La Agencia de Población de Filipinas desarrolla una estrategia de gestión del conocimiento para mejorar los resultados de la PF

Sin embargo, el rico conocimiento tácito de POPCOM residía no en un único depósito, sino en varias personas de la organización. Fue difícil reunir dicha información para usarla en la toma de decisiones. POPCOM se basó únicamente en la información que estaba fácilmente disponible, sin examinar todas las fuentes de información que poseía la organización.

Desarrollo de la estrategia de gestión del conocimiento

POPCOM buscó armonizar sus diversas iniciativas de conocimiento y desarrollar una guía que ayudaría al personal a apreciar, comprender y practicar la gestión del conocimiento. Con la reorganización interna de la División de Comunicación y Gestión de la Información (IMCD) de la agencia a la División de Comunicación y Gestión del Conocimiento (KMCD), la necesidad de comprender los principios y la práctica de la gestión del conocimiento no podría haber sido más urgente.

POPCOM invitado Conocimiento ÉXITO proporcionar asistencia técnica en la preparación de una estrategia sólida de gestión del conocimiento para la organización. Grace Gayoso Pasion, Oficial Regional de Gestión del Conocimiento de Knowledge SUCCESS Asia, facilitó un proceso que incluyó un taller de creación conjunta de cinco semanas para el personal de POPCOM. La hoja de ruta de gestión del conocimiento y el modelo lógico de KM para la salud global sirvieron como base de la estrategia. La hoja de ruta de GC es un proceso sistemático para generar, recopilar, analizar, sintetizar y compartir conocimiento en programas de salud global y fue desarrollado por el Proyecto Knowledge for Health (K4Health) en el Centro Johns Hopkins para programas de comunicación. los KM para el modelo lógico de salud global, desarrollado por Global Health Knowledge Collaborative, muestra visualmente la relación entre los recursos, los procesos, los productos y los resultados de las intervenciones de gestión del conocimiento en los programas de salud. Las sesiones del taller se modelaron a partir de los cinco pasos del Hoja de ruta de KM:

1. Evaluar necesidades: POPCOM evaluó cuidadosamente sus sistemas y procesos de gestión de conocimientos y su propia capacidad para el intercambio de conocimientos, lo que incluyó la identificación de necesidades y brechas de intercambio de conocimientos en audiencias clave, así como posibles barreras, oportunidades y soluciones en la búsqueda, el intercambio y el uso. conocimiento.
2. Diseñar la estrategia: POPCOM discutió e identificó los desafíos de salud y desarrollo que enfrentaba y cómo la gestión del conocimiento podría ayudar a resolverlos.
3. Crear e iterar: POPCOM realizó una lluvia de ideas y desarrolló soluciones de gestión del conocimiento para abordar sus necesidades de salud y desarrollo.
4. Movilizar y monitorear: POPCOM formuló planes para implementar las actividades de KM e integrarlas con el resto de sus sistemas y procesos.
5. Evaluar y evolucionar: POPCOM identificó resultados e indicadores para cada solución de gestión del conocimiento, lo que permitirá a la organización evaluar la contribución de cada intervención para lograr el objetivo continuo de POPCOM de integrar la población y el desarrollo en las políticas a nivel de gobierno local.

Importancia de la estrategia de gestión del conocimiento

Según Susana Codotco, oficial de información de POPCOM, la estrategia de gestión del conocimiento se diseñó para establecer mejores conexiones y colaboración entre los empleados de POPCOM para que puedan entregar resultados de manera más efectiva y eficiente. Esto proporcionaría el apoyo necesario para la toma de decisiones para lograr el objetivo general del Programa de Población y Desarrollo de Filipinas (PPDP), el programa insignia de población y desarrollo del país. La estrategia de gestión del conocimiento también está prevista para aumentar la productividad, crear innovaciones y mejorar las relaciones con los clientes.

La estrategia ayudará a POPCOM a encontrar formas de mejorar su desempeño y contribuir a los objetivos de su programa aprovechando las soluciones de conocimiento existentes y mejorando el aprendizaje en el lugar de trabajo. Se utilizará para identificar áreas de mejora adicional y una mayor colaboración, y orientar la creación de nuevas herramientas para abordar las inquietudes emergentes relacionadas con los esfuerzos de implementación del PPDP, tanto en entornos internos como externos construidos en torno a una cultura de aprendizaje, intercambio y replicación de mecanismos establecidos. .

