1. Esclareça o propósito e os objetivos
Certifique-se de que os organizadores e participantes da reunião estejam claro nos objetivos da reunião. Metas e objetivos diferentes exigirão plataformas e ferramentas diferentes.
- Compartilhamento e divulgação do conhecimento as reuniões podem se beneficiar de formatos de webinar em que as informações são compartilhadas por meio de apresentações em painéis ou palestras.
- Construindo consenso ou tomada de decisão requer um envolvimento mais ativo e pode exigir o uso de mais recursos, como enquetes ou fornecer tempo suficiente para perguntas e discussões.
- Aprendizado e treinamento pode incorporar outros recursos como vídeos ou demonstrações transmitidas ao vivo.
- rede durante as reuniões virtuais pode ser feito por meio de funções de bate-papo para se comunicar em tempo real ou compartilhando informações de contato com os participantes após a reunião.
2. Conheça o Software e Maximize a Conectividade
Existem muitos aplicativos de reunião virtual disponíveis com funcionalidades variadas. Alguns funcionam melhor para necessidades mais complexas e outros podem funcionar melhor para envolver participantes de uma ampla gama de países. Disponibilidade em vários países, custo e capacidade para vários hosts devem ser considerados. A maioria tem recursos básicos semelhantes, então apenas escolha um que funcione para você.
- Certifique-se de que você e seus apresentadores saber como gerenciar os recursos básicos do software. Você pode garantir que todos os apresentadores estejam familiarizados com a plataforma realizando um ensaio antes da reunião para discutir como fazer login, os recursos de bate-papo, como colocar, visualizar e responder a perguntas e como controlar as opções de áudio. Além disso, peça aos apresentadores que entrem na reunião no início do dia da reunião para testar o áudio (e o vídeo, se necessário).
- Se você antecipar os desafios de conexão com a Internet para alguns participantes, tente fornecer um método alternativo para entrar na reunião (ou seja, por telefone).
- Feche outros aplicativos existentes, como e-mail, navegadores da web, Skype, aplicativos de mensagens e mídias sociais para minimizar distrações, pop-ups e ruído de fundo. Além disso, tente usar uma conexão sólida à Internet com fio em vez de Wi-Fi.
3. Convide e envolva os participantes
Uma das coisas difíceis sobre as reuniões virtuais é envolver os participantes em tempo real e mantê-los envolvidos após a reunião. Certifique-se de que seus apresentadores representem públicos diversos e reservem tempo suficiente para perguntas e discussões. Lembre-se, se você precisar cancelar uma reunião presencial, uma opção virtual é uma ótima maneira de manter o ritmo e continuar a conversa com seus participantes!
- Envolver os apresentadores e até mesmo os participantes em potencial antes da reunião pode ajudar a garantir que os objetivos sejam desenvolvidos em conjunto e todos estão envolvidos no processo do começo.
- Compartilhe a gravação e os slides com os participantes após a reunião para que possam visualizá-los em seu próprio ritmo. Você também pode compartilhar quaisquer perguntas não respondidas com os apresentadores, para que eles possam responder diretamente aos participantes.
- Finalmente, considere iniciar uma comunidade de prática (CoP) para manter a discussão após a reunião virtual. Você pode fazer isso por meio de plataformas online, aplicativos de telefone ou até mesmo e-mail básico.
4. Crie um plano para problemas
Assim como nas reuniões presenciais, praticar uma apresentação pode fazer uma grande diferença. E, como sempre, mesmo com muita prática, problemas vão surgir, então esteja o mais preparado possível.
- Faça uma corrida a seco! Verifique as configurações de som de cada apresentador e certifique-se de que todos possam se conectar corretamente. Pode ser necessário fornecer uma opção de chamada, que deve ser resolvida com antecedência.
- Forneça uma linha do tempo ou um “show run of show” para todos os apresentadores, para que eles conheçam o fluxo da reunião e cumpram seu tempo.
- Pergunta ao teu apresentadores para executar suas apresentações por conta própria para não passar do tempo. Nada esvazia mais a energia de uma reunião do que um apresentador que se arrasta.
- As conexões podem falhar e um apresentador pode cair ou perder o volume, portanto, identifique alguém que possa intervir ou ter um plano de backup para se reconectar ou seguir em frente.
5. Mantenha o formato simples
É tentador se envolver com a tecnologia e experimentar vários recursos ao mesmo tempo (transmissão ao vivo, enquetes, compartilhamento de telas, reprodução de vídeos, etc.). No entanto, mantendo o formato simples evitará problemas técnicos e será mais fácil para os participantes seguirem. Lembre-se, seus participantes estão lá pelo conteúdo e pela informação, não pela tecnologia. Convide no máximo 4 a 5 apresentadores por webinar, incluindo o moderador/facilitador.
- Identifique um organizador técnico que pode gerenciar o aplicativo nos bastidores.
- Garantir a o tópico é focado e claramente definido para que o público possa seguir facilmente.
- Criar um conjunto de slides mestre para apresentações de modo que apenas uma pessoa, o organizador técnico, possa avançar os slides em vez de passar de uma tela para outra e perder tempo trocando os controles de um palestrante para outro. Isso pode atrapalhar o fluxo do webinar.
- Atenha-se a um idioma durante a reunião, mas considere oferecer reuniões semelhantes em vários idiomas.
Finalmente, lembre-se de mantenha-se positivo e divirta-se! Embora as reuniões virtuais não substituam totalmente as interações presenciais, elas ainda podem ser uma ótima maneira de aprender e trocar ideias de maneira interativa e informativa. Um webinar bem administrado é uma ótima oportunidade para conectar, engajar e compartilhar conhecimento!
Para mais informações visite www.ibpnetwork.org, contato ibpnetwork@who.int, ou siga-nos no Twitter @IBP_network.
Dicas em ação
Em março de 2020, tomamos a difícil decisão de adiar nossa Reunião Regional de Parceiros presencial a ser realizada em Abidjan, Costa do Marfim, devido a preocupações com o surto de COVID-19. Os principais parceiros regionais trabalharam conosco com meses de antecedência para desenvolver sessões e apresentações, e houve muita empolgação com a reunião. Em vez de cancelar totalmente e deixar nossos parceiros para trás, organizamos uma série de webinars interativos para manter o ritmo. É assim que colocamos nossas dicas em ação.