ہائبرڈ آن لائن اور ذاتی ملاقات کی میزبانی کے لیے نکات

مختلف ٹائم زونز کو مدنظر رکھیں جہاں سے شرکاء شرکت کریں گے۔ ذہن میں رکھیں کہ ہائبرڈ میٹنگ کا مطلب یہ ہو سکتا ہے کہ کچھ شرکاء عام کام کے اوقات سے باہر شرکت کر رہے ہوں۔ اس میں وہ دن شامل ہیں جو قومی یا ثقافتی تعطیلات کے پیش نظر ان کے لیے موزوں نہیں ہو سکتے۔ زیادہ سے زیادہ شرکاء کے لیے سب سے آسان وقت منتخب کرنے کی کوشش کریں۔ ہم ایک ٹول استعمال کرنے کی تجویز کرتے ہیں جیسے ورلڈ کلاک میٹنگ پلانر ٹائم زونز اور علاقوں میں سب سے زیادہ آسان وقت کا تصور کرنے اور منتخب کرنے کے لیے۔

اگر ممکن ہو تو دور سے شامل ہونے والوں کے لیے انٹرنیٹ وظیفہ فراہم کریں۔ ورچوئل میٹنگز میں شرکا کے لیے ایک مضبوط اور مستحکم انٹرنیٹ کنکشن کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ وہ مکمل طور پر حصہ لے سکیں اور شیئر کیے جانے والے مواد سے فائدہ اٹھائیں۔ انٹرنیٹ وظیفہ ورچوئل شرکاء کو اپنے ویب کیمروں کو دوسروں کے ساتھ مکمل طور پر مشغول ہونے اور چھوڑے بغیر مباحثوں میں حصہ لینے میں مدد فراہم کرے گا۔ یہ ایک خاص طور پر اہم غور ہے اگر شرکاء سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ عام کام کے اوقات سے باہر اس وقت شامل ہوں جب وہ اپنے دفتر میں نہ ہوں۔

اس میں ایجنڈا اور ورک شیٹس کا ایک آن لائن ورژن بنانا شامل ہو سکتا ہے جو میٹنگ میں جسمانی طور پر حوالے کیے جائیں گے۔ مثالی طور پر، میٹنگ شروع ہونے سے پہلے شرکاء کے ساتھ ایک جیسی معلومات اور وسائل کا اشتراک کریں تاکہ ہر ایک کے پاس ایک جیسی معلومات ہوں۔

دور دراز کے شرکاء کو بتائیں کہ میٹنگ میں دیر سے شامل ہونے سے بچنے میں مدد کے لیے کیسے جڑیں۔

یہ یقینی بنائے گا کہ ورچوئل حاضرین مکمل طور پر حصہ لینے کے قابل ہیں۔ وکیل کی ذمہ داریوں میں ذاتی طور پر سہولت کار کو یہ بتانا شامل ہونا چاہیے کہ آیا کسی دور دراز کے شریک نے اپنا ہاتھ اٹھایا ہے یا اس نے چیٹ میں کوئی تبصرہ شامل کیا ہے۔ ذاتی طور پر شرکت کرنے والوں کے درمیان گفتگو کا ہونا ایک عام بات ہے۔ جب تک کہ دور دراز کے شرکاء کی شمولیت میں محتاط اعتدال نہ ہو، ان کے تعاون کو نادانستہ طور پر چھوڑ دیا جا سکتا ہے۔ اس کے علاوہ، کسی کو دور دراز کے شرکاء کے درمیان کسی تکنیکی یا کنکشن کے مسائل کو سنبھالنے اور جواب دینے کا کام سونپا جانا چاہئے۔

ایونٹ شروع ہونے سے پہلے دور دراز کے شریک کو ذاتی طور پر شریک کے ساتھ جوڑیں۔ ایونٹ شروع ہونے سے پہلے ہر فرد کو بتائیں کہ ان کا دوست کون ہے۔ ان کی حوصلہ افزائی کریں کہ وہ معلومات کا تبادلہ کریں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ میٹنگ کے دوران ان کے پاس ایک دوسرے کے ساتھ نجی طور پر بات چیت کرنے کا طریقہ موجود ہے۔ یہ اس صورت میں کارآمد ہے جب دور دراز کے شریک کو تکنیکی مدد یا "کمرے میں" مدد کی ضرورت ہو۔ مثال کے طور پر، ذاتی طور پر دوست دور دراز کے شریک کے لیے دماغی طوفان کی دیوار میں اس کے بعد کا اضافہ کر سکتا ہے، یا شاید دور دراز کے شریک کو ذاتی طور پر شریک کی ضرورت ہو کہ وہ سہولت کار کی بات کو دہرائے۔

