अधिक से अधिक हम खुद को आमने-सामने (या इसके अलावा) दूर से काम करते हुए और ऑनलाइन कनेक्ट करते हुए पाते हैं। पर हमारे सहयोगी आईबीपी नेटवर्क साझा करें कि जब COVID-19 महामारी ने अपनी योजनाओं को बदल दिया तो उन्होंने सफलतापूर्वक एक क्षेत्रीय आभासी बैठक कैसे बुलाई।
पिछले कई वर्षों में, हमने एक देखा है वर्चुअल मीटिंग पर बढ़ा जोर. चाहे हमारे कार्बन पदचिह्न को कम करने के प्रयासों के कारण, वैश्विक दर्शकों को शामिल करने की इच्छा, या हाल ही में, COVID-19 महामारी के कारण खुद को होमबाउंड पाकर, आभासी बैठकें आम होती जा रही हैं। हमने संकलित किया है हमारे सबसे व्यावहारिक सुझाव एक सफल वर्चुअल मीटिंग या वेबिनार की योजना बनाने के लिए।
सुनिश्चित करें कि बैठक के आयोजक और प्रतिभागी हैं उद्देश्यों पर स्पष्ट बैठक का। अलग-अलग लक्ष्यों और उद्देश्यों के लिए अलग-अलग प्लेटफॉर्म और टूल्स की जरूरत होगी।
अलग-अलग कार्यात्मकताओं के साथ कई वर्चुअल मीटिंग एप्लिकेशन उपलब्ध हैं। कुछ अधिक जटिल जरूरतों के लिए बेहतर काम करते हैं और अन्य व्यापक देशों के प्रतिभागियों को शामिल करने के लिए बेहतर काम कर सकते हैं। कई देशों में उपलब्धता, लागत और कई मेजबानों की क्षमता पर विचार किया जाना चाहिए। अधिकांश में समान मूलभूत सुविधाएं होती हैं, तो बस वह चुनें जो आपके लिए काम करे.
वर्चुअल मीटिंग्स के बारे में कठिन चीजों में से एक है वास्तविक समय में प्रतिभागियों को शामिल करना और बैठक के बाद उन्हें व्यस्त रखना. सुनिश्चित करें कि आपके प्रस्तुतकर्ता विविध दर्शकों का प्रतिनिधित्व करते हैं और प्रश्नों और चर्चा के लिए पर्याप्त समय देते हैं। याद रखें, अगर आपको एक आमने-सामने की बैठक रद्द करनी है, तो गति को जारी रखने और अपने प्रतिभागियों के साथ बातचीत जारी रखने के लिए एक आभासी विकल्प एक शानदार तरीका है!
इन-पर्सन मीटिंग्स की तरह, किसी प्रस्तुति का अभ्यास करने से बड़ा अंतर आ सकता है. और, हमेशा की तरह, बहुत अभ्यास के बाद भी, समस्याएँ उत्पन्न होंगी, इसलिए सुनिश्चित करें कि यथासंभव तैयार रहें।
प्रौद्योगिकी में फंसना और एक साथ कई सुविधाओं को आज़माना आकर्षक है (लाइवस्ट्रीमिंग, पोलिंग, स्क्रीन साझा करना, वीडियो चलाना, आदि)। हालांकि, प्रारूप को सरल रखते हुए तकनीकी समस्याओं से बचेंगे और प्रतिभागियों के लिए अनुसरण करना आसान होगा। याद रखें, आपके प्रतिभागी सामग्री और जानकारी के लिए हैं, तकनीक के लिए नहीं। प्रति वेबिनार 4-5 से अधिक प्रस्तुतकर्ताओं को आमंत्रित न करें, जिसमें मॉडरेटर/सुगमकर्ता शामिल हैं।
अंत में, याद रखना सकारात्मक रहें और मज़े करें! हालांकि आभासी बैठकें आमने-सामने की बातचीत को पूरी तरह से प्रतिस्थापित नहीं कर सकती हैं, फिर भी वे एक इंटरैक्टिव और सूचनात्मक तरीके से सीखने और विचारों का आदान-प्रदान करने का एक शानदार तरीका हो सकती हैं। एक अच्छी तरह से संचालित वेबिनार ज्ञान को जोड़ने, संलग्न करने और साझा करने का एक शानदार अवसर है!
