A Agência de População das Filipinas Desenvolve uma Estratégia de Gestão do Conhecimento para Melhorar os Resultados do PF

No entanto, o rico conhecimento tácito do POPCOM não residia em um único repositório, mas em várias pessoas na organização. Reunir essas informações para uso na tomada de decisões foi difícil. A POPCOM baseou-se apenas em informações prontamente disponíveis, sem vasculhar todas as fontes de informação que a organização possuía.

Desenvolvendo a Estratégia de Gestão do Conhecimento

A POPCOM procurou harmonizar suas várias iniciativas de conhecimento e desenvolver um guia que ajudasse os funcionários a apreciar, compreender e praticar a gestão do conhecimento. Com a reorganização interna da Divisão de Comunicação e Gestão da Informação (IMCD) da agência para a Divisão de Comunicação e Gestão do Conhecimento (KMCD), a necessidade de compreender os princípios e a prática da gestão do conhecimento não poderia ter sido mais urgente.

POPCOM convidado Conhecimento SUCESSO fornecer assistência técnica na preparação de uma estratégia robusta de gestão do conhecimento para a organização. Grace Gayoso Pasion, Diretora Regional de Gestão do Conhecimento da Knowledge SUCCESS Asia, facilitou um processo que incluiu um workshop de cocriação de cinco semanas para a equipe da POPCOM. O roteiro de gestão do conhecimento e o KM for Global Health Logic Model serviram de base para a estratégia. O roteiro KM é um processo sistemático para gerar, coletar, analisar, sintetizar e compartilhar conhecimento em programas globais de saúde e foi desenvolvido pelo Projeto Knowledge for Health (K4Health) no Centro Johns Hopkins para Programas de Comunicação. o KM para Modelo Lógico de Saúde Global, desenvolvido pela Global Health Knowledge Collaborative, mostra visualmente a relação entre recursos, processos, produtos e resultados das intervenções de gestão do conhecimento em programas de saúde. As sessões do workshop foram modeladas após as cinco etapas do Roteiro KM:

1. Avalie as necessidades: a POPCOM avaliou cuidadosamente seus sistemas e processos de gestão de conhecimento e sua própria capacidade de troca de conhecimento, o que incluiu a identificação de necessidades e lacunas de compartilhamento de conhecimento em públicos-chave, bem como possíveis barreiras, oportunidades e soluções na busca, compartilhamento e uso conhecimento.
2. Elaborar a estratégia: A POPCOM discutiu e identificou os desafios de saúde e desenvolvimento que enfrentava e como a gestão do conhecimento poderia ajudar a resolvê-los.
3. Criar e iterar: a POPCOM fez um brainstorming e desenvolveu soluções de gerenciamento de conhecimento para atender às suas necessidades de saúde e desenvolvimento.
4. Mobilizar e Monitorar: A POPCOM formulou planos para implementar as atividades de GC e integrá-las ao restante de seus sistemas e processos.
5. Avaliar e Evoluir: O POPCOM identificou resultados e indicadores para cada solução de gestão do conhecimento, o que permitirá à organização avaliar a contribuição de cada intervenção para alcançar a meta contínua do POPCOM de integrar população e desenvolvimento em políticas no nível do governo local.

Significado da Estratégia de Gestão do Conhecimento

De acordo com Susana Codotco, Responsável pela Informação da POPCOM, a estratégia de gestão do conhecimento foi concebida para estabelecer melhores ligações e colaboração entre os funcionários da POPCOM para que possam fornecer resultados de forma mais eficaz e eficiente. Isso forneceria o suporte necessário para a tomada de decisões para atingir a meta geral do Programa de População e Desenvolvimento das Filipinas (PPDP), o principal programa do país para população e desenvolvimento. A estratégia de gestão do conhecimento também visa aumentar a produtividade, criar inovações e melhorar o relacionamento com os clientes.

A estratégia ajudará a POPCOM a encontrar maneiras de aprimorar seu desempenho e contribuir para as metas de seu programa, aproveitando as soluções de conhecimento existentes e melhorando o aprendizado no local de trabalho. Ele será usado para identificar áreas de melhoria e maior colaboração e orientar a criação de novas ferramentas para abordar preocupações emergentes relativas aos esforços de implementação do PPDP, tanto em ambientes internos quanto externos construídos em torno de uma cultura de aprendizado, compartilhamento e replicação de mecanismos estabelecidos .

