हाइब्रिड अनलाइन र व्यक्तिगत बैठक होस्टिंगका लागि सुझावहरू
2020 को मार्चमा धेरै पेशेवरहरू सहकर्मीहरूसँग भेट्नको लागि भर्चुअल समाधानहरूमा बढ्दै गए, COVID-19 महामारीको कारण। यो हामी मध्ये धेरै को लागी एक नयाँ परिवर्तन थियो, WHO/IBP नेटवर्क प्रकाशित भर्चुअल जाँदै: एक प्रभावकारी भर्चुअल बैठक होस्टिंग को लागी सुझाव.
जहाँ COVID-19 महामारीले हामीलाई हाम्रो आवश्यक काम जारी राख्न भर्चुअल बैठकहरूको शक्ति र महत्त्व देखाएको छ, यसले हामीलाई नेटवर्किङ र सम्बन्ध निर्माणको लागि आमने-सामने अन्तरक्रियाहरू कत्तिको महत्त्वपूर्ण छ भनेर सम्झायो। अब जब भर्चुअल बैठकहरू हाम्रो कामको एक नियमित भाग बनेको छ, धेरैले आफ्नो ध्यान हाइब्रिड बैठकहरू होस्ट गर्नमा सारेका छन्, जहाँ केही व्यक्तिहरू व्यक्तिगत रूपमा भाग लिइरहेका छन् र कोही टाढाबाट सामेल हुन्छन्। यस पोष्टमा, हामी हाइब्रिड बैठक होस्ट गर्ने फाइदाहरू र चुनौतीहरू साथै प्रभावकारी हाइब्रिड बैठक होस्ट गर्नका लागि हाम्रा सुझावहरू अन्वेषण गर्छौं।
हाइब्रिड बैठक होस्टिंगका फाइदाहरू र चुनौतीहरू
एक प्रभावकारी हाइब्रिड बैठक होस्ट गर्न पूर्वविचार र आवश्यक छ सावधान योजना होस्टहरू द्वारा - पूर्ण रूपमा भर्चुअल वा पूर्ण रूपमा व्यक्तिगत बैठकको योजना बनाउनु भन्दा पनि। कोहीले भन्न सक्छन् कि यो काम दोब्बर छ किनभने, संक्षेपमा, कार्यक्रम आयोजकहरूले दुवै भर्चुअल र व्यक्तिगत सहभागिता मार्फत सोच्न आवश्यक छ। यो योजना र कार्यान्वयनको लागि अतिरिक्त लागत र कर्मचारी समय आवश्यक हुन सक्छ।
यो दुई फरक प्रकारका दर्शकहरूको आवश्यकताहरू समायोजन गर्न चुनौती हुन सक्छ। यसमा जडान समस्याहरू ह्यान्डल गर्ने र टाढाका सहभागीहरूको प्रश्न र योगदानहरूलाई ध्यानमा राखिएको सुनिश्चित गर्ने समावेश छ। यदि यी पक्षहरूलाई विचार गरिएन भने, त्यहाँ एक जोखिम छ कि बैठकको फोकस सामग्रीबाट प्राविधिक रसदमा सर्ने छ। यसले सबैको लागि अनुभवलाई नकारात्मक असर गर्छ। अन्तमा, भर्चुअल सहभागीहरूको लागि, हाइब्रिड बैठकहरूले अनौपचारिक नेटवर्किङको क्षमतालाई सीमित गर्न सक्छ (जस्तै सत्रहरू बीचमा कफी ब्रेकको समयमा)। भर्चुअल सहभागीहरूसँग व्यक्तिगत रूपमा जडान, जसले प्राय: सहयोग र नवीनतालाई प्रोत्साहित गर्दछ, पनि बाधित हुन्छ।
अतिरिक्त तयारीको बावजुद, हाइब्रिड बैठकहरूले अवसरहरूको सम्पत्ति प्रदान गर्दछ। उदाहरणका लागि, कम सम्बन्धित लागतहरू भएकाले बैठकमा उपस्थित हुन थप सहभागीहरू उपलब्ध हुन सक्छन्, जसमा:
- स्थलबाट/स्थलमा यात्रा गर्दै।
- प्रति दिन भुक्तान।
- व्यक्तिगत प्रविधि लागत।
सामान्य रूपमा ठूला श्रोताहरू पुग्न बाहेक, हाइब्रिड बैठक होस्ट गर्नाले अनुभव वा दृष्टिकोणको फराकिलो सेटको लागि अनुमति दिन सक्छ, सम्भावित रूपमा उपस्थितिमा विभिन्न भौगोलिक क्षेत्रका मानिसहरूको साथ।
