Dicas para organizar uma reunião híbrida on-line e presencial
Em março de 2020, muitos profissionais recorreram cada vez mais a soluções virtuais para se reunir com colegas, devido à pandemia do COVID-19. Como esta foi uma nova mudança para a maioria de nós, a Rede WHO/IBP publicou Tornando-se virtual: dicas para organizar uma reunião virtual eficaz.
Embora a pandemia do COVID-19 tenha nos mostrado o poder e a importância das reuniões virtuais para continuar nosso trabalho essencial, também nos lembrou como as interações face a face são importantes para o networking e a construção de relacionamentos. Agora que as reuniões virtuais se tornaram parte da rotina de nosso trabalho, muitos mudaram seu foco para realizar reuniões híbridas, nas quais algumas pessoas participam pessoalmente e outras remotamente. Nesta postagem, exploramos os benefícios e desafios de organizar uma reunião híbrida, bem como nossas dicas para realizar uma reunião híbrida eficaz.
Benefícios e desafios de hospedar uma reunião híbrida
Organizar uma reunião híbrida eficaz requer planejamento e planejamento cuidadoso pelos anfitriões - ainda mais do que planejar uma reunião totalmente virtual ou totalmente presencial. Alguns podem dizer que é o dobro do trabalho, pois, em essência, os organizadores do evento precisam pensar na participação virtual e presencial. Isso pode exigir custos adicionais e tempo da equipe para planejamento e implementação.
Pode ser um desafio acomodar as necessidades de dois tipos diferentes de público. Isso inclui lidar com problemas de conexão e garantir que as perguntas e contribuições dos participantes remotos sejam levadas em consideração. Se esses aspectos não forem pensados, corre-se o risco de o foco do encontro passar do conteúdo para a logística técnica. Isso afeta negativamente a experiência de todos. Finalmente, para os participantes virtuais, as reuniões híbridas podem limitar a capacidade de networking informal (como durante intervalos para café entre as sessões). A conexão pessoal com participantes virtuais, que muitas vezes estimula a colaboração e a inovação, também é dificultada.
Apesar da preparação adicional, reuniões híbridas oferecem uma riqueza de oportunidades. Por exemplo, mais participantes podem estar disponíveis para participar da reunião, pois há menos custos associados, incluindo:
- Deslocamento de/para o local.
- Pagando diárias.
- Custos de tecnologia presencial.
Além de atingir um público maior em geral, organizar uma reunião híbrida pode permitir um conjunto mais amplo de experiências ou perspectivas, com pessoas de várias regiões potencialmente presentes.
A primeira etapa para hospedar uma reunião híbrida é decidir se o híbrido é o formato certo para sua reunião. Algumas reuniões podem se beneficiar de todos os participantes pessoalmente ou de todos participação virtual. Recomendamos que você selecione o formato com base nos objetivos da reunião e nos participantes esperados. Seja realista sobre o que será possível alcançar com o formato selecionado.
Se você decidiu hospedar uma reunião híbrida, recomendamos implementar as seguintes práticas antes, durante e depois da sessão.
Dicas para organizar uma reunião híbrida
Antes da
Considere cuidadosamente a hora e a data em que a reunião será realizada
Leve em consideração os diferentes fusos horários de onde os participantes estarão participando. Lembre-se de que uma reunião híbrida pode significar que alguns participantes podem comparecer fora do horário normal de trabalho. Isso inclui dias que podem não ser ideais para eles devido a feriados nacionais ou culturais. Tente selecionar o horário mais conveniente para o maior número possível de participantes. Recomendamos o uso de uma ferramenta como o Relógio Mundial Planejador de Reuniões para visualizar e selecionar o horário mais conveniente entre fusos horários e regiões.
Considere a largura de banda da Internet dos participantes
Forneça um estipêndio de internet para aqueles que se juntam remotamente, se possível. As reuniões virtuais requerem uma conexão de internet forte e estável para que os participantes participem plenamente e se beneficiem do conteúdo que está sendo compartilhado. Um estipêndio de internet ajudará os participantes virtuais a usar suas câmeras da web para se envolver totalmente com outras pessoas e participar de discussões sem desistir. Essa é uma consideração especialmente importante se for esperado que os participantes participem fora do horário normal de trabalho, quando não podem estar em seus escritórios.
Compartilhe as mesmas informações básicas com todos os participantes
Isso pode incluir a criação de uma versão online da agenda e planilhas que serão entregues fisicamente na reunião. Idealmente, compartilhe todas as mesmas informações e recursos com os participantes antes do início da reunião, para que todos tenham as mesmas informações básicas.
