تلاش کرنے کے لیے ٹائپ کریں۔

فوری پڑھیں پڑھنے کا وقت: 6 منٹ

ہائبرڈ آن لائن اور ذاتی ملاقات کی میزبانی کے لیے نکات


2020 کے مارچ میں بہت سے پیشہ ور افراد نے COVID-19 وبائی امراض کی وجہ سے ساتھیوں سے ملنے کے لیے ورچوئل حل کی طرف تیزی سے رخ کیا۔ چونکہ یہ ہم میں سے اکثر کے لیے ایک نئی تبدیلی تھی، WHO/IBP نیٹ ورک نے شائع کیا۔ ورچوئل جانا: ایک مؤثر ورچوئل میٹنگ کی میزبانی کے لیے نکات

جہاں COVID-19 وبائی مرض نے ہمیں اپنے ضروری کام کو جاری رکھنے کے لیے ورچوئل میٹنگز کی طاقت اور اہمیت دکھائی، اس نے ہمیں یہ بھی یاد دلایا کہ نیٹ ورکنگ اور تعلقات کی تعمیر کے لیے آمنے سامنے بات چیت کتنی اہم ہے۔ اب جب کہ ورچوئل میٹنگز ہمارے کام کا ایک معمول کا حصہ بن چکی ہیں، بہت سے لوگوں نے اپنی توجہ ہائبرڈ میٹنگز کی میزبانی پر مرکوز کر دی ہے، جہاں کچھ لوگ ذاتی طور پر شرکت کر رہے ہیں اور کچھ دور سے شامل ہو رہے ہیں۔ اس پوسٹ میں، ہم ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے فوائد اور چیلنجز کے ساتھ ساتھ ایک مؤثر ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے اپنی تجاویز کا بھی جائزہ لیتے ہیں۔

ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے فوائد اور چیلنجز

ایک مؤثر ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے پیشن گوئی کی ضرورت ہوتی ہے۔ محتاط منصوبہ بندی میزبانوں کی طرف سے - مکمل طور پر ورچوئل یا مکمل طور پر ذاتی ملاقات کی منصوبہ بندی کرنے سے بھی زیادہ۔ کچھ لوگ کہہ سکتے ہیں کہ یہ کام سے دوگنا ہے، جوہر میں، ایونٹ کے منتظمین کو ورچوئل اور ذاتی طور پر دونوں کی شرکت کے ذریعے سوچنے کی ضرورت ہے۔ اس کے لیے منصوبہ بندی اور عمل درآمد کے لیے اضافی اخراجات اور عملے کا وقت درکار ہو سکتا ہے۔ 

دو مختلف قسم کے سامعین کی ضروریات کو پورا کرنا ایک چیلنج ہو سکتا ہے۔ اس میں کنکشن کے مسائل سے نمٹنا اور اس بات کو یقینی بنانا شامل ہے کہ دور دراز کے شرکاء کے سوالات اور تعاون کو مدنظر رکھا جائے۔ اگر ان پہلوؤں پر غور نہیں کیا گیا تو اس بات کا خطرہ ہے کہ میٹنگ کی توجہ مواد سے ٹیکنیکل لاجسٹکس کی طرف منتقل ہو جائے گی۔ اس سے ہر کسی کے تجربے پر منفی اثر پڑتا ہے۔ آخر میں، ورچوئل شرکاء کے لیے، ہائبرڈ میٹنگز غیر رسمی نیٹ ورکنگ کی صلاحیت کو محدود کر سکتی ہیں (جیسے سیشن کے درمیان کافی وقفے کے دوران)۔ ورچوئل شرکاء کے ساتھ ذاتی طور پر جڑنا، جو اکثر تعاون اور اختراع کو فروغ دیتا ہے، میں بھی رکاوٹ ہے۔ 

اضافی تیاری کے باوجود، ہائبرڈ ملاقاتیں بہت سارے مواقع پیش کرتی ہیں۔. مثال کے طور پر، میٹنگ میں شرکت کے لیے مزید شرکاء دستیاب ہو سکتے ہیں کیونکہ اس سے متعلقہ اخراجات کم ہیں، بشمول:

