Kwenda Mtandaoni: Vidokezo vya Kuandaa Mkutano Ufanisi wa Mtandao

Zaidi na zaidi kati yetu hujikuta tukifanya kazi kwa mbali na kuunganisha mtandaoni badala ya (au kwa kuongeza) ana kwa ana. Wenzetu huko Mtandao wa IBP kushiriki jinsi walivyofanikisha kuitisha mkutano wa mtandaoni wa kikanda wakati janga la COVID-19 lilipobadilisha mipango yao.

Katika miaka kadhaa iliyopita, tumeona kuongezeka kwa msisitizo kwenye mikutano ya mtandaoni. Iwe ni kwa sababu ya juhudi za kupunguza kiwango cha kaboni, hamu ya kushirikisha hadhira ya kimataifa, au hivi majuzi, tukijikuta tuko nyumbani kwa sababu ya janga la COVID-19, mikutano ya mtandaoni inazidi kuwa ya kawaida. Tumekusanya vidokezo vyetu vya vitendo zaidi kwa kupanga mkutano wa mtandaoni au mtandao uliofaulu.

1. Fafanua Madhumuni na Malengo

Hakikisha waandaaji na washiriki wako wazi juu ya malengo ya mkutano huo. Malengo na malengo tofauti yatahitaji majukwaa na zana tofauti.

• Kugawana na kusambaza maarifa mikutano inaweza kunufaika kutokana na miundo ya mtandao ambapo maelezo yanashirikiwa kupitia mawasilisho ya paneli au mihadhara.
• Kujenga maelewano au kufanya maamuzi inahitaji ushiriki zaidi na inaweza kuhitaji matumizi ya vipengele zaidi kama vile kupiga kura au kutoa muda wa kutosha kwa maswali na majadiliano.
• Kujifunza na mafunzo inaweza kujumuisha vipengele vingine kama video au maonyesho yanayotiririshwa moja kwa moja.
• Mtandao wakati wa mikutano ya mtandaoni inaweza kufanywa kupitia vitendaji vya gumzo ili kuwasiliana kwa wakati halisi au kwa kushiriki maelezo ya mawasiliano na washiriki baada ya mkutano.

2. Jifunze Programu na Uzidishe Muunganisho

Kuna programu nyingi za mikutano ya mtandaoni zinazopatikana na utendaji tofauti. Baadhi hufanya kazi vyema zaidi kwa mahitaji magumu zaidi na wengine wanaweza kufanya kazi vyema zaidi kwa kuwashirikisha washiriki kutoka nchi mbalimbali. Upatikanaji katika nchi nyingi, gharama na uwezo wa waandaji wengi unapaswa kuzingatiwa. Wengi wana sifa za msingi zinazofanana, hivyo tu chagua moja ambayo inakufaa.

• Hakikisha kwamba wewe na watangazaji wako kujua jinsi ya kusimamia vipengele vya msingi vya programu. Unaweza kuhakikisha watangazaji wote wanafahamu jukwaa kwa kushikilia a kukimbia kavu kabla ya mkutano kujadili jinsi ya kuingia, vipengele vya gumzo, jinsi ya kuweka, kutazama, na kujibu maswali, na jinsi ya kudhibiti chaguo za sauti. Zaidi ya hayo, waombe wawasilishaji wajiunge na mkutano mapema siku ya mkutano ili kujaribu sauti zao (na video, ikiwa ni lazima).
• Ikiwa unatarajia changamoto za muunganisho wa intaneti kwa baadhi ya washiriki, jaribu na kutoa njia mbadala ya kujiunga na mkutano (yaani, kupitia simu).
• Funga programu zingine zilizopo kama vile barua pepe, vivinjari vya wavuti, Skype, programu za kutuma ujumbe, na mitandao ya kijamii punguza usumbufu, madirisha ibukizi na kelele ya chinichini. Pia, jaribu na utumie muunganisho thabiti wa mtandao wa waya badala ya Wi-Fi.

