Noong Marso ng 2020, maraming mga propesyonal ang patuloy na bumaling sa mga virtual na solusyon upang makipagkita sa mga kasamahan, dahil sa pandemya ng COVID-19. Dahil isa itong bagong pagbabago para sa karamihan sa atin, inilathala ng WHO/IBP Network Pagpunta sa Virtual: Mga Tip para sa Pagho-host ng Epektibong Virtual Meeting.
Bagama't ipinakita sa amin ng pandemya ng COVID-19 ang kapangyarihan at kahalagahan ng mga virtual na pagpupulong upang ipagpatuloy ang aming mahahalagang gawain, ipinaalala rin nito sa amin kung gaano kahalaga ang harapang pakikipag-ugnayan para sa networking at pagbuo ng relasyon. Ngayon na ang mga virtual na pagpupulong ay naging isang nakagawiang bahagi ng aming trabaho, marami ang naglipat ng kanilang pagtuon sa pagho-host ng mga hybrid na pagpupulong, kung saan ang ilang mga tao ay nakikilahok nang personal at ang ilan ay sumasali sa malayo. Sa post na ito, tinutuklasan namin ang mga benepisyo at hamon ng pagho-host ng hybrid na pagpupulong pati na rin ang aming mga tip para sa pagho-host ng epektibong hybrid na pagpupulong.
Ang pagho-host ng isang epektibong hybrid na pulong ay nangangailangan ng pag-iisipan at maingat na pagpaplano ng mga host—mas higit pa kaysa sa pagpaplano ng isang ganap na virtual o isang ganap na personal na pagpupulong. Maaaring sabihin ng ilan na doble ito sa trabaho dahil, sa esensya, kailangang pag-isipan ng mga organizer ng kaganapan ang parehong virtual at personal na pakikilahok. Maaaring mangailangan ito ng mga karagdagang gastos at oras ng kawani para sa pagpaplano at pagpapatupad.
Maaari itong maging isang hamon upang matugunan ang mga pangangailangan ng dalawang magkaibang uri ng madla. Kabilang dito ang paghawak ng mga isyu sa koneksyon at pagtiyak na ang mga tanong at kontribusyon ng mga malalayong kalahok ay isinasaalang-alang. Kung hindi pag-isipang mabuti ang mga aspetong ito, may panganib na ang pokus ng pulong ay maililipat mula sa nilalaman patungo sa teknikal na logistik. Na negatibong nakakaapekto sa karanasan para sa lahat. Panghuli, para sa mga virtual na kalahok, maaaring limitahan ng mga hybrid na pagpupulong ang kakayahan para sa impormal na networking (tulad ng sa mga coffee break sa pagitan ng mga session). Ang personal na pagkonekta sa mga virtual na kalahok, na kadalasang nag-uudyok sa pakikipagtulungan at pagbabago, ay nahahadlangan din.
Sa kabila ng karagdagang paghahanda, Ang mga hybrid na pagpupulong ay nag-aalok ng maraming pagkakataon. Halimbawa, mas maraming kalahok ang maaaring makadalo sa pulong dahil mas kaunti ang mga nauugnay na gastos, kabilang ang:
Bukod sa pag-abot sa mas malaking audience sa pangkalahatan, ang pagho-host ng hybrid na pagpupulong ay maaaring magbigay-daan para sa mas malawak na hanay ng mga karanasan o pananaw, na may mga taong mula sa iba't ibang heograpiya na posibleng dumalo.
Ang unang hakbang sa pagho-host ng hybrid na pagpupulong ay ang pagpapasya kung hybrid ang tamang format para sa iyong meeting. Ang ilang mga pagpupulong ay maaaring makinabang mula sa lahat ng personal na pagdalo o lahat virtual na pakikilahok. Inirerekomenda namin na piliin mo ang format batay sa mga layunin ng pulong at ang inaasahang dadalo. Maging makatotohanan tungkol sa kung ano ang magagawa upang makamit sa napiling format.
Kung nagpasya kang mag-host ng hybrid na pagpupulong, inirerekomenda naming ipatupad ang mga sumusunod na kasanayan bago, habang, at pagkatapos ng session.
Isaalang-alang ang iba't ibang time zone kung saan dadalo ang mga kalahok. Tandaan na ang isang hybrid na pulong ay maaaring mangahulugan na ang ilang mga dadalo ay maaaring dumalo sa labas ng normal na oras ng trabaho. Kabilang dito ang mga araw na maaaring hindi perpekto para sa kanila dahil sa mga pambansa o pangkulturang pista opisyal. Subukang piliin ang pinaka-maginhawang oras para sa pinakamaraming kalahok hangga't maaari. Inirerekomenda namin ang paggamit ng tool tulad ng Planner ng Pagpupulong ng World Clock upang mailarawan at piliin ang pinaka-maginhawang oras sa mga time zone at rehiyon.
