ایک مؤثر ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کے لیے پیشن گوئی کی ضرورت ہوتی ہے۔ محتاط منصوبہ بندی میزبانوں کی طرف سے - مکمل طور پر ورچوئل یا مکمل طور پر ذاتی ملاقات کی منصوبہ بندی کرنے سے بھی زیادہ۔ کچھ لوگ کہہ سکتے ہیں کہ یہ کام سے دوگنا ہے، جوہر میں، ایونٹ کے منتظمین کو ورچوئل اور ذاتی طور پر دونوں کی شرکت کے ذریعے سوچنے کی ضرورت ہے۔ اس کے لیے منصوبہ بندی اور عمل درآمد کے لیے اضافی اخراجات اور عملے کا وقت درکار ہو سکتا ہے۔
دو مختلف قسم کے سامعین کی ضروریات کو پورا کرنا ایک چیلنج ہو سکتا ہے۔ اس میں کنکشن کے مسائل سے نمٹنا اور اس بات کو یقینی بنانا شامل ہے کہ دور دراز کے شرکاء کے سوالات اور تعاون کو مدنظر رکھا جائے۔ اگر ان پہلوؤں پر غور نہیں کیا گیا تو اس بات کا خطرہ ہے کہ میٹنگ کی توجہ مواد سے ٹیکنیکل لاجسٹکس کی طرف منتقل ہو جائے گی۔ اس سے ہر کسی کے تجربے پر منفی اثر پڑتا ہے۔ آخر میں، ورچوئل شرکاء کے لیے، ہائبرڈ میٹنگز غیر رسمی نیٹ ورکنگ کی صلاحیت کو محدود کر سکتی ہیں (جیسے سیشن کے درمیان کافی وقفے کے دوران)۔ ورچوئل شرکاء کے ساتھ ذاتی طور پر جڑنا، جو اکثر تعاون اور اختراع کو فروغ دیتا ہے، میں بھی رکاوٹ ہے۔
اضافی تیاری کے باوجود، ہائبرڈ ملاقاتیں بہت سارے مواقع پیش کرتی ہیں۔. مثال کے طور پر، میٹنگ میں شرکت کے لیے مزید شرکاء دستیاب ہو سکتے ہیں کیونکہ اس سے متعلقہ اخراجات کم ہیں، بشمول:
- پنڈال تک / سے سفر کرنا۔
- فی ڈیمز ادائیگی۔
- ذاتی طور پر ٹیکنالوجی کے اخراجات۔
عام طور پر زیادہ سامعین تک پہنچنے کے علاوہ، ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے سے تجربات یا نقطہ نظر کے وسیع تر سیٹ کی اجازت مل سکتی ہے، جس میں مختلف جغرافیوں کے لوگ ممکنہ طور پر شرکت کر سکتے ہیں۔
ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے کا پہلا قدم یہ فیصلہ کرنا ہے کہ آیا ہائبرڈ آپ کی میٹنگ کے لیے صحیح فارمیٹ ہے۔ کچھ ملاقاتیں ذاتی طور پر یا تمام حاضری سے فائدہ اٹھا سکتی ہیں۔ مجازی شرکت. ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ میٹنگ کے مقاصد اور متوقع شرکاء کی بنیاد پر فارمیٹ کا انتخاب کریں۔ اس بارے میں حقیقت پسند بنیں کہ منتخب کردہ فارمیٹ کے ساتھ کیا حاصل کرنا ممکن ہوگا۔
اگر آپ نے ہائبرڈ میٹنگ کی میزبانی کرنے کا فیصلہ کیا ہے، تو ہم سیشن سے پہلے، اس کے دوران اور بعد میں درج ذیل طریقوں کو لاگو کرنے کی تجویز کرتے ہیں۔