3. Alika na Ushirikiane na Washiriki

Moja ya mambo magumu kuhusu mikutano ya mtandaoni ni kuwashirikisha washiriki kwa wakati halisi na kuwaweka wakijishughulisha baada ya mkutano. Hakikisha kwamba wawasilishaji wako wanawakilisha watazamaji mbalimbali na kuruhusu muda wa kutosha kwa maswali na majadiliano. Kumbuka, ikiwa ni lazima ughairi mkutano wa ana kwa ana, chaguo la mtandaoni ni njia nzuri ya kuweka kasi na kuendeleza mazungumzo na washiriki wako!

• Kuhusisha watoa mada na hata washiriki watarajiwa kabla ya mkutano kunaweza kusaidia kuhakikisha malengo yanaendelezwa kwa pamoja na kila mtu amewekeza kwenye mchakato tangu mwanzo.
• Shiriki rekodi na slaidi na washiriki baada ya mkutano ili waweze kuzitazama kwa kasi yao wenyewe. Unaweza pia kushiriki maswali yoyote ambayo hayajajibiwa na wawasilishaji, ili waweze kujibu moja kwa moja kwa washiriki.
• Hatimaye, fikiria kuanzisha jumuiya ya mazoezi (CoP) ili kuendeleza majadiliano baada ya mkutano wa mtandaoni. Unaweza kufanya hivyo kupitia majukwaa ya mtandaoni, programu za simu, au hata barua pepe za kimsingi.

4. Tengeneza Mpango wa Matatizo

Kama ilivyo kwa mikutano ya ana kwa ana, kufanya mazoezi ya kuwasilisha kunaweza kuleta mabadiliko makubwa. Na, kama kawaida, hata kwa mazoezi mengi, shida zitatokea, kwa hivyo hakikisha kuwa umejitayarisha iwezekanavyo.

• Fanya kukimbia kavu! Angalia mipangilio ya sauti ya kila mtangazaji na uhakikishe kuwa kila mtu anaweza kuunganisha ipasavyo. Huenda ukahitaji kutoa chaguo la kupiga simu, ambalo linapaswa kutatuliwa mapema.
• Toa ratiba au "run of show" kwa wawasilishaji wote ili wajue mtiririko wa mkutano na wafuate wakati wao.
• Uliza yako watoa mada kuendesha mawasilisho yao wao wenyewe ili wasiende kwa wakati. Hakuna kinachodhoofisha nguvu ya mkutano zaidi ya mtangazaji anayeburuta.
• Miunganisho inaweza kushindwa, na mtangazaji anaweza kupunguza au kupoteza sauti ili kutambua mtu anayeweza kuingilia au kuwa na mpango chelezo kuunganisha tena au kuendelea.

5. Weka Umbizo Rahisi

Inavutia kuhusishwa na teknolojia na kujaribu vipengele vingi kwa wakati mmoja (kutiririsha moja kwa moja, kupiga kura, kushiriki skrini, kucheza video, n.k.). Hata hivyo, kuweka umbizo rahisi itaepuka masuala ya kiufundi na itakuwa rahisi kwa washiriki kufuata. Kumbuka, washiriki wako wapo kwa ajili ya maudhui na taarifa, si teknolojia. Alika wasiozidi wawasilishaji 4-5 kwa kila mtandao, pamoja na msimamizi/mwezeshaji.

• Tambua mratibu wa kiufundi anayeweza kudhibiti programu akiwa nyuma ya pazia.
• Hakikisha mada inalenga na imefafanuliwa wazi ili watazamaji waweze kufuata kwa urahisi.
• Unda staha kuu ya slaidi kwa mawasilisho ili mtu mmoja tu, mwandalizi wa kiufundi, anaweza kuendeleza slaidi badala ya kuhamisha kutoka skrini hadi skrini na kupoteza muda kubadilisha vidhibiti kutoka kwa spika moja hadi nyingine. Hii inaweza kuharibu mtiririko wa wavuti.
• Shikilia lugha moja wakati wa mkutano lakini fikiria kutoa mikutano sawa katika lugha nyingi.

