1. उद्देश्य और उद्देश्यों को स्पष्ट करें
सुनिश्चित करें कि बैठक के आयोजक और प्रतिभागी हैं उद्देश्यों पर स्पष्ट बैठक का। अलग-अलग लक्ष्यों और उद्देश्यों के लिए अलग-अलग प्लेटफॉर्म और टूल्स की जरूरत होगी।
- ज्ञान साझा करना और प्रसार करना बैठकें वेबिनार प्रारूपों से लाभान्वित हो सकती हैं जहां पैनल प्रस्तुतियों या व्याख्यानों के माध्यम से जानकारी साझा की जाती है।
- आम सहमति बनाना या निर्णय लेना अधिक सक्रिय जुड़ाव की आवश्यकता होती है और मतदान या प्रश्नों और चर्चा के लिए पर्याप्त समय प्रदान करने जैसी अधिक सुविधाओं के उपयोग की आवश्यकता हो सकती है।
- सीखना और प्रशिक्षण वीडियो या लाइव स्ट्रीम किए गए प्रदर्शनों जैसी अन्य सुविधाओं को शामिल कर सकता है।
- नेटवर्किंग वर्चुअल मीटिंग्स के दौरान वास्तविक समय में संवाद करने के लिए चैट कार्यों के माध्यम से या मीटिंग के बाद प्रतिभागियों के साथ संपर्क जानकारी साझा करके किया जा सकता है।
2. सॉफ्टवेयर सीखें और कनेक्टिविटी को अधिकतम करें
अलग-अलग कार्यात्मकताओं के साथ कई वर्चुअल मीटिंग एप्लिकेशन उपलब्ध हैं। कुछ अधिक जटिल जरूरतों के लिए बेहतर काम करते हैं और अन्य व्यापक देशों के प्रतिभागियों को शामिल करने के लिए बेहतर काम कर सकते हैं। कई देशों में उपलब्धता, लागत और कई मेजबानों की क्षमता पर विचार किया जाना चाहिए। अधिकांश में समान मूलभूत सुविधाएं होती हैं, तो बस वह चुनें जो आपके लिए काम करे.
- सुनिश्चित करें कि आप और आपके प्रस्तुतकर्ता दोनों सॉफ्टवेयर की बुनियादी सुविधाओं का प्रबंधन करना जानते हैं. आप एक पकड़कर यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी प्रस्तुतकर्ता मंच से परिचित हैं बैठक से पहले ड्राई रन चर्चा करने के लिए कि कैसे लॉग इन करें, चैट की विशेषताएं, कैसे पोज़ दें, देखें और प्रश्नों का उत्तर दें, और ऑडियो विकल्पों को कैसे नियंत्रित करें। इसके अतिरिक्त, प्रस्तुतकर्ताओं से उनके ऑडियो (और वीडियो, यदि आवश्यक हो) का परीक्षण करने के लिए बैठक के दिन जल्दी बैठक में शामिल होने के लिए कहें।
- यदि आप कुछ प्रतिभागियों के लिए इंटरनेट कनेक्शन चुनौतियों का अनुमान लगाते हैं, तो प्रयास करें और प्रदान करें बैठक में शामिल होने का वैकल्पिक तरीका (यानी, फोन के माध्यम से)।
- अन्य मौजूदा एप्लिकेशन जैसे ईमेल, वेब ब्राउज़र, स्काइप, मैसेजिंग ऐप्स और सोशल मीडिया को बंद करें ध्यान भंग, पॉपअप और पृष्ठभूमि शोर को कम करें. इसके अलावा, कोशिश करें और वाई-फाई के बजाय एक ठोस, वायर्ड इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करें।
3. प्रतिभागियों को आमंत्रित करें और उनसे जुड़ें
वर्चुअल मीटिंग्स के बारे में कठिन चीजों में से एक है वास्तविक समय में प्रतिभागियों को शामिल करना और बैठक के बाद उन्हें व्यस्त रखना. सुनिश्चित करें कि आपके प्रस्तुतकर्ता विविध दर्शकों का प्रतिनिधित्व करते हैं और प्रश्नों और चर्चा के लिए पर्याप्त समय देते हैं। याद रखें, अगर आपको एक आमने-सामने की बैठक रद्द करनी है, तो गति को जारी रखने और अपने प्रतिभागियों के साथ बातचीत जारी रखने के लिए एक आभासी विकल्प एक शानदार तरीका है!