Melhorando os Resultados do Planejamento Familiar e da Saúde Reprodutiva

As intenções mais amplas do POPCOM incluem a criação de um Grupo de Trabalho Técnico de gestão do conhecimento; realização de workshops de treinamento de pessoal em habilidades como fotografia, edição de fotos e documentação de boas práticas; e criar um centro de recursos e uma intranet para que os funcionários compartilhem informações e consultem como um hub de informações confiável. A agência realizará revisões Peer-Assist e After-Action, realizará sessões de treinamento e orientação sobre conceitos de gestão do conhecimento e desenvolverá ferramentas de avaliação on-line para medir o conhecimento da equipe sobre os conceitos.

“Acredito que a estratégia de gestão do conhecimento ajudou o POPCOM a identificar objetivos claros e os ajudará a focar e priorizar as iniciativas essenciais para atingir seu objetivo, que é que as unidades do governo local priorizem a implementação e adoção de uma abordagem integrada para população e desenvolvimento. O POPCOM foi capaz de determinar que atingir sua meta de desenvolvimento significa melhorar o conhecimento, valorização e uso de uma abordagem integrada de população e desenvolvimento por parte de sua equipe, e usar práticas sistemáticas de gerenciamento de conhecimento para aumentar a colaboração entre a equipe”, disse Pasion.

A Codotco observa que a estratégia ajudará a POPCOM a melhorar o acesso à informação como base para a tomada de decisões para alcançar resultados de planejamento familiar e saúde reprodutiva. No entanto, ela acrescenta que não apenas melhorará as medidas do programa, mas também a população e o desenvolvimento como um todo: “A estratégia aumentará a colaboração entre as Divisões da Comissão para promover a geração, compartilhamento e uso de conhecimento. Isso facilitará um melhor ambiente de aprendizagem e comunicação entre os funcionários, com informações organizadas e fontes de conhecimento e sistemas de referência. Como resultado, será mais fácil atender às necessidades de informações dos atores externos não apenas sobre planejamento familiar, mas também sobre população e desenvolvimento. A POPCOM assumirá sua posição, a posição de autoridade em informação na área de população e desenvolvimento.”

Lições aprendidas

A Codotco reconhece que sem a assistência técnica da Knowledge SUCCESS, teria sido difícil para a POPCOM estabelecer a estratégia e reunir as perspectivas úteis que aprimoraram a estratégia. Como ela explica, “Algumas das soluções de gestão do conhecimento estavam em vigor e sendo usadas na organização, mas não as conhecíamos. As práticas estavam sendo feitas inconscientemente, embora em um escopo muito limitado. Ter um processo e um roteiro estruturados de gestão do conhecimento era crucial. Identificar barreiras e oportunidades que se tornem soluções possíveis para facilitar e aumentar a colaboração entre os funcionários não foi fácil no início, mas uma vez que foram vistos no contexto da gestão do conhecimento, a cultura de aprendizagem dentro da organização acabou sendo um fenómeno natural. Aprendemos que a colaboração entre os funcionários é um pré-requisito para uma prática bem-sucedida de gestão do conhecimento. Sem ele, o compartilhamento de conhecimento será difícil e o POPCOM experimentaria uma repetição dos problemas que teve anteriormente: fontes de informação dispersas, práticas não documentadas, soluções não comprovadas para barreiras percebidas, etc.”

Pasion enfatiza a importância da diversidade e da colaboração: “Aprendemos que o processo de desenvolvimento de uma estratégia de gestão do conhecimento é mais eficaz quando os participantes não vêm apenas do departamento ou divisão de comunicações, mas de toda a organização: tecnologia da informação, finanças, administração e unidades de planificação, monitoria e avaliação, quadros regionais e provinciais, entre outros. A POPCOM apreciou a ideia de que a gestão do conhecimento é responsabilidade de todos porque isso fornece diversas perspectivas e conhecimentos que ajudam a criar uma estratégia holística.”

Você está interessado em desenvolver uma estratégia de gestão do conhecimento para sua organização ou buscar orientação sobre o processo? Você pode consultar estes Recursos ou saiba mais por entrando em contato com Gayo ou enviando seu interesse através de nosso Contate-nos Formato.