एक प्रभावी हाइब्रिड बैठक की मेजबानी के लिए पूर्वविचार और की आवश्यकता होती है सतर्क योजना मेजबानों द्वारा — पूरी तरह से आभासी या पूरी तरह से व्यक्तिगत बैठक की योजना बनाने से भी ज्यादा। कुछ लोग कह सकते हैं कि यह दोगुना काम है, क्योंकि संक्षेप में, आयोजकों को आभासी और व्यक्तिगत भागीदारी दोनों के माध्यम से सोचने की जरूरत है। योजना और कार्यान्वयन के लिए इसके लिए अतिरिक्त लागत और कर्मचारियों के समय की आवश्यकता हो सकती है।
दो अलग-अलग प्रकार के दर्शकों की ज़रूरतों को समायोजित करना एक चुनौती हो सकती है। इसमें कनेक्शन के मुद्दों को संभालना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि दूरस्थ प्रतिभागियों के प्रश्नों और योगदानों को ध्यान में रखा जाए। यदि इन पहलुओं पर विचार नहीं किया जाता है, तो एक जोखिम है कि बैठक का ध्यान सामग्री से हटकर तकनीकी लॉजिस्टिक्स पर केंद्रित हो जाएगा। यह सभी के लिए अनुभव को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है। अंत में, आभासी प्रतिभागियों के लिए, हाइब्रिड बैठकें अनौपचारिक नेटवर्किंग की क्षमता को सीमित कर सकती हैं (जैसे कि सत्रों के बीच कॉफी ब्रेक के दौरान)। आभासी प्रतिभागियों के साथ व्यक्तिगत रूप से जुड़ना, जो अक्सर सहयोग और नवीनता को बढ़ावा देता है, भी बाधित होता है।
अतिरिक्त तैयारी के बावजूद हाइब्रिड बैठकें अवसरों का खजाना प्रदान करती हैं. उदाहरण के लिए, बैठक में शामिल होने के लिए अधिक प्रतिभागी उपलब्ध हो सकते हैं, जिसमें कम संबद्ध लागतें शामिल हैं:
- आयोजन स्थल के लिए / से यात्रा करना।
- प्रति दिन का भुगतान।
- इन-पर्सन टेक्नोलॉजी की लागत।
आम तौर पर बड़े दर्शकों तक पहुंचने के अलावा, एक हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी करने से विभिन्न भौगोलिक क्षेत्रों के लोगों की उपस्थिति में संभावित रूप से अनुभवों या दृष्टिकोणों का एक व्यापक सेट हो सकता है।
हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी करने में पहला कदम यह तय करना है कि क्या हाइब्रिड आपकी मीटिंग के लिए सही प्रारूप है। कुछ बैठकों में सभी व्यक्ति उपस्थिति या सभी से लाभ हो सकता है आभासी भागीदारी. हम अनुशंसा करते हैं कि आप बैठक के उद्देश्यों और अपेक्षित सहभागियों के आधार पर प्रारूप का चयन करें। इस बारे में यथार्थवादी बनें कि चयनित प्रारूप से क्या हासिल करना संभव होगा।
यदि आपने हाइब्रिड मीटिंग की मेजबानी करने का निर्णय लिया है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि सत्र से पहले, उसके दौरान और बाद में निम्नलिखित प्रथाओं को लागू करें।