  • پنڈال تک / سے سفر کرنا۔
  • فی ڈیمز ادائیگی۔
  • ذاتی طور پر ٹیکنالوجی کے اخراجات۔ 

عام طور پر زیادہ سامعین تک پہنچنے کے علاوہ، ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے سے تجربات یا نقطہ نظر کے وسیع تر سیٹ کی اجازت مل سکتی ہے، جس میں مختلف جغرافیوں کے لوگ ممکنہ طور پر شرکت کر سکتے ہیں۔ 

ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے کا پہلا قدم یہ فیصلہ کرنا ہے کہ آیا ہائبرڈ آپ کی میٹنگ کے لیے صحیح فارمیٹ ہے۔ کچھ ملاقاتیں ذاتی طور پر یا تمام حاضری سے فائدہ اٹھا سکتی ہیں۔ مجازی شرکت. ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ میٹنگ کے مقاصد اور متوقع شرکاء کی بنیاد پر فارمیٹ کا انتخاب کریں۔ اس بارے میں حقیقت پسند بنیں کہ منتخب کردہ فارمیٹ کے ساتھ کیا حاصل کرنا ممکن ہوگا۔

اگر آپ نے ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے کا فیصلہ کیا ہے، تو ہم سیشن سے پہلے، اس کے دوران اور بعد میں درج ذیل طریقوں کو لاگو کرنے کی تجویز کرتے ہیں۔ 

ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے نکات

اس سے پہلے

غور سے غور کریں کہ میٹنگ کس وقت اور تاریخ کو ہو گی۔

a close up of a calendarمختلف ٹائم زونز کو مدنظر رکھیں جہاں سے شرکاء شرکت کریں گے۔ ذہن میں رکھیں کہ ہائبرڈ میٹنگ کا مطلب یہ ہو سکتا ہے کہ کچھ شرکاء عام کام کے اوقات سے باہر شرکت کر رہے ہوں۔ اس میں وہ دن شامل ہیں جو قومی یا ثقافتی تعطیلات کے پیش نظر ان کے لیے موزوں نہیں ہو سکتے۔ زیادہ سے زیادہ شرکاء کے لیے سب سے آسان وقت منتخب کرنے کی کوشش کریں۔ ہم ایک ٹول استعمال کرنے کی تجویز کرتے ہیں جیسے ورلڈ کلاک میٹنگ پلانر ٹائم زونز اور علاقوں میں سب سے زیادہ آسان وقت کا تصور کرنے اور منتخب کرنے کے لیے۔

شرکاء کی انٹرنیٹ بینڈوتھ پر غور کریں۔

اگر ممکن ہو تو دور سے شامل ہونے والوں کے لیے انٹرنیٹ وظیفہ فراہم کریں۔ ورچوئل میٹنگز میں شرکا کے لیے ایک مضبوط اور مستحکم انٹرنیٹ کنکشن کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ وہ مکمل طور پر حصہ لے سکیں اور شیئر کیے جانے والے مواد سے فائدہ اٹھائیں۔ انٹرنیٹ وظیفہ ورچوئل شرکاء کو اپنے ویب کیمروں کو دوسروں کے ساتھ مکمل طور پر مشغول ہونے اور چھوڑے بغیر مباحثوں میں حصہ لینے میں مدد فراہم کرے گا۔ یہ ایک خاص طور پر اہم غور ہے اگر شرکاء سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ عام کام کے اوقات سے باہر اس وقت شامل ہوں جب وہ اپنے دفتر میں نہ ہوں۔

تمام شرکاء کے ساتھ ایک ہی پس منظر کی معلومات کا اشتراک کریں۔

اس میں ایجنڈا اور ورک شیٹس کا ایک آن لائن ورژن بنانا شامل ہو سکتا ہے جو میٹنگ میں جسمانی طور پر حوالے کیے جائیں گے۔ مثالی طور پر، میٹنگ شروع ہونے سے پہلے شرکاء کے ساتھ ایک جیسی معلومات اور وسائل کا اشتراک کریں تاکہ ہر ایک کے پاس ایک جیسی معلومات ہوں۔

