Mag-type para maghanap

Mabilis na Pagbasa Oras ng Pagbasa: 6 minuto

Mga Tip para sa Pagho-host ng Hybrid Online at In-Person Meeting


Noong Marso ng 2020, maraming mga propesyonal ang patuloy na bumaling sa mga virtual na solusyon upang makipagkita sa mga kasamahan, dahil sa pandemya ng COVID-19. Dahil isa itong bagong pagbabago para sa karamihan sa atin, inilathala ng WHO/IBP Network Pagpunta sa Virtual: Mga Tip para sa Pagho-host ng Epektibong Virtual Meeting

Bagama't ipinakita sa amin ng pandemya ng COVID-19 ang kapangyarihan at kahalagahan ng mga virtual na pagpupulong upang ipagpatuloy ang aming mahahalagang gawain, ipinaalala rin nito sa amin kung gaano kahalaga ang harapang pakikipag-ugnayan para sa networking at pagbuo ng relasyon. Ngayon na ang mga virtual na pagpupulong ay naging isang nakagawiang bahagi ng aming trabaho, marami ang naglipat ng kanilang pagtuon sa pagho-host ng mga hybrid na pagpupulong, kung saan ang ilang mga tao ay nakikilahok nang personal at ang ilan ay sumasali sa malayo. Sa post na ito, tinutuklasan namin ang mga benepisyo at hamon ng pagho-host ng hybrid na pagpupulong pati na rin ang aming mga tip para sa pagho-host ng epektibong hybrid na pagpupulong.

Mga Benepisyo at Hamon ng Pagho-host ng Hybrid Meeting

Ang pagho-host ng isang epektibong hybrid na pulong ay nangangailangan ng pag-iisipan at maingat na pagpaplano ng mga host—mas higit pa kaysa sa pagpaplano ng isang ganap na virtual o isang ganap na personal na pagpupulong. Maaaring sabihin ng ilan na doble ito sa trabaho dahil, sa esensya, kailangang pag-isipan ng mga organizer ng kaganapan ang parehong virtual at personal na pakikilahok. Maaaring mangailangan ito ng mga karagdagang gastos at oras ng kawani para sa pagpaplano at pagpapatupad. 

Maaari itong maging isang hamon upang matugunan ang mga pangangailangan ng dalawang magkaibang uri ng madla. Kabilang dito ang paghawak ng mga isyu sa koneksyon at pagtiyak na ang mga tanong at kontribusyon ng mga malalayong kalahok ay isinasaalang-alang. Kung hindi pag-isipang mabuti ang mga aspetong ito, may panganib na ang pokus ng pulong ay maililipat mula sa nilalaman patungo sa teknikal na logistik. Na negatibong nakakaapekto sa karanasan para sa lahat. Panghuli, para sa mga virtual na kalahok, maaaring limitahan ng mga hybrid na pagpupulong ang kakayahan para sa impormal na networking (tulad ng sa mga coffee break sa pagitan ng mga session). Ang personal na pagkonekta sa mga virtual na kalahok, na kadalasang nag-uudyok sa pakikipagtulungan at pagbabago, ay nahahadlangan din. 

Sa kabila ng karagdagang paghahanda, Ang mga hybrid na pagpupulong ay nag-aalok ng maraming pagkakataon. Halimbawa, mas maraming kalahok ang maaaring makadalo sa pulong dahil mas kaunti ang mga nauugnay na gastos, kabilang ang:

  • Naglalakbay papunta/mula sa venue.
  • Pagbabayad sa bawat diem.
  • Mga gastos sa teknolohiya sa tao. 

Bukod sa pag-abot sa mas malaking audience sa pangkalahatan, ang pagho-host ng hybrid na pagpupulong ay maaaring magbigay-daan para sa mas malawak na hanay ng mga karanasan o pananaw, na may mga taong mula sa iba't ibang heograpiya na posibleng dumalo. 

Ang unang hakbang sa pagho-host ng hybrid na pagpupulong ay ang pagpapasya kung hybrid ang tamang format para sa iyong meeting. Ang ilang mga pagpupulong ay maaaring makinabang mula sa lahat ng personal na pagdalo o lahat virtual na pakikilahok. Inirerekomenda namin na piliin mo ang format batay sa mga layunin ng pulong at ang inaasahang dadalo. Maging makatotohanan tungkol sa kung ano ang magagawa upang makamit sa napiling format.

Kung nagpasya kang mag-host ng hybrid na pagpupulong, inirerekomenda naming ipatupad ang mga sumusunod na kasanayan bago, habang, at pagkatapos ng session. 

