Organizar una reunión híbrida efectiva requiere previsión y planificación cuidadosa por los anfitriones, incluso más que planificar una reunión completamente virtual o completamente en persona. Algunos pueden decir que es el doble de trabajo ya que, en esencia, los organizadores de eventos deben pensar en la participación tanto virtual como en persona. Esto puede requerir costos adicionales y tiempo del personal para la planificación y la implementación.
Puede ser un desafío adaptarse a las necesidades de dos tipos diferentes de audiencias. Esto incluye manejar los problemas de conexión y asegurarse de que se tengan en cuenta las preguntas y contribuciones de los participantes remotos. Si no se reflexiona sobre estos aspectos, se corre el riesgo de que el foco de la reunión se desplace del contenido a la logística técnica. Eso impacta negativamente en la experiencia para todos. Finalmente, para los participantes virtuales, las reuniones híbridas pueden limitar la capacidad de establecer contactos informales (como durante los descansos para tomar café entre sesiones). La conexión personal con los participantes virtuales, que a menudo estimula la colaboración y la innovación, también se ve obstaculizada.
A pesar de la preparación adicional, Las reuniones híbridas ofrecen una gran cantidad de oportunidades.. Por ejemplo, es posible que haya más participantes disponibles para asistir a la reunión dado que hay menos costos asociados, que incluyen:
- Viajar hacia/desde el lugar.
- Pago de viáticos.
- Costos de tecnología presencial.
Además de llegar a una audiencia más amplia en general, organizar una reunión híbrida puede permitir un conjunto más amplio de experiencias o perspectivas, con la posibilidad de que asistan personas de diversas geografías.
El primer paso para organizar una reunión híbrida es decidir si el formato híbrido es el adecuado para su reunión. Algunas reuniones pueden beneficiarse de la asistencia en persona o de todos participación virtual. Le recomendamos que seleccione el formato en función de los objetivos de la reunión y los asistentes esperados. Sea realista acerca de lo que será factible lograr con el formato seleccionado.
Si ha decidido organizar una reunión híbrida, le recomendamos implementar las siguientes prácticas antes, durante y después de la sesión.