Andika ili kutafuta

Three Ethiopian people. Credit: Images of Empowerment.
Je, ungependa kazi yako iangaziwa kwenye Mafanikio ya Maarifa?Peana Maudhui Hapa
Chagua Lugha
Kusoma Haraka Wakati wa Kusoma: 6 dakika

Vidokezo vya Kukaribisha Mkutano wa Mseto Mtandaoni na wa Ana kwa ana

Ados Velez May
Nandita Thatte
Carolin Ekman
Anne Ballard Sara, MPH
Sarah V. Harlan
Ilichapishwa mnamo Juni 28, 2022

Mnamo Machi 2020 wataalamu wengi walizidi kugeukia suluhu za mtandaoni ili kukutana na wenzao, kwa sababu ya janga la COVID-19. Kwa vile hii ilikuwa mabadiliko mapya kwa wengi wetu, Mtandao wa WHO/IBP ulichapisha Kwenda Mtandaoni: Vidokezo vya Kuandaa Mkutano Ufanisi wa Mtandao. 

Ingawa janga la COVID-19 lilituonyesha nguvu na umuhimu wa mikutano ya mtandaoni ili kuendelea na kazi yetu muhimu, lilitukumbusha pia jinsi mawasiliano ya ana kwa ana ni muhimu kwa mitandao na kujenga uhusiano. Kwa kuwa sasa mikutano ya mtandaoni imekuwa sehemu ya kawaida ya kazi yetu, wengi wameelekeza mtazamo wao kwa kuandaa mikutano ya mseto, ambapo baadhi ya watu wanashiriki ana kwa ana na wengine wanajiunga kwa mbali. Katika chapisho hili, tunachunguza manufaa na changamoto za kuandaa mkutano wa mseto pamoja na vidokezo vyetu vya kuandaa mkutano wa mseto unaofaa.

Faida na Changamoto za Kuandaa Mkutano wa Mseto

Kukaribisha mkutano mzuri wa mseto kunahitaji kufikiria kimbele na mipango makini na waandaji—hata zaidi kuliko kupanga mkutano wa kibinafsi au wa ana kwa ana kabisa. Wengine wanaweza kusema ni kazi maradufu kwani, kimsingi, waandaaji wa hafla wanahitaji kufikiria kupitia ushiriki wa kibinafsi na wa kibinafsi. Hii inaweza kuhitaji gharama za ziada na muda wa wafanyakazi kwa ajili ya kupanga na kutekeleza. 

Inaweza kuwa changamoto kukidhi mahitaji ya aina mbili tofauti za hadhira. Hii ni pamoja na kushughulikia masuala ya muunganisho na kuhakikisha kuwa maswali na michango ya washiriki wa mbali inazingatiwa. Iwapo vipengele hivi havitafikiriwa vizuri, kuna hatari kwamba lengo la mkutano litahama kutoka kwa maudhui hadi uratibu wa kiufundi. Hiyo inaathiri vibaya uzoefu kwa kila mtu. Hatimaye, kwa washiriki wa mtandaoni, mikutano ya mseto inaweza kupunguza uwezo wa mitandao isiyo rasmi (kama vile wakati wa mapumziko ya kahawa kati ya vipindi). Kuunganishwa kibinafsi na washiriki pepe, ambayo mara nyingi huchochea ushirikiano na uvumbuzi, pia kunatatizwa. 

Licha ya maandalizi ya ziada, mikutano mseto hutoa utajiri wa fursa. Kwa mfano, washiriki zaidi wanaweza kupatikana kuhudhuria mkutano ikizingatiwa kuwa kuna gharama chache zinazohusiana, zikiwemo:

  • Kusafiri kwenda/kutoka kwenye ukumbi.
  • Kulipa kwa kila malipo.
  • Gharama za teknolojia ya kibinafsi. 

Kando na kufikia hadhira kubwa kwa ujumla, kuandaa mkutano wa mseto kunaweza kuruhusu mkusanyiko mpana wa uzoefu au mitazamo, huku watu kutoka jiografia mbalimbali wakiwezekana kuhudhuria. 

