Planification de l'année de fin de projet

L'intégration des pratiques de collaboration, d'apprentissage et d'adaptation dans le cycle de programme de l'USAID rend les efforts de développement plus efficaces. Une partie importante du cadre CLA qui met l'accent sur l'apprentissage et l'adaptation - en fait un élément clé de la gestion des connaissances - concerne la distillation des informations afin que ceux qui pourraient bénéficier des leçons puissent y accéder. Ce n'est pas une tâche simple. Les façons de procéder pourraient être aussi variées que les programmes eux-mêmes, car les connaissances sont générées à partir de leur propre contexte distinct.

Au cours de la dernière année de SHOPS Plus, nous avons utilisé une approche pour arriver à des thèmes clés pour notre dernière année. Nous utiliserons les thèmes comme cadre pour organiser notre apprentissage tout au long du projet. Les étapes ci-dessous ne sont pas, bien sûr, la seule façon d'organiser les apprentissages, et elles sont un travail en cours. Nous saurons à quel point le cadre résiste une fois que nous aurons approfondi la programmation de nos événements. Ce qui suit est un aperçu des coulisses de la façon dont notre projet s'est préparé pour le tourbillon de sa dernière année.

Notre feuille de route pour développer un cadre de fin de projet

Pour planter le décor, considérons notre projet en chiffres. Nous sommes le projet phare en santé du secteur privé du Bureau de la population et de la santé reproductive de l'USAID, six ans de préparation en septembre 2021. Notre expertise couvre quatre domaines de la santé (planification familiale, santé maternelle et infantile, VIH et tuberculose). Nous utilisons des approches stratégiques dans 10 domaines techniques et trois domaines transversaux, et opérons à partir de neuf bureaux de projet. L'objectif du projet est d'accroître l'accès et l'utilisation des produits, services et informations de santé prioritaires par le biais du secteur privé. En tant que projet mondial, nous avons pour mandat de faire progresser les connaissances et de les diffuser à un public international, notamment les missions de l'USAID, les partenaires nationaux, les donateurs et les parties prenantes du secteur privé.

Assez ambitieux, non ?

Du point de vue de la gestion des connaissances, notre défi consistait à intégrer les leçons apprises au cours des cinq années précédentes dans un cadre, afin que d'autres puissent y accéder plus facilement (et en bénéficier). Est-ce qu'on s'en tiendrait aux résultats intermédiaires énoncés dans l'entente de coopération? Cette structure fonctionne pour les contrats mais pas vraiment pour l'apprentissage. Retiendrait-on de nos 13 domaines techniques et transversaux ? Cela semble difficile à saisir pour l'esprit humain en plus d'être un chiffre malchanceux. Est-ce qu'on s'organiserait par zone de santé ? Cela signifie que nous compartimentons plutôt que de trouver des points communs entre les domaines de la santé. Comment présenterions-nous ce que nous avons appris de manière accessible ? Comment distillerions-nous nos connaissances en quelques thèmes ?

Tout d'abord, nous avons commencé par examiner la feuille de route stratégique élaborée par les responsables techniques et les partenaires du consortium au début du projet en 2015. La feuille de route était le produit d'un atelier de deux jours au cours duquel notre équipe a imaginé à quoi ressemblerait le succès dans cinq ans et décrit comment y arriver. La feuille de route comportait six stratégies, qui ont aidé à organiser nos activités de grande envergure en une structure gérable. Nous avons utilisé les stratégies comme guide interne tout au long du projet, vérifiant périodiquement où nous en étions sur la route en termes d'objectifs à court et à long terme.

Deuxièmement, au début de la cinquième année du projet, nous avons organisé un atelier pour faire une pause et réfléchir. Notre idée était de proposer des thèmes pour la fin de notre projet en examinant la feuille de route et nos résultats et leçons apprises jusqu'à présent. À ce moment-là, le projet avait produit 60 publications, publié 200 articles sur le site Web et fourni plus de 50 présentations techniques. Grâce à un processus facilité, nos responsables techniques, nos partenaires de consortium et les chefs de parti des bureaux de projet ont passé au crible les expériences de leurs programmes pour analyser ce qui fonctionnait le mieux dans quelles situations et discerner les points communs. Cela a abouti à plusieurs plats à emporter principaux. En passant en revue nos stratégies et les principaux points à retenir, nous avons développé des thèmes à utiliser pour nos événements et produits de fin de projet.

Troisièmement, presque un an plus tard, nous avons effectué une dernière vérification du pouls. Comment nos thèmes s'articulaient-ils avec l'ensemble des connaissances accumulées et les stratégies de l'USAID ? En tant que projet mondial, nous sommes chargés de fournir des résultats et de montrer la voie vers les objectifs de l'USAID tels que l'engagement du secteur privé et le cheminement vers l'autonomie. À l'aide de cet objectif, qu'est-ce qui était important de mettre en évidence ? Ce fut une étape cruciale. En comprenant comment les objectifs de notre projet ont contribué aux stratégies de l'USAID et tout ce que nous avions appris en cours de route, nous avons construit un cadre pour notre dernière année autour de cinq thèmes : qualité des soins, marchés de la santé, engagement public-privé, données pour renforcer l'engagement du secteur privé et le financement de la santé.

Ces thèmes sont à la base de nos activités de diffusion. Nous avons commencé notre dernière année avec un webinaire sur la qualité des soins avec SIFPO2 organisé par IBP Network le 1er octobre. Notre plan comprend des webinaires, une conférence en ligne, une série de publications intitulée Accélérer l'engagement du secteur privé, et plus encore. Chaque produit de connaissance (qu'il s'agisse d'une présentation, d'un PDF ou d'une vidéo) est conçu pour être accessible, partageable et applicable, selon le contexte du pays. Prendre le temps de développer les cinq thèmes nous a permis d'organiser, de synthétiser et de regrouper notre travail. Il y a beaucoup plus à venir cette année alors que nous partageons les riches leçons et les meilleures pratiques de notre projet.

Cet article a été initialement publié sur SHOPSPlusProject.org.