L'Agence de la population des Philippines élabore une stratégie de gestion des connaissances pour améliorer les résultats de la PF

Cependant, les riches connaissances tacites de POPCOM ne résidaient pas dans un référentiel unique, mais dans diverses personnes de l'organisation. Il était difficile de rassembler ces informations pour les utiliser dans la prise de décision. POPCOM s'est appuyé uniquement sur des informations facilement disponibles, sans parcourir toutes les sources d'informations que l'organisation possédait.

Élaboration de la stratégie de gestion des connaissances

POPCOM a cherché à harmoniser ses diverses initiatives en matière de connaissances et à élaborer un guide qui aiderait le personnel à apprécier, comprendre et pratiquer la gestion des connaissances. Avec la réorganisation interne de la Division de la gestion de l'information et de la communication (IMCD) de l'agence en Division de la gestion des connaissances et de la communication (KMCD), la nécessité de comprendre les principes et la pratique de la gestion des connaissances n'aurait pas pu être plus urgente.

POPCOM invité SUCCÈS des connaissances fournir une assistance technique dans la préparation d'une solide stratégie de gestion des connaissances pour l'organisation. Grace Gayoso Pasion, responsable régionale de la gestion des connaissances de Knowledge SUCCESS Asia, a animé un processus qui comprenait un atelier de co-création de cinq semaines pour le personnel de POPCOM. La feuille de route de la gestion des connaissances et le modèle logique de KM pour la santé mondiale ont servi de base à la stratégie. La feuille de route KM est un processus systématique pour générer, collecter, analyser, synthétiser et partager les connaissances dans les programmes de santé mondiale et a été développée par le projet Knowledge for Health (K4Health) au Centre Johns Hopkins pour les programmes de communication. La KM pour le modèle logique de santé mondiale, développé par le Global Health Knowledge Collaborative, montre visuellement la relation entre les ressources, les processus, les extrants et les résultats des interventions de gestion des connaissances dans les programmes de santé. Les séances de l'atelier ont été calquées sur les cinq étapes de la Feuille de route de gestion des connaissances:

1. Évaluer les besoins : POPCOM a soigneusement évalué ses systèmes et processus de gestion des connaissances et sa propre capacité d'échange de connaissances, ce qui comprenait l'identification des besoins et des lacunes en matière de partage des connaissances chez les publics clés, ainsi que les obstacles, opportunités et solutions possibles dans la recherche, le partage et l'utilisation. connaissances.
2. Concevoir la stratégie : POPCOM a discuté et identifié les défis de santé et de développement auxquels il était confronté et comment la gestion des connaissances pourrait aider à les résoudre.
3. Créer et itérer : POPCOM a réfléchi et développé des solutions de gestion des connaissances pour répondre à ses besoins en matière de santé et de développement.
4. Mobiliser et surveiller : POPCOM a formulé des plans pour mettre en œuvre les activités de gestion des savoirs et les intégrer au reste de ses systèmes et processus.
5. Évaluer et évoluer : POPCOM a identifié des résultats et des indicateurs pour chaque solution de gestion des connaissances, ce qui permettra à l'organisation d'évaluer la contribution de chaque intervention à la réalisation de l'objectif continu de POPCOM d'intégrer la population et le développement dans les politiques au niveau du gouvernement local.

Importance de la stratégie de gestion des connaissances

Selon Susana Codotco, responsable de l'information POPCOM, la stratégie de gestion des connaissances a été conçue pour établir de meilleures connexions et collaboration entre les employés POPCOM afin qu'ils puissent fournir des résultats plus efficacement et plus efficacement. Cela fournirait le soutien nécessaire à la prise de décision pour atteindre l'objectif global du Programme philippin de population et de développement (PPDP), le programme phare du pays en matière de population et de développement. La stratégie de gestion des connaissances est également envisagée pour accroître la productivité, créer des innovations et améliorer les relations avec les clients.

La stratégie aidera POPCOM à trouver des moyens d'améliorer ses performances et de contribuer aux objectifs de son programme en exploitant les solutions de connaissances existantes et en améliorant l'apprentissage en milieu de travail. Il sera utilisé pour identifier les domaines nécessitant une amélioration supplémentaire et une collaboration accrue, et guider la création de nouveaux outils pour répondre aux préoccupations émergentes relatives aux efforts de mise en œuvre de PPDP, à la fois dans des environnements internes et externes construits autour d'une culture d'apprentissage, de partage et de reproduction des mécanismes établis. .