ज्यादा जानकारी के लिये पधारें www.ibpnetwork.org, संपर्क करें ibpnetwork@who.int, या हमें ट्विटर पर फ़ालो कीजिये @आईबीपी_नेटवर्क.
मार्च 2020 में, हमने COVID-19 के प्रकोप के बारे में चिंताओं के कारण आबिदजान, कोटे डी आइवर में आयोजित होने वाली अपनी व्यक्तिगत क्षेत्रीय भागीदार बैठक को स्थगित करने का कठिन निर्णय लिया। प्रमुख क्षेत्रीय साझेदारों ने सत्रों और प्रस्तुतियों को विकसित करने के लिए महीनों पहले से हमारे साथ काम किया था, और बैठक को लेकर बहुत उत्साह था। पूरी तरह से रद्द करने और अपने भागीदारों को पीछे छोड़ने के बजाय, हमने गति को जारी रखने के लिए एक इंटरैक्टिव वेबिनार श्रृंखला की मेजबानी की। इस तरह हम अपने सुझावों को अमल में लाते हैं।
इंटरैक्टिव वेबिनार श्रृंखला का उद्देश्य था क्षेत्रीय साझेदारी को मजबूत करना और परिवार नियोजन और प्रजनन स्वास्थ्य (एफपी/आरएच) प्राथमिकताओं को बढ़ाने के लिए आम सहमति बनाना 2020 से परे। हमने GoToWebinar का उपयोग किया, जिसका उपयोग हमने पहले पश्चिम अफ्रीका में भागीदारों के साथ किया था, इसलिए हम जानते थे कि यह अच्छी तरह से काम करता है और उपयोग करने में अपेक्षाकृत सरल था। हमने यह भी सुनिश्चित किया कि सभी आयोजक और पैनलिस्ट सॉफ्टवेयर से परिचित थे ड्राई रन का आयोजन और उन्हें निर्धारित प्रारंभ समय से पहले शामिल होने के लिए कह रहे हैं।
श्रृंखला में पूर्वनिर्मित पैनल प्रस्तुतियाँ शामिल थीं जहाँ प्रस्तुतकर्ताओं ने FP/RH कार्यक्रमों को लागू करने से क्षेत्र-आधारित अनुभव साझा किए। प्रत्येक वेबिनार में 4-5 पैनलिस्टों के साथ एक स्पष्ट विषय था। पैनल के सदस्यों ने विभिन्न वैश्विक संगठनों, क्षेत्रीय नेटवर्कों और क्षेत्र के कई देशों के स्थानीय एनजीओ या सीएसओ से वक्ताओं की एक श्रृंखला का प्रतिनिधित्व किया। प्रत्येक पैनलिस्ट ने सवालों के जवाब दिए और चर्चाओं को सुगम बनाया क्षेत्र में सहयोगी गतिविधियों पर आम सहमति बनाना (दूसरे की आवश्यकता सहित वाहो गुड प्रैक्टिस फोरम) पश्चिम अफ्रीकी स्वास्थ्य संगठन (WAHO) के भागीदारों के साथ, औगाडौगू साझेदारी (ओपी), और अन्य हितधारक।
वेबिनार श्रृंखला के बाद, हमने व्यापक आईबीपी समुदाय के साथ प्रस्तुतियों को साझा किया, ताकि अन्य लोग सत्रों से लाभान्वित हो सकें। वेबिनार के एक हफ्ते बाद, हमें उन लोगों से 150 से अधिक बार देखा गया जो लाइव इवेंट में भाग नहीं ले सके। यह प्रतिभागियों को प्रस्तुतकर्ताओं के साथ जुड़ने की अनुमति दी आवश्यकतानुसार और संभावित नए सदस्य संगठनों से रुचि जगाई जिन्होंने अभ्यास के आईबीपी वैश्विक समुदाय में शामिल होने का अनुरोध किया।
अनिवार्य रूप से, हमें कुछ तकनीकी और कनेक्शन चुनौतियों का सामना करना पड़ा, जिसमें प्रस्तुतकर्ताओं के अस्थिर इंटरनेट कनेक्शन शामिल हैं, जिसके कारण कुछ देरी हुई। हालांकि, अग्रिम तैयारी और त्वरित सोच के कारण हम किसी भी रुकावट से बचते रहे जैसे-जैसे सहकर्मी आवश्यकता के अनुसार प्रस्तुत या संयत होते गए।
पर इंटरएक्टिव वेबिनार श्रृंखला देखें WHO/HRP मीडिया चैनल.