Parami nang parami sa atin ang nakakahanap ng ating sarili na nagtatrabaho nang malayuan at kumokonekta online sa halip na (o bilang karagdagan sa) nang harapan. Ang aming mga kasamahan sa IBP Network ibahagi kung paano sila matagumpay na nagpatawag ng regional virtual meeting noong binago ng pandemya ng COVID-19 ang kanilang mga plano.
Sa nakalipas na ilang taon, nakakita kami ng isang tumaas na diin sa mga virtual na pagpupulong. Dahil man sa mga pagsusumikap na bawasan ang ating carbon footprint, ang pagnanais na makisali sa isang pandaigdigang madla, o mas kamakailan lamang, sa paghahanap ng ating mga sarili sa bahay dahil sa pandemya ng COVID-19, nagiging mas karaniwan ang mga virtual na pagpupulong. Na-compile na namin ang aming pinaka-praktikal na mga tip para sa pagpaplano ng matagumpay na virtual meeting o webinar.
Siguraduhin na ang mga organizer at kalahok ng pulong ay malinaw sa mga layunin ng pulong. Ang iba't ibang layunin at layunin ay mangangailangan ng iba't ibang platform at tool.
Mayroong maraming mga application ng virtual na pagpupulong na magagamit na may iba't ibang mga pag-andar. Ang ilan ay gumagana nang mas mahusay para sa mas kumplikadong mga pangangailangan at ang iba ay maaaring gumana nang mas mahusay para sa pakikipag-ugnayan sa mga kalahok mula sa mas malawak na hanay ng mga bansa. Dapat isaalang-alang ang availability sa maraming bansa, gastos, at kakayahan para sa maraming host. Karamihan ay may katulad na mga pangunahing tampok, kaya lang pumili ng isa na gumagana para sa iyo.
Ang isa sa mga mahirap na bagay tungkol sa mga virtual na pagpupulong ay pakikipag-ugnayan sa mga kalahok sa real time at pinapanatili silang nakatuon pagkatapos ng pulong. Tiyakin na ang iyong mga nagtatanghal ay kumakatawan sa magkakaibang mga madla at nagbibigay ng sapat na oras para sa mga tanong at talakayan. Tandaan, kung kailangan mong kanselahin ang isang personal na pagpupulong, ang isang virtual na opsyon ay isang mahusay na paraan upang mapanatili ang momentum at ipagpatuloy ang pakikipag-usap sa iyong mga kalahok!
Tulad ng sa mga personal na pagpupulong, ang pagsasanay ng isang pagtatanghal ay maaaring gumawa ng isang malaking pagkakaiba. At, gaya ng nakasanayan, kahit na may maraming pagsasanay, magkakaroon ng mga problema, kaya siguraduhing maging handa hangga't maaari.
Nakatutukso na mahuli sa teknolohiya at subukan ang maraming feature nang sabay-sabay (livestreaming, botohan, pagbabahagi ng mga screen, paglalaro ng mga video, atbp.). gayunpaman, pinananatiling simple ang format maiiwasan ang mga teknikal na isyu at magiging mas madaling sundin ng mga kalahok. Tandaan, nandiyan ang iyong mga kalahok para sa nilalaman at impormasyon, hindi sa teknolohiya. Mag-imbita ng hindi hihigit sa 4-5 presenter bawat webinar, kasama ang moderator/facilitator.
Sa wakas, tandaan na manatiling positibo at magsaya! Bagama't maaaring hindi ganap na palitan ng mga virtual na pagpupulong ang mga personal, harapang pakikipag-ugnayan, maaari pa rin silang maging isang mahusay na paraan upang matuto at makipagpalitan ng mga ideya sa isang interactive at nagbibigay-kaalaman na paraan. Ang isang mahusay na pinapatakbo na webinar ay isang magandang pagkakataon upang kumonekta, makipag-ugnayan, at magbahagi ng kaalaman!
Para sa karagdagang impormasyon, bisitahin ang www.ibpnetwork.org, contact ibpnetwork@who.int, o sundan kami sa Twitter @IBP_network.
Noong Marso 2020, ginawa namin ang mahirap na desisyon na ipagpaliban ang aming personal na Regional Partner Meeting na gaganapin sa Abidjan, Cote d'Ivoire dahil sa mga alalahanin tungkol sa pagsiklab ng COVID-19. Ang mga pangunahing kasosyo sa rehiyon ay nakipagtulungan sa amin nang ilang buwan nang maaga upang bumuo ng mga sesyon at mga presentasyon, at nagkaroon ng maraming kaguluhan tungkol sa pulong. Sa halip na ganap na kanselahin at iwanan ang aming mga kasosyo, nag-host kami ng isang interactive na serye ng webinar upang mapanatili ang momentum. Ito ay kung paano namin inilalapat ang aming mga tip.
Ang layunin ng interactive na serye ng webinar ay upang palakasin ang mga regional partnership at bumuo ng consensus para palawakin ang family planning at reproductive health (FP/RH) priorities lampas sa 2020. Ginamit namin ang GoToWebinar, na ginamit namin dati kasama ng mga partner sa West Africa, kaya alam naming gumana ito nang maayos at medyo simple lang gamitin. Tiniyak din namin na pamilyar ang lahat ng organizer at panelist sa software ni nagsasagawa ng dry run at hinihiling sa kanila na sumali bago ang nakatakdang oras ng pagsisimula.
Kasama sa serye ang mga preformed panel presentations kung saan nagbahagi ang mga presenter ng field-based na mga karanasan mula sa pagpapatupad ng mga programang FP/RH. Ang bawat webinar ay may malinaw na paksa na may 4-5 panelist. Kinakatawan ng mga panelist ang hanay ng mga tagapagsalita mula sa iba't ibang pandaigdigang organisasyon, rehiyonal na network, at lokal na NGO o CSO mula sa maraming bansa sa rehiyon. Ang bawat panelist ay tumugon sa mga tanong at pinadali ang mga talakayan sa bumuo ng pinagkasunduan sa mga collaborative na aktibidad sa rehiyon (kabilang ang pangangailangan para sa isa pa WAHO Good Practice Forum) kasama ang mga kasosyo mula sa West African Health Organization (WAHO), Pagtutulungan ng Ouagadougou (OP), at iba pang stakeholder.
Pagkatapos ng serye ng webinar, ibinahagi namin ang mga presentasyon sa mas malawak na komunidad ng IBP, para makinabang ang iba sa mga session. Isang linggo pagkatapos ng mga webinar, nagkaroon kami ng mahigit 150 view mula sa mga hindi makasali sa live na kaganapan. Ito pinahintulutan ang mga kalahok na kumonekta sa mga nagtatanghal kung kinakailangan at nagdulot ng interes mula sa mga potensyal na bagong miyembrong organisasyon na humiling na maidagdag sa pandaigdigang komunidad ng pagsasanay ng IBP.
Hindi maaaring hindi, nahaharap kami sa ilang mga hamon sa teknolohiya at koneksyon kabilang ang hindi matatag na koneksyon sa internet ng mga nagtatanghal na humahantong sa ilang mga pagkaantala. gayunpaman, dahil sa maagang paghahanda at mabilis na pag-iisip, naiwasan namin ang anumang pagkaantala habang ang mga kasamahan ay pumasok upang ipakita o i-moderate kung kinakailangan.
Tingnan ang interactive na webinar series sa WHO/HRP Media Channel.