একটি কার্যকর হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার জন্য পূর্বচিন্তা প্রয়োজন এবং সতর্ক পরিকল্পনা হোস্টদের দ্বারা - সম্পূর্ণ ভার্চুয়াল বা সম্পূর্ণরূপে ব্যক্তিগত বৈঠকের পরিকল্পনা করার চেয়েও বেশি। কেউ কেউ বলতে পারেন এটি দ্বিগুণ কাজ কারণ, সংক্ষেপে, ইভেন্ট আয়োজকদের ভার্চুয়াল এবং ব্যক্তিগত অংশগ্রহণ উভয়ের মাধ্যমেই ভাবতে হবে। এর জন্য পরিকল্পনা এবং বাস্তবায়নের জন্য অতিরিক্ত খরচ এবং কর্মীদের সময় প্রয়োজন হতে পারে।
দুটি ভিন্ন ধরনের দর্শকের চাহিদা মিটমাট করা একটি চ্যালেঞ্জ হতে পারে। এর মধ্যে সংযোগ সমস্যাগুলি পরিচালনা করা এবং দূরবর্তী অংশগ্রহণকারীদের প্রশ্ন এবং অবদানগুলি বিবেচনায় নেওয়া হয়েছে তা নিশ্চিত করা অন্তর্ভুক্ত। যদি এই দিকগুলি চিন্তা করা না হয়, তাহলে একটি ঝুঁকি রয়েছে যে সভার ফোকাস বিষয়বস্তু থেকে প্রযুক্তিগত সরবরাহে স্থানান্তরিত হবে। এটি প্রত্যেকের অভিজ্ঞতাকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে। অবশেষে, ভার্চুয়াল অংশগ্রহণকারীদের জন্য, হাইব্রিড মিটিংগুলি অনানুষ্ঠানিক নেটওয়ার্কিংয়ের ক্ষমতাকে সীমিত করতে পারে (যেমন সেশনের মধ্যে কফি বিরতির সময়)। ভার্চুয়াল অংশগ্রহণকারীদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে সংযোগ স্থাপন করা, যা প্রায়শই সহযোগিতা এবং উদ্ভাবনকে উৎসাহিত করে, এছাড়াও বাধাগ্রস্ত হয়।
অতিরিক্ত প্রস্তুতি সত্ত্বেও, হাইব্রিড মিটিং অনেক সুযোগ দেয়. উদাহরণস্বরূপ, আরও অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ে যোগদানের জন্য উপলব্ধ হতে পারে কারণ কম সংশ্লিষ্ট খরচ রয়েছে, যার মধ্যে রয়েছে:
- অনুষ্ঠানস্থলে/থেকে ভ্রমণ।
- প্রতি দিন অর্থ প্রদান।
- ব্যক্তিগত প্রযুক্তির খরচ।
সাধারণভাবে বৃহত্তর শ্রোতাদের কাছে পৌঁছানোর পাশাপাশি, একটি হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করা অভিজ্ঞতা বা দৃষ্টিভঙ্গির একটি বিস্তৃত সেটের জন্য অনুমতি দেয়, যেখানে বিভিন্ন ভৌগলিক থেকে লোকেদের উপস্থিতি থাকতে পারে।
হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার প্রথম ধাপ হল হাইব্রিড আপনার মিটিংয়ের জন্য সঠিক ফর্ম্যাট কিনা তা নির্ধারণ করা। কিছু মিটিং সব ব্যক্তিগত উপস্থিতি বা সব থেকে উপকৃত হতে পারে ভার্চুয়াল অংশগ্রহণ. আমরা সুপারিশ করি যে আপনি সভার উদ্দেশ্য এবং প্রত্যাশিত অংশগ্রহণকারীদের উপর ভিত্তি করে বিন্যাস নির্বাচন করুন। নির্বাচিত বিন্যাসের সাথে কী অর্জন করা সম্ভব হবে সে সম্পর্কে বাস্তববাদী হন।
আপনি যদি একটি হাইব্রিড মিটিং হোস্ট করার সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকেন, আমরা সেশনের আগে, চলাকালীন এবং পরে নিম্নলিখিত অনুশীলনগুলি বাস্তবায়ন করার পরামর্শ দিই৷