1. Clarifier le but et les objectifs
Assurez-vous que les organisateurs de la réunion et les participants sont clair sur les objectifs de la réunion. Des buts et des objectifs différents nécessiteront des plates-formes et des outils différents.
- Partage et diffusion des connaissances les réunions peuvent bénéficier de formats de webinaires où les informations sont partagées par le biais de présentations en panel ou de conférences.
- Construire un consensus ou prendre des décisions nécessite un engagement plus actif et peut nécessiter l'utilisation de davantage de fonctionnalités telles que les sondages ou l'octroi de suffisamment de temps pour les questions et la discussion.
- Apprentissage et formation peut intégrer d'autres fonctionnalités telles que des vidéos ou des démonstrations en direct.
- La mise en réseau pendant les réunions virtuelles peut se faire via des fonctions de chat pour communiquer en temps réel ou en partageant les informations de contact avec les participants après la réunion.
2. Apprenez le logiciel et maximisez la connectivité
Il existe de nombreuses applications de réunion virtuelle disponibles avec différentes fonctionnalités. Certains fonctionnent mieux pour des besoins plus complexes et d'autres pourraient mieux fonctionner pour impliquer des participants d'un plus grand nombre de pays. La disponibilité dans plusieurs pays, le coût et la capacité de plusieurs hôtes doivent être pris en compte. La plupart ont des fonctionnalités de base similaires, il suffit donc choisissez celui qui vous convient.
- Assurez-vous que vous et vos présentateurs savoir gérer les fonctionnalités de base du logiciel. Vous pouvez vous assurer que tous les présentateurs connaissent la plate-forme en tenant un essai à blanc avant la réunion pour discuter de la façon de se connecter, des fonctionnalités de chat, de la manière de poser, d'afficher et de répondre aux questions, et de la manière de contrôler les options audio. De plus, demandez aux présentateurs de rejoindre la réunion tôt le jour de la réunion pour tester leur audio (et vidéo, si nécessaire).
- Si vous anticipez des problèmes de connexion Internet pour certains participants, essayez de fournir un méthode alternative pour rejoindre la réunion (c'est-à-dire par téléphone).
- Fermez les autres applications existantes telles que les e-mails, les navigateurs Web, Skype, les applications de messagerie et les réseaux sociaux pour minimiser les distractions, les popups et le bruit de fond. Essayez également d'utiliser une connexion Internet solide et filaire plutôt que le Wi-Fi.
3. Inviter et interagir avec les participants
L'un des aspects difficiles des réunions virtuelles est engager les participants en temps réel et les maintenir engagés après la réunion. Assurez-vous que vos présentateurs représentent des publics variés et accordez suffisamment de temps pour les questions et la discussion. N'oubliez pas que si vous devez annuler une réunion en personne, une option virtuelle est un excellent moyen de maintenir l'élan et de poursuivre la conversation avec vos participants !
- Impliquer les présentateurs et même les participants potentiels avant la réunion peut aider à s'assurer que les objectifs sont élaborés conjointement et tout le monde est investi dans le processus dès le début.
- Partager l'enregistrement et les diapositives avec les participants après la réunion afin qu'ils puissent les consulter à leur rythme. Vous pouvez également partager les questions sans réponse avec les présentateurs, afin qu'ils puissent répondre directement aux participants.
- Pour terminer, envisager de créer une communauté de pratique (CoP) pour poursuivre la discussion après la réunion virtuelle. Vous pouvez le faire via des plateformes en ligne, des applications téléphoniques ou même des e-mails de base.
4. Créez un plan pour les problèmes
Comme pour les réunions en personne, pratiquer une présentation peut faire une grande différence. Et, comme toujours, même avec beaucoup de pratique, des problèmes surgiront, alors assurez-vous d'être aussi préparé que possible.
- Faites un essai à sec ! Vérifiez les configurations sonores de chaque présentateur et assurez-vous que tout le monde peut se connecter correctement. Vous devrez peut-être fournir une option d'appel, qui doit être triée à l'avance.
- Fournir un échéancier ou une « série d'émissions » à tous les présentateurs afin qu'ils connaissent le déroulement de la réunion et respectent leur temps.
- Demande à ton présentateurs pour parcourir leurs présentations seuls pour ne pas dépasser le temps. Rien ne dégonfle plus l'énergie d'une réunion qu'un présentateur qui s'éternise.
- Les connexions peuvent échouer et un présentateur peut tomber ou perdre du volume, alors identifiez quelqu'un qui peut intervenir ou avoir un plan de secours pour se reconnecter ou passer à autre chose.
5. Gardez le format simple
Il est tentant de se laisser prendre par la technologie et d'essayer de nombreuses fonctionnalités à la fois (livestreaming, sondage, partage d'écrans, lecture de vidéos, etc.). Cependant, garder le format simple évitera les problèmes techniques et sera plus facile à suivre pour les participants. N'oubliez pas que vos participants sont là pour le contenu et l'information, pas pour la technologie. N'invitez pas plus de 4 à 5 présentateurs par webinaire, y compris le modérateur/facilitateur.
- Identifier un organisateur technique qui peut gérer l'application depuis les coulisses.
- Assurer la le sujet est ciblé et clairement défini afin que le public puisse facilement suivre.
- Créer un diaporama principal pour les présentations afin qu'une seule personne, l'organisateur technique, puisse faire avancer les diapositives plutôt que de se déplacer d'un écran à l'autre et de perdre du temps à passer les commandes d'un intervenant à l'autre. Cela peut potentiellement faire dérailler le flux du webinaire.
- S'en tenir à une seule langue pendant la réunion, mais envisagez d'offrir des réunions similaires dans plusieurs langues.
Enfin, n'oubliez pas de restez positif et amusez-vous! Bien que les réunions virtuelles ne remplacent pas complètement les interactions en personne, en face à face, elles peuvent toujours être un excellent moyen d'apprendre et d'échanger des idées de manière interactive et informative. Un webinaire bien organisé est une excellente occasion de se connecter, de s'engager et de partager des connaissances !
Pour plus d'informations, visitez www.ibpnetwork.org, Contactez ibpnetwork@who.int, ou suivez-nous sur Twitter @IBP_network.
Conseils en action
En mars 2020, nous avons pris la décision difficile de reporter notre réunion en personne des partenaires régionaux qui se tiendrait à Abidjan, en Côte d'Ivoire, en raison des inquiétudes suscitées par l'épidémie de COVID-19. Des partenaires régionaux clés avaient travaillé avec nous pendant des mois à l'avance pour développer des sessions et des présentations, et il y avait beaucoup d'enthousiasme à propos de la réunion. Plutôt que d'annuler complètement et de laisser nos partenaires derrière nous, nous avons organisé une série de webinaires interactifs pour maintenir l'élan. C'est ainsi que nous mettons nos conseils en pratique.