Petua untuk Mengadakan Perjumpaan Dalam Talian dan Sendiri Hibrid

Mengambil kira zon waktu yang berbeza tempat peserta akan hadir. Perlu diingat bahawa mesyuarat hibrid mungkin bermakna sesetengah peserta mungkin menghadiri di luar waktu kerja biasa. Ini termasuk hari yang mungkin tidak sesuai untuk mereka memandangkan cuti kebangsaan atau kebudayaan. Cuba pilih masa yang paling sesuai untuk seramai mungkin peserta. Kami mengesyorkan menggunakan alat seperti Perancang Mesyuarat Jam Dunia untuk menggambarkan dan memilih masa yang paling sesuai merentas zon waktu dan wilayah.

Sediakan stipend internet untuk mereka yang menyertai dari jauh, jika boleh. Mesyuarat maya memerlukan sambungan internet yang kukuh dan stabil untuk peserta menyertai sepenuhnya dan mendapat manfaat daripada kandungan yang dikongsi. Stipend internet akan menyokong peserta maya untuk menggunakan kamera web mereka untuk melibatkan diri sepenuhnya dengan orang lain dan mengambil bahagian dalam perbincangan tanpa berhenti. Ini adalah pertimbangan yang sangat penting jika peserta dijangka menyertai di luar waktu kerja biasa apabila mereka mungkin tidak berada di pejabat mereka.

Ini mungkin termasuk membuat versi dalam talian agenda dan lembaran kerja yang akan diedarkan secara fizikal pada mesyuarat. Sebaik-baiknya, kongsi semua maklumat dan sumber yang sama dengan peserta sebelum mesyuarat bermula supaya semua orang mempunyai maklumat latar belakang yang sama.

Beritahu peserta jauh cara menyambung ke mesyuarat untuk membantu mengelakkan peserta lewat.

Ini akan memastikan peserta maya dapat mengambil bahagian sepenuhnya. Tanggungjawab peguam bela harus termasuk memberitahu fasilitator secara peribadi mengetahui sama ada peserta jauh mengangkat tangan atau jika mereka telah menambahkan ulasan pada sembang. Biasalah perbincangan mengalir secara semula jadi dalam kalangan peserta secara bersemuka. Melainkan terdapat penyederhanaan yang berhati-hati dalam penglibatan peserta jauh, sumbangan mereka mungkin secara tidak sengaja ditinggalkan. Di samping itu, seseorang harus ditugaskan untuk mengendalikan dan bertindak balas kepada sebarang isu teknikal atau sambungan di kalangan peserta jauh.

Gandingkan peserta jauh dengan peserta secara bersemuka sebelum acara bermula. Beritahu setiap individu siapa rakan mereka sebelum acara bermula. Galakkan mereka untuk bertukar maklumat untuk memastikan mereka mempunyai cara untuk berkomunikasi secara peribadi antara satu sama lain semasa mesyuarat. Ini berguna sekiranya peserta jauh memerlukan sokongan teknikal atau sokongan "dalam bilik". Sebagai contoh, rakan secara peribadi boleh menambah post-it pada dinding sumbang saran untuk peserta jauh, atau mungkin peserta jauh memerlukan peserta secara peribadi untuk mengulangi apa yang dikatakan fasilitator.

Bincangkan bagaimana peserta secara peribadi dijangka berinteraksi dengan peserta jauh semasa setiap aktiviti. Sebagai contoh, jika anda akan menganjurkan bilik pecahan, adakah mereka yang mengambil bahagian hampir berada di dalam bilik pecahan berasingan manakala peserta secara peribadi berada di bilik pecahan lain? Adakah jerawat akan bercampur?

Kongsi dengan kakitangan acara sebelum mesyuarat. Dokumen itu harus menyatakan dengan jelas peranan setiap individu yang terlibat dan perkara yang perlu berlaku pada masa sepanjang acara.

• Peserta jauh sepatutnya dapat melihat peserta secara peribadi. Ini berkemungkinan memerlukan kamera/komputer riba tambahan yang disediakan di hadapan bilik untuk membolehkan peserta jauh melihat peserta secara langsung. Walaupun mereka mungkin tidak dapat melihat wajah mereka, melihat bilik akan membantu peserta jauh mengambil bahagian sepenuhnya dalam mesyuarat dan berasa disertakan. Jika ini tidak dapat dilakukan, hos harus berkongsi ringkasan semua orang yang hadir (dari jauh dan secara peribadi) pada permulaan acara.
• Peserta secara peribadi seharusnya dapat melihat peserta jauh. Kami mengesyorkan mempunyai dua skrin besar di bahagian hadapan bilik—satu untuk memaparkan pembentangan (yang juga akan dikongsi skrin dengan peserta jauh) dan skrin lain untuk memaparkan wajah mereka. mengambil bahagian secara maya. Ini akan berfungsi sebagai peringatan visual bahawa terdapat peserta jauh dan menjadikan kehadiran dan penyertaan mereka dalam mesyuarat lebih inklusif.

Ini akan membantu hadirin jauh dan bersemuka mengikuti perbualan sekiranya mereka tidak dapat melihat individu yang bercakap. 

Ini akan membolehkan mereka mengambil bahagian sepenuhnya dalam perbincangan. Walau bagaimanapun, hos juga harus mempunyai keupayaan untuk membisukan peserta jauh jika perlu.

Contohnya, jika anda melakukan aktiviti sumbang saran interaktif, minta semua orang menggunakan perisian maya seperti Mural atau Siaran Maya dalam slaid Google. Ini adalah lebih baik daripada peserta secara peribadi menggunakan Post-its fizikal yang peserta jauh tidak akan dapat membaca. Walau bagaimanapun, ini bermakna bahawa hadirin secara peribadi juga perlu menyediakan komputer untuk mereka.

Selepas sesi, terima kasih kepada mereka yang menyertai dan berkongsi rakaman mesyuarat, slaid dan/atau ringkasan ringkasan tentang perkara yang dibincangkan. Jika boleh, sediakan sijil penyertaan.

Memandangkan kami semua menceburi bidang menganjurkan mesyuarat hibrid dengan lebih kerap, kami mengesyorkan agar anda mengambil peluang ini untuk belajar daripada acara ini. Edarkan penilaian selepas mesyuarat untuk mengumpul input tentang perkara yang berjalan lancar dan perkara yang boleh diperbaiki untuk mesyuarat hibrid seterusnya.

Kita semua boleh belajar daripada pengalaman ini untuk melaksanakan mesyuarat yang cekap dan berkesan untuk mengukuhkan kerja kita dalam perancangan keluarga dan kesihatan reproduktif.