تلاش کرنے کے لیے ٹائپ کریں۔

ویڈیو پڑھنے کا وقت: 5 منٹ

ورچوئل جانا: ایک مؤثر ورچوئل میٹنگ کی میزبانی کے لیے نکات


ہم میں سے زیادہ تر لوگ خود کو دور سے کام کرتے ہوئے اور آمنے سامنے (یا اس کے علاوہ) کے بجائے آن لائن جڑتے ہوئے پاتے ہیں۔ میں ہمارے ساتھی آئی بی پی نیٹ ورک اشتراک کریں کہ کس طرح انہوں نے ایک علاقائی ورچوئل میٹنگ کامیابی کے ساتھ بلائی جب COVID-19 وبائی مرض نے اپنے منصوبے بدلے۔

پچھلے کئی سالوں میں، ہم نے ایک دیکھا ہے۔ ورچوئل میٹنگز پر زیادہ زور. چاہے ہمارے کاربن فوٹ پرنٹ کو کم کرنے کی کوششوں کی وجہ سے، عالمی سامعین کو شامل کرنے کی خواہش، یا حال ہی میں، COVID-19 وبائی بیماری کی وجہ سے خود کو گھر میں تلاش کرنے کی وجہ سے، ورچوئل میٹنگز زیادہ عام ہوتی جا رہی ہیں۔ ہم نے مرتب کیا ہے۔ ہماری سب سے زیادہ عملی تجاویز ایک کامیاب ورچوئل میٹنگ یا ویبینار کی منصوبہ بندی کے لیے۔

کلک کریں! کامیاب ورچوئل میٹنگ کے لیے IBP کی 5 تجاویز۔

1. مقصد اور مقاصد کو واضح کریں۔

یقینی بنائیں کہ میٹنگ کے منتظمین اور شرکاء ہیں۔ مقاصد پر واضح اجلاس کے. مختلف اہداف اور مقاصد کے لیے مختلف پلیٹ فارمز اور ٹولز کی ضرورت ہوگی۔

  • علم بانٹنا اور پھیلانا میٹنگز ویبنار فارمیٹس سے فائدہ اٹھا سکتی ہیں جہاں پینل پریزنٹیشنز یا لیکچرز کے ذریعے معلومات کا اشتراک کیا جاتا ہے۔
  • اتفاق رائے یا فیصلہ سازی کی تعمیر زیادہ فعال مصروفیت کی ضرورت ہوتی ہے اور اس کے لیے مزید خصوصیات جیسے پولنگ یا سوالات اور بحث کے لیے کافی وقت فراہم کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
  • سیکھنا اور تربیت دیگر خصوصیات جیسے ویڈیوز یا لائیو سٹریمڈ مظاہرے شامل کر سکتے ہیں۔
  • نیٹ ورکنگ ورچوئل میٹنگز کے دوران چیٹ فنکشنز کے ذریعے حقیقی وقت میں بات چیت کی جا سکتی ہے یا میٹنگ کے بعد شرکاء کے ساتھ رابطے کی معلومات کا اشتراک کر کے کیا جا سکتا ہے۔

2. سافٹ ویئر سیکھیں اور کنیکٹیویٹی کو زیادہ سے زیادہ بنائیں

مختلف فنکشنلٹیز کے ساتھ بہت سی ورچوئل میٹنگ ایپلی کیشنز دستیاب ہیں۔ کچھ زیادہ پیچیدہ ضروریات کے لیے بہتر کام کرتے ہیں اور دیگر ممالک کی وسیع رینج کے شرکاء کو شامل کرنے کے لیے بہتر کام کر سکتے ہیں۔ متعدد ممالک میں دستیابی، لاگت، اور متعدد میزبانوں کی صلاحیت پر غور کیا جانا چاہیے۔ زیادہ تر میں ایک جیسی بنیادی خصوصیات ہیں، تو بس ایک منتخب کریں جو آپ کے لئے کام کرتا ہے.

  • اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اور آپ کے پیش کنندگان دونوں سافٹ ویئر کی بنیادی خصوصیات کو منظم کرنے کا طریقہ جانتے ہیں۔. آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ تمام پیش کنندگان پلیٹ فارم سے واقف ہیں a کو تھام کر میٹنگ سے پہلے خشک رن لاگ ان کرنے کے طریقے، چیٹ کی خصوصیات، پوز کرنے، دیکھنے اور سوالوں کے جواب دینے کے طریقے، اور آڈیو آپشنز کو کنٹرول کرنے کا طریقہ پر تبادلہ خیال کرنے کے لیے۔ مزید برآں، پیش کنندگان سے میٹنگ کے دن جلد میٹنگ میں شامل ہونے کو کہیں تاکہ ان کی آڈیو (اور ویڈیو، اگر ضروری ہو) کی جانچ کی جا سکے۔
  • اگر آپ کچھ شرکاء کے لیے انٹرنیٹ کنکشن کے چیلنجوں کا اندازہ لگاتے ہیں، تو کوشش کریں اور فراہم کریں۔ میٹنگ میں شامل ہونے کا متبادل طریقہ (یعنی فون کے ذریعے)۔
  • دیگر موجودہ ایپلی کیشنز جیسے ای میل، ویب براؤزرز، اسکائپ، میسجنگ ایپس، اور سوشل میڈیا کو بند کریں۔ خلفشار، پاپ اپ، اور پس منظر کے شور کو کم سے کم کریں۔. اس کے علاوہ، Wi-Fi کے بجائے ٹھوس، وائرڈ انٹرنیٹ کنکشن استعمال کرنے کی کوشش کریں۔

3. شرکاء کو مدعو کریں اور ان کے ساتھ مشغول ہوں۔

ورچوئل میٹنگز کے بارے میں ایک مشکل چیز ہے۔ شرکاء کو حقیقی وقت میں مشغول کرنا اور میٹنگ کے بعد انہیں مصروف رکھنا. یقینی بنائیں کہ آپ کے پیش کنندگان متنوع سامعین کی نمائندگی کرتے ہیں اور سوالات اور بحث کے لیے کافی وقت دیتے ہیں۔ یاد رکھیں، اگر آپ کو ذاتی طور پر ملاقات منسوخ کرنی ہے، تو ایک ورچوئل آپشن رفتار کو جاری رکھنے اور اپنے شرکاء کے ساتھ بات چیت جاری رکھنے کا ایک بہترین طریقہ ہے!

  • میٹنگ سے پہلے پیش کنندگان اور یہاں تک کہ ممکنہ شرکاء کو شامل کرنا اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کر سکتا ہے کہ مقاصد کو مشترکہ طور پر تیار کیا جائے اور ہر کوئی اس عمل میں سرمایہ کاری کرتا ہے۔ شروع سے.
  • ریکارڈنگ اور سلائیڈز کو شرکاء کے ساتھ شیئر کریں۔ میٹنگ کے بعد تاکہ وہ انہیں اپنی رفتار سے دیکھ سکیں۔ آپ پیش کنندگان کے ساتھ کوئی بھی جواب نہ ملنے والے سوالات کا اشتراک بھی کر سکتے ہیں، تاکہ وہ براہ راست شرکاء کو جواب دے سکیں۔
  • آخر میں، پریکٹس کی کمیونٹی شروع کرنے پر غور کریں (CoP) ورچوئل میٹنگ کے بعد بحث جاری رکھنے کے لیے۔ آپ یہ آن لائن پلیٹ فارمز، فون ایپلیکیشنز، یا یہاں تک کہ بنیادی ای میل کے ذریعے کر سکتے ہیں۔

4. مسائل کے لیے ایک منصوبہ بنائیں

جیسا کہ ذاتی ملاقاتوں کے ساتھ، پریزنٹیشن کی مشق کرنے سے بڑا فرق پڑ سکتا ہے۔. اور، ہمیشہ کی طرح، ڈھیروں مشقوں سے بھی، مسائل پیدا ہوں گے، اس لیے یقینی بنائیں کہ ہر ممکن حد تک تیار رہیں۔

  • ڈرائی رن کرو! ہر پیش کنندہ کے ساؤنڈ سیٹ اپس کو چیک کریں اور یقینی بنائیں کہ ہر کوئی صحیح طریقے سے جڑ سکتا ہے۔ آپ کو کال اِن آپشن فراہم کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے، جسے پہلے سے ترتیب دیا جانا چاہیے۔
  • ٹائم لائن فراہم کریں۔ یا تمام پیش کنندگان کے لیے "رن آف شو" تاکہ وہ میٹنگ کے بہاؤ کو جانیں اور اپنے وقت پر قائم رہیں۔
  • آپ پوچھیں پیش کنندگان اپنی پریزنٹیشنز کے ذریعے چلائیں۔ اپنے طور پر تاکہ وہ وقت کے ساتھ ساتھ نہ جائیں۔ میٹنگ کی توانائی کو ایک پریزینٹر سے زیادہ کچھ نہیں کم کرتا ہے جو آگے بڑھتا ہے۔
  • کنکشنز ناکام ہو سکتے ہیں، اور ایک پیش کنندہ گر سکتا ہے یا حجم کھو سکتا ہے لہذا کسی ایسے شخص کی شناخت کریں جو قدم رکھ سکتا ہے یا ایک بیک اپ پلان ہے دوبارہ جڑنے یا آگے بڑھنے کے لیے۔

