1. Linawin ang Layunin at Layunin
Siguraduhin na ang mga organizer at kalahok ng pulong ay malinaw sa mga layunin ng pulong. Ang iba't ibang layunin at layunin ay mangangailangan ng iba't ibang platform at tool.
- Pagbabahagi ng kaalaman at pagpapalaganap Ang mga pagpupulong ay maaaring makinabang mula sa mga format ng webinar kung saan ibinabahagi ang impormasyon sa pamamagitan ng mga panel presentation o lecture.
- Pagbuo ng consensus o paggawa ng desisyon nangangailangan ng mas aktibong pakikipag-ugnayan at maaaring mangailangan ng paggamit ng higit pang mga feature tulad ng pagboto o pagbibigay ng sapat na oras para sa mga tanong at talakayan.
- Pag-aaral at pagsasanay maaaring magsama ng iba pang feature tulad ng mga video o live stream na demonstrasyon.
- Networking sa panahon ng mga virtual na pagpupulong ay maaaring gawin sa pamamagitan ng mga function ng chat upang makipag-usap sa real time o sa pamamagitan ng pagbabahagi ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan sa mga kalahok pagkatapos ng pulong.
2. Alamin ang Software at I-maximize ang Pagkakakonekta
Mayroong maraming mga application ng virtual na pagpupulong na magagamit na may iba't ibang mga pag-andar. Ang ilan ay gumagana nang mas mahusay para sa mas kumplikadong mga pangangailangan at ang iba ay maaaring gumana nang mas mahusay para sa pakikipag-ugnayan sa mga kalahok mula sa mas malawak na hanay ng mga bansa. Dapat isaalang-alang ang availability sa maraming bansa, gastos, at kakayahan para sa maraming host. Karamihan ay may katulad na mga pangunahing tampok, kaya lang pumili ng isa na gumagana para sa iyo.
- Tiyaking ikaw at ang iyong mga nagtatanghal alam kung paano pamahalaan ang mga pangunahing tampok ng software. Maaari mong tiyaking pamilyar ang lahat ng nagtatanghal sa platform sa pamamagitan ng paghawak ng a dry run bago ang pulong upang talakayin kung paano mag-log in, ang mga tampok sa chat, kung paano mag-pose, tingnan, at sagutin ang mga tanong, at kung paano kontrolin ang mga opsyon sa audio. Bukod pa rito, hilingin sa mga nagtatanghal na sumali sa pulong nang maaga sa araw ng pulong upang subukan ang kanilang audio (at video, kung kinakailangan).
- Kung inaasahan mo ang mga hamon sa koneksyon sa internet para sa ilang kalahok, subukan at magbigay ng isang alternatibong paraan sa pagsali sa pulong (ibig sabihin, sa pamamagitan ng telepono).
- Isara ang iba pang umiiral na mga application tulad ng email, web browser, Skype, messaging apps, at social media sa bawasan ang mga abala, popup, at ingay sa background. Gayundin, subukan at gumamit ng solid, wired na koneksyon sa internet sa halip na Wi-Fi.
3. Mag-imbita at Makipag-ugnayan sa mga Kalahok
Ang isa sa mga mahirap na bagay tungkol sa mga virtual na pagpupulong ay pakikipag-ugnayan sa mga kalahok sa real time at pinapanatili silang nakatuon pagkatapos ng pulong. Tiyakin na ang iyong mga nagtatanghal ay kumakatawan sa magkakaibang mga madla at nagbibigay ng sapat na oras para sa mga tanong at talakayan. Tandaan, kung kailangan mong kanselahin ang isang personal na pagpupulong, ang isang virtual na opsyon ay isang mahusay na paraan upang mapanatili ang momentum at ipagpatuloy ang pakikipag-usap sa iyong mga kalahok!
- Ang pagsali sa mga nagtatanghal at maging ang mga potensyal na kalahok bago ang pulong ay maaaring makatulong na matiyak na ang mga layunin ay binuo nang sama-sama at lahat ay namuhunan sa proseso mula sa simula.
- Ibahagi ang pag-record at mga slide sa mga kalahok pagkatapos ng pulong para matingnan nila ang mga ito sa sarili nilang bilis. Maaari ka ring magbahagi ng anumang hindi nasagot na mga tanong sa mga nagtatanghal, upang direktang tumugon sila sa mga kalahok.