Hatimaye, kumbuka kaa chanya na ufurahie! Ingawa mikutano ya mtandaoni inaweza isichukue nafasi kikamilifu miingiliano ya ana kwa ana, ya ana kwa ana, bado inaweza kuwa njia nzuri ya kujifunza na kubadilishana mawazo kwa njia shirikishi na yenye taarifa. Mtandao unaoendeshwa vizuri ni fursa nzuri ya kuunganisha, kujihusisha na kushiriki maarifa!

Kwa habari zaidi, tembelea www.ibpnetwork.org, mawasiliano ibpnetwork@who.int, au tufuate kwenye Twitter @IBP_network.

Vidokezo katika Vitendo

Mnamo Machi 2020, tulifanya uamuzi mgumu wa kuahirisha Mkutano wetu wa Ana kwa ana wa Kikanda utakaofanyika Abidjan, Cote d'Ivoire kutokana na wasiwasi kuhusu mlipuko wa COVID-19. Washirika wakuu wa kikanda walikuwa wamefanya kazi nasi kwa miezi kadhaa kabla ya kuandaa vipindi na mawasilisho, na kulikuwa na msisimko mwingi kuhusu mkutano huo. Badala ya kughairi kabisa na kuwaacha washirika wetu nyuma, tuliandaa mfululizo wa mwingiliano wa wavuti ili kuendeleza kasi hiyo. Hivi ndivyo tunavyoweka vidokezo vyetu katika vitendo.

Lengo la mfululizo wa mwingiliano wa wavuti lilikuwa ni kuimarisha ushirikiano wa kikanda na kujenga makubaliano ya kupanua upangaji uzazi na afya ya uzazi (FP/RH) zaidi ya 2020. Tulitumia GoToWebinar, ambayo tulikuwa tumetumia hapo awali na washirika katika Afrika Magharibi, kwa hivyo tulijua ilifanya kazi vyema na ilikuwa rahisi kutumia. Pia tulihakikisha waandaaji na wanajopo wote wanaifahamu programu kwa kufanya kukimbia kavu na kuwaomba wajiunge kabla ya muda ulioratibiwa wa kuanza.

Mfululizo huu ulijumuisha mawasilisho ya paneli yaliyosasishwa ambapo wawasilishaji walishiriki uzoefu wa uga kutokana na kutekeleza programu za FP/RH. Kila mtandao ulikuwa na mada wazi na wanajopo 4-5. Wanajopo waliwakilisha wasemaji mbalimbali kutoka mashirika mbalimbali ya kimataifa, mitandao ya kikanda, na AZISE za ndani au AZAKi kutoka nchi nyingi katika eneo hilo. Kila mwanajopo alijibu maswali na kuwezesha majadiliano kujenga maelewano juu ya shughuli za ushirikiano katika kanda (pamoja na hitaji la mwingine WAHO Good Practice Forum) na washirika kutoka Shirika la Afya la Afrika Magharibi (WAHO), Ushirikiano wa Ouagadougou (OP), na wadau wengine.

Baada ya mfululizo wa mtandao, tulishiriki mawasilisho na jumuiya pana ya IBP, ili wengine wanufaike na vipindi hivyo. Wiki moja baada ya programu za wavuti, tulikuwa na maoni zaidi ya 150 kutoka kwa wale ambao hawakuweza kushiriki katika tukio la moja kwa moja. Hii iliruhusu washiriki kuungana na watoa mada inavyohitajika na kuzua shauku kutoka kwa mashirika mapya yanayoweza kuwa wanachama ambao waliomba kuongezwa kwa jumuiya ya kimataifa ya mazoezi ya IBP.

Bila shaka, tulikumbana na baadhi ya changamoto za teknolojia na muunganisho ikijumuisha miunganisho isiyo thabiti ya intaneti ya watangazaji na kusababisha ucheleweshaji fulani. Hata hivyo, kwa sababu ya kujitayarisha mapema na kufikiria haraka, tuliepuka usumbufu wowote wenzake walipoingia kuwasilisha au kusawazisha inavyohitajika.

Tazama mfululizo wa mwingiliano wa wavuti kwenye WHO/HRP Media Channel.

Machi 17:

Machi 18:

Machi 19: