Quatro modificações principais para uma cocriação virtual bem-sucedida

Vamos retroceder para março de 2020. Nossa equipe baseada nos EUA estava a um dia de embarcar em um voo para Nairóbi, no Quênia, para realizar workshops de cocriação com profissionais de planejamento familiar e saúde reprodutiva (FP/RH) para identificar barreiras que limitam o fluxo de conhecimento entre os programas , países e regiões — e oportunidades para transformar a maneira como nossa comunidade de FP/RH aborda a gestão do conhecimento — quando a gravidade da pandemia de COVID-19 fez com que tudo parasse. Após meses de projeto e planejamento, nos encontramos em um lugar com essas oficinas que não poderíamos ter previsto. Iríamos adiar e esperar que as coisas se abrissem? Ou iríamos tentar conduzir os quatro workshops de cocriação virtualmente? Decidimos por este último, que nos leva a uma jornada de aprendizado, iteração constante e, finalmente, sucesso.

Embora tenha sido fácil lamentar a perda de “o que poderia ter sido” com os altamente antecipados workshops presenciais, Knowledge SUCCESS viu isso como uma oportunidade de defender o design de workshop empático e ser um dos primeiros a adotar a cocriação virtual. Design de oficina empática era essencial— sabíamos que, para realizar nosso workshop presencial em um espaço virtual, precisávamos fazer algumas modificações significativas para atender às realidades e necessidades de nossos participantes. Algumas coisas principais entraram em jogo:

1. Conectividade com a Internet.
2. Agendamento.
3. Ferramentas virtuais de design thinking.
4. Facilitação.

Conectividade com a Internet

A conectividade com a Internet foi um verdadeiro desafio. Muitos dos participantes de nosso workshop na África subsaariana, Ásia e Estados Unidos, como eu e meus co-facilitadores, estavam se encontrando em ambientes de trabalho totalmente novos, principalmente em casa, o que significava que a conectividade com a Internet nem sempre estava disponível; quando era, não havia garantia de sua qualidade. Como estávamos determinados a não permitir que a Internet prontamente disponível fosse um critério de participação, afetando assim nosso pool de participantes, Conhecimento SUCCESS forneceu crédito de internet aos participantes para que eles pudessem participar de cada sessão de cocriação síncrona. Além disso, aproveitamos as ferramentas de design thinking que podem ser usadas de forma síncrona e assíncrona, bem como o WhatsApp para uma comunicação rápida e fácil.

Agendamento

Ferramentas virtuais de design thinking

Se agora, com mais de um ano e meio de pandemia, ferramentas virtuais para design thinking e workshops são mais comuns, em março de 2020 o clima era bem diferente. Selecionar as ferramentas certas - aquelas que seriam mais confortáveis para nossos participantes - foi fundamental. Em vez de adivinhar, perguntamos a eles diretamente, selecionando o Zoom para nossas sessões de cocriação síncronas e o Google Slides para nosso trabalho de design thinking. Ao contrário de plataformas como Mural, Miró, e Jamboard, o Apresentações Google não se destinava ao pensamento de design, mas o Knowledge SUCCESS sentiu que isto era muito mais importante construir uma ferramenta que as pessoas se sentissem confortáveis com, em vez de introduzir algo novo que exigiria treinamento e poderia ser uma barreira para o engajamento. O uso do Google Slides, mesmo com suas limitações, permitiu uma maneira facilmente acessível de cocriar virtualmente.

Facilitação

Finalmente, precisávamos descobrir nossa abordagem de facilitação. Todos nós sabemos que a facilitação pode fazer ou quebrar um workshop, e eu diria que isso é ainda mais verdadeiro no espaço virtual. Dado que este workshop apresentaria tantas novidades para os participantes, optamos por um estilo de facilitação de alto contato e alta energia. Isso garantiu que todos se sentissem apoiados a cada passo do caminho e que o workshop não apenas gerasse grandes ideias para o Knowledge SUCCESS, mas também capacitasse um quadro de profissionais de saúde pública com sólida prática em design thinking e participação em workshops virtuais, habilidades cruciais e transferíveis.

Grande atenção a esses quatro componentes-chave do design de oficina empática resultou em quatro frutífero workshops virtuais de cocriação na África anglófona, na África francófona, na Ásia e nos Estados Unidos, durante os quais os participantes “reimaginaram as formas como os profissionais de FP/RH em suas regiões acessam e usam evidências e melhores práticas para otimizar os programas de FP/RH”. Essa reimaginação levou a três novas inovações de conhecimento para a comunidade FP/RH:

• percepção de PF, um site para descobrir e organizar seus recursos favoritos de FP/RH
• O campo, uma série de competições regionais que coloca as partes interessadas na África Subsaariana e na Ásia no centro da concepção e implementação de soluções de gestão do conhecimento
• Círculos de Aprendizagem, uma série de fóruns de intercâmbio de aprendizado altamente interativos para orientar gerentes de programas e consultores técnicos por meio de discussões sobre o que funciona e o que não funciona nos programas de FP/RH

Além disso, os workshops renderam uma série de outros recursos úteis, incluindo o Por dentro da história do FP podcast.

Então, faríamos a cocriação virtual novamente? Com certeza!

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