واضح اور سمجھنے میں آسان ہدایات فراہم کریں۔

دور دراز کے شرکاء کو بتائیں کہ میٹنگ میں دیر سے شامل ہونے سے بچنے میں مدد کے لیے کیسے جڑیں۔

میٹنگ سے پہلے کرداروں کی واضح طور پر شناخت کریں، بشمول ذاتی طور پر دور دراز کے شریک وکیل کی شناخت

a graphic of 10 human figures. All are the color black except for one, which is redیہ یقینی بنائے گا کہ ورچوئل حاضرین مکمل طور پر حصہ لینے کے قابل ہیں۔ وکیل کی ذمہ داریوں میں ذاتی طور پر سہولت کار کو یہ بتانا شامل ہونا چاہیے کہ آیا کسی دور دراز کے شریک نے اپنا ہاتھ اٹھایا ہے یا اس نے چیٹ میں کوئی تبصرہ شامل کیا ہے۔ ذاتی طور پر شرکت کرنے والوں کے درمیان گفتگو کا ہونا ایک عام بات ہے۔ جب تک کہ دور دراز کے شرکاء کی شمولیت میں محتاط اعتدال نہ ہو، ان کے تعاون کو نادانستہ طور پر چھوڑ دیا جا سکتا ہے۔ اس کے علاوہ، کسی کو دور دراز کے شرکاء کے درمیان کسی تکنیکی یا کنکشن کے مسائل کو سنبھالنے اور جواب دینے کا کام سونپا جانا چاہئے۔

دوستی کا نظام نافذ کریں۔

ایونٹ شروع ہونے سے پہلے دور دراز کے شریک کو ذاتی طور پر شریک کے ساتھ جوڑیں۔ ایونٹ شروع ہونے سے پہلے ہر فرد کو بتائیں کہ ان کا دوست کون ہے۔ ان کی حوصلہ افزائی کریں کہ وہ معلومات کا تبادلہ کریں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ میٹنگ کے دوران ان کے پاس ایک دوسرے کے ساتھ نجی طور پر بات چیت کرنے کا طریقہ موجود ہے۔ یہ اس صورت میں کارآمد ہے جب دور دراز کے شریک کو تکنیکی مدد یا "کمرے میں" مدد کی ضرورت ہو۔ مثال کے طور پر، ذاتی طور پر دوست دور دراز کے شریک کے لیے دماغی طوفان کی دیوار میں اس کے بعد کا اضافہ کر سکتا ہے، یا شاید دور دراز کے شریک کو ذاتی طور پر شریک کی ضرورت ہو کہ وہ سہولت کار کی بات کو دہرائے۔

ہر ایک سرگرمی پر غور کریں۔

an illuminated light bulb set against a dark backgroundبحث کریں کہ کس طرح ذاتی طور پر شرکاء سے ہر سرگرمی کے دوران دور دراز کے شرکاء کے ساتھ بات چیت کی توقع کی جائے گی۔ مثال کے طور پر، اگر آپ بریک آؤٹ رومز کی میزبانی کر رہے ہیں، تو کیا شرکت کرنے والے عملی طور پر ایک علیحدہ بریک آؤٹ روم میں ہوں گے جب کہ ذاتی طور پر شرکاء دوسرے بریک آؤٹ روم میں ہوں گے؟ کیا بریک آؤٹ مخلوط ہوں گے؟

ایک "رن آف شو" دستاویز بنائیں

میٹنگ سے پہلے ایونٹ کے عملے کے ساتھ اس کا اشتراک کریں۔ دستاویز میں واضح طور پر شامل ہونے والے ہر فرد کے کردار کو بیان کرنا چاہیے اور پورے ایونٹ میں کس وقت ہونے کی ضرورت ہے۔

