1. उद्देश्य र उद्देश्यहरू स्पष्ट गर्नुहोस्
निश्चित गर्नुहोस् कि बैठक आयोजकहरू र सहभागीहरू छन् उद्देश्यहरूमा स्पष्ट बैठक को। विभिन्न लक्ष्य र उद्देश्यका लागि विभिन्न प्लेटफर्म र उपकरणहरू आवश्यक पर्दछ।
- ज्ञान बाँडफाँड र प्रसार बैठकहरूले वेबिनार ढाँचाहरूबाट लाभ उठाउन सक्छ जहाँ जानकारी प्यानल प्रस्तुतीकरण वा व्याख्यानहरू मार्फत साझा गरिन्छ।
- सहमति वा निर्णय निर्माण थप सक्रिय संलग्नता चाहिन्छ र मतदान वा प्रश्न र छलफलको लागि पर्याप्त समय प्रदान गर्ने जस्ता थप सुविधाहरू प्रयोग गर्न आवश्यक पर्दछ।
- सिकाइ र तालिम भिडियोहरू वा लाइभ स्ट्रिम गरिएका प्रदर्शनहरू जस्ता अन्य सुविधाहरू समावेश गर्न सक्छन्।
- नेटवर्किङ भर्चुअल मिटिङहरूमा वास्तविक समयमा कुराकानी गर्न वा बैठक पछि सहभागीहरूसँग सम्पर्क जानकारी साझा गरेर च्याट प्रकार्यहरू मार्फत गर्न सकिन्छ।
2. सफ्टवेयर सिक्नुहोस् र कनेक्टिविटी अधिकतम गर्नुहोस्
त्यहाँ धेरै भर्चुअल बैठक अनुप्रयोगहरू विभिन्न प्रकार्यहरू उपलब्ध छन्। कतिपयले थप जटिल आवश्यकताहरूको लागि राम्रोसँग काम गर्छन् र अरूले देशहरूको फराकिलो दायराका सहभागीहरूलाई संलग्न गराउनको लागि अझ राम्रो काम गर्न सक्छन्। धेरै देशहरूमा उपलब्धता, लागत, र बहु होस्टहरूको क्षमतालाई विचार गर्नुपर्छ। धेरैसँग समान आधारभूत सुविधाहरू छन्, त्यसैले मात्र तपाईको लागि काम गर्ने एउटा छान्नुहोस्.
- तपाइँ र तपाइँका प्रस्तुतकर्ताहरू दुवै सुनिश्चित गर्नुहोस् सफ्टवेयरको आधारभूत सुविधाहरू कसरी व्यवस्थापन गर्ने भनेर जान्नुहोस्। तपाईंले ए होल्ड गरेर सबै प्रस्तुतकर्ताहरू प्लेटफर्मसँग परिचित छन् भनी सुनिश्चित गर्न सक्नुहुन्छ बैठक अघि ड्राई रन कसरी लग इन गर्ने, च्याट सुविधाहरू, कसरी पोज गर्ने, हेर्ने र प्रश्नहरूको जवाफ दिने, र अडियो विकल्पहरू कसरी नियन्त्रण गर्ने भनेर छलफल गर्न। थप रूपमा, प्रस्तुतकर्ताहरूलाई उनीहरूको अडियो (र भिडियो, आवश्यक भएमा) परीक्षण गर्न बैठकको दिन चाँडै बैठकमा सामेल हुन सोध्नुहोस्।
- यदि तपाइँ केहि सहभागीहरूको लागि इन्टरनेट जडान चुनौतिहरूको अनुमान गर्नुहुन्छ भने, प्रयास गर्नुहोस् र प्रदान गर्नुहोस् बैठकमा सामेल हुन वैकल्पिक विधि (जस्तै, फोन मार्फत)।
- अन्य अवस्थित अनुप्रयोगहरू जस्तै इमेल, वेब ब्राउजर, स्काइप, सन्देश अनुप्रयोगहरू, र सामाजिक मिडिया बन्द गर्नुहोस् व्याकुलता, पपअप, र पृष्ठभूमि शोर कम गर्नुहोस्। साथै, Wi-Fi को सट्टा ठोस, तार भएको इन्टरनेट जडान प्रयोग गर्ने प्रयास गर्नुहोस्।
3. सहभागीहरूलाई आमन्त्रित गर्नुहोस् र संलग्न गर्नुहोस्
भर्चुअल बैठकहरूको बारेमा गाह्रो चीजहरू मध्ये एक हो वास्तविक समयमा सहभागीहरूलाई संलग्न गराउने र बैठक पछि उनीहरूलाई व्यस्त राख्ने। सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाइँका प्रस्तुतकर्ताहरूले विविध श्रोताहरूको प्रतिनिधित्व गर्छन् र प्रश्न र छलफलको लागि पर्याप्त समय दिनुहोस्। याद गर्नुहोस्, यदि तपाईंले व्यक्तिगत बैठक रद्द गर्नु पर्छ भने, एक भर्चुअल विकल्प गति जारी राख्न र तपाईंका सहभागीहरूसँग कुराकानी जारी राख्नको लागि उत्तम तरिका हो!