- Sa wakas, isaalang-alang ang pagsisimula ng community of practice (CoP) upang ipagpatuloy ang talakayan pagkatapos ng virtual na pagpupulong. Magagawa mo ito sa pamamagitan ng mga online na platform, application sa telepono, o kahit na pangunahing email.
4. Gumawa ng Plano para sa mga Problema
Tulad ng sa mga personal na pagpupulong, ang pagsasanay ng isang pagtatanghal ay maaaring gumawa ng isang malaking pagkakaiba. At, gaya ng nakasanayan, kahit na may maraming pagsasanay, magkakaroon ng mga problema, kaya siguraduhing maging handa hangga't maaari.
- Mag-dry run! Suriin ang mga sound set-up ng bawat presenter at tiyaking makakakonekta nang maayos ang lahat. Maaaring kailanganin mong magbigay ng opsyon sa pagtawag, na dapat ayusin nang maaga.
- Magbigay ng timeline o isang "run of show" sa lahat ng mga presenter para malaman nila ang daloy ng pulong at manatili sa kanilang oras.
- Tanungin ang iyong mga nagtatanghal na tumakbo sa kanilang mga presentasyon sa kanilang sarili upang hindi sila lumampas sa oras. Wala nang higit na nakakabawas sa enerhiya ng isang pulong kaysa sa isang nagtatanghal na nagpapatuloy.
- Maaaring mabigo ang mga koneksyon, at maaaring bumaba o mawalan ng volume ang isang nagtatanghal kaya tukuyin ang isang taong maaaring pumasok o magkaroon ng backup na plano upang muling kumonekta o magpatuloy.
5. Panatilihing Simple ang Format
Nakatutukso na mahuli sa teknolohiya at subukan ang maraming feature nang sabay-sabay (livestreaming, botohan, pagbabahagi ng mga screen, paglalaro ng mga video, atbp.). gayunpaman, pinananatiling simple ang format maiiwasan ang mga teknikal na isyu at magiging mas madaling sundin ng mga kalahok. Tandaan, nandiyan ang iyong mga kalahok para sa nilalaman at impormasyon, hindi sa teknolohiya. Mag-imbita ng hindi hihigit sa 4-5 presenter bawat webinar, kasama ang moderator/facilitator.
- Kilalanin ang isang teknikal na organizer na maaaring pamahalaan ang application mula sa likod ng mga eksena.
- Tiyakin ang ang paksa ay nakatuon at malinaw na tinukoy para madaling masundan ng audience.
- Gumawa ng master slide deck para sa mga presentasyon kaya isang tao lang, ang technical organizer, ang makakapagpasulong ng mga slide sa halip na lumipat mula sa screen patungo sa screen at mag-aksaya ng oras sa paglipat ng mga kontrol mula sa isang speaker patungo sa isa pa. Ito ay posibleng maantala ang daloy ng webinar.
- Manatili sa isang wika sa panahon ng pulong ngunit isaalang-alang ang pag-aalok ng mga katulad na pagpupulong sa maraming wika.
Sa wakas, tandaan na manatiling positibo at magsaya! Bagama't maaaring hindi ganap na palitan ng mga virtual na pagpupulong ang mga personal, harapang pakikipag-ugnayan, maaari pa rin silang maging isang mahusay na paraan upang matuto at makipagpalitan ng mga ideya sa isang interactive at nagbibigay-kaalaman na paraan. Ang isang mahusay na pinapatakbo na webinar ay isang magandang pagkakataon upang kumonekta, makipag-ugnayan, at magbahagi ng kaalaman!
Para sa karagdagang impormasyon, bisitahin ang www.ibpnetwork.org, contact ibpnetwork@who.int, o sundan kami sa Twitter @IBP_network.
Mga Tip sa Aksyon
Noong Marso 2020, ginawa namin ang mahirap na desisyon na ipagpaliban ang aming personal na Regional Partner Meeting na gaganapin sa Abidjan, Cote d'Ivoire dahil sa mga alalahanin tungkol sa pagsiklab ng COVID-19. Ang mga pangunahing kasosyo sa rehiyon ay nakipagtulungan sa amin nang ilang buwan nang maaga upang bumuo ng mga sesyon at mga presentasyon, at nagkaroon ng maraming kaguluhan tungkol sa pulong. Sa halip na ganap na kanselahin at iwanan ang aming mga kasosyo, nag-host kami ng isang interactive na serye ng webinar upang mapanatili ang momentum. Ito ay kung paano namin inilalapat ang aming mga tip.