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आभासी होना: एक प्रभावी आभासी बैठक की मेजबानी के लिए युक्तियाँ


अधिक से अधिक हम खुद को आमने-सामने (या इसके अलावा) दूर से काम करते हुए और ऑनलाइन कनेक्ट करते हुए पाते हैं। पर हमारे सहयोगी आईबीपी नेटवर्क साझा करें कि जब COVID-19 महामारी ने अपनी योजनाओं को बदल दिया तो उन्होंने सफलतापूर्वक एक क्षेत्रीय आभासी बैठक कैसे बुलाई।

पिछले कई वर्षों में, हमने एक देखा है वर्चुअल मीटिंग पर बढ़ा जोर. चाहे हमारे कार्बन पदचिह्न को कम करने के प्रयासों के कारण, वैश्विक दर्शकों को शामिल करने की इच्छा, या हाल ही में, COVID-19 महामारी के कारण खुद को होमबाउंड पाकर, आभासी बैठकें आम होती जा रही हैं। हमने संकलित किया है हमारे सबसे व्यावहारिक सुझाव एक सफल वर्चुअल मीटिंग या वेबिनार की योजना बनाने के लिए।

क्लिक करें! एक सफल वर्चुअल मीटिंग के लिए IBP के 5 टिप्स।

1. उद्देश्य और उद्देश्यों को स्पष्ट करें

सुनिश्चित करें कि बैठक के आयोजक और प्रतिभागी हैं उद्देश्यों पर स्पष्ट बैठक का। अलग-अलग लक्ष्यों और उद्देश्यों के लिए अलग-अलग प्लेटफॉर्म और टूल्स की जरूरत होगी।

  • ज्ञान साझा करना और प्रसार करना बैठकें वेबिनार प्रारूपों से लाभान्वित हो सकती हैं जहां पैनल प्रस्तुतियों या व्याख्यानों के माध्यम से जानकारी साझा की जाती है।
  • आम सहमति बनाना या निर्णय लेना अधिक सक्रिय जुड़ाव की आवश्यकता होती है और मतदान या प्रश्नों और चर्चा के लिए पर्याप्त समय प्रदान करने जैसी अधिक सुविधाओं के उपयोग की आवश्यकता हो सकती है।
  • सीखना और प्रशिक्षण वीडियो या लाइव स्ट्रीम किए गए प्रदर्शनों जैसी अन्य सुविधाओं को शामिल कर सकता है।
  • नेटवर्किंग वर्चुअल मीटिंग्स के दौरान वास्तविक समय में संवाद करने के लिए चैट कार्यों के माध्यम से या मीटिंग के बाद प्रतिभागियों के साथ संपर्क जानकारी साझा करके किया जा सकता है।

2. सॉफ्टवेयर सीखें और कनेक्टिविटी को अधिकतम करें

अलग-अलग कार्यात्मकताओं के साथ कई वर्चुअल मीटिंग एप्लिकेशन उपलब्ध हैं। कुछ अधिक जटिल जरूरतों के लिए बेहतर काम करते हैं और अन्य व्यापक देशों के प्रतिभागियों को शामिल करने के लिए बेहतर काम कर सकते हैं। कई देशों में उपलब्धता, लागत और कई मेजबानों की क्षमता पर विचार किया जाना चाहिए। अधिकांश में समान मूलभूत सुविधाएं होती हैं, तो बस वह चुनें जो आपके लिए काम करे.