- बैठक अघि प्रस्तुतकर्ताहरू र सम्भावित सहभागीहरूलाई सम्मिलित गर्नाले उद्देश्यहरू संयुक्त रूपमा विकसित भएको सुनिश्चित गर्न मद्दत गर्न सक्छ। प्रक्रियामा सबैको लगानी छ सुरुबाट।
- सहभागीहरूसँग रेकर्डिङ र स्लाइडहरू साझेदारी गर्नुहोस् बैठक पछि तिनीहरूले तिनीहरूलाई आफ्नै गतिमा हेर्न सक्छन्। तपाइँ प्रस्तुतकर्ताहरूसँग कुनै पनि अनुत्तरित प्रश्नहरू साझा गर्न सक्नुहुन्छ, ताकि उनीहरूले सहभागीहरूलाई सीधा जवाफ दिन सक्छन्।
- अन्तमा, अभ्यास समुदाय (CoP) सुरु गर्न विचार गर्नुहोस् भर्चुअल बैठक पछि छलफल जारी राख्न। तपाईं यसलाई अनलाइन प्लेटफर्महरू, फोन अनुप्रयोगहरू, वा आधारभूत इमेल मार्फत गर्न सक्नुहुन्छ।
4. समस्याहरूको लागि योजना बनाउनुहोस्
व्यक्तिगत बैठकहरू जस्तै, प्रस्तुति अभ्यासले ठूलो फरक पार्न सक्छ। र, सधैं जस्तै, धेरै अभ्यासको साथ पनि, समस्याहरू उत्पन्न हुनेछन्, त्यसैले सकेसम्म तयार हुन निश्चित गर्नुहोस्।
- ड्राई रन गर्नुहोस्! प्रत्येक प्रस्तुतकर्ताको ध्वनि सेट-अपहरू जाँच गर्नुहोस् र सबैजना ठीकसँग जडान हुन सक्छन् भनी सुनिश्चित गर्नुहोस्। तपाईंले कल-इन विकल्प प्रदान गर्न आवश्यक हुन सक्छ, जुन पहिले नै क्रमबद्ध हुनुपर्छ।
- समयरेखा प्रदान गर्नुहोस् वा सबै प्रस्तुतकर्ताहरूलाई "प्रदर्शनको दौड" ताकि उनीहरूलाई बैठकको प्रवाह थाहा छ र तिनीहरूको समय रहनुहोस्।
- तपाईको सोध्नुहोस् प्रस्तुतकर्ताहरू आफ्नो प्रस्तुतीकरणहरू मार्फत चलाउन तिनीहरू आफैंमा ताकि तिनीहरू समयसँगै जान सक्दैनन्। कुनै पनि कुराले बैठकको उर्जालाई एक प्रस्तुतकर्ता भन्दा बढि तान्दैन।
- जडानहरू असफल हुन सक्छ, र एक प्रस्तुतकर्ताले छोड्न वा भोल्युम गुमाउन सक्छ त्यसैले कसैलाई भित्र पस्न सक्ने पहिचान गर्नुहोस् ब्याकअप योजना छ पुन: जडान गर्न वा अगाडि बढ्न।
५. ढाँचा सरल राख्नुहोस्
यो टेक्नोलोजीमा समात्न र एकैचोटि धेरै सुविधाहरू (लाइभस्ट्रिमिङ, मतदान, स्क्रिन साझेदारी, भिडियो प्ले, आदि) प्रयास गर्न लोभ्याउँछ। तर, ढाँचा सरल राख्दै प्राविधिक समस्याहरूबाट जोगिन र सहभागीहरूलाई पछ्याउन सजिलो हुनेछ। याद गर्नुहोस्, तपाइँका सहभागीहरू त्यहाँ सामग्री र जानकारीको लागि छन्, प्रविधि होइन। प्रत्येक वेबिनारमा 4-5 भन्दा बढी प्रस्तुतकर्ताहरूलाई निमन्त्रणा नगर्नुहोस्, मध्यस्थ/सुविधाकर्ता सहित।
