Organiser une réunion hybride efficace demande de la prévoyance et une planification minutieuse par les hôtes, plus encore que de planifier une réunion entièrement virtuelle ou entièrement en personne. Certains diront peut-être que c'est le double du travail puisque, essentiellement, les organisateurs d'événements doivent réfléchir à la fois à la participation virtuelle et en personne. Cela peut nécessiter des coûts supplémentaires et du temps de personnel pour la planification et la mise en œuvre.
Il peut être difficile de répondre aux besoins de deux types de publics différents. Cela inclut la gestion des problèmes de connexion et la prise en compte des questions et contributions des participants distants. Si ces aspects ne sont pas réfléchis, il y a un risque que l'accent de la réunion se déplace du contenu vers la logistique technique. Cela a un impact négatif sur l'expérience de chacun. Enfin, pour les participants virtuels, les réunions hybrides peuvent limiter la capacité de réseautage informel (comme pendant les pauses-café entre les sessions). La connexion personnelle avec des participants virtuels, qui stimule souvent la collaboration et l'innovation, est également entravée.
Malgré la préparation supplémentaire, les réunions hybrides offrent une multitude d'opportunités. Par exemple, plus de participants peuvent être disponibles pour assister à la réunion étant donné qu'il y a moins de coûts associés, notamment :
- Déplacement vers/depuis le site.
- Paiement des indemnités journalières.
- Coûts de la technologie en personne.
En plus d'atteindre un public plus large en général, l'organisation d'une réunion hybride peut permettre un ensemble plus large d'expériences ou de perspectives, avec des personnes de diverses zones géographiques potentiellement présentes.
La première étape de l'organisation d'une réunion hybride consiste à décider si l'hybride est le bon format pour votre réunion. Certaines réunions peuvent bénéficier de toutes les présences en personne ou de tous participation virtuelle. Nous vous recommandons de sélectionner le format en fonction des objectifs de la réunion et des participants attendus. Soyez réaliste quant à ce qu'il sera possible d'accomplir avec le format sélectionné.
Si vous avez décidé d'héberger une réunion hybride, nous vous recommandons de mettre en œuvre les pratiques suivantes avant, pendant et après la session.