Mga Tip para sa Pagho-host ng Hybrid Meeting

dati

Maingat na isaalang-alang kung anong oras at petsa ang pagpupulong ay gaganapin

a close up of a calendarIsaalang-alang ang iba't ibang time zone kung saan dadalo ang mga kalahok. Tandaan na ang isang hybrid na pulong ay maaaring mangahulugan na ang ilang mga dadalo ay maaaring dumalo sa labas ng normal na oras ng trabaho. Kabilang dito ang mga araw na maaaring hindi perpekto para sa kanila dahil sa mga pambansa o pangkulturang pista opisyal. Subukang piliin ang pinaka-maginhawang oras para sa pinakamaraming kalahok hangga't maaari. Inirerekomenda namin ang paggamit ng tool tulad ng Planner ng Pagpupulong ng World Clock upang mailarawan at piliin ang pinaka-maginhawang oras sa mga time zone at rehiyon.

Isaalang-alang ang internet bandwidth ng mga kalahok

Magbigay ng internet stipend para sa mga sumasali sa malayo, kung maaari. Ang mga virtual na pagpupulong ay nangangailangan ng isang malakas at matatag na koneksyon sa internet para sa mga kalahok upang ganap na makilahok at makinabang mula sa nilalamang ibinabahagi. Susuportahan ng internet stipend ang mga virtual na kalahok na gamitin ang kanilang mga web camera upang ganap na makisali sa iba at lumahok sa mga talakayan nang hindi bumababa. Ito ay isang partikular na mahalagang pagsasaalang-alang kung ang mga kalahok ay inaasahang sumali sa labas ng normal na oras ng trabaho kapag sila ay maaaring wala sa kanilang opisina.

Ibahagi ang parehong impormasyon sa background sa lahat ng kalahok

Maaaring kabilang dito ang paggawa ng online na bersyon ng agenda at mga worksheet na pisikal na ibibigay sa pulong. Sa isip, ibahagi ang lahat ng parehong impormasyon at mapagkukunan sa mga kalahok bago magsimula ang pulong upang ang lahat ay may parehong background na impormasyon.

Magbigay ng malinaw at madaling maunawaang mga tagubilin

Sabihin sa malayong mga kalahok kung paano kumonekta sa pulong upang makatulong na maiwasan ang mga late na sumali.

Malinaw na tukuyin ang mga tungkulin bago ang pulong, kabilang ang pagtukoy ng isang personal na tagataguyod ng malayong kalahok

a graphic of 10 human figures. All are the color black except for one, which is redTitiyakin nito na ang mga virtual na dadalo ay ganap na makakalahok. Dapat kasama sa mga responsibilidad ng tagapagtaguyod ang pagpapaalam sa personal na facilitator kung ang isang malayong kalahok ay nagtaas ng kamay o kung nagdagdag sila ng komento sa chat. Karaniwan para sa mga talakayan na natural na dumadaloy sa mga personal na kalahok. Maliban kung may maingat na pagmo-moderate ng malayuang paglahok ng mga kalahok, ang kanilang mga kontribusyon ay maaaring hindi sinasadyang iwanan. Bilang karagdagan, ang isang tao ay dapat na atasan sa paghawak at pagtugon sa anumang mga isyu sa teknikal o koneksyon sa mga malalayong kalahok.

Magpatupad ng buddy system

Ipares ang isang malayuang kalahok sa isang personal na kalahok bago magsimula ang kaganapan. Ipaalam sa bawat indibidwal kung sino ang kanilang buddy bago magsimula ang kaganapan. Hikayatin silang makipagpalitan ng impormasyon upang matiyak na mayroon silang paraan upang makipag-usap nang pribado sa isa't isa sa panahon ng pulong. Ito ay madaling gamitin kung sakaling ang malayong kalahok ay nangangailangan ng teknikal na suporta o "in-room" na suporta. Halimbawa, ang in-person buddy ay maaaring magdagdag ng post-it sa isang brainstorming wall para sa malayong kalahok, o marahil ang malayuang kalahok ay nangangailangan ng personal na kalahok na ulitin ang sinabi ng facilitator.

Pag-isipan ang bawat aktibidad

an illuminated light bulb set against a dark backgroundTalakayin kung paano inaasahang makikipag-ugnayan ang mga kalahok nang personal sa mga malalayong kalahok sa bawat aktibidad. Halimbawa, kung magho-host ka ng mga breakout room, ang mga kalahok ba ay halos nasa isang hiwalay na breakout room habang ang mga personal na kalahok ay nasa isa pang breakout room? Maghahalo ba ang mga breakout?

Lumikha ng isang "run of show" na dokumento

Ibahagi ito sa mga tauhan ng kaganapan bago ang pulong. Dapat na malinaw na ipahayag ng dokumento ang mga tungkulin ng bawat indibidwal na kasangkot at kung ano ang kailangang mangyari sa anong oras sa buong kaganapan.

