Cada vez mais de nós nos encontramos trabalhando remotamente e nos conectando online em vez de (ou além) face a face. Nossos colegas do Rede IBP compartilham como eles convocaram com sucesso uma reunião virtual regional quando a pandemia do COVID-19 mudou seus planos.
Nos últimos anos, vimos uma maior ênfase em reuniões virtuais. Seja devido aos esforços para reduzir nossa pegada de carbono, ao desejo de envolver um público global ou, mais recentemente, por nos encontrarmos presos em casa devido à pandemia do COVID-19, as reuniões virtuais estão se tornando mais comuns. nós compilamos nossas dicas mais práticas para planejar uma reunião virtual ou webinar bem-sucedida.
Certifique-se de que os organizadores e participantes da reunião estejam claro nos objetivos da reunião. Metas e objetivos diferentes exigirão plataformas e ferramentas diferentes.
Existem muitos aplicativos de reunião virtual disponíveis com funcionalidades variadas. Alguns funcionam melhor para necessidades mais complexas e outros podem funcionar melhor para envolver participantes de uma ampla gama de países. Disponibilidade em vários países, custo e capacidade para vários hosts devem ser considerados. A maioria tem recursos básicos semelhantes, então apenas escolha um que funcione para você.
Uma das coisas difíceis sobre as reuniões virtuais é envolver os participantes em tempo real e mantê-los envolvidos após a reunião. Certifique-se de que seus apresentadores representem públicos diversos e reservem tempo suficiente para perguntas e discussões. Lembre-se, se você precisar cancelar uma reunião presencial, uma opção virtual é uma ótima maneira de manter o ritmo e continuar a conversa com seus participantes!
Assim como nas reuniões presenciais, praticar uma apresentação pode fazer uma grande diferença. E, como sempre, mesmo com muita prática, problemas vão surgir, então esteja o mais preparado possível.
É tentador se envolver com a tecnologia e experimentar vários recursos ao mesmo tempo (transmissão ao vivo, enquetes, compartilhamento de telas, reprodução de vídeos, etc.). No entanto, mantendo o formato simples evitará problemas técnicos e será mais fácil para os participantes seguirem. Lembre-se, seus participantes estão lá pelo conteúdo e pela informação, não pela tecnologia. Convide no máximo 4 a 5 apresentadores por webinar, incluindo o moderador/facilitador.
Finalmente, lembre-se de mantenha-se positivo e divirta-se! Embora as reuniões virtuais não substituam totalmente as interações presenciais, elas ainda podem ser uma ótima maneira de aprender e trocar ideias de maneira interativa e informativa. Um webinar bem administrado é uma ótima oportunidade para conectar, engajar e compartilhar conhecimento!
Para mais informações visite www.ibpnetwork.org, contato ibpnetwork@who.int, ou siga-nos no Twitter @IBP_network.
Em março de 2020, tomamos a difícil decisão de adiar nossa Reunião Regional de Parceiros presencial a ser realizada em Abidjan, Costa do Marfim, devido a preocupações com o surto de COVID-19. Os principais parceiros regionais trabalharam conosco com meses de antecedência para desenvolver sessões e apresentações, e houve muita empolgação com a reunião. Em vez de cancelar totalmente e deixar nossos parceiros para trás, organizamos uma série de webinars interativos para manter o ritmo. É assim que colocamos nossas dicas em ação.
O objetivo da série de webinars interativos era reforçar as parcerias regionais e construir consenso para expandir as prioridades de planejamento familiar e saúde reprodutiva (FP/RH) além de 2020. Usamos o GoToWebinar, que havíamos usado anteriormente com parceiros na África Ocidental, então sabíamos que funcionava bem e era relativamente simples de usar. Também nos certificamos de que todos os organizadores e palestrantes estivessem familiarizados com o software, realizando uma corrida a seco e pedindo-lhes que se juntem antes do horário de início programado.
A série incluiu apresentações de painéis pré-formados onde os apresentadores compartilharam experiências de campo da implementação de programas de FP/RH. Cada webinar tinha um tópico claro com 4-5 palestrantes. Os palestrantes representaram uma variedade de palestrantes de várias organizações globais, redes regionais e ONGs ou OSCs locais de vários países da região. Cada painelista respondeu a perguntas e facilitou discussões para construir consenso sobre atividades colaborativas na região (incluindo a necessidade de outro Fórum de Boas Práticas da OOAS) com parceiros da Organização de Saúde da África Ocidental (WAHO), Parceria Ouagadougou (OP) e outras partes interessadas.
Após a série de webinars, compartilhamos as apresentações com a comunidade IBP mais ampla, para que outros possam se beneficiar das sessões. Uma semana após os webinars, tivemos mais de 150 visualizações de quem não pôde participar do evento ao vivo. Esse permitiu que os participantes se conectassem com os apresentadores conforme necessário e despertou o interesse de possíveis novas organizações membros que solicitaram para serem adicionadas à comunidade global de prática do IBP.
Inevitavelmente, enfrentamos alguns desafios de tecnologia e conexão, incluindo conexões de internet instáveis dos apresentadores, levando a alguns atrasos. No entanto, devido à preparação antecipada e pensamento rápido, evitamos quaisquer interrupções à medida que os colegas intervêm para apresentar ou moderar conforme necessário.
Veja a série de webinars interativos no Canal de mídia da OMS/HRP.