एक प्रभावकारी हाइब्रिड बैठक होस्ट गर्न पूर्वविचार र आवश्यक छ सावधान योजना होस्टहरू द्वारा - पूर्ण रूपमा भर्चुअल वा पूर्ण रूपमा व्यक्तिगत बैठकको योजना बनाउनु भन्दा पनि। कोहीले भन्न सक्छन् कि यो काम दोब्बर छ किनभने, संक्षेपमा, कार्यक्रम आयोजकहरूले दुवै भर्चुअल र व्यक्तिगत सहभागिता मार्फत सोच्न आवश्यक छ। यो योजना र कार्यान्वयनको लागि अतिरिक्त लागत र कर्मचारी समय आवश्यक हुन सक्छ।
यो दुई फरक प्रकारका दर्शकहरूको आवश्यकताहरू समायोजन गर्न चुनौती हुन सक्छ। यसमा जडान समस्याहरू ह्यान्डल गर्ने र टाढाका सहभागीहरूको प्रश्न र योगदानहरूलाई ध्यानमा राखिएको सुनिश्चित गर्ने समावेश छ। यदि यी पक्षहरूलाई विचार गरिएन भने, त्यहाँ एक जोखिम छ कि बैठकको फोकस सामग्रीबाट प्राविधिक रसदमा सर्ने छ। यसले सबैको लागि अनुभवलाई नकारात्मक असर गर्छ। अन्तमा, भर्चुअल सहभागीहरूको लागि, हाइब्रिड बैठकहरूले अनौपचारिक नेटवर्किङको क्षमतालाई सीमित गर्न सक्छ (जस्तै सत्रहरू बीचमा कफी ब्रेकको समयमा)। भर्चुअल सहभागीहरूसँग व्यक्तिगत रूपमा जडान, जसले प्राय: सहयोग र नवीनतालाई प्रोत्साहित गर्दछ, पनि बाधित हुन्छ।
अतिरिक्त तयारीको बावजुद, हाइब्रिड बैठकहरूले अवसरहरूको सम्पत्ति प्रदान गर्दछ। उदाहरणका लागि, कम सम्बन्धित लागतहरू भएकाले बैठकमा उपस्थित हुन थप सहभागीहरू उपलब्ध हुन सक्छन्, जसमा:
- स्थलबाट/स्थलमा यात्रा गर्दै।
- प्रति दिन भुक्तान।
- व्यक्तिगत प्रविधि लागत।
सामान्य रूपमा ठूला श्रोताहरू पुग्न बाहेक, हाइब्रिड बैठक होस्ट गर्नाले अनुभव वा दृष्टिकोणको फराकिलो सेटको लागि अनुमति दिन सक्छ, सम्भावित रूपमा उपस्थितिमा विभिन्न भौगोलिक क्षेत्रका मानिसहरूको साथ।
हाइब्रिड बैठक होस्ट गर्ने पहिलो चरण भनेको हाइब्रिड तपाईंको बैठकको लागि सही ढाँचा हो कि भनेर निर्णय गर्नु हो। केही बैठकहरूले सबै व्यक्ति-व्यक्ति उपस्थिति वा सबैबाट लाभ उठाउन सक्छ भर्चुअल सहभागिता। हामी तपाईंलाई बैठकको उद्देश्य र अपेक्षित सहभागीहरूको आधारमा ढाँचा चयन गर्न सिफारिस गर्छौं। चयन गरिएको ढाँचामा के हासिल गर्न सम्भव हुनेछ भन्ने बारे यथार्थवादी हुनुहोस्।
यदि तपाईंले हाइब्रिड बैठक आयोजना गर्ने निर्णय गर्नुभएको छ भने, हामी सत्र अघि, समयमा र पछि निम्न अभ्यासहरू लागू गर्न सिफारिस गर्छौं।