हाइब्रिड बैठक होस्ट गर्ने पहिलो चरण भनेको हाइब्रिड तपाईंको बैठकको लागि सही ढाँचा हो कि भनेर निर्णय गर्नु हो। केही बैठकहरूले सबै व्यक्ति-व्यक्ति उपस्थिति वा सबैबाट लाभ उठाउन सक्छ भर्चुअल सहभागिता। हामी तपाईंलाई बैठकको उद्देश्य र अपेक्षित सहभागीहरूको आधारमा ढाँचा चयन गर्न सिफारिस गर्छौं। चयन गरिएको ढाँचामा के हासिल गर्न सम्भव हुनेछ भन्ने बारे यथार्थवादी हुनुहोस्।
यदि तपाईंले हाइब्रिड बैठक आयोजना गर्ने निर्णय गर्नुभएको छ भने, हामी सत्र अघि, समयमा र पछि निम्न अभ्यासहरू लागू गर्न सिफारिस गर्छौं।
हाइब्रिड बैठक होस्टिंगका लागि सुझावहरू
पहिले
बैठक कुन समय र मितिमा बस्ने हो भनेर ध्यानपूर्वक विचार गर्नुहोस्
विभिन्न समय क्षेत्रहरू विचार गर्नुहोस् जहाँबाट सहभागीहरू उपस्थित हुनेछन्। ध्यान राख्नुहोस् कि एक हाइब्रिड बैठकको मतलब केहि सहभागीहरू सामान्य कार्य घण्टा भन्दा बाहिर उपस्थित हुन सक्छ। यसले ती दिनहरू समावेश गर्दछ जुन उनीहरूका लागि राष्ट्रिय वा सांस्कृतिक बिदाहरू दिन उपयुक्त नहुन सक्छ। सकेसम्म धेरै सहभागीहरूको लागि सबैभन्दा सुविधाजनक समय चयन गर्ने प्रयास गर्नुहोस्। हामी जस्तै उपकरण प्रयोग गर्न सिफारिस गर्दछौं विश्व घडी बैठक योजनाकार समय क्षेत्र र क्षेत्रहरूमा सबैभन्दा सुविधाजनक समय कल्पना गर्न र चयन गर्न।
सहभागीहरूको इन्टरनेट ब्यान्डविथलाई विचार गर्नुहोस्
सम्भव भएमा टाढाबाट सामेल हुनेहरूका लागि इन्टरनेट स्टाइपेन्ड प्रदान गर्नुहोस्। भर्चुअल बैठकहरूमा सहभागीहरूलाई पूर्ण रूपमा सहभागी हुन र साझा गरिएको सामग्रीबाट फाइदा लिनको लागि बलियो र स्थिर इन्टरनेट जडान चाहिन्छ। इन्टरनेट स्टिपेन्डले भर्चुअल सहभागीहरूलाई उनीहरूको वेब क्यामेराहरू प्रयोग गरेर अरूसँग पूर्ण रूपमा संलग्न हुन र नछोडिकन छलफलहरूमा भाग लिन मद्दत गर्नेछ। यो विशेष गरी महत्त्वपूर्ण विचार हो यदि सहभागीहरू उनीहरूको कार्यालयमा नभएको बेलामा सामान्य कार्य घण्टा बाहिर सामेल हुने अपेक्षा गरिन्छ।
सबै सहभागीहरूसँग समान पृष्ठभूमि जानकारी साझा गर्नुहोस्
यसमा एजेन्डा र कार्यपत्रहरूको अनलाइन संस्करण सिर्जना गर्ने समावेश हुन सक्छ जुन बैठकमा भौतिक रूपमा हस्तान्तरण गरिनेछ। आदर्श रूपमा, बैठक सुरु हुनु अघि सहभागीहरूसँग समान जानकारी र स्रोतहरू साझा गर्नुहोस् ताकि सबैसँग समान पृष्ठभूमि जानकारी होस्।
स्पष्ट र बुझ्न सजिलो निर्देशनहरू प्रदान गर्नुहोस्
ढिलो सामेल हुनबाट जोगिन मद्दत गर्न टाढाका सहभागीहरूलाई बैठकमा कसरी जडान गर्ने भनेर बताउनुहोस्।
स्पष्ट रूपमा बैठक अघि भूमिकाहरू पहिचान गर्नुहोस्, एक व्यक्तिगत रिमोट सहभागी अधिवक्ताको पहिचान सहित