Forneça instruções claras e fáceis de entender
Diga aos participantes remotos como se conectar à reunião para ajudar a evitar atrasos.
Identifique claramente as funções antes da reunião, incluindo a identificação de um defensor remoto do participante pessoalmente
Isso garantirá que os participantes virtuais possam participar plenamente. As responsabilidades do advogado devem incluir informar ao facilitador presencial se um participante remoto levantou a mão ou se adicionou um comentário ao bate-papo. É comum que as discussões fluam naturalmente entre os participantes presenciais. A menos que haja uma moderação cuidadosa no envolvimento dos participantes remotos, suas contribuições podem ser inadvertidamente omitidas. Além disso, alguém deve ser encarregado de lidar e responder a quaisquer problemas técnicos ou de conexão entre os participantes remotos.
Implemente um sistema de amigos
Emparelhe um participante remoto com um participante presencial antes do início do evento. Deixe cada indivíduo saber quem é seu amigo antes do início do evento. Incentive-os a trocar informações para garantir que eles tenham uma maneira de se comunicar em particular durante a reunião. Isso é útil caso o participante remoto precise de suporte técnico ou suporte “na sala”. Por exemplo, o amigo presencial pode adicionar um post-it a uma parede de brainstorm para o participante remoto, ou talvez o participante remoto precise que o participante pessoal repita o que o facilitador disse.
Pense em cada atividade
Discuta como se espera que os participantes presenciais interajam com os participantes remotos durante cada atividade. Por exemplo, se você estiver hospedando salas de descanso, os participantes virtuais estarão em uma sala de descanso separada, enquanto os participantes pessoais estarão em outra sala de descanso? As fugas serão misturadas?
Crie um documento de “execução do show”
Compartilhe-o com a equipe do evento antes da reunião. O documento deve articular claramente as funções de cada indivíduo envolvido e o que precisa acontecer em que momento durante o evento.
Durante
Certifique-se de que todos os participantes possam ver uns aos outros
Os participantes remotos devem poder ver os participantes presenciais. Isso provavelmente exigirá uma configuração de câmera/laptop adicional na frente da sala para permitir que os participantes remotos vejam os participantes presenciais. Embora eles não consigam ver seus rostos, ver a sala ajudará os participantes remotos a participar plenamente da reunião e a se sentirem incluídos. Se isso não for possível, o anfitrião deve compartilhar um resumo de todos os participantes (tanto remotamente quanto pessoalmente) no início do evento.- Os participantes presenciais devem poder ver os participantes remotos. Recomendamos ter duas telas grandes na frente da sala - uma para exibir a apresentação (que também será compartilhada com os participantes remotos) e outra tela para exibir os rostos daqueles participando virtualmente. Isso servirá como um lembrete visual de que há participantes remotos e tornará sua presença e participação na reunião mais inclusiva.
Lembre a todos de dizerem seus nomes antes de falar
Isso ajudará os participantes remotos e presenciais a acompanhar a conversa caso não consigam ver a pessoa que está falando.
Os participantes remotos devem ter a capacidade de ativar e desativar o som de si mesmos
Isso permitirá que eles participem plenamente das discussões. No entanto, o host também deve ter a capacidade de silenciar os participantes remotos, se necessário.
Use ferramentas às quais todos têm acesso
Por exemplo, se você estiver fazendo uma atividade interativa de brainstorming, peça a todos que usem um software virtual como Mural ou Post-its virtuais em slides do Google. É preferível que os participantes presenciais usem Post-its físicos que os participantes remotos não conseguirão ler. No entanto, isso significa que os participantes presenciais também precisariam ter computadores disponíveis para eles.
Depois
Acompanhamento dos participantes
Após a sessão, agradeça aos participantes e compartilhe a gravação da reunião, os slides e/ou uma recapitulação resumida do que foi discutido. Se possível, forneça um certificado de participação.
Avalie a reunião
Como todos nós nos aventuramos a hospedar reuniões híbridas com mais frequência, recomendamos aproveitar esta oportunidade para aprender com esses eventos. Circule uma avaliação pós-reunião para coletar informações sobre o que correu bem e o que pode ser melhorado para a próxima reunião híbrida.
Compartilhe suas lições aprendidas e dicas para organizar uma reunião híbrida
Todos nós podemos aprender com essas experiências para implementar reuniões eficientes e eficazes para fortalecer nosso trabalho em planejamento familiar e saúde reprodutiva.
Quer mais informações sobre facilitação remota? Explore o Coleta de insights de PF.
