1. நோக்கம் மற்றும் நோக்கங்களை தெளிவுபடுத்துங்கள்
மீட்டிங் அமைப்பாளர்கள் மற்றும் பங்கேற்பாளர்கள் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள் இலக்குகளில் தெளிவானது கூட்டத்தின். வெவ்வேறு இலக்குகள் மற்றும் நோக்கங்களுக்கு வெவ்வேறு தளங்கள் மற்றும் கருவிகள் தேவைப்படும்.
- அறிவுப் பகிர்வு மற்றும் பரப்புதல் குழு விளக்கக்காட்சிகள் அல்லது விரிவுரைகள் மூலம் தகவல் பகிரப்படும் webinar வடிவங்களிலிருந்து கூட்டங்கள் பயனடையலாம்.
- ஒருமித்த கருத்தை உருவாக்குதல் அல்லது முடிவெடுத்தல் அதிக சுறுசுறுப்பான ஈடுபாடு தேவை மற்றும் வாக்கெடுப்பு அல்லது கேள்விகள் மற்றும் விவாதங்களுக்கு போதுமான நேரத்தை வழங்குதல் போன்ற கூடுதல் அம்சங்களைப் பயன்படுத்த வேண்டியிருக்கலாம்.
- கற்றல் மற்றும் பயிற்சி வீடியோக்கள் அல்லது லைவ் ஸ்ட்ரீம் செய்யப்பட்ட ஆர்ப்பாட்டங்கள் போன்ற பிற அம்சங்களை இணைக்க முடியும்.
- நெட்வொர்க்கிங் மெய்நிகர் சந்திப்புகளின் போது உண்மையான நேரத்தில் தொடர்புகொள்வதற்கு அரட்டை செயல்பாடுகள் மூலம் அல்லது கூட்டத்திற்குப் பிறகு பங்கேற்பாளர்களுடன் தொடர்புத் தகவலைப் பகிர்வதன் மூலம் செய்யலாம்.
2. மென்பொருளைக் கற்றுக் கொள்ளுங்கள் மற்றும் இணைப்பை அதிகரிக்கவும்
பல்வேறு செயல்பாடுகளுடன் பல மெய்நிகர் சந்திப்பு பயன்பாடுகள் உள்ளன. சில சிக்கலான தேவைகளுக்கு சிறப்பாகச் செயல்படுகின்றன, மற்றவை பரந்த அளவிலான நாடுகளைச் சேர்ந்த பங்கேற்பாளர்களை ஈடுபடுத்துவதில் சிறப்பாகச் செயல்படக்கூடும். பல நாடுகளில் கிடைப்பது, செலவு மற்றும் பல ஹோஸ்ட்களுக்கான திறன் ஆகியவற்றைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். பெரும்பாலானவை ஒரே மாதிரியான அடிப்படை அம்சங்களைக் கொண்டுள்ளன, எனவே தான் உங்களுக்காக வேலை செய்யும் ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- நீங்களும் உங்கள் வழங்குபவர்களும் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள் மென்பொருளின் அடிப்படை அம்சங்களை எவ்வாறு நிர்வகிப்பது என்பது தெரியும். அனைத்து வழங்குநர்களும் மேடையில் நன்கு அறிந்திருப்பதை நீங்கள் உறுதிசெய்யலாம் கூட்டத்திற்கு முன் உலர் ஓட்டம் எப்படி உள்நுழைவது, அரட்டை அம்சங்கள், கேள்விகளை எவ்வாறு முன்வைப்பது, பார்ப்பது மற்றும் பதிலளிப்பது மற்றும் ஆடியோ விருப்பங்களைக் கட்டுப்படுத்துவது எப்படி என்பதைப் பற்றி விவாதிக்க. கூடுதலாக, தொகுப்பாளர்களின் ஆடியோவை (தேவைப்பட்டால் வீடியோவை) சோதிக்க, மீட்டிங் நடக்கும் நாளின் ஆரம்பத்தில் மீட்டிங்கில் சேரும்படி கூறவும்.
- சில பங்கேற்பாளர்களுக்கு இணைய இணைப்பு சவால்களை நீங்கள் எதிர்பார்த்தால், அதை வழங்க முயற்சிக்கவும் கூட்டத்தில் சேர்வதற்கான மாற்று வழி (அதாவது, தொலைபேசி மூலம்).
- மின்னஞ்சல், இணைய உலாவிகள், ஸ்கைப், செய்தியிடல் பயன்பாடுகள் மற்றும் சமூக ஊடகங்கள் போன்ற பிற பயன்பாடுகளை மூடு கவனச்சிதறல்கள், பாப்அப்கள் மற்றும் பின்னணி இரைச்சல் ஆகியவற்றைக் குறைக்கவும். மேலும், Wi-Fi ஐ விட திடமான, கம்பி இணைய இணைப்பைப் பயன்படுத்த முயற்சிக்கவும்.