Sa panahon ng

Tiyaking makikita ng lahat ng kalahok ang isa't isa

  • Dapat na makita ng mga malalayong kalahok ang mga personal na kalahok. Malamang na mangangailangan ito ng karagdagang camera/laptop na naka-set up sa harap ng silid upang payagan ang mga malalayong kalahok na makita ang mga personal na dadalo. Bagama't maaaring hindi nila makita ang kanilang mga mukha, ang pagkakita sa silid ay makakatulong sa mga malalayong kalahok na ganap na makilahok sa pulong at madama na kasama sila. Kung hindi ito posible, dapat magbahagi ang host ng buod ng lahat ng dadalo (parehong malayuan at personal) sa simula ng kaganapan.
  • Dapat makita ng mga kalahok nang personal ang mga malalayong kalahok. Inirerekomenda namin ang pagkakaroon ng dalawang malalaking screen sa harap ng silid—isa para ipakita ang presentasyon (na ibabahagi rin sa screen sa mga malalayong kalahok) at isa pang screen para ipakita ang mga mukha ng mga iyon. halos nakikilahok. Ito ay magsisilbing isang visual na paalala na may mga malalayong kalahok at gawing mas inklusibo ang kanilang presensya at pakikilahok sa pulong.

Paalalahanan ang lahat na sabihin ang kanilang pangalan bago magsalita

Makakatulong ito sa malayo at personal na mga dadalo na subaybayan ang pag-uusap kung sakaling hindi nila makita ang indibidwal na nagsasalita. 

Ang mga malalayong kalahok ay dapat magkaroon ng kakayahang i-mute at i-unmute ang kanilang mga sarili

Ito ay magpapahintulot sa kanila na ganap na makilahok sa mga talakayan. Gayunpaman, ang host ay dapat ding magkaroon ng kakayahang i-mute ang mga malalayong kalahok kung kinakailangan.

Gumamit ng mga tool na may access ang lahat

Halimbawa, kung gumagawa ka ng isang interactive na aktibidad sa brainstorming, ipagamit sa lahat ang virtual software tulad ng Mural o Virtual Post-its sa Google slides. Ito ay mas mainam sa pagkakaroon ng personal na mga kalahok na gumamit ng pisikal na Post-its na hindi mababasa ng mga malalayong kalahok. Gayunpaman, nangangahulugan ito na ang mga personal na dadalo ay kailangan ding magkaroon ng mga computer na magagamit sa kanila.

Pagkatapos

Pagsubaybay sa mga kalahok

Pagkatapos ng session, pasalamatan ang mga sumali at ibahagi ang pag-record ng pulong, ang mga slide, at/o isang buod na recap ng kung ano ang napag-usapan. Kung maaari, magbigay ng sertipiko ng pakikilahok.

Suriin ang pulong

Habang nakikipagsapalaran kaming lahat sa pagho-host ng mga hybrid na pulong nang mas madalas, inirerekomenda naming gamitin ang pagkakataong ito upang matuto mula sa mga kaganapang ito. Mag-circulate ng pagsusuri pagkatapos ng pulong upang mangolekta ng input sa kung ano ang naging maayos at kung ano ang maaaring mapabuti para sa susunod na hybrid na pagpupulong.

Ibahagi ang iyong mga aral na natutunan at mga tip para sa pagho-host ng hybrid meeting

A laptop with a blue screen. Dozens of illustrated envelopes scatter from it. Matututo tayong lahat mula sa mga karanasang ito upang maipatupad ang mahusay at epektibong mga pagpupulong upang palakasin ang ating gawain sa pagpaplano ng pamilya at kalusugan ng reproduktibo.

Gusto ng higit pang impormasyon sa malayuang pagpapadali? Galugarin ang Koleksyon ng insight sa FP.

Ados Velez May

Senior Technical Advisor, IBP, World Health Org

Si Ados ay isang Senior Technical Advisor sa IBP Network Secretariat. Sa tungkuling iyon, nagbibigay ang Ados ng teknikal na pamumuno na nakikipag-ugnayan sa mga organisasyon ng miyembro ng network sa iba't ibang isyu tulad ng pagdodokumento ng mga epektibong kasanayan sa pagpaplano ng pamilya, pagpapakalat ng mga high-impact na kasanayan (HIPs), at pamamahala ng kaalaman. Bago ang IBP, nakabase si Ados sa Johannesburg, bilang isang panrehiyong tagapayo para sa International HIV/AIDS Alliance, na sumusuporta sa ilang mga miyembrong organisasyon sa Southern Africa. Siya ay may higit sa 20 taong karanasan sa internasyonal na disenyo ng programa sa kalusugan ng publiko, tulong teknikal, pamamahala, at pagbuo ng kapasidad, na nakatuon sa HIV/AIDS at Reproductive Health.