Hatua ya kwanza katika kuandaa mkutano wa mseto ni kuamua ikiwa mseto ndio umbizo sahihi la mkutano wako. Huenda baadhi ya mikutano ikanufaika na mahudhurio ya kibinafsi au yote ushiriki wa mtandaoni. Tunapendekeza kwamba uchague muundo kulingana na malengo ya mkutano na watu wanaotarajiwa kuhudhuria. Kuwa na uhalisia kuhusu yale ambayo yatawezekana kufikiwa na umbizo lililochaguliwa.

Ikiwa umeamua kuandaa mkutano wa mseto, tunapendekeza utekeleze mbinu zifuatazo kabla, wakati na baada ya kipindi. 

Vidokezo vya Kuandaa Mkutano wa Mseto

Kabla

Fikiria kwa makini ni saa ngapi na tarehe ambayo mkutano utafanyika

a close up of a calendarZingatia saa za maeneo tofauti ambapo washiriki watahudhuria kutoka. Kumbuka kwamba mkutano wa mseto unaweza kumaanisha kuwa baadhi ya wahudhuriaji wanaweza kuwa wanahudhuria nje ya saa za kawaida za kazi. Hii ni pamoja na siku ambazo huenda zisiwe bora kwao kutokana na likizo ya kitaifa au kitamaduni. Jaribu kuchagua wakati unaofaa zaidi kwa washiriki wengi iwezekanavyo. Tunapendekeza kutumia zana kama vile Mpangaji wa Mikutano ya Saa ya Dunia kuibua na kuchagua wakati unaofaa zaidi katika maeneo ya saa na maeneo.

Fikiria kipimo data cha mtandao cha washiriki

Toa malipo ya intaneti kwa wale wanaojiunga kwa mbali, ikiwezekana. Mikutano ya mtandaoni inahitaji muunganisho thabiti na thabiti wa intaneti ili washiriki washiriki kikamilifu na kufaidika na maudhui yanayoshirikiwa. Posho ya mtandao itawasaidia washiriki wa mtandaoni kutumia kamera zao za wavuti kuwasiliana kikamilifu na wengine na kushiriki katika majadiliano bila kuacha. Hili ni jambo muhimu la kuzingatia ikiwa washiriki wanatarajiwa kujiunga nje ya saa za kawaida za kazi wakati wanaweza kuwa hawapo ofisini mwao.

Shiriki maelezo sawa ya usuli na washiriki wote

Hii inaweza kujumuisha kuunda toleo la mtandaoni la ajenda na laha za kazi ambazo zitatolewa kwenye mkutano. Kwa hakika, shiriki taarifa na nyenzo sawa na washiriki kabla ya mkutano kuanza ili kila mtu awe na maelezo sawa ya usuli.

Toa maagizo yaliyo wazi na rahisi kuelewa

Waambie washiriki wa mbali jinsi ya kuunganishwa kwenye mkutano ili kusaidia kuzuia waliochelewa kujiunga.

Tambua kwa uwazi majukumu kabla ya mkutano, ikiwa ni pamoja na kutambua wakili wa mshiriki wa mbali

a graphic of 10 human figures. All are the color black except for one, which is redHii itahakikisha waliohudhuria mtandaoni wanaweza kushiriki kikamilifu. Majukumu ya wakili yanapaswa kujumuisha kumjulisha mwezeshaji wa ana kwa ana ikiwa mshiriki wa mbali ameinua mkono au ikiwa ameongeza maoni kwenye gumzo. Ni kawaida kwa majadiliano kutiririka kati ya washiriki ana kwa ana. Isipokuwa kutakuwa na udhibiti wa uangalifu wa ushiriki wa washiriki wa mbali, michango yao inaweza kuachwa bila kukusudia. Kwa kuongeza, mtu anapaswa kupewa jukumu la kushughulikia na kujibu masuala yoyote ya kiufundi au ya uunganisho kati ya washiriki wa mbali.

Tekeleza mfumo wa marafiki

Oanisha mshiriki wa mbali na mshiriki wa ana kwa ana kabla ya tukio kuanza. Hebu kila mtu ajue rafiki yake ni nani kabla ya tukio kuanza. Wahimize kubadilishana habari ili kuhakikisha kuwa wana njia ya kuwasiliana faragha wakati wa mkutano. Hii ni rahisi ikiwa mshiriki wa mbali atahitaji usaidizi wa kiufundi au usaidizi wa "chumbani". Kwa mfano, rafiki wa ndani anaweza kuongeza chapisho kwenye ukuta wa bongo fleva kwa mshiriki wa mbali, au labda mshiriki wa mbali anahitaji mshiriki wa ana kwa ana kurudia kile ambacho mwezeshaji alisema.