3. பங்கேற்பாளர்களை அழைக்கவும் மற்றும் அவர்களுடன் ஈடுபடவும்
மெய்நிகர் சந்திப்புகளைப் பற்றிய கடினமான விஷயங்களில் ஒன்று பங்கேற்பாளர்களை நிகழ்நேரத்தில் ஈடுபடுத்துதல் மற்றும் கூட்டத்திற்குப் பிறகு அவர்களை ஈடுபடுத்துதல். உங்கள் வழங்குநர்கள் பலதரப்பட்ட பார்வையாளர்களை பிரதிநிதித்துவப்படுத்துவதையும், கேள்விகள் மற்றும் விவாதங்களுக்கு போதுமான நேரத்தை வழங்குவதையும் உறுதிசெய்யவும். நீங்கள் நேரில் சந்திப்பதை ரத்து செய்ய வேண்டும் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள், உங்கள் பங்கேற்பாளர்களுடன் உரையாடலைத் தொடரவும், வேகத்தைத் தொடரவும் ஒரு மெய்நிகர் விருப்பம் சிறந்த வழியாகும்!
- கூட்டத்திற்கு முன் அறிவிப்பாளர்கள் மற்றும் சாத்தியமான பங்கேற்பாளர்களை ஈடுபடுத்துவது நோக்கங்கள் கூட்டாக உருவாக்கப்படுவதை உறுதிசெய்ய உதவும். அனைவரும் செயல்பாட்டில் முதலீடு செய்யப்பட்டுள்ளனர் தொடக்கத்தில் இருந்து.
- பங்கேற்பாளர்களுடன் பதிவு மற்றும் ஸ்லைடுகளைப் பகிரவும் கூட்டத்திற்குப் பிறகு அவர்கள் தங்கள் சொந்த வேகத்தில் பார்க்க முடியும். நீங்கள் பதிலளிக்கப்படாத கேள்விகளை வழங்குபவர்களுடன் பகிர்ந்து கொள்ளலாம், எனவே அவர்கள் பங்கேற்பாளர்களுக்கு நேரடியாக பதிலளிக்கலாம்.
- இறுதியாக, நடைமுறை சமூகத்தை (CoP) தொடங்குவதைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள் மெய்நிகர் கூட்டத்திற்குப் பிறகு விவாதத்தைத் தொடர வேண்டும். ஆன்லைன் தளங்கள், ஃபோன் பயன்பாடுகள் அல்லது அடிப்படை மின்னஞ்சல் மூலமாகவும் இதைச் செய்யலாம்.
4. பிரச்சனைகளுக்கு ஒரு திட்டத்தை உருவாக்கவும்
தனிப்பட்ட சந்திப்புகளைப் போலவே, விளக்கக்காட்சியைப் பயிற்சி செய்வது ஒரு பெரிய மாற்றத்தை ஏற்படுத்தும். மேலும், எப்பொழுதும், நிறைய நடைமுறையில் இருந்தாலும், சிக்கல்கள் எழும், எனவே முடிந்தவரை தயாராக இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
- உலர் ரன் செய்! ஒவ்வொரு தொகுப்பாளரின் ஒலி அமைப்புகளையும் சரிபார்த்து, அனைவரும் சரியாக இணைக்க முடியும் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். நீங்கள் அழைப்பு விருப்பத்தை வழங்க வேண்டியிருக்கலாம், இது முன்கூட்டியே வரிசைப்படுத்தப்பட வேண்டும்.
- காலவரிசையை வழங்கவும் அல்லது அனைத்து வழங்குநர்களுக்கும் "நிகழ்ச்சியின் ஓட்டம்", அதனால் அவர்கள் சந்திப்பின் ஓட்டத்தை அறிந்து தங்கள் நேரத்தைக் கடைப்பிடிப்பார்கள்.
- உன்னிடம் கேள் வழங்குபவர்கள் தங்கள் விளக்கக்காட்சிகளை இயக்க வேண்டும் அவர்கள் சொந்தமாக அதனால் அவர்கள் காலப்போக்கில் செல்ல வேண்டாம். ஒரு கூட்டத்தின் ஆற்றலை இழுத்துச் செல்லும் தொகுப்பாளரை விட வேறு எதுவும் குறையாது.
- இணைப்புகள் தோல்வியடையலாம், மேலும் தொகுப்பாளர் குறையலாம் அல்லது ஒலியளவை இழக்க நேரிடலாம் காப்புப் பிரதி திட்டம் உள்ளது மீண்டும் இணைக்க அல்லது செல்ல.