Magbigay ng internet stipend para sa mga sumasali sa malayo, kung maaari. Ang mga virtual na pagpupulong ay nangangailangan ng isang malakas at matatag na koneksyon sa internet para sa mga kalahok upang ganap na makilahok at makinabang mula sa nilalamang ibinabahagi. Susuportahan ng internet stipend ang mga virtual na kalahok na gamitin ang kanilang mga web camera upang ganap na makisali sa iba at lumahok sa mga talakayan nang hindi bumababa. Ito ay isang partikular na mahalagang pagsasaalang-alang kung ang mga kalahok ay inaasahang sumali sa labas ng normal na oras ng trabaho kapag sila ay maaaring wala sa kanilang opisina.
Maaaring kabilang dito ang paggawa ng online na bersyon ng agenda at mga worksheet na pisikal na ibibigay sa pulong. Sa isip, ibahagi ang lahat ng parehong impormasyon at mapagkukunan sa mga kalahok bago magsimula ang pulong upang ang lahat ay may parehong background na impormasyon.
Sabihin sa malayong mga kalahok kung paano kumonekta sa pulong upang makatulong na maiwasan ang mga late na sumali.
Titiyakin nito na ang mga virtual na dadalo ay ganap na makakalahok. Dapat kasama sa mga responsibilidad ng tagapagtaguyod ang pagpapaalam sa personal na facilitator kung ang isang malayong kalahok ay nagtaas ng kamay o kung nagdagdag sila ng komento sa chat. Karaniwan para sa mga talakayan na natural na dumadaloy sa mga personal na kalahok. Maliban kung may maingat na pagmo-moderate ng malayuang paglahok ng mga kalahok, ang kanilang mga kontribusyon ay maaaring hindi sinasadyang iwanan. Bilang karagdagan, ang isang tao ay dapat na atasan sa paghawak at pagtugon sa anumang mga isyu sa teknikal o koneksyon sa mga malalayong kalahok.
Ipares ang isang malayuang kalahok sa isang personal na kalahok bago magsimula ang kaganapan. Ipaalam sa bawat indibidwal kung sino ang kanilang buddy bago magsimula ang kaganapan. Hikayatin silang makipagpalitan ng impormasyon upang matiyak na mayroon silang paraan upang makipag-usap nang pribado sa isa't isa sa panahon ng pulong. Ito ay madaling gamitin kung sakaling ang malayong kalahok ay nangangailangan ng teknikal na suporta o "in-room" na suporta. Halimbawa, ang in-person buddy ay maaaring magdagdag ng post-it sa isang brainstorming wall para sa malayong kalahok, o marahil ang malayuang kalahok ay nangangailangan ng personal na kalahok na ulitin ang sinabi ng facilitator.
Talakayin kung paano inaasahang makikipag-ugnayan ang mga kalahok nang personal sa mga malalayong kalahok sa bawat aktibidad. Halimbawa, kung magho-host ka ng mga breakout room, ang mga kalahok ba ay halos nasa isang hiwalay na breakout room habang ang mga personal na kalahok ay nasa isa pang breakout room? Maghahalo ba ang mga breakout?
Ibahagi ito sa mga tauhan ng kaganapan bago ang pulong. Dapat na malinaw na ipahayag ng dokumento ang mga tungkulin ng bawat indibidwal na kasangkot at kung ano ang kailangang mangyari sa anong oras sa buong kaganapan.
Makakatulong ito sa malayo at personal na mga dadalo na subaybayan ang pag-uusap kung sakaling hindi nila makita ang indibidwal na nagsasalita.
Ito ay magpapahintulot sa kanila na ganap na makilahok sa mga talakayan. Gayunpaman, ang host ay dapat ding magkaroon ng kakayahang i-mute ang mga malalayong kalahok kung kinakailangan.
Halimbawa, kung gumagawa ka ng isang interactive na aktibidad sa brainstorming, ipagamit sa lahat ang virtual software tulad ng Mural o Virtual Post-its sa Google slides. Ito ay mas mainam sa pagkakaroon ng personal na mga kalahok na gumamit ng pisikal na Post-its na hindi mababasa ng mga malalayong kalahok. Gayunpaman, nangangahulugan ito na ang mga personal na dadalo ay kailangan ding magkaroon ng mga computer na magagamit sa kanila.
Pagkatapos ng session, pasalamatan ang mga sumali at ibahagi ang pag-record ng pulong, ang mga slide, at/o isang buod na recap ng kung ano ang napag-usapan. Kung maaari, magbigay ng sertipiko ng pakikilahok.
Habang nakikipagsapalaran kaming lahat sa pagho-host ng mga hybrid na pulong nang mas madalas, inirerekomenda naming gamitin ang pagkakataong ito upang matuto mula sa mga kaganapang ito. Mag-circulate ng pagsusuri pagkatapos ng pulong upang mangolekta ng input sa kung ano ang naging maayos at kung ano ang maaaring mapabuti para sa susunod na hybrid na pagpupulong.
Matututo tayong lahat mula sa mga karanasang ito upang maipatupad ang mahusay at epektibong mga pagpupulong upang palakasin ang ating gawain sa pagpaplano ng pamilya at kalusugan ng reproduktibo.
Gusto ng higit pang impormasyon sa malayuang pagpapadali? Galugarin ang Koleksyon ng insight sa FP.