengan berkongsi maklumat hubungan dengan peserta selepas mesyuarat.

2. Pelajari Perisian dan Maksimumkan Ketersambungan

Terdapat banyak aplikasi mesyuarat maya yang tersedia dengan pelbagai fungsi. Sesetengah bekerja lebih baik untuk keperluan yang lebih kompleks dan yang lain mungkin berfungsi dengan lebih baik untuk melibatkan peserta dari pelbagai negara yang lebih luas. Ketersediaan di berbilang negara, kos dan keupayaan untuk berbilang hos harus dipertimbangkan. Kebanyakannya mempunyai ciri asas yang serupa, jadi begitu sahaja pilih satu yang sesuai untuk anda.

• Pastikan anda dan penyampai anda mengetahui cara mengurus ciri asas perisian. Anda boleh memastikan semua penyampai sudah biasa dengan platform dengan memegang a kering sebelum mesyuarat untuk membincangkan cara log masuk, ciri sembang, cara bergambar, melihat dan menjawab soalan serta cara mengawal pilihan audio. Selain itu, minta penyampai untuk menyertai mesyuarat lebih awal pada hari mesyuarat untuk menguji audio mereka (dan video, jika perlu).
• Jika anda menjangkakan cabaran sambungan internet untuk sesetengah peserta, cuba dan sediakan kaedah alternatif untuk menyertai mesyuarat (iaitu, melalui telefon).
• Tutup aplikasi sedia ada lain seperti e-mel, penyemak imbas web, Skype, apl pemesejan dan media sosial ke meminimumkan gangguan, pop timbul dan bunyi latar belakang. Juga, cuba dan gunakan sambungan internet berwayar yang kukuh dan bukannya Wi-Fi.

3. Jemput dan Terlibat dengan Peserta

Salah satu perkara yang sukar tentang mesyuarat maya ialah melibatkan peserta dalam masa nyata dan memastikan mereka terlibat selepas mesyuarat. Pastikan pembentang anda mewakili khalayak yang pelbagai dan berikan masa yang cukup untuk soalan dan perbincangan. Ingat, jika anda mesti membatalkan mesyuarat secara bersemuka, pilihan maya ialah cara terbaik untuk mengekalkan momentum dan meneruskan perbualan dengan peserta anda!

• Melibatkan pembentang dan juga bakal peserta sebelum mesyuarat boleh membantu memastikan objektif dibangunkan secara bersama dan semua orang dilaburkan dalam proses itu dari mula.
• Kongsi rakaman dan slaid dengan peserta selepas mesyuarat supaya mereka boleh melihatnya mengikut kadar mereka sendiri. Anda juga boleh berkongsi sebarang soalan yang belum dijawab dengan penyampai, supaya mereka boleh membalas terus kepada peserta.
• Akhirnya, pertimbangkan untuk memulakan komuniti amalan (CoP) untuk meneruskan perbincangan selepas mesyuarat maya. Anda boleh melakukan ini melalui platform dalam talian, aplikasi telefon, atau e-mel asas.

4. Buat Pelan untuk Masalah

Seperti pertemuan secara peribadi, mempraktikkan persembahan boleh membuat perbezaan yang besar. Dan, seperti biasa, walaupun dengan banyak latihan, masalah akan timbul, jadi pastikan anda bersedia sebaik mungkin.

• Lakukan larian kering! Semak tetapan bunyi setiap penyampai dan pastikan semua orang boleh menyambung dengan betul. Anda mungkin perlu menyediakan pilihan panggilan masuk, yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
• Menyediakan garis masa atau "pertunjukan" kepada semua pembentang supaya mereka mengetahui aliran mesyuarat dan menepati masa mereka.
• Tanya anda pembentang untuk menjalankan pembentangan mereka sendiri supaya mereka tidak pergi dari masa ke masa. Tiada apa-apa yang mengempiskan tenaga mesyuarat lebih daripada seorang penyampai yang berlarutan.
• Sambungan mungkin gagal, dan penyampai mungkin terputus atau kehilangan kelantangan jadi kenal pasti seseorang yang boleh masuk atau mempunyai pelan sandaran untuk menyambung semula atau meneruskan.

5. Pastikan Format Mudah

Sangat menggoda untuk terjebak dalam teknologi dan mencuba banyak ciri sekaligus (penstriman langsung, tinjauan pendapat, perkongsian skrin, memainkan video, dll.). Walau bagaimanapun, mengekalkan format yang mudah akan mengelakkan masalah teknikal dan lebih mudah diikuti oleh peserta. Ingat, peserta anda berada di sana untuk kandungan dan maklumat, bukan teknologi. Jemput tidak lebih daripada 4-5 pembentang setiap webinar, termasuk moderator/fasilitator.

