Mengadakan mesyuarat hibrid yang berkesan memerlukan pemikiran dan perancangan rapi oleh hos—lebih-lebih lagi daripada merancang pertemuan maya sepenuhnya atau secara peribadi sepenuhnya. Mungkin ada yang mengatakan bahawa ia adalah dua kali ganda kerja kerana, pada dasarnya, penganjur acara perlu memikirkan kedua-dua penyertaan maya dan secara peribadi. Ini boleh memerlukan kos tambahan dan masa kakitangan untuk perancangan dan pelaksanaan.
Ia boleh menjadi satu cabaran untuk menampung keperluan dua jenis khalayak yang berbeza. Ini termasuk mengendalikan isu sambungan dan memastikan soalan dan sumbangan peserta jauh diambil kira. Jika aspek-aspek ini tidak difikirkan dengan teliti, terdapat risiko fokus mesyuarat akan beralih daripada kandungan kepada logistik teknikal. Itu memberi kesan negatif kepada pengalaman untuk semua orang. Akhir sekali, untuk peserta maya, mesyuarat hibrid mungkin mengehadkan keupayaan untuk rangkaian tidak formal (seperti semasa rehat kopi di antara sesi). Berhubung secara peribadi dengan peserta maya, yang sering merangsang kerjasama dan inovasi, juga terhalang.
Walaupun persiapan tambahan, mesyuarat hibrid menawarkan banyak peluang. Sebagai contoh, lebih ramai peserta mungkin tersedia untuk menghadiri mesyuarat memandangkan kos yang berkaitan adalah lebih sedikit, termasuk:
- Perjalanan ke/dari tempat tersebut.
- Membayar setiap diem.
- Kos teknologi peribadi.
Selain daripada menjangkau khalayak yang lebih besar secara umum, menganjurkan mesyuarat hibrid mungkin membolehkan set pengalaman atau perspektif yang lebih luas, dengan orang dari pelbagai geografi berpotensi hadir.
Langkah pertama dalam menganjurkan mesyuarat hibrid ialah memutuskan sama ada hibrid ialah format yang sesuai untuk mesyuarat anda. Sesetengah mesyuarat mungkin mendapat manfaat daripada semua kehadiran secara peribadi atau semua penyertaan maya. Kami mengesyorkan agar anda memilih format berdasarkan objektif mesyuarat dan kehadiran yang dijangkakan. Jadi realistik tentang perkara yang boleh dicapai dengan format yang dipilih.
Jika anda telah memutuskan untuk menganjurkan mesyuarat hibrid, kami mengesyorkan anda melaksanakan amalan berikut sebelum, semasa dan selepas sesi.