Fikiria kila shughuli

an illuminated light bulb set against a dark backgroundJadili jinsi washiriki wa ana kwa ana watakavyotarajiwa kuingiliana na washiriki wa mbali wakati wa kila shughuli. Kwa mfano, ikiwa utakuwa unapangisha vyumba vya vipindi vifupi, je, wale wanaoshiriki watakuwa katika chumba tofauti cha vipindi vifupi huku washiriki wa ana kwa ana wako kwenye chumba kingine cha vipindi vifupi? Je, milipuko itachanganywa?

Unda hati ya "run of show".

Shiriki na wafanyikazi wa hafla kabla ya mkutano. Hati hiyo inapaswa kueleza kwa uwazi majukumu ya kila mtu anayehusika na kile kinachopaswa kutokea kwa wakati gani katika tukio zima.

Wakati

Hakikisha kwamba washiriki wote wanaweza kuonana

  • Washiriki wa mbali wanapaswa kuwaona washiriki wa ana kwa ana. Hili huenda likahitaji kamera/laptop ya ziada kusanidiwa mbele ya chumba ili kuruhusu washiriki wa mbali kuwaona watakaohudhuria ana kwa ana. Ingawa huenda wasiweze kuona nyuso zao, kuona chumba kutasaidia washiriki walio mbali kushiriki kikamilifu katika mkutano na kujisikia wamejumuishwa. Ikiwa hili haliwezekani, mwenyeji anapaswa kushiriki muhtasari wa kila mtu anayehudhuria (akiwa mbali na ana kwa ana) mwanzoni mwa tukio.
  • Washiriki wa ana kwa ana wanapaswa kuwaona washiriki wa mbali. Tunapendekeza kuwa na skrini mbili kubwa mbele ya chumba—moja ili kuonyesha wasilisho (ambalo pia litashirikiwa skrini na washiriki wa mbali) na skrini nyingine ili kuonyesha nyuso za hizo. kushiriki karibu. Hii itatumika kama ukumbusho wa kuona kwamba kuna washiriki wa mbali na kufanya uwepo wao na ushiriki wao katika mkutano ujumuishe zaidi.

Mkumbushe kila mtu kutaja jina lake kabla ya kuzungumza

Hii itasaidia wahudhuriaji wa mbali na ana kwa ana kufuata mazungumzo katika tukio ambalo hawawezi kumwona mtu anayezungumza. 

Washiriki wa mbali wanapaswa kuwa na uwezo wa kunyamazisha na kuwarejesha

Hii itawawezesha kushiriki kikamilifu katika majadiliano. Hata hivyo, mwenyeji anapaswa pia kuwa na uwezo wa kuwanyamazisha washiriki wa mbali ikihitajika.

Tumia zana ambazo kila mtu anaweza kuzifikia

Kwa mfano, ikiwa unafanya shughuli ya kuchangiana mawazo, kila mtu atumie programu pepe kama vile Mural au Virtual Post-yake katika slaidi za Google. Hii ni afadhali kuwa na washiriki wa kibinafsi watumie Post-yake halisi ambayo washiriki wa mbali hawataweza kusoma. Walakini, hii inamaanisha kuwa wahudhuriaji wa kibinafsi pia watahitaji kuwa na kompyuta zinazopatikana kwao.

Baada ya

Ufuatiliaji na washiriki

Baada ya kipindi, washukuru wale waliojiunga na kushiriki rekodi ya mkutano, slaidi, na/au muhtasari wa kile kilichojadiliwa. Ikiwezekana, toa cheti cha ushiriki.

Tathmini mkutano

Tunapojitosa sote katika kuandaa mikutano ya mseto mara nyingi zaidi, tunapendekeza kuchukua fursa hii kujifunza kutokana na matukio haya. Sambaza tathmini ya baada ya mkutano ili kukusanya maoni kuhusu yale yaliyoenda vyema na yale ambayo yanaweza kuboreshwa kwa mkutano wa mseto unaofuata.

