Organizar uma reunião híbrida eficaz requer planejamento e planejamento cuidadoso pelos anfitriões - ainda mais do que planejar uma reunião totalmente virtual ou totalmente presencial. Alguns podem dizer que é o dobro do trabalho, pois, em essência, os organizadores do evento precisam pensar na participação virtual e presencial. Isso pode exigir custos adicionais e tempo da equipe para planejamento e implementação.
Pode ser um desafio acomodar as necessidades de dois tipos diferentes de público. Isso inclui lidar com problemas de conexão e garantir que as perguntas e contribuições dos participantes remotos sejam levadas em consideração. Se esses aspectos não forem pensados, corre-se o risco de o foco do encontro passar do conteúdo para a logística técnica. Isso afeta negativamente a experiência de todos. Finalmente, para os participantes virtuais, as reuniões híbridas podem limitar a capacidade de networking informal (como durante intervalos para café entre as sessões). A conexão pessoal com participantes virtuais, que muitas vezes estimula a colaboração e a inovação, também é dificultada.
Apesar da preparação adicional, reuniões híbridas oferecem uma riqueza de oportunidades. Por exemplo, mais participantes podem estar disponíveis para participar da reunião, pois há menos custos associados, incluindo:
- Deslocamento de/para o local.
- Pagando diárias.
- Custos de tecnologia presencial.
Além de atingir um público maior em geral, organizar uma reunião híbrida pode permitir um conjunto mais amplo de experiências ou perspectivas, com pessoas de várias regiões potencialmente presentes.
A primeira etapa para hospedar uma reunião híbrida é decidir se o híbrido é o formato certo para sua reunião. Algumas reuniões podem se beneficiar de todos os participantes pessoalmente ou de todos participação virtual. Recomendamos que você selecione o formato com base nos objetivos da reunião e nos participantes esperados. Seja realista sobre o que será possível alcançar com o formato selecionado.
Se você decidiu hospedar uma reunião híbrida, recomendamos implementar as seguintes práticas antes, durante e depois da sessão.