- प्राविधिक आयोजक पहिचान गर्नुहोस् जसले पर्दा पछाडिबाट अनुप्रयोग व्यवस्थापन गर्न सक्छ।
- सुनिश्चित गर्नुहोस् विषय केन्द्रित र स्पष्ट रूपमा परिभाषित गरिएको छ जसले गर्दा दर्शकले सजिलै पछ्याउन सक्छन् ।
- मास्टर स्लाइड डेक सिर्जना गर्नुहोस् प्रस्तुतीकरणहरूका लागि केवल एक व्यक्ति, प्राविधिक आयोजकले स्क्रिनबाट स्क्रिनमा सर्नु र एक स्पिकरबाट अर्को स्पिकरमा नियन्त्रणहरू स्विच गर्न समय बर्बाद गर्नुको सट्टा स्लाइडहरू अगाडि बढाउन सक्छ। यसले वेबिनारको प्रवाहलाई सम्भावित रूपमा पटरीबाट उतार्न सक्छ।
- एउटै भाषामा अडिग रहनुहोस् बैठकको समयमा तर धेरै भाषाहरूमा समान बैठकहरू प्रस्ताव गर्ने विचार गर्नुहोस्।
अन्तमा, सम्झनुहोस् सकारात्मक रहनुहोस् र रमाईलो गर्नुहोस्! जबकि भर्चुअल बैठकहरूले व्यक्तिगत रूपमा, आमनेसामने अन्तर्क्रियाहरू पूर्ण रूपमा प्रतिस्थापन गर्न सक्दैनन्, तिनीहरू अझै पनि अन्तरक्रियात्मक र जानकारीमूलक तरिकामा विचारहरू सिक्न र आदानप्रदान गर्ने उत्कृष्ट तरिका हुन सक्छन्। राम्रोसँग सञ्चालित वेबिनार जडान गर्न, संलग्न गराउने र ज्ञान बाँड्ने ठूलो अवसर हो!
थप जानकारीको लागि, भ्रमण गर्नुहोस् www.ibpnetwork.org, सम्पर्क गर्नुहोस् ibpnetwork@who.int, वा ट्विटरमा हामीलाई पछ्याउनुहोस् @IBP_network.
कार्यमा सुझावहरू
मार्च 2020 मा, हामीले COVID-19 प्रकोपको बारेमा चिन्ताको कारण अबिडजान, कोटे डी आइभोयरमा हुने हाम्रो व्यक्तिगत क्षेत्रीय साझेदार बैठक स्थगित गर्ने कठिन निर्णय गर्यौं। प्रमुख क्षेत्रीय साझेदारहरूले सत्रहरू र प्रस्तुतीकरणहरू विकास गर्न महिनौं अघि हामीसँग काम गरेका थिए, र बैठकको बारेमा धेरै उत्साह थियो। पूर्ण रूपमा रद्द गर्नु र हाम्रा साझेदारहरूलाई पछाडि छोड्नुको सट्टा, हामीले गति जारी राख्नको लागि अन्तरक्रियात्मक वेबिनार शृङ्खलाहरू आयोजना गर्यौं। यसरी हामी हाम्रा सुझावहरूलाई कार्यमा राख्छौं।