ஹைப்ரிட் ஆன்லைன் மற்றும் தனிப்பட்ட சந்திப்பை நடத்துவதற்கான உதவிக்குறிப்புகள்

பங்கேற்பாளர்கள் கலந்துகொள்ளும் வெவ்வேறு நேர மண்டலங்களைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள். ஒரு கலப்பின கூட்டம் என்பது சில பங்கேற்பாளர்கள் சாதாரண வேலை நேரத்திற்கு வெளியே கலந்து கொள்ளலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும். தேசிய அல்லது கலாச்சார விடுமுறைகள் அவர்களுக்கு ஏற்றதாக இல்லாத நாட்கள் இதில் அடங்கும். முடிந்தவரை பல பங்கேற்பாளர்களுக்கு மிகவும் வசதியான நேரத்தைத் தேர்ந்தெடுக்க முயற்சிக்கவும். போன்ற ஒரு கருவியைப் பயன்படுத்த பரிந்துரைக்கிறோம் உலக கடிகார சந்திப்பு திட்டமிடுபவர் நேர மண்டலங்கள் மற்றும் பிராந்தியங்களில் மிகவும் வசதியான நேரத்தைக் காட்சிப்படுத்தவும் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

முடிந்தால் தொலைதூரத்தில் சேர்பவர்களுக்கு இணைய உதவித்தொகையை வழங்கவும். விர்ச்சுவல் மீட்டிங்கில் பங்கேற்பாளர்கள் முழுமையாகப் பங்கேற்கவும், பகிரப்படும் உள்ளடக்கத்திலிருந்து பயனடையவும் வலுவான மற்றும் நிலையான இணைய இணைப்பு தேவைப்படுகிறது. இணைய உதவித்தொகை மெய்நிகர் பங்கேற்பாளர்கள் தங்கள் வெப் கேமராக்களைப் பயன்படுத்தி மற்றவர்களுடன் முழுமையாக ஈடுபடுவதற்கும் விவாதங்களில் இறங்காமல் பங்கேற்கவும் உதவும். பங்கேற்பாளர்கள் தங்கள் அலுவலகத்தில் இல்லாதபோது சாதாரண வேலை நேரத்திற்கு வெளியே சேர வேண்டும் என்று எதிர்பார்க்கப்பட்டால் இது மிகவும் முக்கியமான கருத்தாகும்.

நிகழ்ச்சி நிரலின் ஆன்லைன் பதிப்பை உருவாக்குதல் மற்றும் மீட்டிங்கில் உடல் ரீதியாக வழங்கப்படும் பணித்தாள்கள் ஆகியவை இதில் அடங்கும். சிறப்பாக, மீட்டிங் தொடங்கும் முன் பங்கேற்பாளர்களுடன் ஒரே மாதிரியான தகவல்கள் மற்றும் ஆதாரங்களைப் பகிர்ந்துகொள்ளுங்கள், அதனால் அனைவருக்கும் ஒரே மாதிரியான பின்னணித் தகவல் இருக்கும்.

தாமதமாகச் சேர்பவர்களைத் தவிர்க்க, மீட்டிங்கில் எவ்வாறு இணைப்பது என்று தொலைநிலைப் பங்கேற்பாளர்களுக்குச் சொல்லுங்கள்.

மெய்நிகர் பங்கேற்பாளர்கள் முழுமையாக பங்கேற்க முடியும் என்பதை இது உறுதி செய்யும். வழக்கறிஞரின் பொறுப்புகளில், தொலைதூர பங்கேற்பாளர் தனது கையை உயர்த்தியிருந்தால் அல்லது அவர்கள் அரட்டையில் ஒரு கருத்தைச் சேர்த்திருந்தால், நேரில் உள்ள உதவியாளருக்குத் தெரியப்படுத்த வேண்டும். தனிப்பட்ட பங்கேற்பாளர்களிடையே இயல்பாகவே விவாதங்கள் நடப்பது பொதுவானது. தொலைதூர பங்கேற்பாளர்களின் ஈடுபாட்டைக் கவனமாகக் கட்டுப்படுத்தாவிட்டால், அவர்களின் பங்களிப்புகள் கவனக்குறைவாக விட்டுவிடப்படலாம். கூடுதலாக, தொலைதூரப் பங்கேற்பாளர்களிடையே ஏதேனும் தொழில்நுட்ப அல்லது இணைப்புச் சிக்கல்களைக் கையாள்வதற்கும் பதிலளிப்பதற்கும் யாராவது பணிக்கப்பட வேண்டும்.