Nandita Thatte

IBP Network Lead, World Health Organization

Pinangunahan ni Nandita Thatte ang IBP Network na matatagpuan sa World Health Organization sa Department of Sexual and Reproductive Health and Research. Kasama sa kanyang kasalukuyang portfolio ang pag-institutionalize sa papel ng IBP upang suportahan ang pagpapakalat at paggamit ng mga interbensyon at alituntunin na nakabatay sa ebidensya, upang palakasin ang mga ugnayan sa pagitan ng mga kasosyong nakabase sa larangan ng IBP at mga mananaliksik ng WHO upang ipaalam ang mga agenda sa pagsasaliksik sa pagpapatupad at pagyamanin ang pakikipagtulungan ng 80+ miyembro ng IBP mga organisasyon. Bago sumali sa WHO, si Nandita ay isang Senior Advisor sa Office of Population and Reproductive Health sa USAID kung saan siya ay nagdisenyo, namamahala, at nagsuri ng mga programa sa West Africa, Haiti at Mozambique. Si Nandita ay mayroong MPH mula sa Johns Hopkins School of Public Health at isang DrPH sa Prevention at Community Health mula sa George Washington University School of Public Health.

Carolin Ekman

Pamamahala ng Komunikasyon at Kaalaman, IBP Network

Nagtatrabaho si Carolin Ekman para sa IBP Network Secretariat, kung saan ang kanyang pangunahing pokus ay sa mga komunikasyon, social media at pamamahala ng kaalaman. Siya ay nangunguna sa pagbuo ng IBP Community Platform; namamahala ng nilalaman para sa network; at kasangkot sa iba't ibang mga proyekto na may kaugnayan sa pagkukuwento, diskarte at rebranding ng IBP. Sa loob ng 12 taon sa UN system, NGOs at pribadong sektor, si Carolin ay may multidisciplinary na pag-unawa sa SRHR at ang mas malawak na epekto nito sa kabutihan at napapanatiling pag-unlad. Ang kanyang karanasan ay sumasaklaw sa mga panlabas/panloob na komunikasyon; adbokasiya; pampubliko/pribadong pakikipagsosyo; responsibilidad ng korporasyon; at ako. Kabilang sa mga pinagtutuunan ng pansin ang pagpaplano ng pamilya; kalusugan ng kabataan; mga pamantayan sa lipunan; FGM; pag-aasawa ng bata; at karahasan na nakabatay sa karangalan. Si Carolin ay mayroong MSc sa Media Technology/Journalism mula sa Royal Institute of Technology, Sweden, pati na rin ang isang MSc sa Marketing mula sa Stockholm University, Sweden, at nag-aral din ng karapatang pantao, pag-unlad at CSR sa Australia at Switzerland.

Anne Ballard Sara, MPH

Senior Program Officer, Johns Hopkins Center for Communication Programs

Si Anne Ballard Sara ay isang Program Officer II sa Johns Hopkins Center for Communication Programs, kung saan sinusuportahan niya ang mga aktibidad sa pananaliksik sa pamamahala ng kaalaman, mga field program, at mga komunikasyon. Kasama sa kanyang background sa pampublikong kalusugan ang komunikasyon sa pagbabago ng pag-uugali, pagpaplano ng pamilya, pagbibigay-kapangyarihan sa kababaihan, at pananaliksik. Naglingkod si Anne bilang health volunteer sa Peace Corps sa Guatemala at may hawak na Master of Public Health mula sa George Washington University.

Sarah V. Harlan

Partnerships Team Lead, Knowledge SUCCESS, Johns Hopkins Center for Communication Programs

Si Sarah V. Harlan, MPH, ay naging kampeon ng pandaigdigang reproductive health at pagpaplano ng pamilya sa loob ng higit sa dalawang dekada. Siya ang kasalukuyang pinuno ng pangkat ng mga pakikipagsosyo para sa proyekto ng Knowledge SUCCESS sa Johns Hopkins Center for Communication Programs. Kabilang sa kanyang partikular na mga teknikal na interes ang Populasyon, Kalusugan, at Kapaligiran (PHE) at pagpapataas ng access sa mas matagal na kumikilos na mga paraan ng pagpipigil sa pagbubuntis. Pinamunuan niya ang Inside the FP Story podcast at naging co-founder ng Family Planning Voices storytelling initiative (2015-2020). Isa rin siyang co-author ng ilang how-to guides, kabilang ang Building Better Programs: A Step-by-Step Guide to Use Knowledge Management in Global Health.