دوران

یقینی بنائیں کہ تمام شرکاء ایک دوسرے کو دیکھ سکتے ہیں۔

  • دور دراز کے شرکاء کو ذاتی طور پر شرکاء کو دیکھنے کے قابل ہونا چاہئے۔ اس کے لیے ممکنہ طور پر کمرے کے سامنے ایک اضافی کیمرہ/لیپ ٹاپ سیٹ اپ کرنے کی ضرورت ہوگی تاکہ دور دراز کے شرکاء کو ذاتی طور پر حاضرین کو دیکھنے کی اجازت دی جا سکے۔ اگرچہ وہ اپنے چہروں کو دیکھنے کے قابل نہیں ہوسکتے ہیں، لیکن کمرے کو دیکھنے سے دور دراز کے شرکاء کو میٹنگ میں مکمل طور پر شرکت کرنے اور اس میں شامل ہونے کا احساس کرنے میں مدد ملے گی۔ اگر یہ ممکن نہیں ہے تو، میزبان کو تقریب کے آغاز میں حاضری میں موجود ہر شخص کا خلاصہ شیئر کرنا چاہیے (دونوں دور سے اور ذاتی طور پر)۔
  • ذاتی طور پر شرکاء کو دور دراز کے شرکاء کو دیکھنے کے قابل ہونا چاہئے۔ ہم تجویز کرتے ہیں کہ کمرے کے سامنے دو بڑی اسکرینیں ہوں- ایک پریزنٹیشن دکھانے کے لیے (جو دور دراز کے شرکاء کے ساتھ بھی اسکرین شیئر کی جائے گی) اور دوسری اسکرین ان لوگوں کے چہرے دکھانے کے لیے۔ عملی طور پر حصہ لے رہے ہیں۔. یہ ایک بصری یاد دہانی کے طور پر کام کرے گا کہ دور دراز کے شرکاء موجود ہیں اور میٹنگ میں ان کی موجودگی اور شرکت کو مزید جامع بنائیں گے۔

بولنے سے پہلے سب کو اپنا نام بتانا یاد دلائیں۔

اس سے دور دراز اور ذاتی طور پر حاضرین کو اس صورت میں گفتگو کی پیروی کرنے میں مدد ملے گی کہ وہ بولنے والے فرد کو نہیں دیکھ سکتے۔ 

دور دراز کے شرکاء کے پاس خود کو خاموش اور خاموش کرنے کی صلاحیت ہونی چاہئے۔

اس سے وہ مکمل طور پر بات چیت میں حصہ لے سکیں گے۔ تاہم، میزبان کے پاس ضرورت پڑنے پر دور دراز کے شرکاء کو خاموش کرنے کی صلاحیت بھی ہونی چاہیے۔

ایسے اوزار استعمال کریں جن تک ہر کسی کی رسائی ہو۔

مثال کے طور پر، اگر آپ ایک انٹرایکٹو دماغی طوفان کی سرگرمی کر رہے ہیں، تو ہر کسی کو ورچوئل سافٹ ویئر استعمال کرنے کو کہیں۔ مورل یا گوگل سلائیڈز میں ورچوئل پوسٹ۔ یہ ذاتی طور پر شرکاء کے جسمانی پوسٹ کا استعمال کرنے سے بہتر ہے جسے دور دراز کے شرکاء پڑھ نہیں سکیں گے۔ تاہم، اس کا مطلب یہ ہے کہ ذاتی طور پر حاضرین کے پاس بھی کمپیوٹر دستیاب ہونے کی ضرورت ہوگی۔

کے بعد

شرکاء کے ساتھ فالو اپ

سیشن کے بعد، ان لوگوں کا شکریہ ادا کریں جنہوں نے شرکت کی اور میٹنگ کی ریکارڈنگ، سلائیڈز، اور/یا اس بات کا خلاصہ شیئر کریں جس پر تبادلہ خیال کیا گیا۔ اگر ممکن ہو تو شرکت کا سرٹیفکیٹ فراہم کریں۔

میٹنگ کا اندازہ لگائیں۔

چونکہ ہم سب زیادہ کثرت سے ہائبرڈ میٹنگز کی میزبانی کرنے کا ارادہ کرتے ہیں، ہم ان تقریبات سے سیکھنے کا موقع لینے کی تجویز کرتے ہیں۔ کیا اچھا رہا اور اگلی ہائبرڈ میٹنگ کے لیے کیا بہتر کیا جا سکتا ہے اس پر ان پٹ جمع کرنے کے لیے میٹنگ کے بعد کی تشخیص کو سرکلیٹ کریں۔

