1. مقصد اور مقاصد کو واضح کریں۔
یقینی بنائیں کہ میٹنگ کے منتظمین اور شرکاء ہیں۔ مقاصد پر واضح اجلاس کے. مختلف اہداف اور مقاصد کے لیے مختلف پلیٹ فارمز اور ٹولز کی ضرورت ہوگی۔
- علم بانٹنا اور پھیلانا میٹنگز ویبنار فارمیٹس سے فائدہ اٹھا سکتی ہیں جہاں پینل پریزنٹیشنز یا لیکچرز کے ذریعے معلومات کا اشتراک کیا جاتا ہے۔
- اتفاق رائے یا فیصلہ سازی کی تعمیر زیادہ فعال مصروفیت کی ضرورت ہوتی ہے اور اس کے لیے مزید خصوصیات جیسے پولنگ یا سوالات اور بحث کے لیے کافی وقت فراہم کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
- سیکھنا اور تربیت دیگر خصوصیات جیسے ویڈیوز یا لائیو سٹریمڈ مظاہرے شامل کر سکتے ہیں۔
- نیٹ ورکنگ ورچوئل میٹنگز کے دوران چیٹ فنکشنز کے ذریعے حقیقی وقت میں بات چیت کی جا سکتی ہے یا میٹنگ کے بعد شرکاء کے ساتھ رابطے کی معلومات کا اشتراک کر کے کیا جا سکتا ہے۔
2. سافٹ ویئر سیکھیں اور کنیکٹیویٹی کو زیادہ سے زیادہ بنائیں
مختلف فنکشنلٹیز کے ساتھ بہت سی ورچوئل میٹنگ ایپلی کیشنز دستیاب ہیں۔ کچھ زیادہ پیچیدہ ضروریات کے لیے بہتر کام کرتے ہیں اور دیگر ممالک کی وسیع رینج کے شرکاء کو شامل کرنے کے لیے بہتر کام کر سکتے ہیں۔ متعدد ممالک میں دستیابی، لاگت، اور متعدد میزبانوں کی صلاحیت پر غور کیا جانا چاہیے۔ زیادہ تر میں ایک جیسی بنیادی خصوصیات ہیں، تو بس ایک منتخب کریں جو آپ کے لئے کام کرتا ہے.
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اور آپ کے پیش کنندگان دونوں سافٹ ویئر کی بنیادی خصوصیات کو منظم کرنے کا طریقہ جانتے ہیں۔. آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ تمام پیش کنندگان پلیٹ فارم سے واقف ہیں a کو تھام کر میٹنگ سے پہلے خشک رن لاگ ان کرنے کے طریقے، چیٹ کی خصوصیات، پوز کرنے، دیکھنے اور سوالوں کے جواب دینے کے طریقے، اور آڈیو آپشنز کو کنٹرول کرنے کا طریقہ پر تبادلہ خیال کرنے کے لیے۔ مزید برآں، پیش کنندگان سے میٹنگ کے دن جلد میٹنگ میں شامل ہونے کو کہیں تاکہ ان کی آڈیو (اور ویڈیو، اگر ضروری ہو) کی جانچ کی جا سکے۔
- اگر آپ کچھ شرکاء کے لیے انٹرنیٹ کنکشن کے چیلنجوں کا اندازہ لگاتے ہیں، تو کوشش کریں اور فراہم کریں۔ میٹنگ میں شامل ہونے کا متبادل طریقہ (یعنی فون کے ذریعے)۔
- دیگر موجودہ ایپلی کیشنز جیسے ای میل، ویب براؤزرز، اسکائپ، میسجنگ ایپس، اور سوشل میڈیا کو بند کریں۔ خلفشار، پاپ اپ، اور پس منظر کے شور کو کم سے کم کریں۔. اس کے علاوہ، Wi-Fi کے بجائے ٹھوس، وائرڈ انٹرنیٹ کنکشن استعمال کرنے کی کوشش کریں۔
3. شرکاء کو مدعو کریں اور ان کے ساتھ مشغول ہوں۔
ورچوئل میٹنگز کے بارے میں ایک مشکل چیز ہے۔ شرکاء کو حقیقی وقت میں مشغول کرنا اور میٹنگ کے بعد انہیں مصروف رکھنا. یقینی بنائیں کہ آپ کے پیش کنندگان متنوع سامعین کی نمائندگی کرتے ہیں اور سوالات اور بحث کے لیے کافی وقت دیتے ہیں۔ یاد رکھیں، اگر آپ کو ذاتی طور پر ملاقات منسوخ کرنی ہے، تو ایک ورچوئل آپشن رفتار کو جاری رکھنے اور اپنے شرکاء کے ساتھ بات چیت جاری رکھنے کا ایک بہترین طریقہ ہے!
- میٹنگ سے پہلے پیش کنندگان اور یہاں تک کہ ممکنہ شرکاء کو شامل کرنا اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کر سکتا ہے کہ مقاصد کو مشترکہ طور پر تیار کیا جائے اور ہر کوئی اس عمل میں سرمایہ کاری کرتا ہے۔ شروع سے.
