Planejamento para o fim do ano do projeto

A integração das práticas de Colaboração, Aprendizagem e Adaptação no ciclo do programa da USAID torna os esforços de desenvolvimento mais eficientes. Uma parte importante da estrutura do CLA que se concentra no aprendizado e na adaptação – na verdade, um componente-chave da gestão do conhecimento – tem a ver com a destilação de informações para que aqueles que possam se beneficiar das lições possam acessá-las. Esta não é uma tarefa simples. As formas de fazer isso podem ser tão variadas quanto os próprios programas, porque o conhecimento é gerado a partir de um contexto próprio e distinto.

No último ano do SHOPS Plus, usamos uma abordagem para chegar aos principais temas do último ano. Usaremos os temas como uma estrutura para organizar nosso aprendizado ao longo do projeto. As etapas abaixo não são, obviamente, a única maneira de organizar o aprendizado e são um trabalho em andamento. Saberemos o quão bem a estrutura se comporta quando avançarmos na programação de nossos eventos. O que se segue é uma visão dos bastidores de como nosso projeto se preparou para o turbilhão do ano passado.

Nosso roteiro para desenvolver uma estrutura de fim de projeto

Para definir o cenário, considere nosso projeto em números. Somos o principal projeto de saúde do setor privado do Escritório de População e Saúde Reprodutiva da USAID, seis anos em construção até setembro de 2021. Nossa experiência abrange quatro áreas de saúde (planejamento familiar, saúde materno-infantil, HIV e tuberculose). Utilizamos abordagens estratégicas em 10 áreas técnicas e três áreas transversais, e operamos em nove escritórios de projetos. O objetivo do projeto é aumentar o acesso e o uso de produtos, serviços e informações de saúde prioritários por meio do setor privado. Como um projeto global, temos o mandato de promover o conhecimento e disseminá-lo para o público internacional, incluindo missões da USAID, países parceiros, doadores e partes interessadas do setor privado.

Bastante ambicioso, não?

Do ponto de vista da gestão do conhecimento, nosso desafio era reunir as lições aprendidas nos últimos cinco anos em uma estrutura, para que outras pessoas pudessem acessá-las (e se beneficiar) com mais facilidade. Iríamos pelos resultados intermediários estabelecidos no acordo cooperativo? Essa estrutura funciona para contratos, mas não para aprendizado. Iríamos pelas nossas 13 áreas técnicas e transversais? Isso parece difícil para a mente humana entender, além de ser um número de azar. Vamos organizar por área de saúde? Isso significa que compartimentalizamos em vez de encontrar pontos em comum entre as áreas de saúde. Como apresentaríamos o que aprendemos de forma acessível? Como destilaríamos nosso conhecimento em alguns temas?

Primeiro, começamos revisando o roteiro estratégico elaborado pelos líderes técnicos e parceiros do consórcio no início do projeto em 2015. O roteiro foi o produto de um workshop de dois dias em que nossa equipe imaginou como seria o sucesso em cinco anos e delineou como chegar lá. O roteiro tinha seis estratégias, que ajudaram a organizar nossas atividades abrangentes em uma estrutura administrável. Usamos as estratégias como um guia interno ao longo do projeto, verificando periodicamente onde estávamos ao longo da rota em termos de metas de curto e longo prazos.

Em segundo lugar, no início do quinto ano do projeto, realizamos uma oficina de pausa e reflexão. Nossa ideia foi pensar em temas para o final do nosso projeto, olhando para o roteiro e nossos resultados e lições aprendidas até aqui. Até então, o projeto havia produzido 60 publicações, publicado 200 reportagens no site e feito mais de 50 apresentações técnicas. Por meio de um processo facilitado, nossos líderes técnicos, parceiros do consórcio e os chefes de equipe dos escritórios de projetos examinaram as experiências de seus programas para analisar o que funcionou melhor em quais situações e discernir pontos em comum. Isso resultou em vários tópicos principais. Revendo nossas estratégias e as principais conclusões, desenvolvemos temas para usar em nossos produtos e eventos de fim de projeto.

Em terceiro lugar, quase um ano depois, fizemos uma verificação final do pulso. Como nossos temas se encaixaram no corpo de conhecimento acumulado e nas estratégias da USAID? Como um projeto global, temos a responsabilidade de fornecer resultados e mostrar o caminho para as metas da USAID, como o envolvimento do setor privado e a jornada para a autossuficiência. Usando essa lente, o que era importante destacar? Este foi um passo crucial. Com uma compreensão de como as metas de nosso projeto contribuíram para as estratégias da USAID e tudo o que aprendemos ao longo do caminho, construímos uma estrutura para nosso último ano em cinco temas: qualidade de atendimento, mercados de saúde, engajamento público-privado, dados para fortalecer envolvimento do setor privado e financiamento da saúde.

Esses temas são a base para nossas atividades de divulgação. Começamos nosso último ano com um webinar sobre qualidade de atendimento com SIFPO2 organizado pela IBP Network em 1º de outubro. Nosso plano inclui webinars, uma conferência eletrônica, uma série de publicações chamada Accelerating Private Sector Engagement e muito mais. Cada produto de conhecimento (seja uma apresentação, PDF ou vídeo) é projetado para ser acessível, compartilhável e aplicável, dependendo do contexto do país. Reservar um tempo para desenvolver os cinco temas nos deu uma maneira de organizar, sintetizar e empacotar nosso trabalho. Há muito mais por vir este ano, enquanto compartilhamos as ricas lições e as melhores práticas de nosso projeto.

Este artigo foi publicado originalmente em SHOPSPlusProject.org.