நிகழ்வு தொடங்கும் முன் தொலைதூர பங்கேற்பாளருடன் நேரில் பங்கேற்பாளருடன் இணைக்கவும். நிகழ்வு தொடங்கும் முன் ஒவ்வொருவரும் தங்கள் நண்பர் யார் என்பதைத் தெரியப்படுத்துங்கள். சந்திப்பின் போது ஒருவருக்கொருவர் தனிப்பட்ட முறையில் தொடர்புகொள்வதற்கான வழி இருப்பதை உறுதிசெய்ய, தகவல்களைப் பரிமாறிக்கொள்ள அவர்களை ஊக்குவிக்கவும். தொலைநிலை பங்கேற்பாளருக்கு தொழில்நுட்ப ஆதரவு அல்லது "அறையில்" ஆதரவு தேவைப்பட்டால் இது எளிது. எடுத்துக்காட்டாக, தொலைதூர பங்கேற்பாளருக்கான மூளைச்சலவை சுவரில் நேரில் வரும் நண்பர் ஒரு இடுகையைச் சேர்க்கலாம் அல்லது தொலைதூரப் பங்கேற்பாளருக்கு, எளிதாக்குபவர் சொன்னதைத் திரும்பத் திரும்பச் சொல்ல, தனிப்பட்ட பங்கேற்பாளர் தேவைப்படலாம்.

ஒவ்வொரு செயல்பாட்டின் போதும் நேரில் பங்கேற்பாளர்கள் தொலைதூர பங்கேற்பாளர்களுடன் எவ்வாறு தொடர்புகொள்வார்கள் என்பதை விவாதிக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் பிரேக்-அவுட் அறைகளை ஹோஸ்ட் செய்கிறீர்கள் என்றால், தனிப்பட்ட முறையில் பங்கேற்பாளர்கள் மற்றொரு பிரேக்-அவுட் அறையில் இருக்கும்போது பங்கேற்பவர்கள் தனித்தனி பிரேக்-அவுட் அறையில் இருப்பார்களா? பிரேக்அவுட்கள் கலக்கப்படுமா?

கூட்டத்திற்கு முன் அதை நிகழ்வு ஊழியர்களுடன் பகிர்ந்து கொள்ளுங்கள். சம்பந்தப்பட்ட ஒவ்வொரு நபரின் பாத்திரங்களையும், நிகழ்வு முழுவதும் எந்த நேரத்தில் என்ன நடக்க வேண்டும் என்பதையும் ஆவணம் தெளிவாக வெளிப்படுத்த வேண்டும்.