Shiriki mafunzo uliyojifunza na vidokezo vya kuandaa mkutano wa mseto

A laptop with a blue screen. Dozens of illustrated envelopes scatter from it. Sote tunaweza kujifunza kutokana na uzoefu huu ili kutekeleza mikutano ifaayo na ifaayo ili kuimarisha kazi yetu katika upangaji uzazi na afya ya uzazi.

Je, unataka maelezo zaidi kuhusu uwezeshaji wa mbali? Chunguza Mkusanyiko wa ufahamu wa FP.

Ados Velez May

Mshauri Mkuu wa Kiufundi, IBP, Shirika la Afya Ulimwenguni

Ados ni Mshauri Mkuu wa Kiufundi katika Sekretarieti ya Mtandao ya IBP. Katika jukumu hilo, Ados hutoa uongozi wa kiufundi unaoshirikisha mashirika wanachama wa mtandao kuhusu masuala mbalimbali kama vile kuweka kumbukumbu za mazoea madhubuti katika upangaji uzazi, usambazaji wa mazoea yenye athari kubwa (HIPs), na usimamizi wa maarifa. Kabla ya IBP, Ados alikuwa mjini Johannesburg, kama mshauri wa kikanda wa Muungano wa Kimataifa wa VVU/UKIMWI, akisaidia idadi ya mashirika wanachama Kusini mwa Afrika. Ana zaidi ya uzoefu wa miaka 20 katika muundo wa programu ya afya ya umma ya kimataifa, usaidizi wa kiufundi, usimamizi, na kujenga uwezo, akizingatia VVU/UKIMWI na Afya ya Uzazi.

Nandita Thatte

Kiongozi wa Mtandao wa IBP, Shirika la Afya Duniani

Nandita Thatte anaongoza Mtandao wa IBP unaoishi katika Shirika la Afya Ulimwenguni katika Idara ya Afya ya Ujinsia na Uzazi na Utafiti. Kwingineko yake ya sasa ni pamoja na kurasimisha jukumu la IBP ili kusaidia usambazaji na matumizi ya uingiliaji kati na miongozo kulingana na ushahidi, ili kuimarisha uhusiano kati ya washirika wa msingi wa IBP na watafiti wa WHO ili kufahamisha ajenda za utafiti wa utekelezaji na kukuza ushirikiano kati ya wanachama wa 80+ wa IBP. mashirika. Kabla ya kujiunga na WHO, Nandita alikuwa Mshauri Mkuu katika Ofisi ya Idadi ya Watu na Afya ya Uzazi katika USAID ambapo alibuni, kusimamia, na kutathmini programu katika Afrika Magharibi, Haiti na Msumbiji. Nandita ana MPH kutoka Shule ya Afya ya Umma ya Johns Hopkins na DrPH katika Kinga na Afya ya Jamii kutoka Shule ya Afya ya Umma ya Chuo Kikuu cha George Washington.

Carolin Ekman

Mawasiliano na Usimamizi wa Maarifa, Mtandao wa IBP

Carolin Ekman anafanya kazi katika Sekretarieti ya Mtandao ya IBP, ambapo lengo lake kuu ni mawasiliano, mitandao ya kijamii na usimamizi wa maarifa. Amekuwa akiongoza maendeleo ya Jukwaa la Jumuiya ya IBP; inasimamia yaliyomo kwenye mtandao; na inahusika katika miradi mbalimbali inayohusiana na kusimulia hadithi, mkakati na uwekaji jina upya wa IBP. Akiwa na miaka 12 katika mfumo wa Umoja wa Mataifa, mashirika yasiyo ya kiserikali na sekta binafsi, Carolin ana uelewa wa fani mbalimbali wa SRHR na athari zake kwa ustawi na maendeleo endelevu. Uzoefu wake unahusu mawasiliano ya nje/ndani; utetezi; ushirikiano wa umma/binafsi; wajibu wa ushirika; na M&E. Maeneo ya kuzingatia ni pamoja na kupanga uzazi; afya ya vijana; kanuni za kijamii; Ukeketaji; ndoa ya utotoni; na ukatili unaotokana na heshima. Carolin ana Shahada ya Uzamili katika Teknolojia ya Vyombo vya Habari/Uandishi wa Habari kutoka Taasisi ya Kifalme ya Teknolojia, Uswidi, pamoja na MSc katika Masoko kutoka Chuo Kikuu cha Stockholm, Uswidi, na pia amesomea haki za binadamu, maendeleo na CSR nchini Australia na Uswizi.