Améliorer les résultats en matière de planification familiale et de santé reproductive

Les intentions plus larges de POPCOM comprennent la création d'un groupe de travail technique sur la gestion des connaissances ; organiser des ateliers de formation du personnel sur des compétences telles que la photographie, l'édition de photos et la documentation des bonnes pratiques ; et la création d'un centre de ressources et d'un intranet permettant au personnel de partager des informations et de consulter en tant que centre d'informations fiables. L'agence effectuera des examens d'assistance par les pairs et après action, organisera des séances de coaching et de mentorat sur les concepts de gestion des connaissances et développera des outils d'évaluation en ligne pour mesurer les connaissances du personnel sur les concepts.

« Je crois que la stratégie de gestion des connaissances a aidé POPCOM à identifier des objectifs clairs et les aidera à se concentrer et à hiérarchiser les initiatives essentielles pour atteindre leur objectif, qui est que les unités gouvernementales locales donnent la priorité à la mise en œuvre et à l'adoption d'une approche intégrée de la population et du développement. POPCOM a pu déterminer que pour atteindre son objectif de développement, il fallait améliorer les connaissances, l'appréciation et l'utilisation d'une approche intégrée de la population et du développement par son personnel, et utiliser des pratiques systématiques de gestion des connaissances pour accroître la collaboration entre le personnel », a déclaré Pasion.

Codotco observe que la stratégie aidera POPCOM à améliorer l'accès à l'information comme base de prise de décision pour atteindre les résultats en matière de planification familiale et de santé reproductive. Pourtant, elle ajoute que cela améliorera non seulement les mesures du programme, mais aussi la population et le développement dans leur ensemble : « La stratégie renforcera la collaboration entre les divisions de la Commission pour promouvoir la génération, le partage et l'utilisation des connaissances. Cela facilitera un meilleur environnement d'apprentissage et de communication parmi le personnel, avec des sources d'informations et de connaissances organisées et des systèmes d'orientation. En conséquence, il deviendra plus facile de répondre aux besoins d'informations des parties prenantes externes non seulement sur la planification familiale, mais aussi sur la population et le développement. POPCOM assumera sa position, la position d'autorité sur l'information dans le domaine de la population et du développement.

Leçons apprises

Codotco reconnaît que sans l'assistance technique de Knowledge SUCCESS, il aurait été difficile pour POPCOM d'établir la stratégie et de rassembler les perspectives utiles qui ont amélioré la stratégie. Comme elle l'explique, « certaines des solutions de gestion des connaissances étaient en place et utilisées dans l'organisation, mais nous ne les connaissions pas. Les pratiques se faisaient inconsciemment, mais dans une portée très limitée. Il était crucial de disposer d'un processus et d'une feuille de route structurés de gestion des connaissances. Identifier les obstacles et les opportunités qui s'avèrent être des solutions possibles pour faciliter et améliorer la collaboration entre et parmi le personnel n'a pas été facile au début, mais une fois qu'ils ont été vus dans le contexte de la gestion des connaissances, la culture de l'apprentissage au sein de l'organisation s'est avérée être une phenomene naturel. Nous avons appris que la collaboration entre le personnel est une condition préalable à une pratique réussie de la gestion des connaissances. Sans cela, le partage des connaissances sera difficile et POPCOM connaîtrait une répétition des problèmes qu'il avait auparavant : sources d'information dispersées, pratiques non documentées, solutions non éprouvées aux obstacles perçus, etc. »

Pasion souligne l'importance de la diversité et de la collaboration : « Nous avons appris que le processus d'élaboration d'une stratégie de gestion des connaissances est plus efficace lorsque les participants ne proviennent pas seulement du service ou de la division des communications, mais de l'ensemble de l'organisation : technologies de l'information, finances, administration et les unités de planification, de suivi et d'évaluation et le personnel régional et provincial, entre autres. POPCOM a apprécié l'idée que la gestion des connaissances est la responsabilité de chacun, car cela offre des perspectives et des connaissances diverses qui aident à créer une stratégie holistique.

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