- बैठक से पहले प्रस्तुतकर्ताओं और यहां तक कि संभावित प्रतिभागियों को शामिल करने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि उद्देश्यों को संयुक्त रूप से विकसित किया गया है और हर कोई प्रक्रिया में निवेशित है शुरू से।
- प्रतिभागियों के साथ रिकॉर्डिंग और स्लाइड साझा करें बैठक के बाद ताकि वे उन्हें अपनी गति से देख सकें। आप प्रस्तुतकर्ताओं के साथ कोई भी अनुत्तरित प्रश्न भी साझा कर सकते हैं, ताकि वे प्रतिभागियों को सीधे जवाब दे सकें।
- आखिरकार, अभ्यास का एक समुदाय शुरू करने पर विचार करें (सीओपी) वर्चुअल मीटिंग के बाद चर्चा जारी रखने के लिए। आप इसे ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म, फ़ोन एप्लिकेशन या यहां तक कि मूल ईमेल के माध्यम से भी कर सकते हैं।
4. समस्याओं के लिए योजना बनाएं
इन-पर्सन मीटिंग्स की तरह, किसी प्रस्तुति का अभ्यास करने से बड़ा अंतर आ सकता है. और, हमेशा की तरह, बहुत अभ्यास के बाद भी, समस्याएँ उत्पन्न होंगी, इसलिए सुनिश्चित करें कि यथासंभव तैयार रहें।
- ड्राई रन करो! प्रत्येक प्रस्तुतकर्ता के साउंड सेट-अप की जाँच करें और सुनिश्चित करें कि हर कोई ठीक से कनेक्ट कर सकता है। आपको कॉल-इन विकल्प प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है, जिसे पहले ही सुलझा लिया जाना चाहिए।
- एक समयरेखा प्रदान करें या सभी प्रस्तुतकर्ताओं के लिए "रन ऑफ़ शो" ताकि वे बैठक के प्रवाह को जान सकें और अपने समय पर कायम रह सकें।
- आपको पूछना प्रस्तुतकर्ता अपनी प्रस्तुतियों के माध्यम से चलने के लिए अपने दम पर इसलिए वे समय के साथ नहीं जाते हैं। किसी बैठक की ऊर्जा को एक प्रस्तुतकर्ता से अधिक कम नहीं करता है जो आगे खींचता है।
- कनेक्शन विफल हो सकते हैं, और एक प्रस्तुतकर्ता वॉल्यूम कम कर सकता है या कम कर सकता है, इसलिए किसी ऐसे व्यक्ति की पहचान करें जो इसमें कदम रख सकता है या एक बैकअप योजना है फिर से जुड़ना या आगे बढ़ना।
5. फॉर्मेट सिंपल रखें
प्रौद्योगिकी में फंसना और एक साथ कई सुविधाओं को आज़माना आकर्षक है (लाइवस्ट्रीमिंग, पोलिंग, स्क्रीन साझा करना, वीडियो चलाना, आदि)। हालांकि, प्रारूप को सरल रखते हुए तकनीकी समस्याओं से बचेंगे और प्रतिभागियों के लिए अनुसरण करना आसान होगा। याद रखें, आपके प्रतिभागी सामग्री और जानकारी के लिए हैं, तकनीक के लिए नहीं। प्रति वेबिनार 4-5 से अधिक प्रस्तुतकर्ताओं को आमंत्रित न करें, जिसमें मॉडरेटर/सुगमकर्ता शामिल हैं।
- एक तकनीकी आयोजक की पहचान करें जो पर्दे के पीछे से अनुप्रयोग का प्रबंधन कर सकता है।
- सुनिश्चित करें विषय केंद्रित और स्पष्ट रूप से परिभाषित है जिससे दर्शक आसानी से अनुसरण कर सकें।
- एक मास्टर स्लाइड डेक बनाएँ प्रस्तुतियों के लिए इसलिए केवल एक व्यक्ति, तकनीकी आयोजक, स्क्रीन से स्क्रीन पर जाने और एक स्पीकर से दूसरे स्पीकर पर स्विच करने में समय बर्बाद करने के बजाय स्लाइड को आगे बढ़ा सकता है। यह संभावित रूप से वेबिनार के प्रवाह को पटरी से उतार सकता है।
- एक भाषा पर टिके रहें बैठक के दौरान लेकिन एक से अधिक भाषाओं में समान बैठकों की पेशकश करने पर विचार करें।
अंत में, याद रखना सकारात्मक रहें और मज़े करें! हालांकि आभासी बैठकें आमने-सामने की बातचीत को पूरी तरह से प्रतिस्थापित नहीं कर सकती हैं, फिर भी वे एक इंटरैक्टिव और सूचनात्मक तरीके से सीखने और विचारों का आदान-प्रदान करने का एक शानदार तरीका हो सकती हैं। एक अच्छी तरह से संचालित वेबिनार ज्ञान को जोड़ने, संलग्न करने और साझा करने का एक शानदार अवसर है!
ज्यादा जानकारी के लिये पधारें www.ibpnetwork.org, संपर्क करें ibpnetwork@who.int, या हमें ट्विटर पर फ़ालो कीजिये @आईबीपी_नेटवर्क.
टिप्स इन एक्शन
मार्च 2020 में, हमने COVID-19 के प्रकोप के बारे में चिंताओं के कारण आबिदजान, कोटे डी आइवर में आयोजित होने वाली अपनी व्यक्तिगत क्षेत्रीय भागीदार बैठक को स्थगित करने का कठिन निर्णय लिया। प्रमुख क्षेत्रीय साझेदारों ने सत्रों और प्रस्तुतियों को विकसित करने के लिए महीनों पहले से हमारे साथ काम किया था, और बैठक को लेकर बहुत उत्साह था। पूरी तरह से रद्द करने और अपने भागीदारों को पीछे छोड़ने के बजाय, हमने गति को जारी रखने के लिए एक इंटरैक्टिव वेबिनार श्रृंखला की मेजबानी की। इस तरह हम अपने सुझावों को अमल में लाते हैं।