5. فارمیٹ کو سادہ رکھیں

ٹکنالوجی میں پھنس جانا اور ایک ساتھ بہت سی خصوصیات (لائیو اسٹریمنگ، پولنگ، اسکرینوں کا اشتراک، ویڈیوز چلانا، وغیرہ) آزمانا پرکشش ہے۔ البتہ، فارمیٹ کو سادہ رکھنا تکنیکی مسائل سے بچیں گے اور شرکاء کے لیے پیروی کرنا آسان ہو جائے گا۔ یاد رکھیں، آپ کے شرکاء وہاں مواد اور معلومات کے لیے ہیں، ٹیکنالوجی کے لیے نہیں۔ فی ویبنار 4-5 سے زیادہ پیش کنندگان کو مدعو نہ کریں، بشمول ماڈریٹر/سہولت کار۔

  • تکنیکی آرگنائزر کی شناخت کریں۔ جو پردے کے پیچھے سے ایپلیکیشن کا انتظام کر سکتا ہے۔
  • یقینی بنائیں موضوع مرکوز اور واضح طور پر بیان کیا گیا ہے۔ تاکہ سامعین آسانی سے پیروی کر سکیں۔
  • ایک ماسٹر سلائیڈ ڈیک بنائیں پریزنٹیشنز کے لیے اس لیے صرف ایک شخص، ٹیکنیکل آرگنائزر، اسکرین سے اسکرین پر جانے اور کنٹرولز کو ایک اسپیکر سے دوسرے اسپیکر میں تبدیل کرنے میں وقت ضائع کرنے کے بجائے سلائیڈوں کو آگے بڑھا سکتا ہے۔ یہ ممکنہ طور پر ویبینار کے بہاؤ کو پٹڑی سے اتار سکتا ہے۔
  • ایک زبان پر قائم رہیں میٹنگ کے دوران لیکن متعدد زبانوں میں ایک جیسی میٹنگز پیش کرنے پر غور کریں۔

آخر میں، یاد رکھیں مثبت رہو اور مزہ کرو! اگرچہ ورچوئل میٹنگز مکمل طور پر ذاتی طور پر، آمنے سامنے بات چیت کی جگہ نہیں لے سکتی ہیں، لیکن یہ اب بھی ایک انٹرایکٹو اور معلوماتی انداز میں خیالات کو سیکھنے اور تبادلہ کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہو سکتی ہیں۔ ایک اچھی طرح سے چلنے والا ویبنار رابطہ قائم کرنے، مشغول کرنے اور علم کا اشتراک کرنے کا ایک بہترین موقع ہے!

مزید معلومات کے لیے ملاحظہ کریں۔ www.ibpnetwork.orgرابطہ کریں۔ ibpnetwork@who.int، یا ٹویٹر پر ہمیں فالو کریں۔ @IBP_network.

ایکشن میں تجاویز

مارچ 2020 میں، ہم نے COVID-19 پھیلنے کے خدشات کی وجہ سے عابدجان، کوٹ ڈی آئیور میں ہونے والی اپنی ذاتی علاقائی پارٹنر میٹنگ کو ملتوی کرنے کا مشکل فیصلہ کیا۔ اہم علاقائی شراکت داروں نے سیشنز اور پریزنٹیشنز تیار کرنے کے لیے ہمارے ساتھ مہینوں پہلے سے کام کیا تھا، اور میٹنگ کے بارے میں کافی جوش و خروش تھا۔ مکمل طور پر منسوخ کرنے اور اپنے شراکت داروں کو پیچھے چھوڑنے کے بجائے، ہم نے رفتار کو جاری رکھنے کے لیے ایک انٹرایکٹو ویبینار سیریز کی میزبانی کی۔ اس طرح ہم اپنی تجاویز کو عملی جامہ پہناتے ہیں۔