  • सुनिश्चित करें कि आप और आपके प्रस्तुतकर्ता दोनों सॉफ्टवेयर की बुनियादी सुविधाओं का प्रबंधन करना जानते हैं. आप एक पकड़कर यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी प्रस्तुतकर्ता मंच से परिचित हैं बैठक से पहले ड्राई रन चर्चा करने के लिए कि कैसे लॉग इन करें, चैट की विशेषताएं, कैसे पोज़ दें, देखें और प्रश्नों का उत्तर दें, और ऑडियो विकल्पों को कैसे नियंत्रित करें। इसके अतिरिक्त, प्रस्तुतकर्ताओं से उनके ऑडियो (और वीडियो, यदि आवश्यक हो) का परीक्षण करने के लिए बैठक के दिन जल्दी बैठक में शामिल होने के लिए कहें।
  • यदि आप कुछ प्रतिभागियों के लिए इंटरनेट कनेक्शन चुनौतियों का अनुमान लगाते हैं, तो प्रयास करें और प्रदान करें बैठक में शामिल होने का वैकल्पिक तरीका (यानी, फोन के माध्यम से)।
  • अन्य मौजूदा एप्लिकेशन जैसे ईमेल, वेब ब्राउज़र, स्काइप, मैसेजिंग ऐप्स और सोशल मीडिया को बंद करें ध्यान भंग, पॉपअप और पृष्ठभूमि शोर को कम करें. इसके अलावा, कोशिश करें और वाई-फाई के बजाय एक ठोस, वायर्ड इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करें।

3. प्रतिभागियों को आमंत्रित करें और उनसे जुड़ें

वर्चुअल मीटिंग्स के बारे में कठिन चीजों में से एक है वास्तविक समय में प्रतिभागियों को शामिल करना और बैठक के बाद उन्हें व्यस्त रखना. सुनिश्चित करें कि आपके प्रस्तुतकर्ता विविध दर्शकों का प्रतिनिधित्व करते हैं और प्रश्नों और चर्चा के लिए पर्याप्त समय देते हैं। याद रखें, अगर आपको एक आमने-सामने की बैठक रद्द करनी है, तो गति को जारी रखने और अपने प्रतिभागियों के साथ बातचीत जारी रखने के लिए एक आभासी विकल्प एक शानदार तरीका है!

  • बैठक से पहले प्रस्तुतकर्ताओं और यहां तक कि संभावित प्रतिभागियों को शामिल करने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि उद्देश्यों को संयुक्त रूप से विकसित किया गया है और हर कोई प्रक्रिया में निवेशित है शुरू से।
  • प्रतिभागियों के साथ रिकॉर्डिंग और स्लाइड साझा करें बैठक के बाद ताकि वे उन्हें अपनी गति से देख सकें। आप प्रस्तुतकर्ताओं के साथ कोई भी अनुत्तरित प्रश्न भी साझा कर सकते हैं, ताकि वे प्रतिभागियों को सीधे जवाब दे सकें।
  • आखिरकार, अभ्यास का एक समुदाय शुरू करने पर विचार करें (सीओपी) वर्चुअल मीटिंग के बाद चर्चा जारी रखने के लिए। आप इसे ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म, फ़ोन एप्लिकेशन या यहां तक कि मूल ईमेल के माध्यम से भी कर सकते हैं।

4. समस्याओं के लिए योजना बनाएं

इन-पर्सन मीटिंग्स की तरह, किसी प्रस्तुति का अभ्यास करने से बड़ा अंतर आ सकता है. और, हमेशा की तरह, बहुत अभ्यास के बाद भी, समस्याएँ उत्पन्न होंगी, इसलिए सुनिश्चित करें कि यथासंभव तैयार रहें।

  • ड्राई रन करो! प्रत्येक प्रस्तुतकर्ता के साउंड सेट-अप की जाँच करें और सुनिश्चित करें कि हर कोई ठीक से कनेक्ट कर सकता है। आपको कॉल-इन विकल्प प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है, जिसे पहले ही सुलझा लिया जाना चाहिए।
  • एक समयरेखा प्रदान करें या सभी प्रस्तुतकर्ताओं के लिए "रन ऑफ़ शो" ताकि वे बैठक के प्रवाह को जान सकें और अपने समय पर कायम रह सकें।
  • आपको पूछना प्रस्तुतकर्ता अपनी प्रस्तुतियों के माध्यम से चलने के लिए अपने दम पर इसलिए वे समय के साथ नहीं जाते हैं। किसी बैठक की ऊर्जा को एक प्रस्तुतकर्ता से अधिक कम नहीं करता है जो आगे खींचता है।
  • कनेक्शन विफल हो सकते हैं, और एक प्रस्तुतकर्ता वॉल्यूम कम कर सकता है या कम कर सकता है, इसलिए किसी ऐसे व्यक्ति की पहचान करें जो इसमें कदम रख सकता है या एक बैकअप योजना है फिर से जुड़ना या आगे बढ़ना।