Mejorar la planificación familiar y los resultados de salud reproductiva

Las intenciones más amplias de POPCOM incluyen la creación de un Grupo de trabajo técnico de gestión del conocimiento; realizar talleres de capacitación del personal en habilidades como fotografía, edición de fotografías y documentación de buenas prácticas; y crear un centro de recursos y una intranet para que el personal comparta información y consulte como un centro de información confiable. La agencia llevará a cabo revisiones Peer-Assist y After-Action, llevará a cabo sesiones de entrenamiento y tutoría sobre conceptos de gestión del conocimiento y desarrollará herramientas de evaluación en línea para medir el conocimiento del personal sobre los conceptos.

“Creo que la estrategia de gestión del conocimiento ayudó a POPCOM a identificar objetivos claros y los ayudará a enfocarse y priorizar las iniciativas esenciales para lograr su objetivo, que es que las unidades de gobierno local prioricen la implementación y adopción de un enfoque integrado de población y desarrollo. POPCOM pudo determinar que lograr su objetivo de desarrollo significa mejorar el conocimiento, la apreciación y el uso de un enfoque integrado de población y desarrollo por parte de su personal, y usar prácticas sistemáticas de gestión del conocimiento para aumentar la colaboración entre el personal”, dijo Pasion.

Codotco observa que la estrategia ayudará a POPCOM a mejorar el acceso a la información como base para la toma de decisiones para lograr resultados de planificación familiar y salud reproductiva. Sin embargo, agrega que no solo mejorará las medidas del programa, sino también la población y el desarrollo en su conjunto: “La estrategia aumentará la colaboración entre las divisiones de la Comisión para promover la generación, el intercambio y el uso de conocimientos. Esto facilitará un mejor ambiente de aprendizaje y comunicación entre el personal, con fuentes organizadas de información y conocimiento y sistemas de referencia. Como resultado, será más fácil satisfacer la necesidad de información de los interesados externos no sólo sobre planificación familiar sino también sobre población y desarrollo. POPCOM asumirá su cargo, el cargo de autoridad en materia de información en materia de población y desarrollo”.

Lecciones aprendidas

Codotco reconoce que sin la asistencia técnica de Knowledge SUCCESS, habría sido difícil para POPCOM establecer la estrategia y reunir las perspectivas útiles que mejoraron la estrategia. Como ella explica, “algunas de las soluciones de gestión del conocimiento estaban implementadas y se usaban en la organización, pero no las conocíamos. Las prácticas se estaban haciendo inconscientemente, aunque en un alcance muy limitado. Tener un proceso estructurado de gestión del conocimiento y una hoja de ruta fue crucial. Identificar barreras y oportunidades que resultan ser posibles soluciones para facilitar y mejorar la colaboración entre el personal no fue fácil al principio, pero una vez que se vieron en el contexto de la gestión del conocimiento, la cultura de aprendizaje dentro de la organización resultó ser un fenomeno natural. Aprendimos que la colaboración entre el personal es un requisito previo para una práctica exitosa de gestión del conocimiento. Sin él, el intercambio de conocimientos será difícil y POPCOM experimentará una repetición de los problemas que tuvo anteriormente: fuentes de información dispersas, prácticas no documentadas, soluciones no probadas a las barreras percibidas, etc.”

Pasion enfatiza la importancia de la diversidad y la colaboración: “Aprendimos que el proceso de desarrollar una estrategia de gestión del conocimiento es más efectivo cuando los participantes no provienen solo del departamento o división de comunicaciones, sino de toda la organización: tecnología de la información, finanzas, administración y unidades de planificación, seguimiento y evaluación, y personal regional y provincial, entre otros. POPCOM apreció la idea de que la gestión del conocimiento es responsabilidad de todos porque proporciona diversas perspectivas y conocimientos que ayudan a crear una estrategia holística”.

¿Está interesado en desarrollar una estrategia de gestión del conocimiento para su organización o buscar orientación sobre el proceso? Puedes consultar estos recursos o saber más por contactando a gayo o enviando su interés a través de nuestro Contáctenos forma.