2020 کے مارچ میں بہت سے پیشہ ور افراد نے COVID-19 وبائی امراض کی وجہ سے ساتھیوں سے ملنے کے لیے ورچوئل حل کی طرف تیزی سے رخ کیا۔ چونکہ یہ ہم میں سے اکثر کے لیے ایک نئی تبدیلی تھی، WHO/IBP نیٹ ورک نے شائع کیا۔ ورچوئل جانا: ایک مؤثر ورچوئل میٹنگ کی میزبانی کے لیے نکات.
جہاں COVID-19 وبائی مرض نے ہمیں اپنے ضروری کام کو جاری رکھنے کے لیے ورچوئل میٹنگز کی طاقت اور اہمیت دکھائی، اس نے ہمیں یہ بھی یاد دلایا کہ نیٹ ورکنگ اور تعلقات کی تعمیر کے لیے آمنے سامنے بات چیت کتنی اہم ہے۔ اب جب کہ ورچوئل میٹنگز ہمارے کام کا ایک معمول کا حصہ بن چکی ہیں، بہت سے لوگوں نے اپنی توجہ ہائبرڈ میٹنگز کی میزبانی پر مرکوز کر دی ہے، جہاں کچھ لوگ ذاتی طور پر شرکت کر رہے ہیں اور کچھ دور سے شامل ہو رہے ہیں۔ اس پوسٹ میں، ہم ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے فوائد اور چیلنجز کے ساتھ ساتھ ایک مؤثر ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے اپنی تجاویز کا بھی جائزہ لیتے ہیں۔
ایک مؤثر ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے پیشن گوئی کی ضرورت ہوتی ہے۔ محتاط منصوبہ بندی میزبانوں کی طرف سے - مکمل طور پر ورچوئل یا مکمل طور پر ذاتی ملاقات کی منصوبہ بندی کرنے سے بھی زیادہ۔ کچھ لوگ کہہ سکتے ہیں کہ یہ کام سے دوگنا ہے، جوہر میں، ایونٹ کے منتظمین کو ورچوئل اور ذاتی طور پر دونوں کی شرکت کے ذریعے سوچنے کی ضرورت ہے۔ اس کے لیے منصوبہ بندی اور عمل درآمد کے لیے اضافی اخراجات اور عملے کا وقت درکار ہو سکتا ہے۔
دو مختلف قسم کے سامعین کی ضروریات کو پورا کرنا ایک چیلنج ہو سکتا ہے۔ اس میں کنکشن کے مسائل سے نمٹنا اور اس بات کو یقینی بنانا شامل ہے کہ دور دراز کے شرکاء کے سوالات اور تعاون کو مدنظر رکھا جائے۔ اگر ان پہلوؤں پر غور نہیں کیا گیا تو اس بات کا خطرہ ہے کہ میٹنگ کی توجہ مواد سے ٹیکنیکل لاجسٹکس کی طرف منتقل ہو جائے گی۔ اس سے ہر کسی کے تجربے پر منفی اثر پڑتا ہے۔ آخر میں، ورچوئل شرکاء کے لیے، ہائبرڈ میٹنگز غیر رسمی نیٹ ورکنگ کی صلاحیت کو محدود کر سکتی ہیں (جیسے سیشن کے درمیان کافی وقفے کے دوران)۔ ورچوئل شرکاء کے ساتھ ذاتی طور پر جڑنا، جو اکثر تعاون اور اختراع کو فروغ دیتا ہے، میں بھی رکاوٹ ہے۔
اضافی تیاری کے باوجود، ہائبرڈ ملاقاتیں بہت سارے مواقع پیش کرتی ہیں۔. مثال کے طور پر، میٹنگ میں شرکت کے لیے مزید شرکاء دستیاب ہو سکتے ہیں کیونکہ اس سے متعلقہ اخراجات کم ہیں، بشمول:
عام طور پر زیادہ سامعین تک پہنچنے کے علاوہ، ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے سے تجربات یا نقطہ نظر کے وسیع تر سیٹ کی اجازت مل سکتی ہے، جس میں مختلف جغرافیوں کے لوگ ممکنہ طور پر شرکت کر سکتے ہیں۔
ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے کا پہلا قدم یہ فیصلہ کرنا ہے کہ آیا ہائبرڈ آپ کی میٹنگ کے لیے صحیح فارمیٹ ہے۔ کچھ ملاقاتیں ذاتی طور پر یا تمام حاضری سے فائدہ اٹھا سکتی ہیں۔ مجازی شرکت. ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ میٹنگ کے مقاصد اور متوقع شرکاء کی بنیاد پر فارمیٹ کا انتخاب کریں۔ اس بارے میں حقیقت پسند بنیں کہ منتخب کردہ فارمیٹ کے ساتھ کیا حاصل کرنا ممکن ہوگا۔
اگر آپ نے ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے کا فیصلہ کیا ہے، تو ہم سیشن سے پہلے، اس کے دوران اور بعد میں درج ذیل طریقوں کو لاگو کرنے کی تجویز کرتے ہیں۔
مختلف ٹائم زونز کو مدنظر رکھیں جہاں سے شرکاء شرکت کریں گے۔ ذہن میں رکھیں کہ ہائبرڈ میٹنگ کا مطلب یہ ہو سکتا ہے کہ کچھ شرکاء عام کام کے اوقات سے باہر شرکت کر رہے ہوں۔ اس میں وہ دن شامل ہیں جو قومی یا ثقافتی تعطیلات کے پیش نظر ان کے لیے موزوں نہیں ہو سکتے۔ زیادہ سے زیادہ شرکاء کے لیے سب سے آسان وقت منتخب کرنے کی کوشش کریں۔ ہم ایک ٹول استعمال کرنے کی تجویز کرتے ہیں جیسے ورلڈ کلاک میٹنگ پلانر ٹائم زونز اور علاقوں میں سب سے زیادہ آسان وقت کا تصور کرنے اور منتخب کرنے کے لیے۔
اگر ممکن ہو تو دور سے شامل ہونے والوں کے لیے انٹرنیٹ وظیفہ فراہم کریں۔ ورچوئل میٹنگز میں شرکا کے لیے ایک مضبوط اور مستحکم انٹرنیٹ کنکشن کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ وہ مکمل طور پر حصہ لے سکیں اور شیئر کیے جانے والے مواد سے فائدہ اٹھائیں۔ انٹرنیٹ وظیفہ ورچوئل شرکاء کو اپنے ویب کیمروں کو دوسروں کے ساتھ مکمل طور پر مشغول ہونے اور چھوڑے بغیر مباحثوں میں حصہ لینے میں مدد فراہم کرے گا۔ یہ ایک خاص طور پر اہم غور ہے اگر شرکاء سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ عام کام کے اوقات سے باہر اس وقت شامل ہوں جب وہ اپنے دفتر میں نہ ہوں۔
اس میں ایجنڈا اور ورک شیٹس کا ایک آن لائن ورژن بنانا شامل ہو سکتا ہے جو میٹنگ میں جسمانی طور پر حوالے کیے جائیں گے۔ مثالی طور پر، میٹنگ شروع ہونے سے پہلے شرکاء کے ساتھ ایک جیسی معلومات اور وسائل کا اشتراک کریں تاکہ ہر ایک کے پاس ایک جیسی معلومات ہوں۔
دور دراز کے شرکاء کو بتائیں کہ میٹنگ میں دیر سے شامل ہونے سے بچنے میں مدد کے لیے کیسے جڑیں۔
یہ یقینی بنائے گا کہ ورچوئل حاضرین مکمل طور پر حصہ لینے کے قابل ہیں۔ وکیل کی ذمہ داریوں میں ذاتی طور پر سہولت کار کو یہ بتانا شامل ہونا چاہیے کہ آیا کسی دور دراز کے شریک نے اپنا ہاتھ اٹھایا ہے یا اس نے چیٹ میں کوئی تبصرہ شامل کیا ہے۔ ذاتی طور پر شرکت کرنے والوں کے درمیان گفتگو کا ہونا ایک عام بات ہے۔ جب تک کہ دور دراز کے شرکاء کی شمولیت میں محتاط اعتدال نہ ہو، ان کے تعاون کو نادانستہ طور پر چھوڑ دیا جا سکتا ہے۔ اس کے علاوہ، کسی کو دور دراز کے شرکاء کے درمیان کسی تکنیکی یا کنکشن کے مسائل کو سنبھالنے اور جواب دینے کا کام سونپا جانا چاہئے۔