ویبینار سیریز کے پینلسٹس نے پورے مغربی افریقہ میں علاقائی نیٹ ورکس، عالمی تنظیموں اور مختلف این جی اوز اور سی ایس اوز کی نمائندگی کی۔

انٹرایکٹو ویبینار سیریز کا مقصد تھا۔ علاقائی شراکت داری کو تقویت دینا اور خاندانی منصوبہ بندی اور تولیدی صحت (FP/RH) کی ترجیحات کو بڑھانے کے لیے اتفاق رائے پیدا کرنا 2020 سے آگے۔ ہم نے GoToWebinar استعمال کیا، جسے ہم نے پہلے مغربی افریقہ میں شراکت داروں کے ساتھ استعمال کیا تھا، لہذا ہم جانتے تھے کہ یہ اچھی طرح سے کام کرتا ہے اور استعمال میں نسبتاً آسان تھا۔ ہم نے یہ بھی یقینی بنایا کہ تمام منتظمین اور پینلسٹ بذریعہ سافٹ ویئر سے واقف ہیں۔ ایک خشک دوڑ کا انعقاد اور ان سے مقررہ وقت سے پہلے شامل ہونے کو کہا۔

اس سیریز میں پہلے سے تیار شدہ پینل پریزنٹیشنز شامل تھے جہاں پریزنٹرز نے FP/RH پروگراموں کو لاگو کرنے سے فیلڈ پر مبنی تجربات کا اشتراک کیا۔ ہر ویبینار میں 4-5 پینلسٹ کے ساتھ ایک واضح موضوع تھا۔ پینلسٹس نے مختلف عالمی تنظیموں، علاقائی نیٹ ورکس، اور خطے کے متعدد ممالک سے مقامی NGO یا CSOs کے مقررین کی ایک رینج کی نمائندگی کی۔ ہر پینلسٹ نے سوالات کے جوابات دیئے اور بات چیت کی سہولت فراہم کی۔ خطے میں باہمی تعاون کی سرگرمیوں پر اتفاق رائے پیدا کریں۔ (بشمول دوسرے کی ضرورت WAHO گڈ پریکٹس فورمویسٹ افریقن ہیلتھ آرگنائزیشن (WAHO) کے شراکت داروں کے ساتھ، اواگاڈوگو پارٹنرشپ (OP)، اور دیگر اسٹیک ہولڈرز۔

ویبینار سیریز کے بعد، ہم نے وسیع تر IBP کمیونٹی کے ساتھ پیشکشیں شیئر کیں۔، تاکہ دوسرے سیشنز سے فائدہ اٹھا سکیں۔ ویبنرز کے ایک ہفتہ بعد، ہمارے پاس ان لوگوں کی طرف سے 150 سے زیادہ آراء تھے جو لائیو ایونٹ میں حصہ نہیں لے سکتے تھے۔ یہ شرکاء کو پیشکش کنندگان کے ساتھ رابطہ قائم کرنے کی اجازت دی۔ ضرورت کے مطابق اور ممکنہ نئی رکن تنظیموں سے دلچسپی پیدا کی جنہوں نے IBP عالمی برادری کی مشق میں شامل کرنے کی درخواست کی۔

لامحالہ، ہمیں کچھ ٹکنالوجی اور کنکشن کے چیلنجوں کا سامنا کرنا پڑا جس میں پیش کنندگان کے غیر مستحکم انٹرنیٹ کنیکشنز بھی شامل ہیں جس کی وجہ سے کچھ تاخیر ہوئی۔ البتہ، پیشگی تیاری اور فوری سوچ کی وجہ سے، ہم نے کسی قسم کی رکاوٹ سے گریز کیا۔ جیسا کہ ساتھیوں نے ضرورت کے مطابق پیش کرنے یا اعتدال کی طرف قدم بڑھایا۔

پر انٹرایکٹو ویبینار سیریز دیکھیں WHO/HRP میڈیا چینل.