5. फॉर्मेट सिंपल रखें

प्रौद्योगिकी में फंसना और एक साथ कई सुविधाओं को आज़माना आकर्षक है (लाइवस्ट्रीमिंग, पोलिंग, स्क्रीन साझा करना, वीडियो चलाना, आदि)। हालांकि, प्रारूप को सरल रखते हुए तकनीकी समस्याओं से बचेंगे और प्रतिभागियों के लिए अनुसरण करना आसान होगा। याद रखें, आपके प्रतिभागी सामग्री और जानकारी के लिए हैं, तकनीक के लिए नहीं। प्रति वेबिनार 4-5 से अधिक प्रस्तुतकर्ताओं को आमंत्रित न करें, जिसमें मॉडरेटर/सुगमकर्ता शामिल हैं।

  • एक तकनीकी आयोजक की पहचान करें जो पर्दे के पीछे से अनुप्रयोग का प्रबंधन कर सकता है।
  • सुनिश्चित करें विषय केंद्रित और स्पष्ट रूप से परिभाषित है जिससे दर्शक आसानी से अनुसरण कर सकें।
  • एक मास्टर स्लाइड डेक बनाएँ प्रस्तुतियों के लिए इसलिए केवल एक व्यक्ति, तकनीकी आयोजक, स्क्रीन से स्क्रीन पर जाने और एक स्पीकर से दूसरे स्पीकर पर स्विच करने में समय बर्बाद करने के बजाय स्लाइड को आगे बढ़ा सकता है। यह संभावित रूप से वेबिनार के प्रवाह को पटरी से उतार सकता है।
  • एक भाषा पर टिके रहें बैठक के दौरान लेकिन एक से अधिक भाषाओं में समान बैठकों की पेशकश करने पर विचार करें।

अंत में, याद रखना सकारात्मक रहें और मज़े करें! हालांकि आभासी बैठकें आमने-सामने की बातचीत को पूरी तरह से प्रतिस्थापित नहीं कर सकती हैं, फिर भी वे एक इंटरैक्टिव और सूचनात्मक तरीके से सीखने और विचारों का आदान-प्रदान करने का एक शानदार तरीका हो सकती हैं। एक अच्छी तरह से संचालित वेबिनार ज्ञान को जोड़ने, संलग्न करने और साझा करने का एक शानदार अवसर है!

ज्यादा जानकारी के लिये पधारें www.ibpnetwork.org, संपर्क करें ibpnetwork@who.int, या हमें ट्विटर पर फ़ालो कीजिये @आईबीपी_नेटवर्क.

टिप्स इन एक्शन

मार्च 2020 में, हमने COVID-19 के प्रकोप के बारे में चिंताओं के कारण आबिदजान, कोटे डी आइवर में आयोजित होने वाली अपनी व्यक्तिगत क्षेत्रीय भागीदार बैठक को स्थगित करने का कठिन निर्णय लिया। प्रमुख क्षेत्रीय साझेदारों ने सत्रों और प्रस्तुतियों को विकसित करने के लिए महीनों पहले से हमारे साथ काम किया था, और बैठक को लेकर बहुत उत्साह था। पूरी तरह से रद्द करने और अपने भागीदारों को पीछे छोड़ने के बजाय, हमने गति को जारी रखने के लिए एक इंटरैक्टिव वेबिनार श्रृंखला की मेजबानी की। इस तरह हम अपने सुझावों को अमल में लाते हैं।

वेबिनार श्रृंखला के पैनलिस्टों ने पूरे पश्चिम अफ्रीका में क्षेत्रीय नेटवर्क, वैश्विक संगठनों और विभिन्न एनजीओ और सीएसओ का प्रतिनिधित्व किया।