ایونٹ شروع ہونے سے پہلے دور دراز کے شریک کو ذاتی طور پر شریک کے ساتھ جوڑیں۔ ایونٹ شروع ہونے سے پہلے ہر فرد کو بتائیں کہ ان کا دوست کون ہے۔ ان کی حوصلہ افزائی کریں کہ وہ معلومات کا تبادلہ کریں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ میٹنگ کے دوران ان کے پاس ایک دوسرے کے ساتھ نجی طور پر بات چیت کرنے کا طریقہ موجود ہے۔ یہ اس صورت میں کارآمد ہے جب دور دراز کے شریک کو تکنیکی مدد یا "کمرے میں" مدد کی ضرورت ہو۔ مثال کے طور پر، ذاتی طور پر دوست دور دراز کے شریک کے لیے دماغی طوفان کی دیوار میں اس کے بعد کا اضافہ کر سکتا ہے، یا شاید دور دراز کے شریک کو ذاتی طور پر شریک کی ضرورت ہو کہ وہ سہولت کار کی بات کو دہرائے۔
بحث کریں کہ کس طرح ذاتی طور پر شرکاء سے ہر سرگرمی کے دوران دور دراز کے شرکاء کے ساتھ بات چیت کی توقع کی جائے گی۔ مثال کے طور پر، اگر آپ بریک آؤٹ رومز کی میزبانی کر رہے ہیں، تو کیا شرکت کرنے والے عملی طور پر ایک علیحدہ بریک آؤٹ روم میں ہوں گے جب کہ ذاتی طور پر شرکاء دوسرے بریک آؤٹ روم میں ہوں گے؟ کیا بریک آؤٹ مخلوط ہوں گے؟
میٹنگ سے پہلے ایونٹ کے عملے کے ساتھ اس کا اشتراک کریں۔ دستاویز میں واضح طور پر شامل ہونے والے ہر فرد کے کردار کو بیان کرنا چاہیے اور پورے ایونٹ میں کس وقت ہونے کی ضرورت ہے۔
اس سے دور دراز اور ذاتی طور پر حاضرین کو اس صورت میں گفتگو کی پیروی کرنے میں مدد ملے گی کہ وہ بولنے والے فرد کو نہیں دیکھ سکتے۔
اس سے وہ مکمل طور پر بات چیت میں حصہ لے سکیں گے۔ تاہم، میزبان کے پاس ضرورت پڑنے پر دور دراز کے شرکاء کو خاموش کرنے کی صلاحیت بھی ہونی چاہیے۔
مثال کے طور پر، اگر آپ ایک انٹرایکٹو دماغی طوفان کی سرگرمی کر رہے ہیں، تو ہر کسی کو ورچوئل سافٹ ویئر استعمال کرنے کو کہیں۔ مورل یا گوگل سلائیڈز میں ورچوئل پوسٹ۔ یہ ذاتی طور پر شرکاء کے جسمانی پوسٹ کا استعمال کرنے سے بہتر ہے جسے دور دراز کے شرکاء پڑھ نہیں سکیں گے۔ تاہم، اس کا مطلب یہ ہے کہ ذاتی طور پر حاضرین کے پاس بھی کمپیوٹر دستیاب ہونے کی ضرورت ہوگی۔
سیشن کے بعد، ان لوگوں کا شکریہ ادا کریں جنہوں نے شرکت کی اور میٹنگ کی ریکارڈنگ، سلائیڈز، اور/یا اس بات کا خلاصہ شیئر کریں جس پر تبادلہ خیال کیا گیا۔ اگر ممکن ہو تو شرکت کا سرٹیفکیٹ فراہم کریں۔
چونکہ ہم سب زیادہ کثرت سے ہائبرڈ میٹنگز کی میزبانی کرنے کا ارادہ کرتے ہیں، ہم ان تقریبات سے سیکھنے کا موقع لینے کی تجویز کرتے ہیں۔ کیا اچھا رہا اور اگلی ہائبرڈ میٹنگ کے لیے کیا بہتر کیا جا سکتا ہے اس پر ان پٹ جمع کرنے کے لیے میٹنگ کے بعد کی تشخیص کو سرکلیٹ کریں۔
ہم سب ان تجربات سے سیکھ سکتے ہیں تاکہ خاندانی منصوبہ بندی اور تولیدی صحت میں اپنے کام کو مضبوط بنانے کے لیے موثر اور موثر میٹنگز کو لاگو کیا جا سکے۔
ریموٹ سہولت کے بارے میں مزید معلومات چاہتے ہیں؟ دریافت کریں۔ FP بصیرت کا مجموعہ.