यसले भर्चुअल सहभागीहरू पूर्ण रूपमा भाग लिन सक्षम छन् भनी सुनिश्चित गर्नेछ। अधिवक्ताको जिम्मेवारीमा एक टाढाको सहभागीले आफ्नो हात उठाएको छ वा यदि तिनीहरूले च्याटमा टिप्पणी थपेका छन् भने व्यक्तिगत सहजकर्तालाई थाहा दिनु समावेश हुनुपर्छ। व्यक्तिगत रूपमा सहभागीहरू बीच छलफलहरू हुनु सामान्य कुरा हो। टाढाका सहभागीहरूको संलग्नताको सावधानीपूर्वक मध्यस्थता नभएसम्म, तिनीहरूको योगदानहरू अनजानमा छोडिन सक्छ। थप रूपमा, कसैलाई रिमोट सहभागीहरू बीच कुनै पनि प्राविधिक वा जडान समस्याहरू ह्यान्डल गर्ने र प्रतिक्रिया दिने काम दिइनुपर्छ।
साथी प्रणाली लागू गर्नुहोस्
घटना सुरु हुनु अघि एक व्यक्तिगत सहभागीसँग टाढाको सहभागीलाई जोडा बनाउनुहोस्। प्रत्येक व्यक्तिलाई घटना सुरु हुनु अघि उनीहरूको साथी को हो भनेर थाहा दिनुहोस्। मिटिङको क्रममा एकअर्कासँग गोप्य रूपमा कुराकानी गर्ने तरिका सुनिश्चित गर्न उनीहरूलाई जानकारी आदानप्रदान गर्न प्रोत्साहन दिनुहोस्। रिमोट सहभागीलाई प्राविधिक सहयोग वा "रूममा" समर्थन चाहिने अवस्थामा यो उपयोगी छ। उदाहरणका लागि, व्यक्तिगत साथीले टाढाको सहभागीको लागि ब्रेनस्टर्म पर्खालमा पोस्ट-यो थप्न सक्छ, वा सम्भवतः टाढाको सहभागीलाई सहजकर्ताले भनेको कुरा दोहोर्याउन व्यक्तिगत सहभागीलाई आवश्यक पर्दछ।
प्रत्येक गतिविधि मार्फत सोच्नुहोस्
प्रत्येक गतिविधिको क्रममा कसरी व्यक्तिगत सहभागीहरूले टाढाका सहभागीहरूसँग अन्तरक्रिया गर्ने अपेक्षा गरिन्छ भनेर छलफल गर्नुहोस्। उदाहरणका लागि, यदि तपाइँ ब्रेकआउट कोठाहरू होस्ट गर्दै हुनुहुन्छ भने, के सहभागीहरू वस्तुतः छुट्टै ब्रेकआउट कोठामा हुनेछन् जबकि व्यक्तिगत सहभागीहरू अर्को ब्रेकआउट कोठामा छन्? ब्रेकआउटहरू मिश्रित हुनेछन्?
एउटा "रन अफ शो" कागजात सिर्जना गर्नुहोस्
बैठक अघि घटना कर्मचारी संग साझा गर्नुहोस्। कागजातमा संलग्न प्रत्येक व्यक्तिको भूमिका र घटनामा कुन समयमा के हुन आवश्यक छ भन्ने कुरा स्पष्ट रूपमा उल्लेख गर्नुपर्छ।
समयमा
सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सबै सहभागीहरूले एकअर्कालाई देख्न सक्छन्
टाढाका सहभागीहरूले व्यक्तिगत सहभागीहरूलाई हेर्न सक्षम हुनुपर्छ। यसले सम्भावित रूपमा टाढाका सहभागीहरूलाई व्यक्तिगत रूपमा सहभागीहरूलाई हेर्न अनुमति दिन कोठाको अगाडि सेटअप अतिरिक्त क्यामेरा/ल्यापटप आवश्यक पर्दछ। तिनीहरूले आफ्नो अनुहार देख्न नसक्ने भए तापनि, कोठा हेर्दा टाढाका सहभागीहरूलाई बैठकमा पूर्ण रूपमा सहभागी हुन र समावेश भएको महसुस गर्न मद्दत गर्नेछ। यदि यो सम्भव छैन भने, आयोजकले कार्यक्रमको सुरुमा उपस्थित सबैको सारांश साझा गर्नुपर्छ (दुवै टाढा र व्यक्तिगत रूपमा)।