اپنے سیکھے ہوئے اسباق اور ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے تجاویز کا اشتراک کریں۔

A laptop with a blue screen. Dozens of illustrated envelopes scatter from it. ہم سب ان تجربات سے سیکھ سکتے ہیں تاکہ خاندانی منصوبہ بندی اور تولیدی صحت میں اپنے کام کو مضبوط بنانے کے لیے موثر اور موثر میٹنگز کو لاگو کیا جا سکے۔

ریموٹ سہولت کے بارے میں مزید معلومات چاہتے ہیں؟ دریافت کریں۔ FP بصیرت کا مجموعہ.

ادوس ویلز مئی

سینئر ٹیکنیکل ایڈوائزر، آئی بی پی، ورلڈ ہیلتھ آرگ

ایڈوس IBP نیٹ ورک سیکرٹریٹ میں سینئر ٹیکنیکل ایڈوائزر ہیں۔ اس کردار میں، ایڈوس تکنیکی قیادت فراہم کرتا ہے جو نیٹ ورک کی رکن تنظیموں کو متعدد امور پر مشغول کرتا ہے جیسے خاندانی منصوبہ بندی میں موثر طریقوں کی دستاویز کرنا، اعلیٰ اثر والے طریقوں (HIPs) کی نشریات، اور علم کا انتظام۔ IBP سے پہلے، Ados جوہانسبرگ میں مقیم تھا، بین الاقوامی HIV/AIDS الائنس کے علاقائی مشیر کے طور پر، جنوبی افریقہ میں متعدد رکن تنظیموں کی حمایت کرتا تھا۔ اس کے پاس بین الاقوامی صحت عامہ کے پروگرام کے ڈیزائن، تکنیکی مدد، انتظام، اور صلاحیت کی تعمیر میں 20 سال سے زیادہ کا تجربہ ہے، جس میں ایچ آئی وی/ایڈز اور تولیدی صحت پر توجہ مرکوز ہے۔

نندیتا تھٹے

آئی بی پی نیٹ ورک لیڈ، ورلڈ ہیلتھ آرگنائزیشن

نندیتا تھٹے جنسی اور تولیدی صحت اور تحقیق کے شعبہ میں عالمی ادارہ صحت میں واقع IBP نیٹ ورک کی قیادت کرتی ہیں۔ اس کے موجودہ پورٹ فولیو میں ثبوت پر مبنی مداخلتوں اور رہنما خطوط کے پھیلاؤ اور استعمال کی حمایت کرنے کے لیے IBP کے کردار کو ادارہ جاتی بنانا، IBP کے فیلڈ پر مبنی شراکت داروں اور WHO کے محققین کے درمیان روابط کو مضبوط بنانے کے لیے عمل درآمد کے تحقیقی ایجنڈوں سے آگاہ کرنا اور 80+ IBP ممبروں کے درمیان تعاون کو فروغ دینا شامل ہے۔ تنظیمیں ڈبلیو ایچ او میں شامل ہونے سے پہلے، نندیتا یو ایس ایڈ میں آفس آف پاپولیشن اینڈ ری پروڈکٹیو ہیلتھ میں سینئر ایڈوائزر تھیں جہاں انہوں نے مغربی افریقہ، ہیٹی اور موزمبیق میں پروگراموں کا ڈیزائن، انتظام اور جائزہ لیا۔ نندیتا نے جانز ہاپکنز اسکول آف پبلک ہیلتھ سے ایم پی ایچ اور جارج واشنگٹن یونیورسٹی اسکول آف پبلک ہیلتھ سے پریوینشن اینڈ کمیونٹی ہیلتھ میں ڈاکٹر پی ایچ کی ڈگری حاصل کی ہے۔