इंटरैक्टिव वेबिनार श्रृंखला का उद्देश्य था क्षेत्रीय साझेदारी को मजबूत करना और परिवार नियोजन और प्रजनन स्वास्थ्य (एफपी/आरएच) प्राथमिकताओं को बढ़ाने के लिए आम सहमति बनाना 2020 से परे। हमने GoToWebinar का उपयोग किया, जिसका उपयोग हमने पहले पश्चिम अफ्रीका में भागीदारों के साथ किया था, इसलिए हम जानते थे कि यह अच्छी तरह से काम करता है और उपयोग करने में अपेक्षाकृत सरल था। हमने यह भी सुनिश्चित किया कि सभी आयोजक और पैनलिस्ट सॉफ्टवेयर से परिचित थे ड्राई रन का आयोजन और उन्हें निर्धारित प्रारंभ समय से पहले शामिल होने के लिए कह रहे हैं।

श्रृंखला में पूर्वनिर्मित पैनल प्रस्तुतियाँ शामिल थीं जहाँ प्रस्तुतकर्ताओं ने FP/RH कार्यक्रमों को लागू करने से क्षेत्र-आधारित अनुभव साझा किए। प्रत्येक वेबिनार में 4-5 पैनलिस्टों के साथ एक स्पष्ट विषय था। पैनल के सदस्यों ने विभिन्न वैश्विक संगठनों, क्षेत्रीय नेटवर्कों और क्षेत्र के कई देशों के स्थानीय एनजीओ या सीएसओ से वक्ताओं की एक श्रृंखला का प्रतिनिधित्व किया। प्रत्येक पैनलिस्ट ने सवालों के जवाब दिए और चर्चाओं को सुगम बनाया क्षेत्र में सहयोगी गतिविधियों पर आम सहमति बनाना (दूसरे की आवश्यकता सहित वाहो गुड प्रैक्टिस फोरम) पश्चिम अफ्रीकी स्वास्थ्य संगठन (WAHO) के भागीदारों के साथ, औगाडौगू साझेदारी (ओपी), और अन्य हितधारक।

वेबिनार श्रृंखला के बाद, हमने व्यापक आईबीपी समुदाय के साथ प्रस्तुतियों को साझा किया, ताकि अन्य लोग सत्रों से लाभान्वित हो सकें। वेबिनार के एक हफ्ते बाद, हमें उन लोगों से 150 से अधिक बार देखा गया जो लाइव इवेंट में भाग नहीं ले सके। यह प्रतिभागियों को प्रस्तुतकर्ताओं के साथ जुड़ने की अनुमति दी आवश्यकतानुसार और संभावित नए सदस्य संगठनों से रुचि जगाई जिन्होंने अभ्यास के आईबीपी वैश्विक समुदाय में शामिल होने का अनुरोध किया।

अनिवार्य रूप से, हमें कुछ तकनीकी और कनेक्शन चुनौतियों का सामना करना पड़ा, जिसमें प्रस्तुतकर्ताओं के अस्थिर इंटरनेट कनेक्शन शामिल हैं, जिसके कारण कुछ देरी हुई। हालांकि, अग्रिम तैयारी और त्वरित सोच के कारण हम किसी भी रुकावट से बचते रहे जैसे-जैसे सहकर्मी आवश्यकता के अनुसार प्रस्तुत या संयत होते गए।

पर इंटरएक्टिव वेबिनार श्रृंखला देखें WHO/HRP मीडिया चैनल.

17 मार्च:

18 मार्च:

19 मार्च:

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नंदिता थत्ते

आईबीपी नेटवर्क लीड, विश्व स्वास्थ्य संगठन

नंदिता थत्ते यौन और प्रजनन स्वास्थ्य और अनुसंधान विभाग में विश्व स्वास्थ्य संगठन में स्थित आईबीपी नेटवर्क का नेतृत्व करती हैं। उनके वर्तमान पोर्टफोलियो में आईबीपी की भूमिका को संस्थागत रूप देना शामिल है ताकि साक्ष्य-आधारित हस्तक्षेपों और दिशानिर्देशों के प्रसार और उपयोग का समर्थन किया जा सके, आईबीपी क्षेत्र-आधारित भागीदारों और डब्ल्यूएचओ शोधकर्ताओं के बीच संबंधों को मजबूत करने के लिए कार्यान्वयन अनुसंधान एजेंडा और 80+ आईबीपी सदस्यों के बीच सहयोग को बढ़ावा दिया जा सके। संगठनों। डब्ल्यूएचओ में शामिल होने से पहले, नंदिता यूएसएआईडी में जनसंख्या और प्रजनन स्वास्थ्य के कार्यालय में एक वरिष्ठ सलाहकार थीं, जहां उन्होंने पश्चिम अफ्रीका, हैती और मोजाम्बिक में कार्यक्रमों का डिजाइन, प्रबंधन और मूल्यांकन किया। नंदिता के पास जॉन्स हॉपकिन्स स्कूल ऑफ पब्लिक हेल्थ से एमपीएच और जॉर्ज वाशिंगटन यूनिवर्सिटी स्कूल ऑफ पब्लिक हेल्थ से रोकथाम और सामुदायिक स्वास्थ्य में डॉपीएच है।

नंदिता थत्ते

आईबीपी नेटवर्क लीड, विश्व स्वास्थ्य संगठन

नंदिता थत्ते यौन और प्रजनन स्वास्थ्य और अनुसंधान विभाग में विश्व स्वास्थ्य संगठन में स्थित आईबीपी नेटवर्क का नेतृत्व करती हैं। उनके वर्तमान पोर्टफोलियो में आईबीपी की भूमिका को संस्थागत रूप देना शामिल है ताकि साक्ष्य-आधारित हस्तक्षेपों और दिशानिर्देशों के प्रसार और उपयोग का समर्थन किया जा सके, आईबीपी क्षेत्र-आधारित भागीदारों और डब्ल्यूएचओ शोधकर्ताओं के बीच संबंधों को मजबूत करने के लिए कार्यान्वयन अनुसंधान एजेंडा और 80+ आईबीपी सदस्यों के बीच सहयोग को बढ़ावा दिया जा सके। संगठनों। डब्ल्यूएचओ में शामिल होने से पहले, नंदिता यूएसएआईडी में जनसंख्या और प्रजनन स्वास्थ्य के कार्यालय में एक वरिष्ठ सलाहकार थीं, जहां उन्होंने पश्चिम अफ्रीका, हैती और मोजाम्बिक में कार्यक्रमों का डिजाइन, प्रबंधन और मूल्यांकन किया। नंदिता के पास जॉन्स हॉपकिन्स स्कूल ऑफ पब्लिक हेल्थ से एमपीएच और जॉर्ज वाशिंगटन यूनिवर्सिटी स्कूल ऑफ पब्लिक हेल्थ से रोकथाम और सामुदायिक स्वास्थ्य में डॉपीएच है।

आसा कुज़िन

Åsa Cuzin को WHO के यौन और प्रजनन स्वास्थ्य और अनुसंधान विभाग में 20 से अधिक वर्षों का अनुभव है, जहाँ उन्होंने शुरुआत में WHO प्रजनन स्वास्थ्य पुस्तकालय (RHL) को विकसित करने के लिए काम किया, प्रजनन स्वास्थ्य में साक्ष्य-आधारित निर्णय-निर्माण पर कार्यशालाएँ आयोजित कीं। प्रसवोत्तर परिवार नियोजन पर अनुसंधान परियोजनाओं के कार्यान्वयन और संचालन में शामिल सर्वोत्तम प्रथाओं की पहल, देश क्षमता निर्माण गतिविधियों को लागू करना। उसने फ्रांस में मनोविज्ञान का अध्ययन किया है और जिनेवा, स्विट्जरलैंड में विश्वविद्यालय से सार्वजनिक स्वास्थ्य में स्नातकोत्तर डिप्लोमा और मानवाधिकार में डिप्लोमा प्राप्त किया है। वह द ग्रेजुएट इंस्टीट्यूट, जिनेवा, स्विट्जरलैंड से संघर्ष और विवाद समाधान और अंतर्राष्ट्रीय वार्ता के लिए बातचीत में निरंतर प्रशिक्षण का प्रमाण पत्र भी रखती है।