- व्यक्तिगत सहभागीहरूले टाढाका सहभागीहरूलाई हेर्न सक्षम हुनुपर्छ। हामी कोठाको अगाडि दुईवटा ठूला स्क्रिनहरू राख्न सिफारिस गर्छौं—एउटा प्रस्तुतीकरण प्रदर्शन गर्न (जुन टाढाका सहभागीहरूसँग स्क्रिन-साझेदारी पनि हुनेछ) र अर्को स्क्रिन तिनीहरूका अनुहारहरू प्रदर्शन गर्न। भर्चुअल रूपमा सहभागी। यसले एक दृश्य रिमाइन्डरको रूपमा काम गर्नेछ कि त्यहाँ टाढाका सहभागीहरू छन् र तिनीहरूको उपस्थिति र बैठकमा सहभागितालाई थप समावेशी बनाउँदछ।
टाढाका सहभागीहरूले व्यक्तिगत सहभागीहरूलाई हेर्न सक्षम हुनुपर्छ। सबैलाई बोल्नु अघि आफ्नो नाम बताउन सम्झाउनुहोस्
यसले दूरस्थ र व्यक्तिगत रूपमा सहभागीहरूलाई कुराकानीलाई पछ्याउन मद्दत गर्नेछ कि उनीहरूले बोलिरहेको व्यक्तिलाई देख्न सक्दैनन्।
टाढाका सहभागीहरूसँग आफैलाई म्यूट र अनम्युट गर्ने क्षमता हुनुपर्छ
यसले उनीहरूलाई छलफलमा पूर्ण रूपमा भाग लिन अनुमति दिनेछ। यद्यपि, होस्टसँग आवश्यक भएमा टाढाका सहभागीहरूलाई म्यूट गर्ने क्षमता पनि हुनुपर्छ।
सबैको पहुँच हुने उपकरणहरू प्रयोग गर्नुहोस्
उदाहरणका लागि, यदि तपाइँ अन्तरक्रियात्मक ब्रेनस्टर्मिङ गतिविधि गर्दै हुनुहुन्छ भने, सबैलाई भर्चुअल सफ्टवेयर प्रयोग गर्न लगाउनुहोस् भित्ति वा भर्चुअल पोस्ट-यस गुगल स्लाइडहरूमा। यो व्यक्तिगत सहभागीहरूले भौतिक पोस्ट-यस प्रयोग गर्नको लागि उपयुक्त छ जुन टाढाका सहभागीहरूले पढ्न सक्षम हुनेछैनन्। जे होस्, यसको मतलब यो हो कि व्यक्ति-व्यक्ति सहभागीहरूसँग पनि उनीहरूलाई कम्प्युटरहरू उपलब्ध हुन आवश्यक पर्दछ।
पछि
सहभागीहरूसँग फलोअप
सत्र पछि, सामेल हुनेहरूलाई धन्यवाद दिनुहोस् र बैठक रेकर्डिङ, स्लाइडहरू, र/वा छलफल गरिएको कुराको सारांश साझा गर्नुहोस्। यदि सम्भव छ भने, सहभागिताको प्रमाणपत्र प्रदान गर्नुहोस्।
बैठक मूल्याङ्कन गर्नुहोस्
हामी सबैले प्राय: हाइब्रिड बैठकहरू होस्ट गर्ने उद्यम गर्ने भएकाले, हामी यी घटनाहरूबाट सिक्न यो अवसर लिन सिफारिस गर्छौं। के राम्रो भयो र अर्को हाइब्रिड बैठकको लागि के सुधार गर्न सकिन्छ भनेर इनपुट सङ्कलन गर्न पोस्ट-बैठक मूल्याङ्कन प्रसारित गर्नुहोस्।
हाइब्रिड बैठक होस्ट गर्नका लागि सिकेका पाठहरू र सुझावहरू साझा गर्नुहोस्
परिवार नियोजन र प्रजनन स्वास्थ्यमा हाम्रो कामलाई बलियो बनाउन प्रभावकारी र प्रभावकारी बैठकहरू लागू गर्न हामी सबैले यी अनुभवहरूबाट सिक्न सक्छौं।
रिमोट सुविधा बारे थप जानकारी चाहनुहुन्छ? अन्वेषण गर्नुहोस् FP अन्तरदृष्टि संग्रह.
व्हाट्सएप च्यानलहरू
हाम्रो व्हाट्सएप फिडमा सामेल हुन र परिवार नियोजन र प्रजनन स्वास्थ्यमा नवीनतम स्रोतहरू र अवसरहरू प्राप्त गर्न आफ्नो मनपर्ने भाषामा क्लिक गर्नुहोस्।