• தொலைதூர பங்கேற்பாளர்கள் நேரில் பங்கேற்பாளர்களைப் பார்க்க முடியும். தொலைதூர பங்கேற்பாளர்கள் நேரில் பங்கேற்பவர்களைப் பார்க்க அனுமதிக்க, அறையின் முன்புறத்தில் கூடுதல் கேமரா/லேப்டாப் அமைக்க வேண்டியிருக்கும். அவர்களால் அவர்களின் முகங்களைப் பார்க்க முடியாமல் போகலாம், அறையைப் பார்ப்பது, தொலைதூர பங்கேற்பாளர்கள் மீட்டிங்கில் முழுமையாகப் பங்கேற்கவும், அவர்களுடன் சேர்த்துக்கொள்ளவும் உதவும். இது சாத்தியமில்லை என்றால், நிகழ்வின் தொடக்கத்தில் கலந்துகொண்ட அனைவரின் சுருக்கத்தையும் (தொலைதூரத்திலும் நேரிலும்) ஹோஸ்ட் பகிர வேண்டும்.
• நேரில் பங்கேற்பாளர்கள் தொலைதூர பங்கேற்பாளர்களைப் பார்க்க முடியும். அறையின் முன்பக்கத்தில் இரண்டு பெரிய திரைகள் இருக்குமாறு நாங்கள் பரிந்துரைக்கிறோம்—ஒன்று விளக்கக்காட்சியைக் காண்பிக்க (அது தொலைதூர பங்கேற்பாளர்களுடன் திரையில் பகிரப்படும்) மற்றும் அவர்களின் முகங்களைக் காட்ட மற்றொரு திரை கிட்டத்தட்ட பங்கேற்கிறது. தொலைதூர பங்கேற்பாளர்கள் உள்ளனர் என்பதை இது ஒரு காட்சி நினைவூட்டலாகச் செயல்படும், மேலும் கூட்டத்தில் அவர்களின் இருப்பையும் பங்கேற்பையும் மேலும் உள்ளடக்கும்.

பேசும் நபரைப் பார்க்க முடியாத பட்சத்தில், தொலைநிலை மற்றும் நேரில் பங்கேற்பாளர்கள் உரையாடலைப் பின்தொடர இது உதவும். 

இதன் மூலம் அவர்கள் விவாதங்களில் முழுமையாக பங்கேற்க முடியும். இருப்பினும், தேவைப்பட்டால் ரிமோட் பங்கேற்பாளர்களை முடக்கும் திறனையும் ஹோஸ்ட் கொண்டிருக்க வேண்டும்.

எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் ஒரு ஊடாடும் மூளைச்சலவைச் செயலைச் செய்கிறீர்கள் என்றால், அனைவரும் மெய்நிகர் மென்பொருளைப் பயன்படுத்த வேண்டும் சுவரோவியம் அல்லது கூகுள் ஸ்லைடுகளில் விர்ச்சுவல் போஸ்ட். தொலைதூர பங்கேற்பாளர்கள் படிக்க முடியாத இயற்பியல் இடுகைகளை நேரடியாக பங்கேற்பாளர்கள் பயன்படுத்துவதை விட இது விரும்பத்தக்கது. இருப்பினும், நேரில் பங்கேற்பவர்கள் தங்களுக்கு கணினிகள் கிடைக்க வேண்டும் என்பதே இதன் பொருள்.

அமர்விற்குப் பிறகு, மீட்டிங் ரெக்கார்டிங், ஸ்லைடுகள் மற்றும்/அல்லது விவாதிக்கப்பட்டவற்றின் சுருக்கத்தை மறுபரிசீலனை செய்து பகிர்ந்தவர்களுக்கு நன்றி. முடிந்தால், பங்கேற்பதற்கான சான்றிதழை வழங்கவும்.

நாம் அனைவரும் அடிக்கடி கலப்பின சந்திப்புகளை நடத்துவதில் முனைப்புடன் இருப்பதால், இந்த நிகழ்வுகளிலிருந்து கற்றுக்கொள்ள இந்த வாய்ப்பைப் பயன்படுத்த பரிந்துரைக்கிறோம். கூட்டத்திற்குப் பிந்தைய மதிப்பீட்டைச் செய்து, அடுத்த ஹைப்ரிட் மீட்டிங்கில் என்ன சிறப்பாகச் சென்றது மற்றும் எதை மேம்படுத்தலாம் என்பதற்கான உள்ளீட்டைச் சேகரிக்கவும்.

குடும்பக் கட்டுப்பாடு மற்றும் இனப்பெருக்க ஆரோக்கியத்தில் நமது வேலையை வலுப்படுத்த, திறமையான மற்றும் பயனுள்ள கூட்டங்களைச் செயல்படுத்த இந்த அனுபவங்களிலிருந்து நாம் அனைவரும் கற்றுக்கொள்ளலாம்.