کیرولن ایکمین

کمیونیکیشنز اینڈ نالج مینجمنٹ، آئی بی پی نیٹ ورک

کیرولن ایکمین IBP نیٹ ورک سیکرٹریٹ کے لیے کام کرتی ہیں، جہاں ان کی بنیادی توجہ کمیونیکیشن، سوشل میڈیا اور نالج مینجمنٹ پر ہے۔ وہ IBP کمیونٹی پلیٹ فارم کی ترقی کی قیادت کر رہی ہے؛ نیٹ ورک کے لیے مواد کا انتظام کرتا ہے؛ اور IBP کی کہانی سنانے، حکمت عملی اور ری برانڈنگ سے متعلق مختلف منصوبوں میں شامل ہے۔ اقوام متحدہ کے نظام، این جی اوز اور نجی شعبے میں 12 سالوں کے ساتھ، کیرولن SRHR کے بارے میں کثیر الثباتی تفہیم اور فلاح و بہبود اور پائیدار ترقی پر اس کا وسیع اثر رکھتی ہے۔ اس کا تجربہ بیرونی/اندرونی مواصلات تک پھیلا ہوا ہے۔ وکالت عوامی/نجی شراکت داری؛ کارپوریٹ ذمہ داری؛ اور میں. فوکس ایریاز میں فیملی پلاننگ شامل ہے۔ نوعمر صحت؛ سماجی معیار؛ FGM; بچپن کی شادی؛ اور غیرت پر مبنی تشدد۔ کیرولن نے رائل انسٹی ٹیوٹ آف ٹیکنالوجی، سویڈن سے میڈیا ٹیکنالوجی/صحافت میں MSc کے ساتھ ساتھ سٹاک ہوم یونیورسٹی، سویڈن سے مارکیٹنگ میں MSc کی ڈگری حاصل کی ہے، اور اس نے آسٹریلیا اور سوئٹزرلینڈ میں انسانی حقوق، ترقی اور CSR کا بھی مطالعہ کیا ہے۔

این بیلارڈ سارہ، ایم پی ایچ

سینئر پروگرام آفیسر، جانز ہاپکنز سینٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز

این بیلارڈ سارہ جانز ہاپکنز سینٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز میں ایک پروگرام آفیسر II ہیں، جہاں وہ نالج مینجمنٹ ریسرچ سرگرمیوں، فیلڈ پروگرامز، اور کمیونیکیشنز کو سپورٹ کرتی ہیں۔ صحت عامہ میں اس کے پس منظر میں رویے میں تبدیلی کے مواصلات، خاندانی منصوبہ بندی، خواتین کو بااختیار بنانا، اور تحقیق شامل ہے۔ این نے گوئٹے مالا میں پیس کور میں ہیلتھ رضاکار کے طور پر خدمات انجام دیں اور جارج واشنگٹن یونیورسٹی سے پبلک ہیلتھ میں ماسٹر کیا ہے۔

سارہ وی ہارلان

پارٹنرشپس ٹیم لیڈ، نالج سیکسس، جانز ہاپکنز سینٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز

سارہ وی ہارلان، ایم پی ایچ، دو دہائیوں سے زائد عرصے سے عالمی تولیدی صحت اور خاندانی منصوبہ بندی کی چیمپئن رہی ہیں۔ وہ فی الحال جانز ہاپکنز سنٹر فار کمیونیکیشن پروگرامز میں نالج SUCCESS پروجیکٹ کے لیے شراکتی ٹیم کی سربراہ ہے۔ اس کی خاص تکنیکی دلچسپیوں میں آبادی، صحت، اور ماحولیات (PHE) اور طویل مدتی مانع حمل طریقوں تک رسائی میں اضافہ شامل ہے۔ وہ انسائیڈ دی ایف پی اسٹوری پوڈ کاسٹ کی رہنمائی کرتی ہیں اور فیملی پلاننگ وائسز کہانی سنانے کے اقدام (2015-2020) کی شریک بانی تھیں۔ وہ کئی گائیڈز کی شریک مصنف بھی ہیں، جن میں بہتر پروگرام بنانا: عالمی صحت میں نالج مینجمنٹ کو استعمال کرنے کے لیے ایک قدم بہ قدم گائیڈ شامل ہے۔