بحث کریں کہ کس طرح ذاتی طور پر شرکاء سے ہر سرگرمی کے دوران دور دراز کے شرکاء کے ساتھ بات چیت کی توقع کی جائے گی۔ مثال کے طور پر، اگر آپ بریک آؤٹ رومز کی میزبانی کر رہے ہیں، تو کیا شرکت کرنے والے عملی طور پر ایک علیحدہ بریک آؤٹ روم میں ہوں گے جب کہ ذاتی طور پر شرکاء دوسرے بریک آؤٹ روم میں ہوں گے؟ کیا بریک آؤٹ مخلوط ہوں گے؟

میٹنگ سے پہلے ایونٹ کے عملے کے ساتھ اس کا اشتراک کریں۔ دستاویز میں واضح طور پر شامل ہونے والے ہر فرد کے کردار کو بیان کرنا چاہیے اور پورے ایونٹ میں کس وقت ہونے کی ضرورت ہے۔

• دور دراز کے شرکاء کو ذاتی طور پر شرکاء کو دیکھنے کے قابل ہونا چاہئے۔ اس کے لیے ممکنہ طور پر کمرے کے سامنے ایک اضافی کیمرہ/لیپ ٹاپ سیٹ اپ کرنے کی ضرورت ہوگی تاکہ دور دراز کے شرکاء کو ذاتی طور پر حاضرین کو دیکھنے کی اجازت دی جا سکے۔ اگرچہ وہ اپنے چہروں کو دیکھنے کے قابل نہیں ہوسکتے ہیں، لیکن کمرے کو دیکھنے سے دور دراز کے شرکاء کو میٹنگ میں مکمل طور پر شرکت کرنے اور اس میں شامل ہونے کا احساس کرنے میں مدد ملے گی۔ اگر یہ ممکن نہیں ہے تو، میزبان کو تقریب کے آغاز میں حاضری میں موجود ہر شخص کا خلاصہ شیئر کرنا چاہیے (دونوں دور سے اور ذاتی طور پر)۔
• ذاتی طور پر شرکاء کو دور دراز کے شرکاء کو دیکھنے کے قابل ہونا چاہئے۔ ہم تجویز کرتے ہیں کہ کمرے کے سامنے دو بڑی اسکرینیں ہوں- ایک پریزنٹیشن دکھانے کے لیے (جو دور دراز کے شرکاء کے ساتھ بھی اسکرین شیئر کی جائے گی) اور دوسری اسکرین ان لوگوں کے چہرے دکھانے کے لیے۔ عملی طور پر حصہ لے رہے ہیں۔. یہ ایک بصری یاد دہانی کے طور پر کام کرے گا کہ دور دراز کے شرکاء موجود ہیں اور میٹنگ میں ان کی موجودگی اور شرکت کو مزید جامع بنائیں گے۔

اس سے دور دراز اور ذاتی طور پر حاضرین کو اس صورت میں گفتگو کی پیروی کرنے میں مدد ملے گی کہ وہ بولنے والے فرد کو نہیں دیکھ سکتے۔ 

اس سے وہ مکمل طور پر بات چیت میں حصہ لے سکیں گے۔ تاہم، میزبان کے پاس ضرورت پڑنے پر دور دراز کے شرکاء کو خاموش کرنے کی صلاحیت بھی ہونی چاہیے۔

مثال کے طور پر، اگر آپ ایک انٹرایکٹو دماغی طوفان کی سرگرمی کر رہے ہیں، تو ہر کسی کو ورچوئل سافٹ ویئر استعمال کرنے کو کہیں۔ مورل یا گوگل سلائیڈز میں ورچوئل پوسٹ۔ یہ ذاتی طور پر شرکاء کے جسمانی پوسٹ کا استعمال کرنے سے بہتر ہے جسے دور دراز کے شرکاء پڑھ نہیں سکیں گے۔ تاہم، اس کا مطلب یہ ہے کہ ذاتی طور پر حاضرین کے پاس بھی کمپیوٹر دستیاب ہونے کی ضرورت ہوگی۔

سیشن کے بعد، ان لوگوں کا شکریہ ادا کریں جنہوں نے شرکت کی اور میٹنگ کی ریکارڈنگ، سلائیڈز، اور/یا اس بات کا خلاصہ شیئر کریں جس پر تبادلہ خیال کیا گیا۔ اگر ممکن ہو تو شرکت کا سرٹیفکیٹ فراہم کریں۔

چونکہ ہم سب زیادہ کثرت سے ہائبرڈ میٹنگز کی میزبانی کرنے کا ارادہ کرتے ہیں، ہم ان تقریبات سے سیکھنے کا موقع لینے کی تجویز کرتے ہیں۔ کیا اچھا رہا اور اگلی ہائبرڈ میٹنگ کے لیے کیا بہتر کیا جا سکتا ہے اس پر ان پٹ جمع کرنے کے لیے میٹنگ کے بعد کی تشخیص کو سرکلیٹ کریں۔

ہم سب ان تجربات سے سیکھ سکتے ہیں تاکہ خاندانی منصوبہ بندی اور تولیدی صحت میں اپنے کام کو مضبوط بنانے کے لیے موثر اور موثر میٹنگز کو لاگو کیا جا سکے۔