En mars 2020, de nombreux professionnels se sont de plus en plus tournés vers des solutions virtuelles pour rencontrer des collègues, en raison de la pandémie de COVID-19. Comme il s'agissait d'un changement nouveau pour la plupart d'entre nous, le réseau OMS/IBP a publié Passer au virtuel : conseils pour organiser une réunion virtuelle efficace.
Alors que la pandémie de COVID-19 nous a montré le pouvoir et l'importance des réunions virtuelles pour poursuivre notre travail essentiel, elle nous a également rappelé à quel point les interactions en face à face sont importantes pour le réseautage et l'établissement de relations. Maintenant que les réunions virtuelles sont devenues une partie intégrante de notre travail, beaucoup se sont concentrés sur l'organisation de réunions hybrides, où certaines personnes participent en personne et d'autres à distance. Dans cet article, nous explorons les avantages et les défis de l'organisation d'une réunion hybride ainsi que nos conseils pour organiser une réunion hybride efficace.
Organiser une réunion hybride efficace demande de la prévoyance et une planification minutieuse par les hôtes, plus encore que de planifier une réunion entièrement virtuelle ou entièrement en personne. Certains diront peut-être que c'est le double du travail puisque, essentiellement, les organisateurs d'événements doivent réfléchir à la fois à la participation virtuelle et en personne. Cela peut nécessiter des coûts supplémentaires et du temps de personnel pour la planification et la mise en œuvre.
Il peut être difficile de répondre aux besoins de deux types de publics différents. Cela inclut la gestion des problèmes de connexion et la prise en compte des questions et contributions des participants distants. Si ces aspects ne sont pas réfléchis, il y a un risque que l'accent de la réunion se déplace du contenu vers la logistique technique. Cela a un impact négatif sur l'expérience de chacun. Enfin, pour les participants virtuels, les réunions hybrides peuvent limiter la capacité de réseautage informel (comme pendant les pauses-café entre les sessions). La connexion personnelle avec des participants virtuels, qui stimule souvent la collaboration et l'innovation, est également entravée.
Malgré la préparation supplémentaire, les réunions hybrides offrent une multitude d'opportunités. Par exemple, plus de participants peuvent être disponibles pour assister à la réunion étant donné qu'il y a moins de coûts associés, notamment :
En plus d'atteindre un public plus large en général, l'organisation d'une réunion hybride peut permettre un ensemble plus large d'expériences ou de perspectives, avec des personnes de diverses zones géographiques potentiellement présentes.
La première étape de l'organisation d'une réunion hybride consiste à décider si l'hybride est le bon format pour votre réunion. Certaines réunions peuvent bénéficier de toutes les présences en personne ou de tous participation virtuelle. Nous vous recommandons de sélectionner le format en fonction des objectifs de la réunion et des participants attendus. Soyez réaliste quant à ce qu'il sera possible d'accomplir avec le format sélectionné.
Si vous avez décidé d'héberger une réunion hybride, nous vous recommandons de mettre en œuvre les pratiques suivantes avant, pendant et après la session.
Tenez compte des différents fuseaux horaires à partir desquels les participants seront présents. Gardez à l'esprit qu'une réunion hybride peut signifier que certains participants peuvent assister en dehors des heures normales de travail. Cela inclut les jours qui peuvent ne pas être idéaux pour eux étant donné les jours fériés nationaux ou culturels. Essayez de sélectionner le moment le plus pratique pour autant de participants que possible. Nous vous recommandons d'utiliser un outil tel que Planificateur de réunion de l'horloge mondiale pour visualiser et sélectionner l'heure la plus pratique à travers les fuseaux horaires et les régions.
Fournissez une allocation Internet pour ceux qui se joignent à distance, si possible. Les réunions virtuelles nécessitent une connexion Internet solide et stable pour que les participants puissent participer pleinement et bénéficier du contenu partagé. Une allocation Internet aidera les participants virtuels à utiliser leurs caméras Web pour s'engager pleinement avec les autres et participer aux discussions sans se laisser tomber. Il s'agit d'une considération particulièrement importante si les participants doivent se joindre en dehors des heures normales de travail lorsqu'ils ne sont peut-être pas dans leur bureau.
Cela peut inclure la création d'une version en ligne de l'ordre du jour et des feuilles de travail qui seront physiquement distribuées lors de la réunion. Idéalement, partagez toutes les mêmes informations et ressources avec les participants avant le début de la réunion afin que tout le monde ait les mêmes informations de base.
Indiquez aux participants distants comment se connecter à la réunion pour éviter les retardataires.
Cela garantira que les participants virtuels sont pleinement en mesure de participer. Les responsabilités de l'avocat doivent inclure le fait d'informer l'animateur en personne si un participant à distance a levé la main ou s'il a ajouté un commentaire au chat. Il est courant que les discussions se déroulent naturellement entre les participants en personne. À moins qu'il y ait une modération prudente de l'implication des participants à distance, leurs contributions peuvent être oubliées par inadvertance. De plus, quelqu'un devrait être chargé de gérer et de répondre à tout problème technique ou de connexion entre les participants distants.
Jumelez un participant à distance avec un participant en personne avant le début de l'événement. Faites savoir à chaque personne qui est son copain avant le début de l'événement. Encouragez-les à échanger des informations pour s'assurer qu'ils disposent d'un moyen de communiquer en privé pendant la réunion. Ceci est pratique au cas où le participant à distance aurait besoin d'une assistance technique ou d'une assistance « en salle ». Par exemple, le copain en personne peut ajouter un post-it sur un mur de remue-méninges pour le participant à distance, ou peut-être que le participant à distance a besoin que le participant en personne répète ce que l'animateur a dit.
Discutez de la manière dont les participants en personne devront interagir avec les participants à distance au cours de chaque activité. Par exemple, si vous organisez des salles de sous-commission, les participants virtuels seront-ils dans une salle de sous-commission séparée tandis que les participants en personne se trouveront dans une autre salle de sous-commission ? Les poussées seront-elles mixtes ?
Partagez-le avec le personnel de l'événement avant la réunion. Le document doit clairement articuler les rôles de chaque personne impliquée et ce qui doit se passer à quel moment tout au long de l'événement.
Cela aidera les participants à distance et en personne à suivre la conversation dans le cas où ils ne peuvent pas voir la personne qui parle.
Cela leur permettra de participer pleinement aux discussions. Cependant, l'hôte doit également avoir la possibilité de désactiver les participants distants si nécessaire.
Par exemple, si vous faites une activité de remue-méninges interactive, demandez à tout le monde d'utiliser un logiciel virtuel comme Mural ou Post-its virtuels dans les diapositives Google. Il est préférable que les participants en personne utilisent des post-its physiques que les participants à distance ne pourront pas lire. Cependant, cela signifie que les participants en personne devraient également avoir des ordinateurs à leur disposition.
Après la session, remerciez ceux qui se sont joints et partagez l'enregistrement de la réunion, les diapositives et/ou un récapitulatif de ce qui a été discuté. Si possible, fournir une attestation de participation.
Comme nous nous aventurons tous à organiser plus souvent des réunions hybrides, nous vous recommandons de profiter de cette occasion pour apprendre de ces événements. Faites circuler une évaluation post-réunion pour recueillir des commentaires sur ce qui s'est bien passé et sur ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine réunion hybride.
Nous pouvons tous apprendre de ces expériences pour mettre en place des réunions efficientes et efficaces pour renforcer notre travail en matière de planification familiale et de santé reproductive.
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