Ang pagho-host ng isang epektibong hybrid na pulong ay nangangailangan ng pag-iisipan at maingat na pagpaplano ng mga host—mas higit pa kaysa sa pagpaplano ng isang ganap na virtual o isang ganap na personal na pagpupulong. Maaaring sabihin ng ilan na doble ito sa trabaho dahil, sa esensya, kailangang pag-isipan ng mga organizer ng kaganapan ang parehong virtual at personal na pakikilahok. Maaaring mangailangan ito ng mga karagdagang gastos at oras ng kawani para sa pagpaplano at pagpapatupad.
Maaari itong maging isang hamon upang matugunan ang mga pangangailangan ng dalawang magkaibang uri ng madla. Kabilang dito ang paghawak ng mga isyu sa koneksyon at pagtiyak na ang mga tanong at kontribusyon ng mga malalayong kalahok ay isinasaalang-alang. Kung hindi pag-isipang mabuti ang mga aspetong ito, may panganib na ang pokus ng pulong ay maililipat mula sa nilalaman patungo sa teknikal na logistik. Na negatibong nakakaapekto sa karanasan para sa lahat. Panghuli, para sa mga virtual na kalahok, maaaring limitahan ng mga hybrid na pagpupulong ang kakayahan para sa impormal na networking (tulad ng sa mga coffee break sa pagitan ng mga session). Ang personal na pagkonekta sa mga virtual na kalahok, na kadalasang nag-uudyok sa pakikipagtulungan at pagbabago, ay nahahadlangan din.
Sa kabila ng karagdagang paghahanda, Ang mga hybrid na pagpupulong ay nag-aalok ng maraming pagkakataon. Halimbawa, mas maraming kalahok ang maaaring makadalo sa pulong dahil mas kaunti ang mga nauugnay na gastos, kabilang ang:
- Naglalakbay papunta/mula sa venue.
- Pagbabayad sa bawat diem.
- Mga gastos sa teknolohiya sa tao.
Bukod sa pag-abot sa mas malaking audience sa pangkalahatan, ang pagho-host ng hybrid na pagpupulong ay maaaring magbigay-daan para sa mas malawak na hanay ng mga karanasan o pananaw, na may mga taong mula sa iba't ibang heograpiya na posibleng dumalo.
Ang unang hakbang sa pagho-host ng hybrid na pagpupulong ay ang pagpapasya kung hybrid ang tamang format para sa iyong meeting. Ang ilang mga pagpupulong ay maaaring makinabang mula sa lahat ng personal na pagdalo o lahat virtual na pakikilahok. Inirerekomenda namin na piliin mo ang format batay sa mga layunin ng pulong at ang inaasahang dadalo. Maging makatotohanan tungkol sa kung ano ang magagawa upang makamit sa napiling format.
Kung nagpasya kang mag-host ng hybrid na pagpupulong, inirerekomenda naming ipatupad ang mga sumusunod na kasanayan bago, habang, at pagkatapos ng session.