- ریکارڈنگ اور سلائیڈز کو شرکاء کے ساتھ شیئر کریں۔ میٹنگ کے بعد تاکہ وہ انہیں اپنی رفتار سے دیکھ سکیں۔ آپ پیش کنندگان کے ساتھ کوئی بھی جواب نہ ملنے والے سوالات کا اشتراک بھی کر سکتے ہیں، تاکہ وہ براہ راست شرکاء کو جواب دے سکیں۔
- آخر میں، پریکٹس کی کمیونٹی شروع کرنے پر غور کریں (CoP) ورچوئل میٹنگ کے بعد بحث جاری رکھنے کے لیے۔ آپ یہ آن لائن پلیٹ فارمز، فون ایپلیکیشنز، یا یہاں تک کہ بنیادی ای میل کے ذریعے کر سکتے ہیں۔
4. مسائل کے لیے ایک منصوبہ بنائیں
جیسا کہ ذاتی ملاقاتوں کے ساتھ، پریزنٹیشن کی مشق کرنے سے بڑا فرق پڑ سکتا ہے۔. اور، ہمیشہ کی طرح، ڈھیروں مشقوں سے بھی، مسائل پیدا ہوں گے، اس لیے یقینی بنائیں کہ ہر ممکن حد تک تیار رہیں۔
- ڈرائی رن کرو! ہر پیش کنندہ کے ساؤنڈ سیٹ اپس کو چیک کریں اور یقینی بنائیں کہ ہر کوئی صحیح طریقے سے جڑ سکتا ہے۔ آپ کو کال اِن آپشن فراہم کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے، جسے پہلے سے ترتیب دیا جانا چاہیے۔
- ٹائم لائن فراہم کریں۔ یا تمام پیش کنندگان کے لیے "رن آف شو" تاکہ وہ میٹنگ کے بہاؤ کو جانیں اور اپنے وقت پر قائم رہیں۔
- آپ پوچھیں پیش کنندگان اپنی پریزنٹیشنز کے ذریعے چلائیں۔ اپنے طور پر تاکہ وہ وقت کے ساتھ ساتھ نہ جائیں۔ میٹنگ کی توانائی کو ایک پریزینٹر سے زیادہ کچھ نہیں کم کرتا ہے جو آگے بڑھتا ہے۔
- کنکشنز ناکام ہو سکتے ہیں، اور ایک پیش کنندہ گر سکتا ہے یا حجم کھو سکتا ہے لہذا کسی ایسے شخص کی شناخت کریں جو قدم رکھ سکتا ہے یا ایک بیک اپ پلان ہے دوبارہ جڑنے یا آگے بڑھنے کے لیے۔
5. فارمیٹ کو سادہ رکھیں
ٹکنالوجی میں پھنس جانا اور ایک ساتھ بہت سی خصوصیات (لائیو اسٹریمنگ، پولنگ، اسکرینوں کا اشتراک، ویڈیوز چلانا، وغیرہ) آزمانا پرکشش ہے۔ البتہ، فارمیٹ کو سادہ رکھنا تکنیکی مسائل سے بچیں گے اور شرکاء کے لیے پیروی کرنا آسان ہو جائے گا۔ یاد رکھیں، آپ کے شرکاء وہاں مواد اور معلومات کے لیے ہیں، ٹیکنالوجی کے لیے نہیں۔ فی ویبنار 4-5 سے زیادہ پیش کنندگان کو مدعو نہ کریں، بشمول ماڈریٹر/سہولت کار۔
- تکنیکی آرگنائزر کی شناخت کریں۔ جو پردے کے پیچھے سے ایپلیکیشن کا انتظام کر سکتا ہے۔
- یقینی بنائیں موضوع مرکوز اور واضح طور پر بیان کیا گیا ہے۔ تاکہ سامعین آسانی سے پیروی کر سکیں۔
- ایک ماسٹر سلائیڈ ڈیک بنائیں پریزنٹیشنز کے لیے اس لیے صرف ایک شخص، ٹیکنیکل آرگنائزر، اسکرین سے اسکرین پر جانے اور کنٹرولز کو ایک اسپیکر سے دوسرے اسپیکر میں تبدیل کرنے میں وقت ضائع کرنے کے بجائے سلائیڈوں کو آگے بڑھا سکتا ہے۔ یہ ممکنہ طور پر ویبینار کے بہاؤ کو پٹڑی سے اتار سکتا ہے۔
- ایک زبان پر قائم رہیں میٹنگ کے دوران لیکن متعدد زبانوں میں ایک جیسی میٹنگز پیش کرنے پر غور کریں۔
آخر میں، یاد رکھیں مثبت رہو اور مزہ کرو! اگرچہ ورچوئل میٹنگز مکمل طور پر ذاتی طور پر، آمنے سامنے بات چیت کی جگہ نہیں لے سکتی ہیں، لیکن یہ اب بھی ایک انٹرایکٹو اور معلوماتی انداز میں خیالات کو سیکھنے اور تبادلہ کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہو سکتی ہیں۔ ایک اچھی طرح سے چلنے والا ویبنار رابطہ قائم کرنے، مشغول کرنے اور علم کا اشتراک کرنے کا ایک بہترین موقع ہے!
مزید معلومات کے لیے ملاحظہ کریں۔ www.ibpnetwork.orgرابطہ کریں۔ ibpnetwork@who.int، یا ٹویٹر پر ہمیں فالو کریں۔ @IBP_network.
ایکشن میں تجاویز
مارچ 2020 میں، ہم نے COVID-19 پھیلنے کے خدشات کی وجہ سے عابدجان، کوٹ ڈی آئیور میں ہونے والی اپنی ذاتی علاقائی پارٹنر میٹنگ کو ملتوی کرنے کا مشکل فیصلہ کیا۔ اہم علاقائی شراکت داروں نے سیشنز اور پریزنٹیشنز تیار کرنے کے لیے ہمارے ساتھ مہینوں پہلے سے کام کیا تھا، اور میٹنگ کے بارے میں کافی جوش و خروش تھا۔ مکمل طور پر منسوخ کرنے اور اپنے شراکت داروں کو پیچھے چھوڑنے کے بجائے، ہم نے رفتار کو جاری رکھنے کے لیے ایک انٹرایکٹو ویبینار سیریز کی میزبانی کی۔ اس طرح ہم اپنی تجاویز کو عملی جامہ پہناتے ہیں۔