17 مارچ:

18 مارچ:

19 مارچ:

Subscribe to Trending News!
نندیتا تھٹے

آئی بی پی نیٹ ورک لیڈ، ورلڈ ہیلتھ آرگنائزیشن

نندیتا تھٹے جنسی اور تولیدی صحت اور تحقیق کے شعبہ میں عالمی ادارہ صحت میں واقع IBP نیٹ ورک کی قیادت کرتی ہیں۔ اس کے موجودہ پورٹ فولیو میں ثبوت پر مبنی مداخلتوں اور رہنما خطوط کے پھیلاؤ اور استعمال کی حمایت کرنے کے لیے IBP کے کردار کو ادارہ جاتی بنانا، IBP کے فیلڈ پر مبنی شراکت داروں اور WHO کے محققین کے درمیان روابط کو مضبوط بنانے کے لیے عمل درآمد کے تحقیقی ایجنڈوں سے آگاہ کرنا اور 80+ IBP ممبروں کے درمیان تعاون کو فروغ دینا شامل ہے۔ تنظیمیں ڈبلیو ایچ او میں شامل ہونے سے پہلے، نندیتا یو ایس ایڈ میں آفس آف پاپولیشن اینڈ ری پروڈکٹیو ہیلتھ میں سینئر ایڈوائزر تھیں جہاں انہوں نے مغربی افریقہ، ہیٹی اور موزمبیق میں پروگراموں کا ڈیزائن، انتظام اور جائزہ لیا۔ نندیتا نے جانز ہاپکنز اسکول آف پبلک ہیلتھ سے ایم پی ایچ اور جارج واشنگٹن یونیورسٹی اسکول آف پبلک ہیلتھ سے پریوینشن اینڈ کمیونٹی ہیلتھ میں ڈاکٹر پی ایچ کی ڈگری حاصل کی ہے۔

نندیتا تھٹے

آئی بی پی نیٹ ورک لیڈ، ورلڈ ہیلتھ آرگنائزیشن

نندیتا تھٹے جنسی اور تولیدی صحت اور تحقیق کے شعبہ میں عالمی ادارہ صحت میں واقع IBP نیٹ ورک کی قیادت کرتی ہیں۔ اس کے موجودہ پورٹ فولیو میں ثبوت پر مبنی مداخلتوں اور رہنما خطوط کے پھیلاؤ اور استعمال کی حمایت کرنے کے لیے IBP کے کردار کو ادارہ جاتی بنانا، IBP کے فیلڈ پر مبنی شراکت داروں اور WHO کے محققین کے درمیان روابط کو مضبوط بنانے کے لیے عمل درآمد کے تحقیقی ایجنڈوں سے آگاہ کرنا اور 80+ IBP ممبروں کے درمیان تعاون کو فروغ دینا شامل ہے۔ تنظیمیں ڈبلیو ایچ او میں شامل ہونے سے پہلے، نندیتا یو ایس ایڈ میں آفس آف پاپولیشن اینڈ ری پروڈکٹیو ہیلتھ میں سینئر ایڈوائزر تھیں جہاں انہوں نے مغربی افریقہ، ہیٹی اور موزمبیق میں پروگراموں کا ڈیزائن، انتظام اور جائزہ لیا۔ نندیتا نے جانز ہاپکنز اسکول آف پبلک ہیلتھ سے ایم پی ایچ اور جارج واشنگٹن یونیورسٹی اسکول آف پبلک ہیلتھ سے پریوینشن اینڈ کمیونٹی ہیلتھ میں ڈاکٹر پی ایچ کی ڈگری حاصل کی ہے۔

Åsa Cuzin

Åsa Cuzin کے پاس WHO کے جنسی اور تولیدی صحت اور تحقیق کے شعبہ میں 20 سال سے زیادہ کا تجربہ ہے، جہاں اس نے ابتدائی طور پر WHO Reproductive Health Library (RHL) کو تیار کرنے کے لیے کام کیا، جس میں تولیدی صحت میں ثبوت پر مبنی فیصلہ سازی پر ورکشاپس کا انعقاد کیا گیا۔ بہترین پریکٹسز انیشیٹو کو نافذ کرنا، ملک کی صلاحیت سازی کی سرگرمیاں، نفلی خاندانی منصوبہ بندی پر عمل درآمد اور آپریشنز کے تحقیقی منصوبوں میں شامل ہیں۔ اس نے فرانس میں نفسیات کی تعلیم حاصل کی ہے اور جنیوا، سوئٹزرلینڈ کی یونیورسٹی سے پبلک ہیلتھ میں پوسٹ گریجویٹ ڈپلومہ اور انسانی حقوق میں ڈپلومہ حاصل کیا ہے۔ اس کے پاس گریجویٹ انسٹی ٹیوٹ، جنیوا، سوئٹزرلینڈ سے تنازعات اور تنازعات کے حل اور بین الاقوامی مذاکرات کے لیے مذاکرات کی مسلسل تربیت میں سرٹیفکیٹ بھی ہیں۔