5. வடிவமைப்பை எளிமையாக வைத்திருங்கள்
தொழில்நுட்பத்தில் சிக்கி, ஒரே நேரத்தில் பல அம்சங்களை (லைவ்ஸ்ட்ரீமிங், வாக்கெடுப்பு, திரைகளைப் பகிர்தல், வீடியோக்களை இயக்குதல் போன்றவை) முயற்சி செய்யத் தூண்டுகிறது. எனினும், வடிவமைப்பை எளிமையாக வைத்திருத்தல் தொழில்நுட்ப சிக்கல்களைத் தவிர்த்து, பங்கேற்பாளர்கள் பின்பற்றுவதற்கு எளிதாக இருக்கும். உங்கள் பங்கேற்பாளர்கள் தொழில்நுட்பத்திற்காக அல்ல, உள்ளடக்கம் மற்றும் தகவல்களுக்காக இருக்கிறார்கள் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும். மதிப்பீட்டாளர்/உதவியாளர் உட்பட ஒரு வெபினாருக்கு 4-5 வழங்குநர்களுக்கு மேல் அழைக்க வேண்டாம்.
- ஒரு தொழில்நுட்ப அமைப்பாளரை அடையாளம் காணவும் திரைக்குப் பின்னால் இருந்து பயன்பாட்டை யார் நிர்வகிக்க முடியும்.
- உறுதி செய்யவும் தலைப்பு கவனம் மற்றும் தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்டுள்ளது எனவே பார்வையாளர்கள் எளிதாக பின்பற்ற முடியும்.
- மாஸ்டர் ஸ்லைடு டெக்கை உருவாக்கவும் விளக்கக்காட்சிகளுக்கு, தொழில்நுட்ப அமைப்பாளர் ஒருவர் மட்டுமே திரையில் இருந்து திரைக்கு நகர்த்துவதற்குப் பதிலாக ஸ்லைடுகளை முன்னெடுத்துச் செல்ல முடியும் மற்றும் ஒரு ஸ்பீக்கரிலிருந்து மற்றொரு ஸ்பீக்கருக்கு கட்டுப்பாடுகளை மாற்றி நேரத்தை வீணடிக்க முடியும். இது வெபினாரின் ஓட்டத்தை தடம் புரளச் செய்யலாம்.
- ஒரு மொழியில் ஒட்டிக்கொள்ளுங்கள் சந்திப்பின் போது ஆனால் பல மொழிகளில் ஒரே மாதிரியான சந்திப்புகளை வழங்குவதை பரிசீலிக்கவும்.
இறுதியாக, நினைவில் கொள்ளுங்கள் நேர்மறையாக இருங்கள் மற்றும் வேடிக்கையாக இருங்கள்! மெய்நிகர் சந்திப்புகள் நேரில், நேருக்கு நேர் தொடர்புகளை முழுமையாக மாற்றாது என்றாலும், அவை ஊடாடும் மற்றும் தகவல் தரும் விதத்தில் கருத்துக்களைக் கற்றுக்கொள்வதற்கும் பரிமாறிக் கொள்வதற்கும் சிறந்த வழியாகும். நன்கு இயங்கும் வெபினார் என்பது அறிவை இணைக்க, ஈடுபட மற்றும் பகிர்ந்து கொள்ள ஒரு சிறந்த வாய்ப்பாகும்!
மேலும் தகவலுக்கு, பார்வையிடவும் www.ibpnetwork.org, தொடர்பு ibpnetwork@who.int, அல்லது Twitter இல் எங்களைப் பின்தொடரவும் @IBP_network.
செயலில் குறிப்புகள்
மார்ச் 2020 இல், கோவிட்-19 பரவல் குறித்த கவலைகள் காரணமாக, கோட் டி ஐவரி, அபிட்ஜானில் நடைபெறவிருந்த எங்கள் தனிப்பட்ட பிராந்திய கூட்டாளர் கூட்டத்தை ஒத்திவைக்க கடினமான முடிவை எடுத்தோம். முக்கிய பிராந்திய பங்காளிகள் அமர்வுகள் மற்றும் விளக்கக்காட்சிகளை உருவாக்க பல மாதங்களுக்கு முன்பே எங்களுடன் பணியாற்றினர், மேலும் சந்திப்பைப் பற்றி நிறைய உற்சாகம் இருந்தது. முழுவதுமாக ரத்துசெய்துவிட்டு, எங்கள் கூட்டாளர்களை விட்டுவிடுவதற்குப் பதிலாக, வேகத்தைத் தொடர ஒரு ஊடாடும் வெபினார் தொடரை நடத்தினோம். இப்படித்தான் எங்கள் உதவிக்குறிப்புகளைச் செயல்படுத்துகிறோம்.