Anne Ballard Sara, MPH

Afisa Mkuu wa Programu, Kituo cha Johns Hopkins cha Mipango ya Mawasiliano

Anne Ballard Sara ni Afisa Mpango II katika Kituo cha Johns Hopkins cha Mipango ya Mawasiliano, ambapo anasaidia shughuli za utafiti wa usimamizi wa maarifa, programu za nyanjani, na mawasiliano. Asili yake katika afya ya umma ni pamoja na mawasiliano ya mabadiliko ya tabia, upangaji uzazi, uwezeshaji wa wanawake, na utafiti. Anne aliwahi kuwa mfanyakazi wa kujitolea wa afya katika Peace Corps nchini Guatemala na ana Mwalimu wa Afya ya Umma kutoka Chuo Kikuu cha George Washington.

Sarah V. Harlan

Kiongozi wa Timu ya Ubia, MAFANIKIO ya Maarifa, Kituo cha Johns Hopkins cha Mipango ya Mawasiliano

Sarah V. Harlan, MPH, amekuwa bingwa wa afya ya uzazi na upangaji uzazi duniani kwa zaidi ya miongo miwili. Kwa sasa yeye ni timu ya ushirikiano inayoongoza kwa mradi wa Maarifa SUCCESS katika Kituo cha Johns Hopkins cha Mipango ya Mawasiliano. Masilahi yake mahususi ya kiufundi ni pamoja na Idadi ya Watu, Afya, na Mazingira (PHE) na kuongeza ufikiaji wa njia za uzazi wa mpango zinazochukua muda mrefu. Anaongoza podcast ya Hadithi ya FP na alikuwa mwanzilishi mwenza wa mpango wa kusimulia hadithi wa Sauti za Uzazi (2015-2020). Yeye pia ni mwandishi mwenza wa miongozo kadhaa ya jinsi ya kufanya, ikijumuisha Kujenga Mipango Bora: Mwongozo wa Hatua kwa Hatua wa Kutumia Usimamizi wa Maarifa katika Afya ya Ulimwenguni.

Makala Iliyopita
Makala Inayofuata
Kuhusu

Knowledge SUCCESS ni mradi wa kimataifa wa miaka mitano unaoongozwa na muungano wa washirika na unaofadhiliwa na Ofisi ya USAID ya Idadi ya Watu na Afya ya Uzazi ili kusaidia kujifunza, na kuunda fursa za ushirikiano na kubadilishana ujuzi, ndani ya upangaji uzazi na jumuiya ya afya ya uzazi.

Jifunze zaidi
Jisajili kwa Sasisho

Wasiliana

Kituo cha Johns Hopkins cha Mipango ya Mawasiliano
111 Mahali pa Soko, Suite 310
Baltimore, MD 21202 USA
 
Wasiliana nasi

Tovuti hii imewezekana kwa msaada wa Watu wa Marekani kupitia Shirika la Marekani la Maendeleo ya Kimataifa (USAID) chini ya Mradi wa MAFANIKIO ya Maarifa (Kuimarisha Matumizi, Uwezo, Ushirikiano, Ubadilishanaji, Usanifu na Kushiriki). Maarifa SUCCESS inafadhiliwa na Ofisi ya USAID ya Afya Duniani, Ofisi ya Idadi ya Watu na Afya ya Uzazi na kuongozwa na Kituo cha Johns Hopkins cha Mipango ya Mawasiliano (CCP) kwa ushirikiano na Amref Health Africa, The Busara Centre for Behavioral Economics (Busara), na FHI 360. Yaliyomo kwenye tovuti hii ni jukumu la CCP pekee. Taarifa iliyotolewa kwenye tovuti hii haiakisi maoni ya USAID, Serikali ya Marekani, au Chuo Kikuu cha Johns Hopkins. Soma Sera zetu kamili za Usalama, Faragha na Hakimiliki.

© Hakimiliki 2024 - Chuo Kikuu cha Johns Hopkins, Haki zote zimehifadhiwa.