• Kenal pasti penganjur teknikal yang boleh menguruskan aplikasi dari belakang tabir.
• Memastikan topik difokuskan dan ditakrifkan dengan jelas supaya penonton mudah mengikutinya.
• Buat dek slaid induk untuk pembentangan jadi hanya seorang, penganjur teknikal, boleh memajukan slaid daripada bergerak dari skrin ke skrin dan membuang masa menukar kawalan dari satu pembesar suara ke pembesar suara yang lain. Ini berpotensi menjejaskan aliran webinar.
• Berpegang kepada satu bahasa semasa mesyuarat tetapi pertimbangkan untuk menawarkan mesyuarat yang serupa dalam pelbagai bahasa.

Akhirnya, ingat untuk kekal positif dan berseronok! Walaupun mesyuarat maya mungkin tidak menggantikan sepenuhnya interaksi secara bersemuka, bersemuka, ia masih boleh menjadi cara yang bagus untuk belajar dan bertukar idea secara interaktif dan bermaklumat. Webinar yang dikendalikan dengan baik ialah peluang yang baik untuk berhubung, melibatkan diri dan berkongsi pengetahuan!

Untuk maklumat lanjut, lawati www.ibpnetwork.org, hubungi ibpnetwork@who.int, atau ikuti kami di Twitter @IBP_network.

Petua dalam Tindakan

Pada Mac 2020, kami membuat keputusan yang sukar untuk menangguhkan Mesyuarat Rakan Kongsi Serantau kami yang akan diadakan di Abidjan, Côte d'Ivoire kerana kebimbangan mengenai wabak COVID-19. Rakan kongsi serantau utama telah bekerjasama dengan kami selama berbulan-bulan lebih awal untuk membangunkan sesi dan pembentangan, dan terdapat banyak keterujaan tentang mesyuarat itu. Daripada membatalkan sepenuhnya dan meninggalkan rakan kongsi kami, kami menganjurkan siri webinar interaktif untuk mengekalkan momentum. Inilah cara kami melaksanakan petua kami.

Objektif siri webinar interaktif adalah untuk memperkukuh perkongsian serantau dan membina konsensus untuk mengembangkan perancangan keluarga dan keutamaan kesihatan reproduktif (FP/RH) selepas 2020. Kami menggunakan GoToWebinar, yang telah kami gunakan sebelum ini dengan rakan kongsi di Afrika Barat, jadi kami tahu ia berfungsi dengan baik dan agak mudah untuk digunakan. Kami juga memastikan semua penganjur dan ahli panel biasa dengan perisian oleh menjalankan larian kering dan meminta mereka untuk menyertai lebih awal daripada masa mula yang dijadualkan.

Siri ini termasuk pembentangan panel yang telah dibentuk di mana pembentang berkongsi pengalaman berasaskan bidang daripada melaksanakan program FP/RH. Setiap webinar mempunyai topik yang jelas dengan 4-5 ahli panel. Ahli panel mewakili pelbagai penceramah daripada pelbagai organisasi global, rangkaian serantau dan NGO atau CSO tempatan dari pelbagai negara di rantau ini. Setiap ahli panel menjawab soalan dan memudahkan perbincangan untuk membina konsensus mengenai aktiviti kerjasama di rantau ini (termasuk keperluan untuk yang lain Forum Amalan Baik WAHO) dengan rakan kongsi daripada Pertubuhan Kesihatan Afrika Barat (WAHO), Perkongsian Ouagadougou (OP), dan pihak berkepentingan lain.

Selepas siri webinar, kami berkongsi pembentangan dengan komuniti IBP yang lebih luas, supaya orang lain boleh mendapat manfaat daripada sesi tersebut. Seminggu selepas webinar, kami mendapat lebih 150 tontonan daripada mereka yang tidak dapat menyertai acara langsung. ini membenarkan peserta berhubung dengan pembentang mengikut keperluan dan mencetuskan minat daripada pertubuhan ahli baharu yang berpotensi yang meminta untuk ditambahkan ke komuniti amalan global IBP.

Tidak dapat dielakkan, kami menghadapi beberapa teknologi dan cabaran sambungan termasuk sambungan Internet penyampai yang tidak stabil yang membawa kepada beberapa kelewatan. Walau bagaimanapun, kerana persediaan awal dan pemikiran cepat, kami mengelakkan sebarang gangguan sebagai rakan sekerja melangkah masuk untuk membentangkan atau sederhana mengikut keperluan.

Lihat siri webinar interaktif di Saluran Media WHO/HRP.

17 Mac:

18 Mac:

19 Mac: