Kukaribisha mkutano mzuri wa mseto kunahitaji kufikiria kimbele na mipango makini na waandaji—hata zaidi kuliko kupanga mkutano wa kibinafsi au wa ana kwa ana kabisa. Wengine wanaweza kusema ni kazi maradufu kwani, kimsingi, waandaaji wa hafla wanahitaji kufikiria kupitia ushiriki wa kibinafsi na wa kibinafsi. Hii inaweza kuhitaji gharama za ziada na muda wa wafanyakazi kwa ajili ya kupanga na kutekeleza.
Inaweza kuwa changamoto kukidhi mahitaji ya aina mbili tofauti za hadhira. Hii ni pamoja na kushughulikia masuala ya muunganisho na kuhakikisha kuwa maswali na michango ya washiriki wa mbali inazingatiwa. Iwapo vipengele hivi havitafikiriwa vizuri, kuna hatari kwamba lengo la mkutano litahama kutoka kwa maudhui hadi uratibu wa kiufundi. Hiyo inaathiri vibaya uzoefu kwa kila mtu. Hatimaye, kwa washiriki wa mtandaoni, mikutano ya mseto inaweza kupunguza uwezo wa mitandao isiyo rasmi (kama vile wakati wa mapumziko ya kahawa kati ya vipindi). Kuunganishwa kibinafsi na washiriki pepe, ambayo mara nyingi huchochea ushirikiano na uvumbuzi, pia kunatatizwa.
Licha ya maandalizi ya ziada, mikutano mseto hutoa utajiri wa fursa. Kwa mfano, washiriki zaidi wanaweza kupatikana kuhudhuria mkutano ikizingatiwa kuwa kuna gharama chache zinazohusiana, zikiwemo:
- Kusafiri kwenda/kutoka kwenye ukumbi.
- Kulipa kwa kila malipo.
- Gharama za teknolojia ya kibinafsi.
Kando na kufikia hadhira kubwa kwa ujumla, kuandaa mkutano wa mseto kunaweza kuruhusu mkusanyiko mpana wa uzoefu au mitazamo, huku watu kutoka jiografia mbalimbali wakiwezekana kuhudhuria.
Hatua ya kwanza katika kuandaa mkutano wa mseto ni kuamua ikiwa mseto ndio umbizo sahihi la mkutano wako. Huenda baadhi ya mikutano ikanufaika na mahudhurio ya kibinafsi au yote ushiriki wa mtandaoni. Tunapendekeza kwamba uchague muundo kulingana na malengo ya mkutano na watu wanaotarajiwa kuhudhuria. Kuwa na uhalisia kuhusu yale ambayo yatawezekana kufikiwa na umbizo lililochaguliwa.
Ikiwa umeamua kuandaa mkutano wa mseto, tunapendekeza utekeleze mbinu zifuatazo kabla, wakati na baada ya kipindi.